Consejos para la transición a una oficina sin papel

¿Alguna vez has pensado en la cantidad de papel que usas en la oficina? Dado que la Oficina Internacional de Reciclaje revela que el 50 % del papel recuperado proviene de empresas, podemos afirmar con certeza que nuestra industria tiene un problema con el papel. Además de esta alarmante estadística, usar papel en las oficinas puede ser extremadamente costoso y, además, puede consumir mucho tiempo imprimirlo, organizarlo y desecharlo.

Dicho esto, es fundamental que su equipo haga la transición a una oficina sin papel. Si bien esto puede parecer un territorio desconocido para las empresas, ofrece numerosos beneficios, desde la reducción de gastos y el orden hasta un flujo de trabajo más eficiente y, en general, un lugar de trabajo más ecológico. Una consideración importante que puede tener en cuenta durante esta transición es el fax, un pilar de la comunicación interna que ha permitido a empresas de todo el mundo enviar documentos importantes y firmar contratos incluso sin internet. Y ha encontrado su lugar en el mundo digital actual con la llegada del fax en la nube. Esta innovadora tecnología no solo permite enviar faxes a alta velocidad, sino que también reduce el dinero y el tiempo invertidos en enviar y recibir nuevos documentos.

Sin embargo, para muchas pequeñas empresas, el ajetreo de sus operaciones puede significar que iniciativas como la transición hacia una oficina sin papel se queden en el camino. Por eso es importante no solo designar un líder que pueda gestionar la transición, sino también preparar todo el proceso para que sea fluido y ahorre tiempo. En este sentido, Taylor Fasulas, de Verizon Connect, describe cinco pasos diferentes que las pequeñas empresas pueden dar para ser más eficientes: planificar, priorizar, organizar, dar seguimiento y desglosar. Aunque parezcan pequeños, incluso ahorrar de 5 a 10 minutos en cualquiera de los pasos individuales puede ser muy beneficioso para su transición hacia un sistema sin papel en particular y para su negocio en general. Aquí hay cinco pasos principales que debe seguir para la transición:

‍
1. Planificar

La tecnología de ahorro de papel , como el fax en la nube, es una excelente inversión si se implementa correctamente. Por eso es importante que cualquier empresa diseñe un plan con objetivos programados y un objetivo general claro, ya que esto ayudará a asegurar una transición fluida.

Lo que hace eficiente una oficina sin papel es que solo se necesitan los equipos esenciales, como una computadora, un módem DSL y la impresora, por si fuera imprescindible emitir una copia física del documento. Para empresas con archivos más grandes, también se necesitará un escáner digital, un dispositivo de almacenamiento y un proveedor de copias de seguridad en la nube.

Una vez que todo esto esté delineado, puede realizar un programa de capacitación en el que su personal pueda aprender sobre los conceptos básicos del fax en línea y cómo utilizar correctamente las herramientas de apoyo para que comprendan por qué su empresa está comenzando su transición.

‍
2. Priorizar

Una vez establecidas las bases para la transición, los gerentes de oficina y los líderes empresariales deben especificar qué objetivos deben priorizarse. Al organizarlos por importancia, será mucho más fácil alcanzarlos. Esto, a su vez, agilizará la transición y facilitará la adaptación de la oficina. Dado que no mucha gente está acostumbrada a usar un fax en la nube, los gerentes de oficina pueden priorizar esta tarea para que el personal pueda resolver todos los problemas en las etapas iniciales de la transición. Esto puede hacerse mediante sesiones de capacitación o creando una guía con información útil, como procedimientos de archivo digital.

3. Pista

El siguiente paso es crear un plan diario, semanal y mensual con objetivos claros para comprobar si su equipo ha desarrollado una mejor comprensión de la tecnología a medida que avanza. Realizar un seguimiento del progreso de aprendizaje de los empleados en el uso de máquinas de fax en la nube y otras tecnologías digitales le ayudará a saber si surgen problemas y cómo abordarlos mejor. Con los objetivos establecidos, los gerentes de oficina pueden identificar cuáles están cumpliendo sus empleados y cuáles se están quedando atrás.

Es importante tener en cuenta que puede ser difícil para los miembros del personal alejarse de sus viejas costumbres, especialmente con Business Reynaldo Lugtu, de World, informa que Microsoft Research descubrió que los empleados temen las últimas iniciativas digitales. Para ayudarlos a adaptarse a la tecnología digital, puede retirar las impresoras una por una en lugar de todas a la vez. De esta manera, se sentirán más motivados a aprender el nuevo sistema.

‍
4. Organizar

A medida que una oficina adopta la tecnología digital sin papel, debe olvidarse de los archivadores abarrotados. Si bien esto ahorra tiempo, los administradores de oficina deben certificar que todos sus archivos estén correctamente almacenados. Para coordinar eficientemente sus archivos con un sistema de fax en la nube, debe elegir un programa con un sistema de archivo con cifrado de datos para mantener los archivos antiguos seguros y organizados. Una vez implementados los sistemas digitales, no habrá mucho de qué preocuparse con respecto a sus archivos. Un sistema en la nube puede almacenar una gran cantidad de documentos, tanto recibidos como enviados, a los que se puede acceder rápidamente desde diferentes dispositivos.

‍
5. Descanso

Como ya escribimos en "Cómo impulsar y mejorar la productividad con servicios de fax por internet" , tanto empleadores como empleados pueden disfrutar de las ventajas de esta tecnología, ya que facilita las operaciones para todos. La tecnología en la nube no solo permitirá una entrega más eficiente de documentos, sino que también les ahorrará gastos que pueden acumularse fácilmente a largo plazo.

‍

Desde el coste del papel hasta las horas de espera, estos aspectos se pueden minimizar o incluso eliminar con tecnologías sin papel, como los sistemas de fax en la nube. A pesar de que las máquinas de fax tradicionales se han vuelto obsoletas, su función sigue siendo vital en las oficinas. Sin embargo, gracias a la potencia de los servicios de fax en línea, puede enviar faxes fácilmente a personas de todo el mundo, en cualquier momento y lugar, con Fax.Plus .

Solo necesita una conexión a internet, una dirección de correo electrónico válida y una suscripción activa de fax en línea para evitar la necesidad de hardware voluminoso y procesos engorrosos. Esto no solo introduce la tecnología digital en el lugar de trabajo, sino que también elimina cualquier desafío previo.