10 razões pelas quais as empresas devem mudar para uma solução de assinatura eletrônica

Por que usar assinaturas eletrônicas? Viver num mundo digital permite-nos ter diversas vantagens. À medida que o método tradicional de assinar documentos com caneta e papel está se tornando cada vez mais desatualizado, aumenta a pressão para que as empresas deixem de usar o papel. A digitalização moderna revolucionou a forma como abordamos o trabalho hoje e ajudou-nos a fazer as coisas de forma mais rápida e eficiente, proporcionando maior exatidão e precisão, reduzindo assim a necessidade de intervenção manual.

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O que é uma assinatura eletrônica?

As assinaturas eletrônicas envolvem um fluxo de trabalho sem papel, e é por isso que, no mundo dos negócios, as assinaturas eletrônicas estão gradualmente emergindo como o padrão dos processos de assinatura. São representações digitais da assinatura de uma pessoa que podem ser adicionadas eletronicamente a um documento. Empresas que utilizam uma solução de assinatura eletrônica , como Sign.Plus , tende a ver uma variedade de resultados positivos que vão desde a redução da papelada, redução dos custos de papel, maior segurança e aumento da produtividade e eficiência. 

Então, por que usar uma assinatura eletrônica? Sign.Plus , um dos melhores serviços de assinatura eletrônica, oferece uma solução abrangente de assinatura eletrônica que permite às empresas assinar, enviar e gerenciar documentos de maneira integrada. Continue lendo para explorar ainda mais os benefícios de mudar para uma solução de assinatura eletrônica, como Sign.Plus e como a mudança para uma solução de assinatura eletrônica pode ajudar sua empresa a agilizar o processo de assinatura de documentos.

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É legal e seguro usar assinaturas eletrônicas?

As assinaturas eletrônicas são juridicamente vinculativas e aplicáveis em muitos países do mundo, incluindo os Estados Unidos, o Canadá e a União Europeia. A validade legal das assinaturas eletrônicas é estabelecida por meio de diversas leis e regulamentos, como a Lei de Assinaturas Eletrônicas no Comércio Global e Nacional (ESIGN) e o regulamento eIDAS. Saiba mais sobre a legalidade da assinatura eletrônica .

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Em comparação com assinaturas molhadas (que podem ser falsificadas e adulteradas), Sign.Plus possui inúmeras medidas de segurança e autenticação que oferecem uma alternativa mais segura e confiável. Com Sign.Plus , suas assinaturas eletrônicas são protegidas por diversas camadas de medidas de segurança e são juridicamente vinculativas, permitindo que você conduza transações comerciais com mais eficiência e segurança. Continue lendo para saber mais sobre como as soluções de assinatura eletrônica podem ser mais seguras do que os métodos tradicionais de assinatura.

• Trilhas de auditoria à prova de adulteração : Sign.Plus A trilha de auditoria à prova de falsificação da , é um registro de qualquer atividade realizada em um documento que está em processo de assinatura. Para cada registro de auditoria, podem ser encontrados os seguintes dados: status do documento (visualizado, assinado, anulado, rejeitado, expirado), nome e endereço de e-mail, carimbo de data e hora, endereço IP e dispositivo. Isto garante que a integridade dos documentos seja mantida e que qualquer atividade fraudulenta ou não autorizada possa ser facilmente detectada. No geral, a trilha de auditoria à prova de falsificação de uma solução de assinatura é uma medida de segurança crítica que fornece um alto nível de confiança no processo de assinatura eletrônica.

• Certificado de conclusão : Um certificado de conclusão é gerado e emitido automaticamente assim que um documento é assinado eletronicamente com sucesso. É um documento digital que contém informações detalhadas sobre o processo de assinatura, incluindo a data e hora da assinatura, o endereço de e-mail do signatário e um ID de transação exclusivo. O certificado fornece fortes evidências da autenticidade e integridade do documento assinado, o que é especialmente importante em transações legais ou comerciais onde a validade de um documento assinado pode ser questionada.

• Criptografia de dados : Sign.Plus oferece recursos de alta segurança com todos os documentos em repouso usando Advanced Encryption Standard (AES) de 256 bits e vem com a chave de criptografia exclusiva de cada usuário. Além disso, para proteger os dados em trânsito entre nossos aplicativos (atualmente móveis e web) e nossos servidores, usamos criptografia TLS 1.2+. Este processo de criptografia garante que quaisquer dados confidenciais, como informações pessoais, dados de transações ou documentos assinados, sejam protegidos contra interceptação ou acesso não autorizado. 

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A segurança é um ótimo motivo para mudar, mas o que mais?

As soluções de assinatura eletrônica oferecem vários outros benefícios que podem fazer uma diferença significativa na forma como indivíduos e empresas operam. Ao mudar para um serviço de assinatura eletrónica, indivíduos e empresas podem desfrutar dos benefícios descritos abaixo e agilizar os seus processos de assinatura de documentos, ao mesmo tempo que melhoram a segurança e reduzem o seu impacto ambiental. Aqui estão alguns dos benefícios mais atraentes do uso de soluções de assinatura eletrônica :

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• Disponível em um aplicativo móvel: Com um aplicativo móvel de assinatura eletrônica , você pode assinar documentos eletronicamente remotamente de qualquer lugar e a qualquer hora usando qualquer dispositivo com conexão à Internet. Isto pode ser importante e conveniente para pessoas com problemas de mobilidade ou transporte, permitindo que as empresas avancem com os projetos mais rapidamente, ajudando a reduzir atrasos e a melhorar o desempenho geral dos negócios.

