Porady dotyczące przejścia na biuro bez papieru

Czy zastanawiałeś się kiedyś, ile papieru zużywasz w biurze? Biorąc pod uwagę, że Biuro Międzynarodowego Recyklingu ujawnia, że 50% odzyskanego papieru pochodzi z firm Business, można śmiało powiedzieć, że nasza branża ma problem z papierem. Oprócz tych zatrważających statystyk, używanie papieru w biurach może być niezwykle kosztowne, a drukowanie, organizowanie i utylizacja mogą pochłaniać dużo czasu.

W związku z tym konieczne jest, aby Twój zespół przeszedł na biuro bez papieru. Chociaż może się to wydawać nieznanym terytorium dla firm Business, niesie ze sobą wiele korzyści, od zmniejszenia wydatków i bałaganu po bardziej wydajny przepływ pracy i ogólnie bardziej ekologiczne miejsce pracy. Jednym z ważnych aspektów, które możesz wziąć pod uwagę podczas tego przejścia, jest faksowanie, podstawa komunikacji między biurami, która umożliwiła firmom Business na całym świecie wysyłanie ważnych dokumentów i podpisywanie umów nawet bez Internetu. I znalazło swoje miejsce w dzisiejszym cyfrowym świecie wraz z narodzinami faksowania w chmurze. Ta innowacyjna technologia nie tylko pomaga wysyłać faksy z dużą prędkością, ale także zmniejsza ilość pieniędzy i czasu poświęcanego na wysyłanie i odbieranie nowych dokumentów.

Jednak dla wielu małych firm Business ich intensywna działalność może oznaczać, że inicjatywy takie jak przejście na biuro bez papieru schodzą na dalszy plan. Dlatego ważne jest, aby nie tylko wyznaczyć lidera, który będzie zarządzał przejściem, ale także przygotować się na cały proces, aby przebiegał on sprawnie i oszczędzał czas. W związku z tym Taylor Fasulas z Verizon Connect przedstawia pięć różnych kroków, które małe firmy Business mogą podjąć, aby stać się bardziej wydajnymi, w tym planowanie, ustalanie priorytetów, organizowanie, śledzenie i zrywanie. Chociaż mogą się one wydawać niewielkie, nawet 5-10 minut zaoszczędzonych na każdym z poszczególnych kroków może być bardzo korzystne dla Twojego przejścia na system bez papieru w szczególności i dla Business w ogóle. Oto pięć głównych kroków, które musisz podjąć, aby dokonać przejścia:

‍
‍1. Plan

‍Technologia oszczędzania papieru, taka jak faksowanie w chmurze, jest świetną inwestycją, gdy jest właściwie wdrażana. Dlatego ważne jest, aby każda firma Business opracowała plan z zaplanowanymi celami i jasnym celem ogólnym, ponieważ pomoże to zapewnić stabilne przejście.

O wydajności biura bez papieru decyduje to, że potrzebne są tylko niezbędne elementy wyposażenia, takie jak komputer, modem DSL, a także drukarka — na wypadek, gdyby absolutnie konieczne było wydanie fizycznej kopii dokumentu. W przypadku firm Business z większymi archiwami potrzebny będzie również skaner cyfrowy, urządzenie pamięci masowej i dostawca kopii zapasowych w chmurze.

Po ich określeniu możesz przeprowadzić program szkoleniowy, w którym Twoi pracownicy mogą dowiedzieć się o podstawach faksowania online i o tym, jak prawidłowo korzystać z narzędzi pomocniczych, aby zrozumieli, dlaczego Twoja firma Business rozpoczyna transformację.

