Dlaczego placówki edukacyjne powinny przenieść swoje praktyki faksowania do chmury?

Jako placówka edukacyjna podlegasz ciągłej kontroli w zakresie innowacji technologicznych, mających na celu wspieranie optymalnego środowiska uczenia się dla Twoich uczniów. W połączeniu z nieustanną presją przestrzegania przepisów rządowych, usprawnienie procesów w celu optymalizacji wydajności bez odpowiedniego wsparcia może być wyzwaniem.

Uniwersytety, szkoły i inne organizacje akademickie są zaawansowane w obszarach takich jak dostęp do Wi-Fi na terenie całego kampusu oraz portale i e-maile dla studentów, jednak większość z tych instytucji nie wdrożyła na poważnie nowszych technologii faksowania, które istnieją od lat i mogłyby znacząco pomóc w praktykach administracyjnych.

Fax.Plus to wiodąca usługa faksu online, która pomaga instytucjom edukacyjnym i okręgom szkolnym łatwo i bezpiecznie wysyłać i odbierać faksy, jednocześnie spełniając surowe wymagania i przepisy dotyczące rezydencji danych.

‍

‍

W jaki sposób Fax.Plus pomaga okręgom szkolnym w migracji do rozwiązania faksowania w chmurze?

Pomimo wzrostu popularności poczty elektronicznej w ciągu ostatnich dwóch dekad, faksowanie pozostaje najczęściej używaną metodą wymiany ważnych informacji w dziedzinie edukacji. Twoja instytucja codziennie przetwarza poufne pliki, od dokumentacji studentów, transkryptów, podań, informacji finansowych po dokumentację medyczną. Potrzeby związane z faksowaniem nie uległy zmianie, jednak wprowadzono usługi w chmurze, które mogą zagwarantować wyższy poziom bezpieczeństwa bez obaw związanych z używaniem kapryśnych urządzeń faksowych.

‍

Bezpieczeństwo

Analizując obecne procesy faksowania, można zauważyć, że dokumenty wysyłane do Ciebie są stale narażone na ryzyko. Mogą pozostać bez nadzoru w podajniku drukarki, ktoś może je przypadkowo podnieść lub mogą trafić w ręce osób, do których nie są przeznaczone.

U podstaw faksowanie w chmurze jest bezpieczniejszą metodą niż faksowanie analogowe. Możesz się zastanawiać, jak to możliwe, skoro internet zalewają słowa takie jak haker i naruszenia prywatności. Fax.Plus opracował wieloaspektowe rozwiązanie do ochrony Twoich danych, w tym miejsca ich przechowywania, standardów szyfrowania, bezpiecznych procesów uwierzytelniania dostępu do kont oraz infrastrukturę, która jest regularnie sprawdzana przez nasz zespół ds. bezpieczeństwa.

‍

Lokalizacja Danych

Na początek, wszystkie pliki faksowe naszych klientów są przechowywane w szwajcarskich centrach danych, które działają w lokalizacjach spełniających najbardziej restrykcyjne standardy bezpieczeństwa (ISO 27001) i są częścią Cloud Security Alliance (CSA).

Dzięki planowi Enterprise możesz łatwo przenosić w pełni zaszyfrowane faksowane dokumenty między centrami danych zlokalizowanymi w różnych miejscach bez zakłóceń w świadczeniu usług oraz spełniać regionalne i krajowe wymagania dotyczące prywatności i przechowywania danych. Jeśli masz surowe wymagania dotyczące zgodności, aby nie przechowywać faksów w chmurze, możemy nawet przenieść wszystkie Twoje pliki w pełni zaszyfrowane do Twojej własnej lokalnej pamięci masowej kompatybilnej z S3.

‍

Szyfrowanie danych

Przechowywane pliki faksów są szyfrowane przy użyciu 256-bitowego Advanced Encryption Standard (AES).

Aby zapewnić bezpieczeństwo danych przesyłanych między aplikacjami Fax.Plus (obecnie mobilnymi, API lub internetowymi) a naszymi serwerami, Fax.Plus wykorzystuje Transport Layer Security (TLS). TLS to zaawansowany protokół szyfrowania, który ewoluował od swojego poprzednika, Secure Sockets Layer (SSL). Protokół ten ustanawia bezpieczne połączenie, tworząc chroniony tunel zabezpieczony szyfrowaniem Advanced Encryption Standard (AES) z minimalną długością bitów 128 bitów lub wyższą.

Fax.Plus obsługuje TLS 1.3, który jest szybszy i bezpieczniejszy niż TLS 1.2 i dodaje dodatkową warstwę prywatności do zaszyfrowanego okresu, upewniając się, że tylko dwa punkty końcowe są w stanie odszyfrować ruch.

