Vantaggi e svantaggi dei servizi di fax online - Vale la pena passare?

Se sei in qualche modo legato a un settore regolamentato, probabilmente hai inviato e ricevuto dozzine di fax per trasferire documenti. Se stai utilizzando il tuo fax per trasmettere tali quantità di documenti, è probabile che tu stia cercando un'alternativa più efficiente e produttiva. Quindi, conoscere i pro e i contro del servizio fax online ti aiuterà sicuramente a decidere se passare a un servizio fax basato su cloud o attenerti al tuo fax tradizionale o ai tuoi server fax.‍

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Pro e Contro del Servizio di Fax Online

Pro:

Accessibile da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento: Per avere accesso ai tuoi documenti ed essere in grado di inviare e ricevere fax, hai solo bisogno di un PC, laptop, cellulare o tablet, nonché di una connessione internet.

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Non è necessario stampare ogni singolo fax ricevuto: Se la tua azienda è attiva nel settore sanitario, legale, immobiliare e in altri settori regolamentati, significa che ricevi centinaia di fax ogni giorno. Quando utilizzi un servizio di fax online, puoi scegliere quali fax ricevuti stampare, quali eliminare e quali archiviare.

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Non ci sono costi di manutenzione: L'unico costo che devi sostenere è il rinnovo dell'abbonamento. Non devi più preoccuparti dei costi di manutenzione del tuo fax, così come del costo di inchiostri, toner e, naturalmente, della carta.

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Invia fax a più contatti contemporaneamente: La maggior parte dei servizi di fax online offre la possibilità di inviare un singolo documento a più destinatari contemporaneamente. Ciò significa che devi solo preparare i documenti da inviare una volta e inviarli a più contatti contemporaneamente.

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‍Ottieni un numero di fax dedicato da diversi paesi: I fax tradizionali devono essere collegati a un numero di telefono fisso per funzionare. Ciò significa che non puoi ottenere un numero di fax giapponese quando ti trovi negli Stati Uniti. Ma con i servizi di fax online, non importa dove ti trovi, puoi ottenere un numero di fax dedicato da qualsiasi paese desiderato (se supportato dal tuo provider di fax).

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Organizza i tuoi file più facilmente e velocemente: Poiché tutti i tuoi fax inviati e ricevuti sono archiviati digitalmente in un archivio cloud, puoi organizzarli facilmente e assegnare tag ai tuoi documenti per poter trovare un documento specifico cercando tra i tag.

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‍Firma elettronica: Questa meravigliosa funzione ti consente di firmare documenti e contratti all'interno dell'app di fax online e rispedirli immediatamente.

Contro:

Potrebbe essere necessaria una stampante: Sebbene archiviare i tuoi documenti in un archivio cloud sia più efficiente e organizzato, a volte devi semplicemente consegnare la copia fisica di un documento a un'organizzazione. In questi casi, devi trovare una stampante e stampare i tuoi fax.

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‍Avrai bisogno di una connessione internet: Se vivi in un luogo con accesso limitato a Internet o la tua connessione non è stabile, passare a un servizio di fax online potrebbe non essere una buona idea.

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Quindi, cos'altro aggiungeresti a questo elenco di pro e contro dei servizi di fax online?