Perché le istituzioni educative dovrebbero spostare le loro pratiche di fax nel cloud?

Come istituto scolastico, sei costantemente sotto esame per innovare tecnologicamente al fine di promuovere un ambiente di apprendimento ottimale per i tuoi studenti. Insieme alla pressione costante di aderire alle normative governative, può essere difficile semplificare i processi per ottimizzare l'efficienza senza una guida.

Università, scuole e altre organizzazioni accademiche sono avanzate in aree come l'accesso Wi-Fi a livello di campus e i portali e le e-mail degli studenti, eppure la maggior parte di queste istituzioni non ha seriamente incorporato le nuove tecnologie di fax, che esistono da anni e potrebbero aiutare in modo significativo le pratiche amministrative.

Fax.Plus è il principale servizio di fax online che aiuta gli istituti educativi e i distretti scolastici a inviare e ricevere fax in modo semplice e sicuro, rispettando i rigorosi requisiti e regolamenti sulla residenza dei dati.

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In che modo Fax.Plus aiuta i distretti scolastici a migrare verso una soluzione di fax basata su cloud?

Nonostante la crescente popolarità dell'email negli ultimi due decenni, il fax rimane il metodo più comunemente utilizzato per lo scambio di informazioni importanti nel campo dell'istruzione. Il vostro istituto gestisce quotidianamente file sensibili, dalle cartelle degli studenti, ai certificati, alle domande di ammissione, alle informazioni finanziarie, alle cartelle cliniche. Le esigenze legate al fax non sono cambiate, tuttavia, sono stati introdotti i servizi cloud, che possono garantire una maggiore sicurezza senza le preoccupazioni legate all'utilizzo di macchinari fax instabili.

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Sicurezza

Se analizzi i tuoi attuali processi di fax, vedrai che i documenti che ti vengono inviati sono a rischio costante. Potrebbero essere lasciati incustoditi nel vassoio di stampa, qualcuno potrebbe prenderli accidentalmente o potrebbero finire nelle mani di qualcuno a cui non sono destinati.

Nella sua essenza, il fax cloud è un metodo più sicuro rispetto al fax analogico. Potresti chiederti come sia possibile, dato che Internet è pieno di parole come hacker e privacy breaches. Fax.Plus ha sviluppato una soluzione multiforme per proteggere i tuoi dati, compreso il luogo in cui sono archiviati, gli standard di crittografia, i processi di autenticazione sicura per l'accesso agli account e un'infrastruttura che viene regolarmente controllata dal nostro team di sicurezza.

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Residenza dei Dati

Per cominciare, tutti i file fax dei nostri clienti sono archiviati in data center svizzeri che operano da posizioni conformi agli standard di sicurezza più restrittivi (ISO 27001) e fanno parte della Cloud Security Alliance (CSA).

Con il piano Enterprise, puoi facilmente spostare i tuoi documenti faxati completamente crittografati tra data center situati in varie località senza subire interruzioni del servizio e soddisfare i requisiti regionali e specifici del paese in materia di privacy e residenza dei dati. Se hai requisiti di conformità rigorosi per non archiviare i fax sul cloud, possiamo persino far trasferire tutti i tuoi file completamente crittografati nel tuo archivio locale compatibile con S3.

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Crittografia dei dati

I file fax a riposo sono crittografati utilizzando lo standard di crittografia avanzata (AES) a 256 bit.

Per garantire la sicurezza dei dati trasmessi tra le app Fax.Plus (attualmente mobile, API o web) e i nostri server, Fax.Plus utilizza Transport Layer Security (TLS). TLS è un protocollo di crittografia avanzato che si è evoluto dal suo predecessore, Secure Sockets Layer (SSL). Questo protocollo stabilisce una connessione sicura creando un tunnel protetto salvaguardato dalla crittografia Advanced Encryption Standard (AES) con una lunghezza minima di bit di 128 bit o superiore.

Fax.Plus supporta TLS 1.3, che è più veloce e più sicuro di TLS 1.2, e aggiunge un ulteriore livello di privacy a un periodo crittografato, assicurando che i due endpoint siano gli unici in grado di decrittografare il traffico.

