Perché gli istituti scolastici dovrebbero spostare le proprie pratiche di fax nel cloud?

Come istituzione educativa, sei costantemente monitorato per innovare tecnologicamente e promuovere un ambiente di apprendimento ottimale per i tuoi studenti. Insieme alla costante pressione per aderire alle normative governative, può essere difficile semplificare i processi per ottimizzare l’efficienza senza una guida.

Università, scuole e altre organizzazioni accademiche sono all'avanguardia in aree quali l'accesso Wi-Fi in tutto il campus e i portali e le e-mail degli studenti, ma la maggior parte di queste istituzioni non ha incorporato seriamente le nuove tecnologie di fax, che esistono da anni e potrebbero aiutare in modo significativo pratiche amministrative.

Fax.Plus è il servizio fax online leader che aiuta gli istituti scolastici e i distretti scolastici a inviare e ricevere fax in modo semplice e sicuro, rispettando al tempo stesso i severi requisiti e le normative sulla residenza dei dati.

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Come fa Fax.Plus aiutare i distretti scolastici a migrare verso una soluzione fax basata su cloud?

Nonostante la crescente popolarità della posta elettronica negli ultimi due decenni, il fax rimane il metodo più comunemente utilizzato per lo scambio di informazioni importanti nel campo dell’istruzione. Il tuo istituto si occupa quotidianamente di file sensibili, dai documenti degli studenti, alle trascrizioni, alle domande, alle informazioni finanziarie, alle cartelle cliniche. Le esigenze legate all'invio di fax non sono cambiate, tuttavia sono stati introdotti servizi cloud che possono garantire una maggiore sicurezza senza la preoccupazione di utilizzare macchinari fax capricciosi.

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Sicurezza

Se analizzi i tuoi attuali processi di invio fax, vedrai che i documenti che ti vengono inviati sono costantemente a rischio. Potrebbero essere lasciati incustoditi nel vassoio di stampa, qualcuno potrebbe raccoglierli accidentalmente o potrebbero finire nelle mani di qualcuno a cui non sono destinati.

Fondamentalmente, l'invio di fax nel cloud è un metodo più sicuro rispetto all'invio di fax analogico. Potresti chiederti come può essere quando Internet è inondato di parole come hacker e violazioni della privacy . Fax.Plus ha sviluppato una soluzione articolata per proteggere i tuoi dati, compreso il luogo in cui sono archiviati, gli standard di crittografia, i processi di autenticazione sicuri per l'accesso agli account e un'infrastruttura regolarmente controllata dal nostro team di sicurezza.

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Residenza dei dati

Innanzitutto, tutti i file fax dei nostri clienti sono archiviati in data center svizzeri che operano da luoghi conformi agli standard di sicurezza più restrittivi (ISO 27001) e fanno parte della Cloud Security Alliance (CSA).

Con il piano Enterprise, puoi spostare facilmente i tuoi documenti fax completamente crittografati tra data center situati in varie località senza subire interruzioni del servizio e soddisfare i requisiti di privacy e residenza dei dati specifici regionali e nazionali. Se hai severi requisiti di conformità per non archiviare i fax sul cloud, possiamo anche spostare tutti i tuoi file completamente crittografati sul tuo spazio di archiviazione locale compatibile con S3.

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Crittografia dei dati

I file fax inattivi vengono crittografati utilizzando Advanced Encryption Standard (AES) a 256 bit.

Per garantire la sicurezza dei dati trasmessi tra Fax.Plus app (attualmente mobili, API o web) e i nostri server, Fax.Plus utilizza Transport Layer Security (TLS). TLS è un protocollo di crittografia avanzato che si è evoluto dal suo predecessore, Secure Sockets Layer (SSL). Questo protocollo stabilisce una connessione sicura creando un tunnel protetto salvaguardato dalla crittografia Advanced Encryption Standard (AES) con una lunghezza minima di 128 bit o superiore.

Fax.Plus supporta TLS 1.3, che è più veloce e più sicuro di TLS 1.2, e aggiunge un ulteriore livello di privacy a un periodo crittografato, assicurandosi che i due endpoint siano gli unici in grado di decrittografare il traffico.

