Pro e contro dei servizi fax online: vale la pena cambiare?

Se sei in qualche modo legato a un settore regolamentato, probabilmente hai inviato e ricevuto decine di fax per trasferire documenti. Se utilizzi il tuo fax per trasmettere una tale quantità di documenti, è probabile che tu stia cercando un'alternativa più efficiente e produttiva. Pertanto, conoscere i pro e i contro del servizio fax online ti aiuterà sicuramente a decidere se passare a un servizio fax basato su cloud o restare con il tuo fax tradizionale o i tuoi server fax. ‍

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Pro e contro del servizio fax online

Professionisti:

Accessibile ovunque e in qualsiasi momento: per avere accesso ai tuoi documenti e poter inviare e ricevere fax ti basta avere un PC, un laptop, un cellulare o un tablet e una connessione Internet.

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Non è necessario stampare ogni singolo fax ricevuto: se la tua azienda è attiva nei settori sanitario, legale, immobiliare e in altri settori regolamentati, significa che ricevi centinaia di fax ogni giorno. Quando utilizzi un servizio fax online, puoi scegliere quali fax ricevuti stampare, quali eliminare e quali archiviare.

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‍ NON ci sono costi di manutenzione: l'unico costo che dovrai pagare è quello del rinnovo dell'abbonamento. Non dovrai più preoccuparti dei costi di manutenzione del tuo fax, né del costo degli inchiostri, dei toner e, ovviamente, della carta.

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‍ Invia fax a più contatti contemporaneamente: la maggior parte dei servizi fax online offre la possibilità di inviare un singolo documento a più destinatari contemporaneamente. Significa che devi solo preparare i documenti da inviare una volta e inviarli a più contatti contemporaneamente.

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‍ Ottieni un numero di fax dedicato da diversi paesi: i fax tradizionali devono essere collegati a un numero di telefono fisso per funzionare. Significa che non puoi ottenere un numero di fax giapponese quando sei negli Stati Uniti. Ma con i servizi fax online, non importa dove ti trovi, puoi ottenere un numero di fax dedicato da qualsiasi paese desideri (se supportato dal tuo fornitore di servizi fax).

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‍ Organizza i tuoi file in modo più semplice e veloce: poiché tutti i fax inviati e ricevuti sono archiviati digitalmente in un archivio cloud, puoi organizzarli facilmente e assegnare tag ai tuoi documenti per poter trovare un documento specifico cercando tra i tag.

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‍ Firma elettronica: questa meravigliosa funzionalità ti consente di firmare documenti e contratti all'interno dell'app fax online e di rispedirli immediatamente.

Contro:

Potrebbe essere necessaria una stampante: sebbene archiviare i tuoi documenti in un archivio cloud sia più efficiente e organizzato, a volte è sufficiente consegnare la copia fisica di un documento a un'organizzazione. In questi casi, è necessario trovare una stampante e stampare i fax.

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‍ Avrai bisogno di una connessione Internet: se vivi in un luogo con accesso limitato a Internet o la tua connessione non è così stabile, passare a un servizio fax online potrebbe non essere un'idea saggia.

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Quindi, cos'altro aggiungeresti a questo elenco di pro e contro dei servizi fax online?