‍
‍2. Ustal priorytety

‍Gdy tylko zostaną ustalone podstawy transformacji, kierownicy biur i liderzy Business powinni jasno określić, które cele powinny znajdować się na szczycie listy. Uporządkowanie celów według ważności znacznie ułatwi ich osiągnięcie. To z kolei usprawni transformację i ułatwi adaptację biura. Biorąc pod uwagę, że niewiele osób jest przyzwyczajonych do korzystania z faksów w chmurze, kierownicy biur mogą potraktować to zadanie priorytetowo, aby umożliwić pracownikom wyeliminowanie wszelkich problemów we wstępnej fazie transformacji. Można to zrobić poprzez sesje szkoleniowe lub stworzenie przewodnika zawierającego przydatne informacje, takie jak procedury bezpapierowej archiwizacji i procesy archiwizacji.

‍3. Monitorowanie

‍Następnym krokiem jest stworzenie dziennego, tygodniowego i miesięcznego planu z jasno określonymi celami, aby sprawdzić, czy Twój zespół lepiej rozumie technologię w miarę postępów. Monitorowanie postępów pracowników w nauce korzystania z faksów w chmurze i innych bezpapierowych technologii pomoże Ci zidentyfikować ewentualne problemy i znaleźć najlepszy sposób ich rozwiązania. Mając ustalone cele, kierownicy biur mogą rozpoznać, które z nich są realizowane przez pracowników, a w których pracownicy pozostają w tyle.

Należy pamiętać, że pracownicy mogą mieć trudności z porzuceniem starych nawyków, zwłaszcza że, jak donosi Reynaldo Lugtu z Business World, Microsoft Research odkrył, że pracownicy boją się najnowszych inicjatyw cyfrowych. Aby ułatwić im przejście na technologię bezpapierową, możesz usuwać drukarki pojedynczo, zamiast wszystkich naraz. W ten sposób będą bardziej zmotywowani do nauki nowego systemu.

‍
‍4. Organizacja

‍Wraz z wprowadzeniem cyfrowej technologii bezpapierowej do biura, należy pożegnać się z zatłoczonymi szafami na dokumenty. Chociaż oszczędza to czas, kierownicy biur muszą upewnić się, że wszystkie pliki są prawidłowo przechowywane. Aby skutecznie koordynować pliki za pomocą systemu faksowania w chmurze, należy wybrać program, który ma system archiwizacji z szyfrowaniem danych, aby zapewnić bezpieczeństwo i uporządkowanie starych plików. A po utworzeniu systemów cyfrowych nie trzeba się martwić o pliki. System oparty na chmurze może przechowywać ogromną ilość zarówno odebranych, jak i wysłanych dokumentów, do których można szybko uzyskać dostęp z różnych urządzeń.

‍
‍5. Przełom

‍Jak pisaliśmy wcześniej w artykule "Jak zwiększyć i poprawić produktywność dzięki internetowym usługom faksowym", zarówno pracodawcy, jak i pracownicy mogą po prostu cieszyć się korzyściami płynącymi z tej technologii, ponieważ ułatwia ona wszystkim pracę. Technologia oparta na chmurze nie tylko umożliwi bardziej efektywne dostarczanie dokumentów, ale także pozwoli zaoszczędzić wydatki, które w dłuższej perspektywie mogą się łatwo sumować.

‍

Od kosztów papieru po godziny spędzone na czekaniu, te rzeczy można zminimalizować, a nawet wyeliminować dzięki bezpapierowym technologiom, takim jak systemy faksowania w chmurze. Pomimo tego, że tradycyjne faksy stają się przestarzałe, ich przeznaczenie jest nadal istotne w biurach. Jednak dzięki mocy usług faksowania online możesz łatwo faksować do ludzi z całego świata — zawsze i wszędzie — za pomocą Fax.Plus.

Wszystko, czego potrzebujesz, to połączenie z Internetem, ważny adres e-mail i aktywna subskrypcja faksowania online, aby uniknąć konieczności posiadania nieporęcznego sprzętu i kłopotliwych procesów. To nie tylko wprowadza technologię cyfrową do miejsca pracy, ale także eliminuje wszelkie dotychczasowe wyzwania.