Wskazówki dotyczące przejścia na biuro bez papieru

Czy kiedykolwiek zastanawiałeś się nad tym, ile papieru zużywasz w biurze? Biorąc pod uwagę, że Biuro Międzynarodowego Recyklingu ujawniło, że 50% odzyskanego papieru pochodzi z firm, można śmiało powiedzieć, że nasza branża ma problem z papierem. Oprócz tej wstrząsającej statystyki, używanie papieru w biurach może być niezwykle kosztowne, a także może pochłaniać dużo czasu na drukowanie, organizowanie i utylizację.

W związku z tym konieczne jest, aby Twój zespół przeszedł na biuro bez papieru. Chociaż może się to wydawać niezbadanym terytorium dla firm, niesie ze sobą wiele korzyści, od zmniejszenia wydatków i mniejszego bałaganu po bardziej wydajny przepływ pracy i ogólnie bardziej ekologiczne miejsce pracy. Jednym z głównych czynników, które można wziąć pod uwagę podczas tej transformacji, jest faksowanie, kamień węgielny komunikacji między biurami, który umożliwił firmom na całym świecie wysyłanie ważnych dokumentów i podpisywanie umów nawet bez Internetu. Znalazł on swoje miejsce w dzisiejszym cyfrowym świecie wraz z narodzinami faksowania w chmurze. Ta innowacyjna technologia nie tylko pomaga wysyłać faksy z dużą prędkością, ale także zmniejsza ilość pieniędzy i czasu poświęcanego na wysyłanie i odbieranie nowych dokumentów.

Jednak dla wielu małych firm ich intensywna działalność może oznaczać, że inicjatywy takie jak przejście na biuro bez papieru przechodzą na dalszy plan. Dlatego ważne jest, aby nie tylko wyznaczyć lidera, który może zarządzać przejściem, ale także przygotować się do całego procesu, aby był płynny i oszczędzał czas. W związku z tym Taylor Fasulas z Verizon Connect przedstawia pięć różnych kroków, które małe firmy mogą podjąć, aby stać się bardziej wydajnymi, w tym planowanie, ustalanie priorytetów, organizowanie, śledzenie i łamanie. Chociaż mogą się one wydawać niewielkie, nawet 5-10 minut zaoszczędzonych na każdym z poszczególnych kroków może być bardzo korzystne dla przejścia na system bez papieru w szczególności i ogólnie dla biznesu. Oto pięć głównych kroków, które należy podjąć w celu przejścia na nowy system:

‍
‍1. Plan

Technologia oszczędzaniapapieru, taka jak faksowanie w chmurze, to świetna inwestycja, jeśli jest właściwie realizowana. Dlatego ważne jest, aby każda firma opracowała plan z zaplanowanymi celami i jasnym ogólnym celem, ponieważ pomoże to zapewnić stabilną transformację.

To, co sprawia, że biuro bez papieru jest wydajne, to fakt, że potrzebne są tylko niezbędne elementy wyposażenia, takie jak komputer, modem DSL, a także drukarka - w przypadku, gdy fizyczna kopia dokumentu musi zostać bezwzględnie wydana. W przypadku firm z większymi archiwami potrzebny będzie również skaner cyfrowy, urządzenie do przechowywania danych i dostawca kopii zapasowych w chmurze.

Gdy wszystkie te elementy zostaną już nakreślone, można przeprowadzić program szkoleniowy, w ramach którego pracownicy poznają podstawy faksowania online i dowiedzą się, jak prawidłowo korzystać z narzędzi pomocniczych, aby zrozumieć, dlaczego firma rozpoczyna transformację.

