10 razones por las que las empresas deberían adoptar una solución de firma electrónica

¿Por qué usar firmas electrónicas? Vivir en un mundo digital nos brinda varias ventajas. A medida que el método tradicional de firmar documentos con bolígrafo y papel se vuelve cada vez más obsoleto, aumenta la presión para que las empresas eliminen el papel. La digitalización moderna ha revolucionado la forma en que abordamos el trabajo hoy en día y nos ha ayudado a realizar las cosas con mayor rapidez y eficiencia, proporcionando mayor precisión y exactitud, reduciendo así la necesidad de intervención manual.

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¿Qué es una firma electrónica?

Las firmas electrónicas se basan en un flujo de trabajo sin papel, por lo que en el mundo empresarial se están consolidando gradualmente como el estándar en los procesos de firma. Son representaciones digitales de la firma de una persona que pueden añadirse electrónicamente a un documento. Empresas que utilizan una solución de firma electrónica , como Sign.Plus , tiende a ver una variedad de resultados positivos que van desde reducción de papeleo, reducción de costos de papel, mejora de la seguridad y aumento de la productividad y la eficiencia. 

Entonces, ¿por qué utilizar una firma electrónica? Sign.Plus , uno de los mejores servicios de firma electrónica, ofrece una solución integral que permite a las empresas firmar, enviar y gestionar documentos sin problemas. Continúe leyendo para descubrir las ventajas de adoptar una solución de firma electrónica, como... Sign.Plus , y cómo migrar a una solución de firma electrónica puede ayudar a su empresa a optimizar el proceso de firma de documentos.

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¿Es legal y seguro utilizar firmas electrónicas?

Las firmas electrónicas son legalmente vinculantes y exigibles en muchos países, como Estados Unidos, Canadá y la Unión Europea. Su validez legal se establece mediante diversas leyes y normativas, como la Ley de Firmas Electrónicas en el Comercio Global y Nacional (ESIGN) y el reglamento eIDAS. Obtenga más información sobre la legalidad de las firmas electrónicas .

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En comparación con las firmas húmedas (que pueden falsificarse y manipularse), Sign.Plus cuenta con numerosas medidas de seguridad y autenticación que ofrecen una alternativa más segura y confiable. Con Sign.Plus Sus firmas electrónicas están protegidas por múltiples capas de seguridad y son legalmente vinculantes, lo que le permite realizar transacciones comerciales de forma más eficiente y segura. Siga leyendo para descubrir cómo las soluciones de firma electrónica pueden ser más seguras que los métodos tradicionales.

• Pistas de auditoría a prueba de manipulaciones : Sign.Plus El registro de auditoría a prueba de manipulaciones de una solución de firma electrónica es un registro de cualquier actividad realizada en un documento que se va a firmar. Cada registro de auditoría contiene los siguientes datos: estado del documento (visto, firmado, anulado, rechazado, caducado), nombre y correo electrónico, fecha y hora, dirección IP y dispositivo. Esto garantiza la integridad de los documentos y permite detectar fácilmente cualquier actividad fraudulenta o no autorizada. En resumen, el registro de auditoría a prueba de manipulaciones de una solución de firma electrónica es una medida de seguridad crucial que proporciona un alto nivel de confianza en el proceso de firma electrónica.

• Certificado de finalización : Se genera y emite automáticamente un certificado de finalización una vez que un documento se firma electrónicamente correctamente. Se trata de un documento digital que contiene información detallada sobre el proceso de firma, incluyendo la fecha y hora de la firma, la dirección de correo electrónico del firmante y un ID único de la transacción. El certificado proporciona una prueba sólida de la autenticidad e integridad del documento firmado, lo cual es especialmente importante en transacciones legales o comerciales donde la validez de un documento firmado puede ser cuestionada.

• Cifrado de datos : Sign.Plus Ofrece funciones de alta seguridad con todos los documentos en reposo mediante el Estándar de Cifrado Avanzado (AES) de 256 bits, que incluye la clave de cifrado única de cada usuario. Además, para proteger los datos en tránsito entre nuestras aplicaciones (actualmente móviles y web) y nuestros servidores, utilizamos cifrado TLS 1.2+. Este proceso de cifrado garantiza que cualquier dato confidencial, como información personal, datos de transacciones o documentos firmados, esté protegido contra la interceptación o el acceso no autorizado. 

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La seguridad es una gran razón para cambiar, pero ¿qué más?

Las soluciones de firma electrónica ofrecen numerosas ventajas adicionales que pueden marcar una diferencia significativa en la forma en que operan las personas y las empresas. Al adoptar un servicio de firma electrónica, las personas y las empresas pueden disfrutar de las ventajas que se describen a continuación y optimizar sus procesos de firma de documentos, a la vez que mejoran la seguridad y reducen su impacto ambiental. Estas son algunas de las ventajas más atractivas de utilizar soluciones de firma electrónica :

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• Disponible en una aplicación móvil: Con una aplicación móvil de firma electrónica , puede firmar documentos electrónicamente de forma remota desde cualquier lugar y en cualquier momento, utilizando cualquier dispositivo con conexión a internet. Esto puede ser importante y práctico para personas con movilidad reducida o problemas de transporte, ya que permite a las empresas avanzar con los proyectos más rápidamente, reduciendo retrasos y mejorando el rendimiento general del negocio.

