¿Por qué las instituciones educativas deberían trasladar sus prácticas de fax a la nube?

Como institución educativa, se encuentra bajo constante escrutinio para innovar tecnológicamente y fomentar un entorno de aprendizaje óptimo para sus estudiantes. Sumado a la constante presión para cumplir con las regulaciones gubernamentales, puede ser difícil optimizar sus procesos para optimizar la eficiencia sin orientación.

Las universidades, escuelas y otras organizaciones académicas están avanzadas en áreas como acceso wifi en todo el campus y portales y correos electrónicos para estudiantes, pero la mayoría de estas instituciones no han incorporado seriamente las tecnologías de fax más nuevas, que existen desde hace años y podrían ayudar significativamente en las prácticas administrativas.

Fax.Plus es el servicio de fax en línea líder que ayuda a los institutos educativos y distritos escolares a enviar y recibir faxes de forma fácil y segura, cumpliendo al mismo tiempo con estrictos requisitos y regulaciones de residencia de datos.

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¿Cómo funciona? Fax.Plus ¿Cómo ayudar a los distritos escolares a migrar a una solución de fax basada en la nube?

A pesar del auge del correo electrónico en las últimas dos décadas, el fax sigue siendo el método más utilizado para intercambiar información importante en el ámbito educativo. Su institución gestiona archivos confidenciales a diario, desde expedientes académicos, expedientes académicos, solicitudes e información financiera hasta historiales médicos. Las necesidades del fax no han cambiado; sin embargo, la introducción de servicios en la nube permite garantizar una mayor seguridad sin las preocupaciones de usar máquinas de fax inestables.

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Seguridad

Si analiza sus procesos actuales de fax, verá que los documentos que recibe corren un riesgo constante. Podrían quedar desatendidos en la bandeja de impresión, alguien podría cogerlos accidentalmente o acabar en manos de alguien a quien no están destinados.

En esencia, el fax en la nube es un método más seguro que el fax analógico. Quizás te preguntes cómo es posible cuando internet está inundado de palabras como "hacker" y "vulneración de la privacidad" . Fax.Plus ha desarrollado una solución multifacética para proteger sus datos, incluido dónde se almacenan, estándares de cifrado, procesos de autenticación seguros para el acceso a las cuentas y una infraestructura que nuestro equipo de seguridad revisa periódicamente.

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Residencia de datos

Para empezar, todos los archivos de fax de nuestros clientes se almacenan en centros de datos suizos que operan desde ubicaciones que cumplen con los estándares de seguridad más restrictivos (ISO 27001) y forman parte de la Cloud Security Alliance (CSA).

Con el Enterprise Con este plan, puede transferir fácilmente sus documentos de fax totalmente cifrados entre centros de datos ubicados en diferentes ubicaciones sin interrupciones del servicio y cumplir con los requisitos de privacidad y residencia de datos específicos de cada región y país. Si tiene requisitos estrictos de cumplimiento que le impiden almacenar faxes en la nube, incluso podemos transferir todos sus archivos completamente cifrados a su propio almacenamiento local compatible con S3.

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Cifrado de datos

Los archivos de fax en reposo se cifran mediante el estándar de cifrado avanzado (AES) de 256 bits.

Para garantizar la seguridad de los datos transmitidos entre Fax.Plus aplicaciones (actualmente móviles, API o web) y nuestros servidores, Fax.Plus Utiliza Seguridad de la Capa de Transporte (TLS). TLS es un protocolo de cifrado avanzado que ha evolucionado a partir de su predecesor, Secure Sockets Layer (SSL). Este protocolo establece una conexión segura creando un túnel protegido mediante el Estándar de Cifrado Avanzado (AES) con una longitud mínima de 128 bits o superior.

Fax.Plus Admite TLS 1.3, que es más rápido y más seguro que TLS 1.2, y agrega una capa adicional de privacidad a un período cifrado, garantizando que los dos puntos finales sean los únicos capaces de descifrar el tráfico.