‍
‍2. Ustal priorytety

‍Gdy tylko zostaną określone podstawy do przejścia, kierownicy biur i liderzy biznesowi powinni sprecyzować, które cele powinny znajdować się na szczycie listy. Organizując je według ważności, cele będą znacznie łatwiejsze do osiągnięcia. To z kolei sprawi, że przejście będzie znacznie sprawniejsze i łatwiejsze do przystosowania przez biuro. Biorąc pod uwagę, że niewiele osób jest przyzwyczajonych do korzystania z faksu w chmurze, kierownicy biur mogą nadać temu zadaniu priorytet w pierwszej kolejności, aby umożliwić pracownikom wypracowanie wszystkich niedociągnięć na początkowych etapach przejścia. Można to zrobić poprzez sesje szkoleniowe lub stworzenie przewodnika wypełnionego przydatnymi informacjami, takimi jak procedury archiwizacji bez użycia papieru i procesy archiwizacji.

‍3. Ścieżka

Kolejnym krokiem jeststworzenie dziennego, tygodniowego i miesięcznego planu z jasnymi celami, aby sprawdzić, czy zespół lepiej rozumie technologię. Śledzenie postępów pracowników w nauce korzystania z faksów w chmurze i innych technologii bez użycia papieru pomoże ci dowiedzieć się, czy pojawią się jakieś problemy i jak najlepiej sobie z nimi poradzić. Mając ustalone cele, kierownicy biur mogą rozpoznać, które z nich są realizowane przez ich pracowników, a które pozostają w tyle.

Ważne jest, aby pamiętać, że pracownikom może być trudno odejść od starych sposobów, zwłaszcza że Reynaldo Lugtu z Business World donosi, że Microsoft Research odkrył, że pracownicy boją się najnowszych inicjatyw cyfrowych. Aby pomóc im przyzwyczaić się do technologii bez papieru, możesz wyjmować drukarki pojedynczo, a nie wszystkie naraz. W ten sposób będą bardziej zachęceni do nauki nowego systemu.

‍
‍4. Organizacja

‍Gdy biuro wita cyfrową technologię bez papieru w swojej przestrzeni, musi pożegnać się z zatłoczonymi szafkami na pliki. Chociaż jest to oszczędność czasu, kierownicy biur muszą upewnić się, że wszystkie ich pliki są prawidłowo przechowywane. Aby skutecznie koordynować swoje pliki z systemem faksowania w chmurze, należy wybrać program, który ma system archiwizacji z szyfrowaniem danych, aby stare pliki były bezpieczne i uporządkowane. A po ustanowieniu systemów cyfrowych nie trzeba będzie się zbytnio martwić o swoje pliki. System oparty na chmurze może przechowywać ogromną ilość zarówno otrzymanych, jak i wysłanych dokumentów, do których można szybko uzyskać dostęp z różnych urządzeń.

‍
‍5. Przerwa

Jakpisaliśmy wcześniej w artykule "Jak zwiększyć i poprawić produktywność dzięki usługom faksu internetowego", zarówno pracodawcy, jak i pracownicy mogą po prostu cieszyć się korzyściami płynącymi z tej technologii, ponieważ ułatwia ona działanie wszystkim. Technologia oparta na chmurze nie tylko pozwala na bardziej efektywne dostarczanie dokumentów, ale także oszczędza wydatki, które w dłuższej perspektywie mogą się łatwo sumować.

‍

Od kosztów papieru po godziny spędzone na oczekiwaniu, te rzeczy można zminimalizować lub nawet wyeliminować dzięki technologiom bezpapierowym, takim jak systemy faksowania w chmurze. Pomimo tego, że tradycyjne faksy stają się przestarzałe, ich przeznaczenie jest nadal istotne w biurach. Jednak dzięki możliwościom usług faksowania online, można z łatwością wysyłać faksy do osób z całego świata - w dowolnym czasie i miejscu - dzięki usłudze Fax.Plus.

Wszystko, czego potrzebujesz, to połączenie z Internetem, ważny adres e-mail i aktywna subskrypcja faksowania online, aby uniknąć konieczności korzystania z nieporęcznego sprzętu i kłopotliwych procesów. Nie tylko wprowadza to technologię cyfrową do miejsca pracy, ale także eliminuje wszelkie wcześniejsze wyzwania.