10 motivi per cui le aziende dovrebbero passare a una soluzione di firma elettronica

Perché utilizzare le firme elettroniche? Vivere in un mondo digitale ci consente di avere diversi vantaggi. Poiché il metodo tradizionale di firmare i documenti con carta e penna sta diventando sempre più obsoleto, è in aumento la pressione sulle aziende affinché adottino carta e penna. La moderna digitalizzazione ha rivoluzionato il modo in cui affrontiamo il lavoro oggi e ci ha aiutato a fare le cose in modo più rapido ed efficiente fornendo maggiore accuratezza e precisione, riducendo quindi la necessità di intervento manuale.

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Cos'è una firma elettronica?

Le firme elettroniche riguardano un flusso di lavoro senza supporto cartaceo, motivo per cui nel mondo degli affari le firme elettroniche stanno gradualmente emergendo come standard dei processi di firma. Sono rappresentazioni digitali della firma di una persona che possono essere aggiunte elettronicamente a un documento. Aziende che utilizzano una soluzione di firma elettronica , come Sign.Plus , tende a vedere una serie di risultati positivi che vanno dalla riduzione della documentazione cartacea, alla riduzione dei costi della carta, al miglioramento della sicurezza e all'aumento della produttività e dell'efficienza. 

Allora perché utilizzare una firma elettronica? Sign.Plus , uno dei migliori servizi di firma elettronica, fornisce una soluzione di firma elettronica completa che consente alle aziende di firmare, inviare e gestire documenti senza problemi. Continua a leggere per esplorare ulteriormente i vantaggi del passaggio a una soluzione di firma elettronica, ad esempio Sign.Plus e come il passaggio a una soluzione di firma elettronica può aiutare la tua azienda a semplificare il processo di firma dei documenti.

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È legale e sicuro utilizzare le firme elettroniche?

Le firme elettroniche sono legalmente vincolanti e applicabili in molti paesi del mondo, inclusi Stati Uniti, Canada e Unione Europea. La validità legale delle firme elettroniche è stabilita da varie leggi e regolamenti, come la legge sulle firme elettroniche nel commercio globale e nazionale (ESIGN) e il regolamento eIDAS. Ulteriori informazioni sulla legalità della firma elettronica .

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Rispetto alle firme bagnate (che possono essere falsificate e manomesse), Sign.Plus dispone di numerose misure di sicurezza e autenticazione che offrono un'alternativa più sicura e affidabile. Con Sign.Plus , le tue firme elettroniche sono protette da più livelli di misure di sicurezza e sono legalmente vincolanti, consentendoti di condurre transazioni commerciali in modo più efficiente e sicuro. Continua a leggere per saperne di più su come le soluzioni di firma elettronica possono essere più sicure rispetto ai metodi di firma tradizionali.

• Percorsi di controllo a prova di manomissione : Sign.Plus La traccia di controllo a prova di manomissione di , è una registrazione di qualsiasi attività eseguita su un documento che sta entrando nel processo di firma. Per ogni registro di controllo è possibile trovare i seguenti dati: stato del documento (visto, firmato, annullato, rifiutato, scaduto), nome e indirizzo email, data e ora, indirizzo IP e dispositivo. Ciò garantisce che venga mantenuta l'integrità dei documenti e che qualsiasi attività fraudolenta o non autorizzata possa essere facilmente individuata. Nel complesso, l'audit trail a prova di manomissione di una soluzione di firma è una misura di sicurezza fondamentale che fornisce un elevato livello di sicurezza e fiducia nel processo di firma elettronica.

• Certificato di completamento : un certificato di completamento viene generato ed emesso automaticamente una volta che un documento è stato firmato elettronicamente con successo. Si tratta di un documento digitale che contiene informazioni dettagliate sul processo di firma, tra cui la data e l'ora della firma, l'indirizzo e-mail del firmatario e un ID di transazione univoco. Il certificato fornisce una prova evidente dell'autenticità e dell'integrità del documento firmato, il che è particolarmente importante nelle transazioni legali o commerciali in cui la validità di un documento firmato può essere messa in dubbio.

• Crittografia dei dati : Sign.Plus offre funzionalità di sicurezza elevate con tutti i documenti inattivi utilizzando Advanced Encryption Standard (AES) a 256 bit e viene fornito con la chiave di crittografia univoca di ciascun utente. Inoltre, per proteggere i dati in transito tra le nostre app (attualmente mobili e web) e i nostri server, utilizziamo la crittografia TLS 1.2+. Questo processo di crittografia garantisce che tutti i dati sensibili, come informazioni personali, dati di transazioni o documenti firmati, siano protetti dall'intercettazione o dall'accesso non autorizzato. 

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La sicurezza è un ottimo motivo per cambiare, ma cos’altro?

Le soluzioni di firma elettronica offrono numerosi altri vantaggi che possono fare una differenza significativa nel modo in cui operano individui e aziende. Passando a un servizio di firma elettronica, privati e aziende possono godere dei vantaggi descritti di seguito e semplificare i processi di firma dei documenti, migliorando al tempo stesso la sicurezza e riducendo l'impatto ambientale. Ecco alcuni dei vantaggi più interessanti derivanti dall’utilizzo di soluzioni di firma elettronica :

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• Disponibile su un'app mobile: con un'app mobile eSignature , puoi firmare documenti elettronicamente in remoto da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento utilizzando qualsiasi dispositivo dotato di connessione Internet. Ciò può essere importante e conveniente per le persone con problemi di mobilità o di trasporto, poiché consente alle aziende di portare avanti i progetti più rapidamente, contribuendo a ridurre i ritardi e migliorare le prestazioni aziendali complessive.