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Attiva misure di sicurezza avanzate per la conformità HIPAA

Per requisiti di privacy e conformità ancora più severi, Fax.Plus è conforme a HIPAA. Puoi firmare un Business Associate Agreement con noi e attiveremo controlli di sicurezza avanzati sul tuo account (https://www.alohi.com/trust/compliance/hipaa).

Una volta attivato, nessuno dei tuoi file lascerà la nostra piattaforma, garantendo il massimo grado di sicurezza da software e servizi di terze parti. Ciò può essere particolarmente utile per gli infermieri e altri studi medici nelle tue scuole e campus, in quanto garantirà la protezione delle informazioni sanitarie private (PHI) dei tuoi studenti.

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Processo di autenticazione sicuro

Fax.Plus offre diversi metodi per garantire che l'accesso all'account di ogni membro sia sicuro. Il funzionamento del nostro sistema 2FA avviene tramite un'applicazione di autenticazione che puoi scaricare sul tuo dispositivo, che genererà dei codici. Questi codici devono essere utilizzati come secondo livello di sicurezza dopo il tuo nome utente e la tua password.

Per i nostri utenti del piano Enterprise, facciamo un ulteriore passo avanti, offrendo il Single Sign-On (SSO), che può essere incredibilmente vantaggioso per il tuo istituto scolastico. L'SSO è un processo di autenticazione che ti consente di accedere a più reti e applicazioni tramite un unico set di credenziali di accesso.

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Processi semplificati

Passando alle applicazioni pratiche del fax cloud per il tuo istituto scolastico: è semplicemente più facile. Il fax analogico richiede a insegnanti, amministratori e altri membri della facoltà di spostarsi per inviare fax, aspettare che l'IT risolva i problemi e non avere abbastanza macchine per soddisfare le esigenze di tutti.

Fax.Plus offre un flusso di lavoro continuo e una maggiore efficienza con:

• Applicazioni mobili e web che i membri della facoltà possono utilizzare per inviare fax da qualsiasi luogo del campus, dall'interno delle loro aule o classi.
• Facile integrazione in Google, Microsoft, Slack e Zapier, nonché integrazione API nei sistemi software degli istituti.
• La possibilità di inviare e ricevere fax da email.
• Log CSV dettagliati dei fax scambiati in precedenza che possono essere scaricati dalla scheda Fax con i piani Premium, Business ed Enterprise. Questo è molto utile per tenere traccia delle informazioni che sono state scambiate.
• È possibile impostare più linee fax per diversi dipartimenti della facoltà, garantendo che le informazioni vengano correttamente filtrate e inviate agli educatori appropriati.
• Invio di fax programmato per garantire che documenti importanti vengano inviati a studenti, genitori e altri in modo tempestivo.

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Uso Efficiente delle Risorse

Infine, il costo di gestione di qualsiasi istituto scolastico è incredibilmente alto e a volte può essere difficile sedersi e riflettere sui costi dei sistemi che si utilizzano. Il fax cloud può eliminare i costi di installazione dei fax, le riparazioni, l'inchiostro e la carta, e persino ridurre le spese IT.

Offriamo un modo economico per gestire le vostre esigenze di fax con completa trasparenza sui costi sostenuti e la possibilità di scegliere piani che meglio soddisfano le vostre esigenze. Offriamo anche piani personalizzati ad alto volume per le vostre esigenze specifiche.

Se avete un afflusso di fax nelle prime fasi dell'anno accademico a causa delle domande di ammissione e un forte deflusso di fax quando i certificati vengono inviati alla fine dell'anno, possiamo aiutarvi a trovare una soluzione efficace anche in questo caso.

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Conclusione

In poche parole, il fax cloud ridurrebbe significativamente le ridondanze nei vostri processi amministrativi, garantendo al contempo che la sicurezza e la protezione dei dati siano in prima linea nelle vostre operazioni. Per facilitare la transizione, il nostro team di supporto è sempre disponibile a rispondere alle vostre domande (email).