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Activar medidas de seguridad avanzadas para el cumplimiento de HIPAA

Para requisitos de privacidad y cumplimiento aún más estrictos, Fax.Plus Cumple con la HIPAA. Puedes firmar un Business Acuerdo de asociado con nosotros y activaremos controles de seguridad avanzados en su cuenta ( alohi ).

Una vez activado, ninguno de sus archivos saldrá de nuestra plataforma, lo que garantiza el máximo nivel de seguridad frente a software y servicios de terceros. Esto puede ser especialmente útil para el personal de enfermería y otros consultorios médicos de sus escuelas y campus, ya que garantiza la protección de la Información Médica Privada (PHI) de sus estudiantes.

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Proceso de autenticación segura

Fax.Plus Ofrecemos múltiples métodos para garantizar el acceso seguro a la cuenta de cada miembro. Nuestro sistema de autenticación de dos factores (A2F) funciona mediante una aplicación de autenticación que puede descargar en su dispositivo y que genera códigos. Estos códigos se utilizan como segunda capa de seguridad, después de su nombre de usuario y contraseña.

Para nuestro Enterprise Para los usuarios de planes, vamos un paso más allá y ofrecemos el inicio de sesión único (SSO), que puede ser muy beneficioso para su institución educativa. El SSO es un proceso de autenticación que permite acceder a múltiples redes y aplicaciones mediante un único conjunto de credenciales de inicio de sesión.

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Procesos optimizados

Pasando a las aplicaciones prácticas del fax en la nube para su institución educativa: es simplemente más sencillo. El fax analógico requiere que profesores, administradores y demás personal docente se desplacen para enviar faxes, esperen a que el departamento de TI resuelva problemas y no tengan suficientes máquinas para satisfacer las necesidades de todos.

Fax.Plus Ofrece un flujo de trabajo fluido y una mayor eficiencia con:

• Aplicaciones móviles y web que los profesores pueden utilizar para enviar faxes desde cualquier lugar del campus, desde sus salas de conferencias o aulas.
• Fáciles integraciones con Google, Microsoft, Slack y Zapier, así como integración de API en los sistemas de software de las instituciones.
• La capacidad de enviar y recibir faxes desde el correo electrónico.
• Registros CSV detallados de faxes intercambiados previamente que se pueden descargar desde la pestaña Faxes con el Premium , Business y Enterprise planes. Esto es muy beneficioso para realizar un seguimiento de la información que se ha intercambiado.
• Se pueden configurar varias líneas de fax para diferentes departamentos de la facultad, garantizando que la información se filtre correctamente y se envíe a los educadores adecuados.
• Envío de fax programado para garantizar que los documentos importantes se envíen a estudiantes, padres y otras personas de manera oportuna.

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Uso eficiente de los recursos

Finalmente, el costo de operar cualquier centro educativo es increíblemente alto y, a veces, puede resultar difícil reflexionar sobre los costos de los sistemas que se emplean. El fax en la nube puede eliminar el costo de instalación de máquinas de fax, reparaciones, tinta y papel, e incluso reducir los gastos de TI.

Ofrecemos una forma rentable de gestionar sus necesidades de fax, con total transparencia sobre los costos incurridos y la posibilidad de elegir los planes que mejor se adapten a sus necesidades. Incluso ofrecemos planes personalizados para grandes volúmenes según sus necesidades específicas.

Si tiene una gran cantidad de faxes en las primeras etapas del año académico debido a las solicitudes y una gran cantidad de faxes salientes cuando se envían las transcripciones al final del año, podemos ayudarlo a encontrar una solución efectiva allí también.

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Conclusión

En resumen, el fax en la nube reduciría significativamente las redundancias en sus procesos administrativos, a la vez que garantiza que la seguridad y la protección de datos sean la prioridad de sus operaciones. Para facilitar su transición, nuestro equipo de soporte está siempre disponible para responder a sus preguntas (correo electrónico).