Usługi faksowania online – wady i zalety – czy warto się przełączyć?

Jeśli w jakiś sposób jesteś związany z branżą regulowaną, prawdopodobnie wysłałeś i odebrałeś dziesiątki faksów w celu przesłania dokumentów. Jeśli używasz faksu do przesyłania takich ilości dokumentów, prawdopodobnie szukasz alternatywy, która jest bardziej wydajna i produktywna. Tak więc zapoznanie się z zaletami i wadami usługi faksu online z pewnością pomoże ci zdecydować, czy przejść na usługę faksowania w chmurze, czy pozostać przy tradycyjnym faksie lub serwerach faksowych.‍

‍

Zalety i wady usługi faksu online

Zalety:

Dostępność z dowolnego miejsca i o każdej porze: Aby mieć dostęp do dokumentów i móc wysyłać i odbierać faksy, wystarczy komputer PC, laptop, telefon komórkowy lub tablet, a także połączenie z Internetem.

‍‍

Nie trzeba drukować każdego odebranego faksu: Jeśli twoja firma działa w branży opieki zdrowotnej, prawniczej, nieruchomości i innych regulowanych branżach, oznacza to, że codziennie otrzymujesz setki faksów. Korzystając z usługi faksu online, możesz wybrać, które odebrane faksy wydrukować, które usunąć, a które zapisać.

‍

‍Brak kosztów konserwacji: Jedyny koszt, jaki musisz ponieść, to odnowienie subskrypcji. Nie musisz się już martwić o koszty konserwacji faksu, a także o koszty tuszów, tonerów i oczywiście papieru.

‍

‍Wysyłanie faksu do wielu kontaktów jednocześnie: Większość usług faksów online oferuje możliwość wysłania jednego dokumentu do kilku odbiorców jednocześnie. Oznacza to, że wystarczy raz przygotować dokumenty do wysłania i wysłać je do wielu kontaktów jednocześnie.

‍

‍Uzyskanie dedykowanego numeru faksu z różnych krajów: Tradycyjne faksy muszą być podłączone do stacjonarnego numeru telefonu, aby działać. Oznacza to, że nie możesz uzyskać japońskiego numeru faksu, będąc w Stanach Zjednoczonych. Ale dzięki usługom faksów online, bez względu na to, gdzie jesteś, możesz uzyskać dedykowany numer faksu z dowolnego kraju (jeśli jest obsługiwany przez twojego dostawcę faksów).

‍

‍Łatwiejsze i szybsze porządkowanie plików: Ponieważ wszystkie wysłane i odebrane faksy są przechowywane cyfrowo w chmurze, możesz je łatwo uporządkować i przypisać tagi do dokumentów, aby móc znaleźć konkretny dokument, przeszukując tagi.

‍

‍Podpis elektroniczny: Ta wspaniała funkcja umożliwia podpisywanie dokumentów i umów w aplikacji faksu online i natychmiastowe ich odesłanie.

Wady:

Możesz potrzebować drukarki: Chociaż przechowywanie dokumentów w chmurze jest bardziej wydajne i zorganizowane, czasami po prostu trzeba dostarczyć fizyczną kopię dokumentu do organizacji. W takich przypadkach musisz znaleźć drukarkę i wydrukować faksy.

‍

‍Będziesz potrzebować połączenia z Internetem: Jeśli mieszkasz w miejscu z ograniczonym dostępem do Internetu lub twoje połączenie nie jest stabilne, przejście na usługę faksu online może nie być mądrym pomysłem.

‍

Co jeszcze dodałbyś do tej listy zalet i wad usług faksowania online?