Suggerimenti per la transizione a un ufficio senza carta

Hai mai pensato a quanta carta usi in ufficio? Con il Bureau of International Recycling che rivela che il 50% della carta recuperata proviene dalle aziende, è lecito affermare che il nostro settore ha un problema con la carta. A parte questa straziante statistica, l'utilizzo della carta negli uffici può essere estremamente costoso e può anche richiedere molto tempo per stampare, organizzare e smaltire.

Detto questo, è imperativo che il tuo team passi a diventare un ufficio senza carta. Anche se questo può sembrare un territorio inesplorato per le aziende, offre molti vantaggi, dalla riduzione delle spese e meno ingombro a un flusso di lavoro più efficiente e un ambiente di lavoro complessivamente più ecologico. Una considerazione importante che puoi fare durante questa transizione è il fax, una pietra angolare della comunicazione tra uffici che ha permesso alle aziende di tutto il mondo di inviare documenti importanti e firmare contratti anche senza Internet. E ha trovato il suo posto nel mondo digitale di oggi con la nascita del fax basato su cloud. Non solo questa tecnologia innovativa aiuta a inviare fax ad alta velocità, ma riduce anche la quantità di denaro e tempo spesi per l'invio e la ricezione di nuove pratiche burocratiche.

Ma per molte piccole imprese, le loro operazioni impegnative possono significare che iniziative come la transizione verso un ufficio senza carta passano in secondo piano. Questo è il motivo per cui è importante non solo designare un leader che possa gestire la transizione, ma anche prepararsi per l'intero processo in modo che possa essere fluido e veloce. A questo proposito, Taylor Fasulas di Verizon Connect delinea cinque diversi passaggi che le piccole imprese possono intraprendere per diventare più efficienti tra cui pianificazione, definizione delle priorità, organizzazione, monitoraggio e suddivisione. Anche se questi possono sembrare piccoli, anche 5-10 minuti risparmiati da uno qualsiasi dei singoli passaggi possono essere molto vantaggiosi per la tua transizione verso un sistema senza carta in particolare e per il Business in generale. Ecco cinque passaggi principali che devi intraprendere per la transizione:

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‍1. Pianifica

‍La tecnologia per il risparmio di carta, come il fax basato su cloud, è un ottimo investimento se eseguita correttamente. Questo è il motivo per cui è importante che qualsiasi Business elabori un piano con obiettivi programmati e un chiaro obiettivo generale in mente, poiché ciò contribuirà a garantire una transizione costante.

Ciò che rende efficiente un ufficio senza carta è che sono necessari solo i pezzi di equipaggiamento essenziali, come un computer, un modem DSL e anche la stampante, nel caso in cui sia assolutamente necessario rilasciare una copia fisica del documento. Per le aziende con archivi più grandi, avrai anche bisogno di uno scanner digitale, un dispositivo di archiviazione e un provider di backup basato su cloud.

Una volta che questi sono tutti delineati, puoi condurre un programma di formazione in cui il tuo personale può conoscere i fondamenti del fax online e come utilizzare correttamente gli strumenti di supporto in modo che capiscano perché la tua Business sta iniziando la sua transizione.

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‍2. Dai Priorità

‍Non appena sono state gettate le basi per la transizione, i responsabili degli uffici e i leader aziendali dovrebbero specificare quali obiettivi dovrebbero essere in cima alla lista. Organizzandoli in base all'importanza, gli obiettivi saranno molto più facili da raggiungere. Questo, a sua volta, renderà la transizione molto più snella e facile da adattare per l'ufficio. Considerando che non molte persone sono abituate a utilizzare un fax basato su cloud, i responsabili degli uffici possono dare la priorità a questo compito per consentire al personale di risolvere tutti i problemi nelle fasi iniziali della transizione. Ciò può essere fatto attraverso sessioni di formazione o creando una guida piena di informazioni utili, come le procedure di archiviazione senza carta e i processi di archiviazione.

‍3. Tieni Traccia

‍Il passo successivo è creare un piano giornaliero, settimanale e mensile con obiettivi chiari per vedere se il tuo team ha sviluppato una migliore comprensione della tecnologia man mano che avanzi. Tracciare i progressi di apprendimento dei dipendenti nell'utilizzo di fax basati su cloud e altre tecnologie senza carta ti aiuterà a sapere se sorgono problemi e qual è il modo migliore per gestirli. Con gli obiettivi stabiliti, i responsabili dell'ufficio possono riconoscere quali dipendenti li stanno raggiungendo e quelli in cui sono in ritardo.

È importante tenere presente che potrebbe essere difficile per i membri dello staff abbandonare le loro vecchie abitudini, soprattutto con Reynaldo Lugtu di Business World che riporta che Microsoft Research ha scoperto che i dipendenti hanno paura delle ultime iniziative digitali. Per aiutarli a passare alla tecnologia senza carta, puoi rimuovere le stampanti una per una invece che tutte contemporaneamente. In questo modo, saranno più incoraggiati a imparare il nuovo sistema.

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‍4. Organizza

‍Quando un ufficio accoglie la tecnologia digitale senza carta nel proprio spazio, deve dire addio agli armadietti pieni di documenti. Anche se questo fa risparmiare tempo, i responsabili degli uffici devono certificare che tutti i loro file siano archiviati correttamente. Per coordinare in modo efficiente i file con un sistema di fax basato su cloud, è necessario scegliere un programma che disponga di un sistema di archiviazione con crittografia dei dati per mantenere i vecchi file al sicuro e organizzati. E dopo che i sistemi digitali sono stati stabiliti, non ci sarà molto di cui preoccuparsi quando si tratta dei tuoi file. Un sistema basato su cloud può archiviare una grande quantità di documenti sia ricevuti che inviati, a cui è possibile accedere rapidamente da diversi dispositivi.

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‍5. Rompi

‍Come abbiamo scritto in precedenza in "Come aumentare e migliorare la produttività con i servizi di fax via internet", datori di lavoro e dipendenti possono semplicemente godere dei vantaggi di questa tecnologia, poiché semplifica le operazioni per tutti. Non solo la tecnologia basata su cloud consentirà di consegnare i documenti in modo più efficiente, ma ti farà anche risparmiare spese che possono facilmente sommarsi a lungo termine.

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Dai costi della carta alle ore trascorse in attesa, queste cose possono essere ridotte o addirittura eliminate con tecnologie senza carta come i sistemi di fax basati su cloud. Nonostante le tradizionali macchine fax stiano diventando obsolete, il loro scopo è ancora vitale negli uffici. Tuttavia, grazie al potere dei servizi di fax online, puoi facilmente inviare fax a persone in tutto il mondo — in qualsiasi momento e ovunque — con Fax.Plus.

Tutto ciò di cui hai bisogno è una connessione internet, un indirizzo email valido e un abbonamento attivo al fax online, per evitare la necessità di hardware ingombrante e processi problematici. Questo non solo introduce la tecnologia digitale sul posto di lavoro, ma elimina anche qualsiasi sfida precedente che avevi.