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Attiva le misure di sicurezza avanzate per la conformità HIPAA

Per requisiti di privacy e conformità ancora più severi, Fax.Plus è conforme HIPAA. Puoi firmare un contratto di società in affari con noi e attiveremo controlli di sicurezza avanzati sul tuo account ( alohi ).

Una volta attivato, nessuno dei tuoi file lascerà la nostra piattaforma garantendo il massimo grado di sicurezza da software e servizi di terze parti. Ciò può essere di particolare utilità per gli infermieri e gli altri studi medici nelle tue scuole e campus, poiché garantirà che le informazioni sanitarie private (PHI) dei tuoi studenti siano protette.

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Processo di autenticazione sicura

Fax.Plus offre molteplici metodi per garantire che l'accesso all'account di ciascun membro sia sicuro. Il modo in cui funziona il nostro sistema 2FA è attraverso un'applicazione di autenticazione che puoi scaricare sul tuo dispositivo, che genererà codici. Questi codici devono essere utilizzati come secondo livello di sicurezza dopo il nome utente e la password.

Per gli utenti del nostro piano Enterprise, facciamo un ulteriore passo avanti, offrendo Single Sign On (SSO), che può essere incredibilmente vantaggioso per il tuo istituto scolastico. SSO è un processo di autenticazione che consente di accedere a più reti e applicazioni tramite un unico set di credenziali di accesso.

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Processi semplificati

Passare alle applicazioni pratiche del cloud fax per il tuo istituto scolastico: è semplicemente più semplice. L'utilizzo di fax analogici richiede a insegnanti, amministratori e altri membri della facoltà di spostarsi per inviare fax, attendere che l'IT risolva i problemi e non disporre di macchine sufficienti per soddisfare le esigenze di tutti.

Fax.Plus offre un flusso di lavoro fluido e una maggiore efficienza con:

• Applicazioni mobili e web che i docenti possono utilizzare per inviare fax da qualsiasi punto del campus, dalle aule o dalle aule.
• Facili integrazioni con Google, Microsoft, Slack e Zapier, nonché integrazione API nei sistemi software delle istituzioni.
• La possibilità di inviare e ricevere fax dalla posta elettronica.
• Registri CSV dettagliati dei fax precedentemente scambiati scaricabili dalla scheda Fax con i piani Premium, Business ed Enterprise. Ciò è molto utile per tenere traccia di quali informazioni sono state scambiate.
• È possibile impostare più linee fax per diversi dipartimenti della facoltà garantendo che le informazioni vengano correttamente filtrate e inviate ai docenti appropriati.
• Invio di fax programmato per garantire che i documenti importanti vengano inviati tempestivamente a studenti, genitori e altri.

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Uso efficiente delle risorse

Infine, il costo di gestione di qualsiasi struttura educativa è incredibilmente elevato e talvolta può essere difficile sedersi e riflettere sui costi dei sistemi utilizzati. L'invio di fax nel cloud può eliminare i costi di installazione di fax, riparazioni, inchiostro e carta e persino ridurre le spese IT.

Offriamo un modo conveniente per gestire le tue esigenze di fax con completa trasparenza sui costi sostenuti e la possibilità di scegliere i piani che meglio soddisfano le tue esigenze. Offriamo anche piani personalizzati per volumi elevati per le tue esigenze specifiche.

Se hai un afflusso di fax nelle prime fasi dell'anno accademico a causa delle iscrizioni e un pesante deflusso di fax quando vengono inviate le trascrizioni alla fine dell'anno, possiamo aiutarti a trovare una soluzione efficace anche lì.

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Conclusione

In poche parole, l'invio di fax nel cloud ridurrebbe significativamente le ridondanze nei processi amministrativi, garantendo al tempo stesso che la sicurezza e la protezione dei dati siano in prima linea nelle vostre operazioni. Per semplificare la transizione, il nostro team di supporto è sempre disponibile per rispondere alle tue domande (e-mail).