Suggerimenti per la transizione verso un ufficio senza carta

Hai mai pensato a quanta carta usi in ufficio? Poiché il Bureau of International Recycling ha rivelato che il 50% della carta recuperata proviene da aziende, si può affermare con certezza che il nostro settore ha un problema con la carta. A parte questa statistica straziante, l’uso della carta negli uffici può essere estremamente costoso e può anche richiedere molto tempo per essere stampata, organizzata e smaltita.

Detto questo, è fondamentale che il tuo team passi a diventare un ufficio senza carta. Sebbene questo possa sembrare un territorio inesplorato per le aziende, offre numerosi vantaggi, dalla riduzione delle spese e del disordine a un flusso di lavoro più efficiente e un ambiente di lavoro complessivamente più verde. Una considerazione importante da fare durante questa transizione è il fax, una pietra angolare della comunicazione tra uffici che ha consentito alle aziende di tutto il mondo di inviare documenti importanti e firmare contratti anche senza Internet. E ha trovato il suo posto nel mondo digitale di oggi con la nascita del fax basato su cloud. Questa tecnologia innovativa non solo aiuta a inviare fax ad alta velocità, ma riduce anche la quantità di denaro e tempo spesi per l'invio e la ricezione di nuovi documenti.

Ma per molte piccole imprese, le loro attività impegnative possono significare che iniziative come la transizione verso un ufficio senza carta vadano nel dimenticatoio. Questo è il motivo per cui è importante non solo designare un leader in grado di gestire la transizione, ma anche preparare l'intero processo in modo che possa svolgersi senza intoppi e risparmiare tempo. A questo proposito, Taylor Fasulas di Verizon Connect delinea cinque diversi passaggi che le piccole imprese possono intraprendere per diventare più efficienti, tra cui pianificazione, definizione delle priorità, organizzazione, monitoraggio e interruzione. Anche se questi possono sembrare piccoli, anche 5-10 minuti risparmiati da uno qualsiasi dei singoli passaggi possono essere di grande beneficio per la transizione verso un sistema senza carta in particolare e per il business in generale. Ecco i cinque passaggi principali da eseguire per la transizione:

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‍ 1. Pianifica

‍ Le tecnologie per il risparmio della carta , come l'invio di fax basato su cloud, rappresentano un ottimo investimento se eseguite correttamente. Questo è il motivo per cui è importante per qualsiasi azienda elaborare un piano con obiettivi programmati e un obiettivo generale chiaro in mente, poiché ciò contribuirà a garantire una transizione costante.

Ciò che rende efficiente un ufficio senza carta è che sono necessarie solo le apparecchiature essenziali, come un computer, un modem DSL e anche la stampante, nel caso in cui sia assolutamente necessario emettere una copia fisica del documento. Per le aziende con archivi più grandi, avrai bisogno anche di uno scanner digitale, un dispositivo di archiviazione e un provider di backup basato su cloud.

Una volta delineati tutti questi aspetti, puoi condurre un programma di formazione in cui il tuo personale può apprendere i fondamenti dell'invio di fax online e come utilizzare correttamente gli strumenti di supporto in modo che capiscano perché la tua azienda sta iniziando la transizione.

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‍ 2. Stabilire le priorità

‍ Non appena sono state gettate le basi per la transizione, i responsabili degli uffici e i leader aziendali dovrebbero specificare quali obiettivi dovrebbero essere in cima alla lista. Organizzandoli per importanza, gli obiettivi saranno molto più facili da raggiungere. Ciò, a sua volta, renderà la transizione molto più snella e sarà più facile per l’ufficio adattarsi. Considerando che non molte persone sono abituate a utilizzare un fax basato su cloud, i responsabili degli uffici possono dare priorità a questo compito per consentire al personale di risolvere tutti i problemi nelle fasi iniziali della transizione. Ciò può essere fatto attraverso sessioni di formazione o creando una guida ricca di informazioni utili, come le procedure di archiviazione e i processi di archiviazione senza supporto cartaceo.

‍ 3. Traccia

‍ Il passaggio successivo consiste nel creare un piano giornaliero, settimanale e mensile con obiettivi chiari per vedere se il tuo team ha sviluppato una migliore comprensione della tecnologia man mano che procedi. Monitorare i progressi di apprendimento dei dipendenti nell'utilizzo di fax basati su cloud e altre tecnologie senza supporto cartaceo ti aiuterà a sapere se si verificano problemi e come gestirli al meglio. Con gli obiettivi fissati, i responsabili degli uffici possono riconoscere quali i loro dipendenti stanno raggiungendo e quelli in cui restano indietro.

È importante tenere presente che potrebbe essere difficile per i membri del personale abbandonare i loro vecchi modi, soprattutto con Reynaldo Lugtu di Business World che riferisce che Microsoft Research ha scoperto che i dipendenti hanno paura delle ultime iniziative digitali. Per aiutarli ad avvicinarsi alla tecnologia senza carta, puoi eliminare le stampanti una per una invece che tutte contemporaneamente. In questo modo, saranno più incoraggiati ad apprendere il nuovo sistema.

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‍ 4. Organizza

‍ Quando un ufficio accoglie la tecnologia digitale senza carta nel proprio spazio, deve dire addio agli schedari stipati. Anche se questo fa risparmiare tempo, i responsabili degli uffici devono certificare che tutti i loro file siano archiviati correttamente. Per coordinare in modo efficiente i propri file con un sistema di fax basato su cloud, dovresti scegliere un programma dotato di un sistema di archiviazione con crittografia dei dati per mantenere i vecchi file sicuri e organizzati. E una volta stabiliti i sistemi digitali, non ci sarà molto di cui preoccuparsi per quanto riguarda i tuoi file. Un sistema basato su cloud può archiviare una grande quantità di documenti ricevuti e inviati, a cui è possibile accedere rapidamente da diversi dispositivi.

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‍ 5. Pausa

‍ Come abbiamo scritto in precedenza in "Come aumentare e migliorare la produttività con i servizi fax Internet" , sia i datori di lavoro che i dipendenti possono semplicemente godere dei vantaggi di questa tecnologia, poiché semplifica le operazioni per tutti. Non solo la tecnologia basata su cloud consentirà di consegnare i documenti in modo più efficiente, ma ti farà anche risparmiare spese che possono facilmente accumularsi nel lungo periodo.

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Dal costo della carta alle ore trascorse in attesa, questi aspetti possono essere ridotti al minimo o addirittura eliminati con tecnologie senza carta come i sistemi di fax basati su cloud. Nonostante i fax tradizionali siano ormai obsoleti, il loro scopo è ancora vitale negli uffici. Tuttavia, grazie alla potenza dei servizi fax online, puoi facilmente inviare fax a persone da tutto il mondo, sempre e ovunque, con Fax.Plus .

Tutto ciò di cui hai bisogno è una connessione internet, un indirizzo email valido e un abbonamento fax online attivo, per evitare la necessità di hardware ingombranti e processi fastidiosi. Ciò non solo introduce la tecnologia digitale sul posto di lavoro, ma elimina anche qualsiasi sfida precedente.