• Risparmio sui costi: la firma elettronica dei documenti può far risparmiare sui costi eliminando la necessità di stampare, firmare, scansionare e inviare documenti fisici. Inoltre, eliminando la necessità di firme fisiche, le aziende possono ridurre lo spreco di carta e i costi di stampa e spedizione, contribuendo sostanzialmente a ridurre la quantità di tempo e risorse necessarie per gestire i documenti, consentendo al personale di concentrarsi su attività più preziose.

• Esperienza del cliente: fornendo ai clienti un modo più rapido e conveniente per firmare documenti e completare transazioni, le soluzioni di firma elettronica eliminano la necessità di incontri di persona o posta fisica. Ciò può aiutare a ridurre i tempi di consegna, migliorare la soddisfazione dei clienti e aumentare i tassi di fidelizzazione dei clienti. Nel complesso, le soluzioni di firma elettronica possono aiutare le aziende a creare un'esperienza cliente più fluida ed efficiente, portando in definitiva a una maggiore fidelizzazione e crescita dei clienti.

• Maggiore conformità: servizi di firma elettronica come Sign.Plus dovrebbero essere certificati per tutte le certificazioni e conformità pertinenti, tra cui SOC 2, HIPAA, ISO 27001, GDPR, CCPA e altro ancora.

• Impatto ambientale: le soluzioni di firma elettronica aiutano a ridurre l'impronta ambientale delle aziende eliminando la necessità di documenti cartacei, riducendo gli sprechi di carta e le emissioni di carbonio associate al trasporto e alla consegna.

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Come trovare la giusta soluzione di firma elettronica?

Ora, per sfruttare appieno i vantaggi sopra menzionati, è fondamentale scegliere la giusta soluzione di firma elettronica. Per fare ciò, è importante riconoscere diversi fattori da considerare e garantire quando si sceglie la giusta soluzione di firma elettronica in base alle proprie esigenze aziendali e, data l’ampia gamma di opzioni disponibili, questo può essere un compito arduo. Tuttavia, con un'attenta considerazione delle vostre esigenze specifiche, è possibile trovare la soluzione giusta seguendo i passaggi seguenti:

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1. Determina le tue esigenze: identifica i tipi di documenti che devi firmare elettronicamente e il volume di firme richieste.

2. Legalità della firma elettronica: assicurati che la soluzione scelta sia legalmente valida nella tua giurisdizione e sia conforme alle normative pertinenti, come eIDAS o ESIGN.

3. Conformità normativa: assicurati che la soluzione di firma elettronica che stai selezionando (o a cui stai passando) sia certificata per tutte le certificazioni e conformità normative pertinenti, tra cui SOC 2, HIPAA, ISO 27001, GDPR, CCPA e altro ancora.

4. Valuta le funzionalità di sicurezza: cerca una soluzione che offra solide misure di sicurezza, come la crittografia dei dati e l'autenticazione a più fattori, per proteggere i tuoi dati e prevenire le frodi.

5. Considera la facilità d'uso: scegli una soluzione che sia intuitiva e facile da adottare da tutte le parti coinvolte nel processo di firma.

6. Compatibilità mobile: le soluzioni ottimizzate per i dispositivi mobili possono essere utilizzate su qualsiasi smartphone o tablet. Ciò ti consente di firmare e inviare documenti da qualsiasi luogo, in qualsiasi momento, senza essere legato a un computer. 

7. Funzionalità di collaborazione del team: le soluzioni di firma elettronica consentono la collaborazione del team consentendo a più parti di firmare e accedere ai documenti in remoto, in tempo reale, da luoghi diversi. Ciò semplifica il flusso di lavoro, aumenta la produttività ed elimina la necessità di riunioni fisiche, risparmiando tempo e risorse.

8. Confronta i prezzi: valuta i modelli di prezzo di diversi fornitori per assicurarti di ottenere il miglior rapporto qualità-prezzo.

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Tenendo conto di questi fattori, puoi identificare la soluzione di firma elettronica che soddisfa le tue esigenze specifiche, migliora il tuo flusso di lavoro e fornisce il livello necessario di sicurezza e conformità.

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Passa oggi stesso a una soluzione di firma elettronica sicura e facile da usare!

In conclusione, le firme elettroniche offrono numerosi vantaggi alle aziende, come maggiore efficienza, risparmi sui costi, utilizzo in movimento e maggiore conformità. Se sei alla ricerca di una soluzione di firma elettronica facile da usare, sicura e pienamente conforme, Sign.Plus è la scelta perfetta. 

La sua piattaforma innovativa, che può essere utilizzata su qualsiasi dispositivo connesso a Internet, offre solide misure di sicurezza e una facile integrazione con altri strumenti aziendali, insieme a piani tariffari flessibili e un'interfaccia semplice. Con Sign.Plus , firmano documenti PDF online su diversi dispositivi e piattaforme, consentendo così alle aziende di passare facilmente alla firma elettronica e sfruttare appieno il loro potenziale per rivoluzionare le operazioni e stare al passo con la concorrenza. Non aspettare oltre, passa alla firma elettronica con Sign.Plus oggi e goditi i numerosi vantaggi che ha da offrire.