Usługi faksowania online – wady i zalety – czy warto się przełączyć?

If you are somehow related to a regulated industry, you probably have sent and received dozens of faxes to transfer documents. If you are using your fax machine to transmit such loads of documents, the odds are you are looking for an alternative that is more efficient and productive. So, learning about online fax service pros and cons will definitely help you decide whether to switch to a cloud-based faxing service or stick with your traditional fax machine or your fax servers.‍

‍

Zalety i wady usługi faksu online

Zalety:

Dostępność z dowolnego miejsca i o każdej porze: Aby mieć dostęp do dokumentów i móc wysyłać i odbierać faksy, wystarczy komputer PC, laptop, telefon komórkowy lub tablet, a także połączenie z Internetem.

‍‍

Nie trzeba drukować każdego odebranego faksu: Jeśli twoja firma działa w branży opieki zdrowotnej, prawniczej, nieruchomości i innych regulowanych branżach, oznacza to, że codziennie otrzymujesz setki faksów. Korzystając z usługi faksu online, możesz wybrać, które odebrane faksy wydrukować, które usunąć, a które zapisać.

‍

‍Brak kosztów konserwacji: Jedyny koszt, jaki musisz ponieść, to odnowienie subskrypcji. Nie musisz się już martwić o koszty konserwacji faksu, a także o koszty tuszów, tonerów i oczywiście papieru.

‍

‍Wysyłanie faksu do wielu kontaktów jednocześnie: Większość usług faksów online oferuje możliwość wysłania jednego dokumentu do kilku odbiorców jednocześnie. Oznacza to, że wystarczy raz przygotować dokumenty do wysłania i wysłać je do wielu kontaktów jednocześnie.

‍

‍Uzyskanie dedykowanego numeru faksu z różnych krajów: Tradycyjne faksy muszą być podłączone do stacjonarnego numeru telefonu, aby działać. Oznacza to, że nie możesz uzyskać japońskiego numeru faksu, będąc w Stanach Zjednoczonych. Ale dzięki usługom faksów online, bez względu na to, gdzie jesteś, możesz uzyskać dedykowany numer faksu z dowolnego kraju (jeśli jest obsługiwany przez twojego dostawcę faksów).

‍

‍Łatwiejsze i szybsze porządkowanie plików: Ponieważ wszystkie wysłane i odebrane faksy są przechowywane cyfrowo w chmurze, możesz je łatwo uporządkować i przypisać tagi do dokumentów, aby móc znaleźć konkretny dokument, przeszukując tagi.

‍

‍Podpis elektroniczny: Ta wspaniała funkcja umożliwia podpisywanie dokumentów i umów w aplikacji faksu online i natychmiastowe ich odesłanie.

Wady:

Możesz potrzebować drukarki: Chociaż przechowywanie dokumentów w chmurze jest bardziej wydajne i zorganizowane, czasami po prostu trzeba dostarczyć fizyczną kopię dokumentu do organizacji. W takich przypadkach musisz znaleźć drukarkę i wydrukować faksy.

‍

‍Będziesz potrzebować połączenia z Internetem: Jeśli mieszkasz w miejscu z ograniczonym dostępem do Internetu lub twoje połączenie nie jest stabilne, przejście na usługę faksu online może nie być mądrym pomysłem.

‍

Co jeszcze dodałbyś do tej listy zalet i wad usług faksowania online?