为什么教育机构应该将其传真业务转移到云端？

作为一家教育机构，您不断受到技术创新的审查，以为您的学生营造最佳的学习环境。再加上遵守政府法规的坚定压力，如果没有指导，简化流程以优化效率可能会充满挑战。

大学、学校和其他学术组织在校园范围内的 Wifi 接入以及学生门户网站和电子邮件等领域处于领先地位，但大多数这些机构尚未认真采用已经存在多年且可以显着帮助管理实践的较新的传真技术。

Fax.Plus是领先的在线传真服务，可帮助教育机构和学区轻松安全地发送和接收传真，同时符合严格的数据驻留要求和法规。

‍

‍

Fax.Plus如何帮助学区迁移到基于云的传真解决方案？

尽管电子邮件在过去二十年中越来越受欢迎，但传真仍然是教育领域交换重要信息的最常用方法。您的机构每天处理敏感文件，从学生记录、成绩单、申请、财务信息到医疗健康记录。与传真相关的需求没有改变，但是，云服务已经被引入，它们可以保证更高的安全性，而无需担心使用不稳定的传真机。

‍

安全性

如果您分析当前的传真流程，您会发现发送给您的文档始终存在风险。它们可能会无人看管地留在打印托盘中，有人可能会不小心拿起它们，或者它们最终可能会落入不应拥有它们的人手中。

从本质上讲，云传真比模拟传真更安全。您可能会想，当互联网上充斥着诸如黑客和隐私 泄露等字眼时，这怎么可能呢？Fax.Plus 开发了一套多方面的解决方案来保护您的数据，包括数据存储位置、加密标准、安全的账户访问身份验证流程，以及由我们的安全团队定期检查的基础设施。

‍

数据驻留

首先，我们所有客户的传真文件都存储在瑞士数据中心，这些数据中心在符合最严格安全标准（ISO 27001）的位置运营，并且是云安全联盟（CSA）的成员。

通过Enterprise计划，您可以轻松地在位于不同位置的数据中心之间移动完全加密的传真文档，而不会遇到任何服务中断，并满足区域和国家/地区特定的数据隐私和驻留要求。如果您有严格的合规性要求，不能将传真存储在云端，我们甚至可以将您的所有文件完全加密地移动到您自己的本地S3兼容存储中。

‍

数据加密

静态传真文件使用256位高级加密标准（AES）加密。

为了确保Fax.Plus应用程序（当前为移动、API或Web）和我们的服务器之间传输的数据的安全性，Fax.Plus采用传输层安全性（TLS）。TLS是一种先进的加密协议，是从其前身安全套接字层（SSL）演变而来的。该协议建立了一个安全连接，创建了一个受高级加密标准（AES）加密保护的隧道，其最小位长度为128位或更高。

Fax.Plus 支持TLS 1.3，它比TLS 1.2更快、更安全，并为加密周期增加了一个额外的隐私层，确保只有两个端点能够解密流量。

‍

激活用于HIPAA合规性的高级安全措施

为了满足更严格的隐私和合规性要求，Fax.Plus 符合 HIPAA 标准。您可以与我们签署 Business 伙伴协议，我们将在您的帐户上激活高级安全控制（https://www.alohi.com/trust/compliance/hipaa）。

激活后，您的任何文件都不会离开我们的平台，从而确保最高程度的安全性，免受第三方软件和服务的影响。这对于您学校和校园中的护士和其他医疗办公室尤其有用，因为它将确保您学生的私人健康信息 (PHI) 受到保护。

‍

安全身份验证过程

Fax.Plus提供了多种方法来确保每个成员的帐户都被安全访问。我们的2FA系统的工作方式是通过您可以下载到设备上的身份验证应用程序，该应用程序将生成代码。这些代码将在您的用户名和密码之后用作第二层安全保护。

对于我们的 Enterprise 计划用户，我们更进一步，提供单点登录 (SSO)，这对您的教育机构来说非常有益。SSO 是一种身份验证过程，允许您通过一组登录凭据访问多个网络和应用程序。

‍

简化流程

接下来，我们将探讨云传真在教育机构中的实际应用：它确实更简单。模拟传真需要教师、管理人员和其他教职员工亲自前往发送传真，等待 IT 部门解决问题，并且机器数量不足以满足所有人的需求。

Fax.Plus 提供无缝的工作流程和更高的效率，具体体现在：

• 教职员工可以使用移动和Web应用程序，从校园内的任何地方（包括讲堂或教室）发送传真。
• 轻松集成到Google、Microsoft、Slack和Zapier中，以及API集成到机构的软件系统中。
• 能够从电子邮件发送和接收传真。
• 通过 Premium、Business 和 Enterprise 计划，可以从传真选项卡下载先前交换的传真的详细 CSV 日志。这对于跟踪已交换的信息非常有益。
• 可以为不同的院系设置多条传真线路，确保信息被正确筛选并发送给相应的教育工作者。
• 安排传真，以确保重要的文档及时发送给学生、家长和其他人。

‍

高效的资源利用

最后，运营任何教育机构的成本都非常高，有时很难静下心来考虑您所使用的系统的成本。云传真可以消除安装传真机、维修、墨水和纸张的成本，甚至可以减少IT支出。

我们提供了一种经济高效的方式来处理您的传真需求，完全透明地了解所产生的成本，并能够选择最符合您需求的计划。我们甚至可以根据您的特定需求提供定制的大容量计划。

如果您在学年初期由于申请而涌入大量传真，并在年底发送成绩单时大量传出传真，我们也可以帮助您找到有效的解决方案。

‍

结论

简⽽⾔之，云传真将⼤⼤减少您管理流程中的冗余，同时承诺安全和数据保护⾄关重要。 为了让您的过渡更轻松，我们的⽀持团队随时可以回答您的问题（电⼦邮件）。