Pros y contras de los servicios de fax en línea: ¿Vale la pena cambiar?

Si está relacionado con una industria regulada, probablemente haya enviado y recibido docenas de faxes para transferir documentos. Si usa su máquina de fax para transmitir tanta cantidad de documentos, es probable que busque una alternativa más eficiente y productiva. Por lo tanto, conocer las ventajas y desventajas de los servicios de fax en línea le ayudará a decidir si migrar a un servicio de fax en la nube o quedarse con su máquina de fax tradicional o sus servidores de fax .

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Ventajas y desventajas del servicio de fax en línea

Ventajas:

Accesible desde cualquier lugar y en cualquier momento: Para tener acceso a tus documentos y poder enviar y recibir faxes sólo necesitas disponer de un PC, portátil, móvil o tableta así como una conexión a Internet.

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No es necesario imprimir todos los faxes recibidos: Si su empresa opera en los sectores de la salud, el derecho, el sector inmobiliario y otros sectores regulados, significa que recibe cientos de faxes al día. Al utilizar un servicio de fax en línea, puede elegir qué faxes recibidos imprimir, cuáles eliminar y cuáles guardar.

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SIN costo de mantenimiento: El único costo que deberá pagar es la renovación de su suscripción. Ya no tendrá que preocuparse por el mantenimiento de su fax, ni por el costo de la tinta, el tóner y, por supuesto, el papel.

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Enviar fax a varios contactos a la vez: La mayoría de los servicios de fax en línea ofrecen la opción de enviar un mismo documento a varios destinatarios a la vez. Esto significa que solo necesita preparar los documentos para enviarlos una vez y enviarlos a varios contactos a la vez.

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Obtenga un número de fax dedicado desde diferentes países: Los faxes tradicionales deben estar conectados a un teléfono fijo para funcionar. Esto significa que no podrá obtener un número de fax japonés desde Estados Unidos. Sin embargo, con los servicios de fax en línea, sin importar dónde se encuentre, puede obtener un número de fax dedicado desde cualquier país (si su proveedor de fax lo admite).

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Organiza tus archivos de forma más fácil y rápida: como todos tus faxes enviados y recibidos se almacenan digitalmente en un almacenamiento en la nube, puedes organizarlos fácilmente y asignar etiquetas a tus documentos para poder encontrar un documento específico buscando a través de las etiquetas.

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Firma electrónica: esta maravillosa función le permite firmar documentos y contratos dentro de la aplicación de fax en línea y enviarlos de inmediato.

Contras:

Quizás necesite una impresora: Si bien almacenar sus documentos en la nube es más eficiente y organizado, a veces solo necesita entregar la copia física de un documento a una organización. En esos casos, necesita encontrar una impresora e imprimir sus faxes.

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Necesitará una conexión a Internet: si vive en un lugar con acceso limitado a Internet o su conexión no es tan estable, cambiar a un servicio de fax en línea puede no ser una buena idea.

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Entonces, ¿qué más agregarías a esta lista de ventajas y desventajas de los servicios de fax en línea?