• Economia de custos: assinar documentos eletronicamente pode economizar custos, eliminando a necessidade de imprimir, assinar, digitalizar e enviar documentos físicos. Além disso, ao eliminar a necessidade de assinaturas físicas, as empresas podem reduzir o desperdício de papel e os custos de impressão e envio, ajudando essencialmente a reduzir a quantidade de tempo e recursos necessários para gerir documentos, libertando os funcionários para se concentrarem em tarefas mais valiosas.

• Experiência do cliente: Ao fornecer uma maneira mais rápida e conveniente para os clientes assinarem documentos e concluirem transações, as soluções de assinatura eletrônica eliminam a necessidade de reuniões presenciais ou correio físico. Isso pode ajudar a reduzir os tempos de resposta, melhorar a satisfação do cliente e aumentar as taxas de retenção de clientes. No geral, as soluções de assinatura eletrônica podem ajudar as empresas a criar uma experiência de cliente mais integrada e eficiente, levando, em última análise, a uma maior fidelidade e crescimento do cliente.

• Maior conformidade: serviços de assinatura eletrônica, como Sign.Plus deve ser certificado para todas as certificações e conformidades relevantes, incluindo SOC 2, HIPAA, ISO 27001, GDPR, CCPA e muito mais.

• Pegada ambiental: as soluções de assinatura eletrônica ajudam a reduzir a pegada ambiental das empresas, eliminando a necessidade de documentos em papel, reduzindo o desperdício de papel e as emissões de carbono associadas ao transporte e entrega.

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Como encontrar a solução certa de assinatura eletrônica?

Agora, para colher plenamente os benefícios mencionados acima, é crucial escolher a solução de assinatura eletrônica certa. Para fazer isso, é importante reconhecer vários fatores a serem considerados e garantidos ao escolher a solução de assinatura eletrônica certa com base nas necessidades do seu negócio e, dada a ampla gama de opções disponíveis, isso pode ser uma tarefa difícil. No entanto, com uma consideração cuidadosa de suas necessidades específicas, é possível encontrar a solução certa seguindo estas etapas abaixo:

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1. Determine suas necessidades: Identifique os tipos de documentos que você precisa assinar eletronicamente e o volume de assinaturas necessárias.

2. Legalidade da assinatura eletrônica: certifique-se de que a solução escolhida seja legalmente válida em sua jurisdição e esteja em conformidade com os regulamentos relevantes, como eIDAS ou ESIGN.

3. Conformidade regulatória: certifique-se de que a solução de assinatura eletrônica que você está selecionando (ou para a qual está mudando) seja certificada para todas as certificações e conformidades regulatórias relevantes, incluindo SOC 2, HIPAA, ISO 27001, GDPR, CCPA e muito mais.

4. Avalie os recursos de segurança: procure uma solução que ofereça medidas de segurança robustas, como criptografia de dados e autenticação multifator, para proteger seus dados e evitar fraudes.

5. Considere a facilidade de uso: Escolha uma solução que seja fácil de usar e fácil de adotar por todas as partes envolvidas no processo de assinatura.

6. Compatibilidade móvel: soluções compatíveis com dispositivos móveis podem ser usadas em qualquer smartphone ou tablet. Isso permite que você assine e envie documentos de qualquer lugar, a qualquer hora, sem estar vinculado a um computador. 

7. Recursos de colaboração em equipe: as soluções de assinatura eletrônica permitem a colaboração em equipe, permitindo que várias partes assinem e acessem documentos remotamente, em tempo real, de diferentes locais. Isso agiliza o fluxo de trabalho, aumenta a produtividade e elimina a necessidade de reuniões físicas, economizando tempo e recursos.

8. Compare preços: avalie os modelos de preços de diferentes fornecedores para garantir que você está obtendo o melhor valor pelo seu dinheiro.

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Ao levar esses fatores em consideração, você pode identificar a solução de assinatura eletrônica que atende às suas necessidades específicas, aprimora seu fluxo de trabalho e fornece o nível necessário de segurança e conformidade.

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Mude hoje mesmo para uma solução de assinatura eletrônica segura e fácil de usar!

Concluindo, as assinaturas eletrônicas proporcionam uma infinidade de benefícios às empresas, como maior eficiência, economia de custos, uso em trânsito e maior conformidade. Se você está em busca de uma solução de assinatura eletrônica fácil de usar, segura e totalmente compatível, Sign.Plus é a escolha perfeita. 

Sua plataforma inovadora, que pode ser utilizada em qualquer dispositivo conectado à internet, oferece medidas de segurança robustas e fácil integração com outras ferramentas de negócios, além de planos de preços flexíveis e uma interface simples. Com Sign.Plus , assine documentos PDF online em diferentes dispositivos e plataformas, permitindo assim que as empresas mudem facilmente para assinaturas eletrônicas e aproveitem ao máximo seu potencial para revolucionar as operações e ficar à frente da concorrência. Não espere mais, mude para assinaturas eletrônicas com Sign.Plus hoje e aproveite os muitos benefícios que ele tem a oferecer.