• Ahorro de costos: Firmar documentos electrónicamente puede ahorrar costos al eliminar la necesidad de imprimir, firmar, escanear y enviar documentos físicos. Además, al eliminar la necesidad de firmas físicas, las empresas pueden reducir el desperdicio de papel y los costos de impresión y envío, lo que ayuda a reducir el tiempo y los recursos necesarios para gestionar documentos, liberando al personal para que se concentre en tareas más importantes.

• Experiencia del cliente: Al ofrecer a los clientes una forma más rápida y cómoda de firmar documentos y completar transacciones, las soluciones de firma electrónica eliminan la necesidad de reuniones presenciales o correo postal. Esto puede ayudar a reducir los plazos de entrega, mejorar la satisfacción del cliente y aumentar la tasa de retención. En general, las soluciones de firma electrónica pueden ayudar a las empresas a crear una experiencia del cliente más fluida y eficiente, lo que, en última instancia, se traduce en una mayor fidelización y crecimiento de los clientes.

• Mayor cumplimiento: servicios de firma electrónica como Sign.Plus debe estar certificado para todas las certificaciones y cumplimientos pertinentes, incluidos SOC 2, HIPAA, ISO 27001, GDPR, CCPA y más.

• Huella ambiental: Las soluciones de firma electrónica ayudan a reducir la huella ambiental de las empresas al eliminar la necesidad de documentos en papel, reduciendo el desperdicio de papel y las emisiones de carbono asociadas con el transporte y la entrega.

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¿Cómo encontrar la solución de firma electrónica adecuada?

Para aprovechar al máximo los beneficios mencionados, es fundamental elegir la solución de firma electrónica adecuada. Para ello, es importante tener en cuenta varios factores al elegir la solución de firma electrónica adecuada según las necesidades de su negocio. Dada la amplia gama de opciones disponibles, esto puede resultar abrumador. Sin embargo, considerando cuidadosamente sus necesidades específicas, es posible encontrar la solución ideal siguiendo estos pasos:

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1. Determine sus necesidades: identifique los tipos de documentos que necesita firmar electrónicamente y el volumen de firmas requeridas.

2. Legalidad de la firma electrónica: asegúrese de que la solución que elija sea legalmente válida en su jurisdicción y cumpla con las regulaciones pertinentes, como eIDAS o ESIGN.

3. Cumplimiento normativo: asegúrese de que la solución de firma electrónica que está seleccionando (o a la que está cambiando) esté certificada para todas las certificaciones y cumplimientos regulatorios relevantes, incluidos SOC 2, HIPAA, ISO 27001, GDPR, CCPA y más.

4. Evalúe las características de seguridad: busque una solución que ofrezca medidas de seguridad sólidas, como cifrado de datos y autenticación multifactor, para proteger sus datos y prevenir el fraude.

5. Tenga en cuenta la facilidad de uso: elija una solución que sea fácil de usar y sencilla de adoptar para todas las partes involucradas en el proceso de firma.

6. Compatibilidad móvil: Las soluciones compatibles con dispositivos móviles se pueden usar en cualquier smartphone o tableta. Esto permite firmar y enviar documentos desde cualquier lugar y en cualquier momento, sin necesidad de estar conectado a una computadora. 

7. Funciones de colaboración en equipo: Las soluciones de firma electrónica facilitan la colaboración en equipo al permitir que varias partes firmen y accedan a documentos de forma remota, en tiempo real y desde diferentes ubicaciones. Esto optimiza el flujo de trabajo, aumenta la productividad y elimina la necesidad de reuniones presenciales, ahorrando tiempo y recursos.

8. Compare precios: evalúe los modelos de precios de diferentes proveedores para asegurarse de obtener el mejor valor por su dinero.

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Al tener en cuenta estos factores, puede identificar la solución de firma electrónica que satisface sus necesidades específicas, mejora su flujo de trabajo y proporciona el nivel necesario de seguridad y cumplimiento.

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¡Cambie hoy a una solución de firma electrónica segura y fácil de usar!

En conclusión, las firmas electrónicas ofrecen múltiples beneficios a las empresas, como mayor eficiencia, ahorro de costos, uso móvil y mayor cumplimiento normativo. Si busca una solución de firma electrónica fácil de usar, segura y totalmente compatible, Sign.Plus Es la elección perfecta. 

Su innovadora plataforma, que puede utilizarse en cualquier dispositivo conectado a Internet, ofrece sólidas medidas de seguridad y una fácil integración con otras herramientas empresariales, además de planes de precios flexibles y una interfaz sencilla. Con Sign.Plus Firme documentos PDF en línea en diferentes dispositivos y plataformas, lo que permite a las empresas migrar fácilmente a la firma electrónica y aprovechar al máximo su potencial para revolucionar sus operaciones y mantenerse a la vanguardia de la competencia. No espere más, cámbiese a la firma electrónica con Sign.Plus hoy y disfrute de los muchos beneficios que tiene para ofrecer.