Plusy i minusy usług faksu online - czy warto się przełączać?

Jeśli jesteś w jakiś sposób związany z regulowaną branżą, prawdopodobnie wysłałeś i odebrałeś dziesiątki faksów w celu przesłania dokumentów. Jeśli używasz faksu do przesyłania takich ilości dokumentów, prawdopodobnie szukasz alternatywy, która jest bardziej wydajna i produktywna. Zapoznanie się z zaletami i wadami usług faksowania online z pewnością pomoże ci zdecydować, czy przejść na usługę faksowania w chmurze, czy pozostać przy tradycyjnym faksie lub serwerach faksowych.‍

‍

Plusy i minusy usługi faksu online

Plusy:

Dostęp z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie: Aby mieć dostęp do swoich dokumentów i móc wysyłać i odbierać faksy, wystarczy mieć komputer, laptop, telefon komórkowy lub tablet, a także połączenie z Internetem.

‍‍

Nie ma potrzeby drukowania każdego odebranego faksu: Jeśli Twoja firma działa w branży opieki zdrowotnej, prawniczej, nieruchomości i innych branżach regulowanych, oznacza to, że każdego dnia otrzymujesz setki faksów. Korzystając z usługi faksu online, możesz wybrać, które odebrane faksy mają być drukowane, które usuwane, a które przechowywane.

‍

‍ Nie mażadnych kosztów utrzymania: Jedynym kosztem, jaki trzeba ponieść, jest odnowienie subskrypcji. Nie musisz już martwić się o koszty utrzymania faksu, a także koszty tuszów, tonerów i oczywiście papieru.

‍

‍ Wysyłaniefaksów do wielu osób jednocześnie: Większość usług faksu online oferuje opcję wysyłania pojedynczego dokumentu do kilku odbiorców jednocześnie. Oznacza to, że wystarczy raz przygotować dokumenty do wysłania i wysłać je do wielu kontaktów jednocześnie.

‍

‍ Uzyskaniededykowanego numeru faksu z różnych krajów: Tradycyjne faksy muszą być podłączone do stacjonarnego numeru telefonu, aby działać. Oznacza to, że nie można uzyskać japońskiego numeru faksu, będąc w Stanach Zjednoczonych. Jednak dzięki usługom faksu online, bez względu na to, gdzie jesteś, możesz uzyskać dedykowany numer faksu z dowolnego kraju (jeśli jest obsługiwany przez dostawcę usług faksowania).

‍

‍Łatwiejsza i szybsza organizacja plików: Ponieważ wszystkie wysłane i odebrane faksy są przechowywane cyfrowo w chmurze, można je łatwo organizować i przypisywać tagi do dokumentów, aby móc znaleźć określony dokument, przeszukując tagi.

‍

Podpis elektroniczny: Ta wspaniała funkcja umożliwia podpisywanie dokumentów i umów w aplikacji faksu online i natychmiastowe wysyłanie ich z powrotem.

Wady:

Może być potrzebna drukarka: Chociaż przechowywanie dokumentów w chmurze jest bardziej wydajne i zorganizowane, czasami wystarczy dostarczyć fizyczną kopię dokumentu do organizacji. W takich przypadkach należy znaleźć drukarkę i wydrukować faksy.

‍

‍ Potrzebne będziepołączenie z Internetem : Jeśli mieszkasz w miejscu z ograniczonym dostępem do Internetu lub twoje połączenie nie jest tak stabilne, przejście na usługę faksu online może nie być mądrym pomysłem.

‍

Co jeszcze można dodać do listy zalet i wad usług faksu online?