Dlaczego instytucje edukacyjne powinny przenieść swoje praktyki faksowania do chmury?

Jako instytucja edukacyjna jesteś pod stałą kontrolą, aby wprowadzać innowacje technologiczne w celu wspierania optymalnego środowiska uczenia się dla swoich uczniów. W połączeniu z nieustanną presją na przestrzeganie przepisów rządowych, usprawnienie procesów w celu optymalizacji wydajności bez wskazówek może być wyzwaniem.

Uniwersytety, szkoły i inne organizacje akademickie są zaawansowane w takich obszarach, jak dostęp do Wi-Fi w całym kampusie oraz portale studenckie i e-maile, ale większość z tych instytucji nie wdrożyła na poważnie nowszych technologii faksowania, które istnieją od lat i mogą znacznie pomóc w praktykach administracyjnych.

Fax.Plus to wiodąca usługa faksu online, która pomaga instytucjom edukacyjnym i okręgom szkolnym w łatwym i bezpiecznym wysyłaniu i odbieraniu faksów, przy jednoczesnym zachowaniu zgodności z surowymi wymogami i przepisami dotyczącymi przechowywania danych.

‍

‍

W jaki sposób Fax.Plus pomaga okręgom szkolnym w migracji do rozwiązania faksowego opartego na chmurze?

Pomimo wzrostu popularności poczty elektronicznej w ciągu ostatnich dwóch dekad, faksowanie pozostaje najczęściej stosowaną metodą wymiany ważnych informacji w dziedzinie edukacji. Twoja instytucja codziennie ma do czynienia z wrażliwymi plikami, od dokumentacji studentów, transkrypcji, wniosków, informacji finansowych po dokumentację medyczną. Potrzeby związane z faksowaniem nie uległy zmianie, jednak wprowadzono usługi w chmurze, które mogą zagwarantować wyższy poziom bezpieczeństwa bez obaw o korzystanie z temperamentnych urządzeń faksowych.

‍

Bezpieczeństwo

Jeśli przeanalizujesz swoje obecne procesy faksowania, zauważysz, że dokumenty wysyłane do Ciebie są stale zagrożone. Mogą zostać pozostawione w podajniku bez nadzoru, ktoś może je przypadkowo podnieść lub mogą trafić w ręce osoby, dla której nie są przeznaczone.

W swojej istocie faksowanie w chmurze jest bezpieczniejszą metodą niż faksowanie analogowe. Można się zastanawiać, jak to możliwe, skoro Internet zalewają słowa takie jak haker i naruszenie prywatności. Fax.Plus opracował wieloaspektowe rozwiązanie w celu ochrony danych, w tym miejsca ich przechowywania, standardów szyfrowania, bezpiecznych procesów uwierzytelniania dostępu do kont oraz infrastruktury, która jest regularnie sprawdzana przez nasz zespół ds. bezpieczeństwa.

‍

Rezydencja danych

Na początek, wszystkie pliki faksów naszych klientów są przechowywane w szwajcarskich centrach danych, które działają w lokalizacjach zgodnych z najbardziej restrykcyjnymi standardami bezpieczeństwa (ISO 27001) i są częścią Cloud Security Alliance (CSA).

Dzięki planowi Enterprise można łatwo przenosić w pełni zaszyfrowane dokumenty faksowe między centrami danych zlokalizowanymi w różnych lokalizacjach bez żadnych przerw w świadczeniu usług i spełnić regionalne i krajowe wymagania dotyczące prywatności danych i miejsca zamieszkania. Jeśli masz ścisłe wymagania dotyczące zgodności, aby nie przechowywać faksów w chmurze, możemy nawet przenieść wszystkie Twoje pliki w pełni zaszyfrowane do Twojej własnej lokalnej pamięci masowej zgodnej z S3.

‍

Szyfrowanie danych

Pliki faksów w spoczynku są szyfrowane przy użyciu 256-bitowego Advanced Encryption Standard (AES).

Aby zapewnić bezpieczeństwo danych przesyłanych między aplikacjami Fax.Plus (obecnie mobilnymi, API lub internetowymi) a naszymi serwerami, Fax.Plus wykorzystuje protokół Transport Layer Security (TLS). TLS to zaawansowany protokół szyfrowania, który ewoluował od swojego poprzednika, Secure Sockets Layer (SSL). Protokół ten ustanawia bezpieczne połączenie, tworząc chroniony tunel zabezpieczony szyfrowaniem Advanced Encryption Standard (AES) o minimalnej długości 128 bitów lub większej.