‍

Aktywuj zaawansowane środki bezpieczeństwa dla zgodności z HIPAA

Dla jeszcze większej prywatności i zgodności z przepisami, Fax.Plus spełnia wymogi HIPAA. Mogą Państwo podpisać z nami umowę Business Associate Agreement, a my aktywujemy zaawansowane mechanizmy kontroli bezpieczeństwa na Państwa koncie (https://www.alohi.com/trust/compliance/hipaa).

Po aktywacji żadne z Twoich plików nie opuszczą naszej platformy, co zapewnia najwyższy stopień bezpieczeństwa przed oprogramowaniem i usługami stron trzecich. Może to być szczególnie przydatne dla pielęgniarek i innych gabinetów lekarskich w Twoich szkołach i kampusach, ponieważ zapewni ochronę prywatnych informacji zdrowotnych (PHI) Twoich uczniów.

‍

Bezpieczny proces uwierzytelniania

Fax.Plus oferuje wiele metod zapewnienia bezpiecznego dostępu do konta każdemu użytkownikowi. Nasz system 2FA funkcjonuje poprzez aplikację uwierzytelniającą, którą można pobrać na urządzenie i która generuje kody. Kody te służą jako druga warstwa zabezpieczeń po podaniu nazwy użytkownika i hasła.

Dla użytkowników naszego planu Enterprise idziemy o krok dalej, oferując Single Sign On (SSO), co może być niezwykle korzystne dla Twojej placówki edukacyjnej. SSO to proces uwierzytelniania, który umożliwia dostęp do wielu sieci i aplikacji za pomocą jednego zestawu danych logowania.

‍

Usprawnione procesy

Przechodząc do praktycznych zastosowań faksowania w chmurze w Państwa placówce edukacyjnej: jest to po prostu łatwiejsze. Analogowe faksowanie wymaga od nauczycieli, administratorów i innych pracowników przemieszczania się w celu wysłania faksów, czekania na pomoc IT w rozwiązywaniu problemów i niedostępności wystarczającej liczby urządzeń, aby zaspokoić potrzeby wszystkich.

Fax.Plus oferuje płynny przepływ pracy i zwiększoną wydajność dzięki:

• Aplikacje mobilne i internetowe, których członkowie kadry mogą używać do wysyłania faksów z dowolnego miejsca w kampusie, z sal wykładowych lub klas.
• Łatwa integracja z Google, Microsoft, Slack i Zapier, a także integracja API z systemami oprogramowania instytucji.
• Możliwość wysyłania i odbierania faksów z poczty elektronicznej.
• Szczegółowe dzienniki CSV wcześniej wymienionych faksów, które można pobrać z zakładki Faksy w planach Premium, Business i Enterprise. Jest to najbardziej korzystne do śledzenia, jakie informacje zostały wymienione.
• Można skonfigurować wiele linii faksowych dla różnych wydziałów, zapewniając prawidłowe filtrowanie informacji i wysyłanie do odpowiednich nauczycieli.
• Planowane faksowanie, aby zapewnić terminowe wysyłanie ważnych dokumentów do uczniów, rodziców i innych osób.

‍

Efektywne wykorzystanie zasobów

Wreszcie, koszt prowadzenia dowolnej placówki edukacyjnej jest niezwykle wysoki i czasami trudno jest usiąść i zastanowić się nad kosztami używanych systemów. Faksowanie w chmurze może wyeliminować koszty instalacji faksów, napraw, tuszu i papieru, a nawet zmniejszyć wydatki na IT.

Oferujemy ekonomiczny sposób obsługi potrzeb związanych z faksowaniem, z pełną przejrzystością ponoszonych kosztów oraz możliwością wyboru planów, które najlepiej odpowiadają Twoim potrzebom. Oferujemy nawet niestandardowe plany o dużej objętości dla Twoich konkretnych potrzeb.

Jeśli masz napływ faksów we wczesnych stadiach roku akademickiego z powodu aplikacji i duży odpływ faksów, gdy transkrypcje są wysyłane pod koniec roku, możemy pomóc Ci znaleźć skuteczne rozwiązanie również w tym zakresie.

‍

Podsumowanie

Mówiąc najprościej, faksowanie w chmurze znacznie zmniejszyłoby redundancję w procesach administracyjnych, obiecując jednocześnie, że bezpieczeństwo i ochrona danych są na pierwszym planie Twojej działalności. Aby ułatwić przejście, nasz zespół wsparcia jest zawsze dostępny, aby odpowiedzieć na Twoje pytania (e-mail).