Fax.Plus obsługuje TLS 1.3, który jest szybszy i bezpieczniejszy niż TLS 1.2 i dodaje dodatkową warstwę prywatności do zaszyfrowanego okresu, upewniając się, że dwa punkty końcowe są jedynymi zdolnymi do odszyfrowania ruchu.

‍

Aktywacja zaawansowanych środków bezpieczeństwa w celu zapewnienia zgodności z HIPAA

W przypadku jeszcze bardziej rygorystycznych wymogów dotyczących prywatności i zgodnościFax.Plus jest zgodny z HIPAA. Możesz podpisać z nami umowę Business Associate Agreement, a my aktywujemy zaawansowane mechanizmy kontroli bezpieczeństwa na Twoim konciealohi.

Po aktywacji żaden z plików nie opuści naszej platformy, zapewniając najwyższy stopień bezpieczeństwa przed oprogramowaniem i usługami stron trzecich. Może to być szczególnie przydatne dla pielęgniarek i innych biur medycznych w szkołach i kampusach, ponieważ zapewni ochronę prywatnych informacji zdrowotnych (PHI) uczniów.

‍

Bezpieczny proces uwierzytelniania

Fax.Plus oferuje wiele metod zapewniających bezpieczny dostęp do konta każdego użytkownika. Nasz system 2FA działa za pośrednictwem aplikacji uwierzytelniającej, którą można pobrać na swoje urządzenie i która generuje kody. Kody te są używane jako druga warstwa zabezpieczeń po nazwie użytkownika i haśle.

W przypadku użytkowników planu Enterprise idziemy o krok dalej, oferując funkcję jednokrotnego logowania (SSO), która może być niezwykle korzystna dla instytucji edukacyjnej. SSO to proces uwierzytelniania, który umożliwia dostęp do wielu sieci i aplikacji za pomocą jednego zestawu danych logowania.

‍

Usprawnione procesy

Przechodząc do praktycznych zastosowań faksowania w chmurze w instytucji edukacyjnej: Jest to po prostu łatwiejsze. Faksowanie analogowe wymaga od nauczycieli, administratorów i innych członków wydziału przemieszczania się w celu wysyłania faksów, oczekiwania na rozwiązanie problemów przez dział IT i niewystarczającej liczby urządzeń, aby zaspokoić potrzeby wszystkich.

Fax.Plus oferuje płynny przepływ pracy i zwiększoną wydajność dzięki:

• Aplikacje mobilne i internetowe, których wykładowcy mogą używać do wysyłania faksów z dowolnego miejsca na terenie kampusu, z sal wykładowych lub klas.
• Łatwa integracja z Google, Microsoft, Slack i Zapier, a także integracja API z systemami oprogramowania instytucji.
• Możliwość wysyłania i odbierania faksów z wiadomości e-mail.
• Szczegółowe dzienniki CSV wcześniej wymienionych faksów, które można pobrać z zakładki Faksy w planach Premium, Business i Enterprise . Jest to najbardziej korzystne dla śledzenia, jakie informacje zostały wymienione.
• Można skonfigurować wiele linii faksowych dla różnych wydziałów, zapewniając, że informacje są prawidłowo filtrowane i wysyłane do odpowiednich nauczycieli.
• Zaplanowane faksowanie w celu zapewnienia, że ważne dokumenty są wysyłane do uczniów, rodziców i innych osób w odpowiednim czasie.

‍

Efektywne wykorzystanie zasobów

Wreszcie, koszty prowadzenia każdej placówki edukacyjnej są niezwykle wysokie i czasami trudno jest usiąść i zastanowić się nad kosztami stosowanych systemów. Faksowanie w chmurze może wyeliminować koszty instalacji faksów, napraw, tuszu i papieru, a nawet zmniejszyć wydatki na IT.

Oferujemy efektywny kosztowo sposób obsługi potrzeb związanych z faksowaniem z pełną przejrzystością ponoszonych kosztów i możliwością wyboru planów, które najlepiej spełniają Twoje potrzeby. Oferujemy nawet niestandardowe, wysokonakładowe plany dostosowane do konkretnych potrzeb.

Jeśli masz napływ faksów na początku roku akademickiego ze względu na składanie podań i duży odpływ faksów, gdy transkrypcje są wysyłane pod koniec roku, możemy pomóc Ci znaleźć skuteczne rozwiązanie również w tym zakresie.

‍

Wnioski

Mówiąc najprościej, faksowanie w chmurze znacznie zmniejszyłoby zwolnienia w procesach administracyjnych, zapewniając jednocześnie bezpieczeństwo i ochronę danych. Aby ułatwić przejście, nasz zespół wsparcia jest zawsze dostępny, aby odpowiedzieć na pytania (e-mail).