10 razões pelas quais as empresas devem mudar para uma solução de assinatura eletrônica

Por que usar assinaturas eletrônicas? Viver em um mundo digital nos permite ter diversas vantagens. Como o método tradicional de assinar documentos com caneta e papel está se tornando cada vez mais obsoleto, a pressão para que as empresas se tornem paperless está aumentando. A digitalização moderna revolucionou a forma como abordamos o trabalho hoje e nos ajudou a fazer as coisas de forma mais rápida e eficiente, proporcionando maior precisão, reduzindo, portanto, a necessidade de intervenção manual.

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O que é uma assinatura eletrônica?

As assinaturas eletrônicas têm tudo a ver com um fluxo de trabalho sem papel, e é por isso que, no mundo dos Business, as assinaturas eletrônicas estão surgindo gradualmente como o padrão dos processos de assinatura. Elas são representações digitais da assinatura de uma pessoa que podem ser adicionadas a um documento eletronicamente. As empresas que utilizam uma solução de assinatura eletrônica, como o Sign.Plus, tendem a ver uma variedade de resultados positivos, desde a redução da papelada, a redução dos custos com papel, a melhoria da segurança e o aumento da produtividade e eficiência. 

Então, por que usar uma assinatura eletrônica? O Sign.Plus, um dos melhores serviços de assinatura eletrônica, oferece uma solução abrangente de assinatura eletrônica que permite que as empresas assinem, enviem e gerenciem documentos de forma integrada. Continue lendo para explorar melhor os benefícios da mudança para uma solução de assinatura eletrônica, como o Sign.Plus, e como a mudança para uma solução de assinatura eletrônica pode ajudar sua empresa a otimizar seu processo de assinatura de documentos.

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É legal e seguro usar assinaturas eletrônicas?

As assinaturas eletrônicas são legalmente vinculativas e aplicáveis em muitos países em todo o mundo, incluindo os Estados Unidos, Canadá e a União Europeia. A validade legal das assinaturas eletrônicas é estabelecida por meio de várias leis e regulamentos, como a Lei de Assinaturas Eletrônicas no Comércio Global e Nacional (ESIGN) e o regulamento eIDAS. Saiba mais sobre a legalidade da assinatura eletrônica.

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Comparado com as assinaturas manuscritas (que podem ser falsificadas e adulteradas), o Sign.Plus tem inúmeras medidas de segurança e autenticação, oferecendo uma alternativa mais segura e confiável. Com o Sign.Plus, suas assinaturas eletrônicas são protegidas por várias camadas de medidas de segurança e são legalmente vinculativas, permitindo que você conduza transações comerciais de forma mais eficiente e segura. Continue lendo para saber mais sobre como as soluções de assinatura eletrônica podem ser mais seguras do que os métodos tradicionais de assinatura.

• Trilhas de auditoria invioláveis: A trilha de auditoria inviolável do Sign.Plus é um registro de qualquer atividade realizada em um documento que está entrando no processo de assinatura. Para cada registro de auditoria, os seguintes dados podem ser encontrados: status do documento (visualizado, assinado, anulado, rejeitado, expirado), nome e endereço de e-mail, data e hora, endereço IP e dispositivo. Isso garante que a integridade dos documentos seja mantida e que qualquer atividade fraudulenta ou não autorizada possa ser facilmente notada. No geral, a trilha de auditoria inviolável de uma solução de assinatura é uma medida de segurança crítica que fornece um alto nível de confiança no processo de assinatura eletrônica.

• Certificado de conclusão: Um certificado de conclusão é gerado e emitido automaticamente assim que um documento é assinado eletronicamente com sucesso. É um documento digital que contém informações detalhadas sobre o processo de assinatura, incluindo a data e hora da assinatura, o endereço de e-mail do signatário e um ID de transação exclusivo. O certificado fornece fortes evidências da autenticidade e integridade do documento assinado, o que é especialmente importante em transações legais ou comerciais onde a validade de um documento assinado pode ser questionada.

• Criptografia de dados: O Sign.Plus oferece recursos de alta segurança com todos os documentos em repouso usando o padrão de criptografia avançada (AES) de 256 bits, que vem com a chave de criptografia exclusiva de cada usuário. Além disso, para proteger os dados em trânsito entre nossos aplicativos (atualmente móvel e web) e nossos servidores, usamos a criptografia TLS 1.2+. Esse processo de criptografia garante que todos os dados confidenciais, como informações pessoais, dados de transações ou documentos assinados, sejam protegidos contra interceptação ou acesso não autorizado. 

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A segurança é uma ótima razão para mudar, mas o que mais?

As soluções de assinatura eletrônica oferecem muitos outros benefícios que podem fazer uma diferença significativa na forma como indivíduos e Business operam. Ao mudar para um serviço de assinatura eletrônica, indivíduos e Business podem aproveitar esses benefícios descritos abaixo e otimizar seus processos de assinatura de documentos, ao mesmo tempo em que melhoram a segurança e reduzem seu impacto ambiental. Aqui estão alguns dos benefícios mais atraentes do uso de soluções de assinatura eletrônica:

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• Disponível em um aplicativo móvel: Com um aplicativo móvel de assinatura eletrônica, você pode assinar documentos eletronicamente remotamente de qualquer lugar e a qualquer momento usando qualquer dispositivo com conexão à Internet. Isso pode ser importante e conveniente para pessoas com problemas de mobilidade ou transporte, permitindo que as empresas avancem com os projetos mais rapidamente, ajudando a reduzir atrasos e melhorar o desempenho geral dos Business.

• Economia de custos: Assinar documentos eletronicamente pode economizar custos, eliminando a necessidade de imprimir, assinar, digitalizar e enviar documentos físicos. Além disso, ao eliminar a necessidade de assinaturas físicas, as empresas podem reduzir o desperdício de papel e reduzir os custos de impressão e envio, essencialmente ajudando a reduzir a quantidade de tempo e recursos necessários para gerenciar documentos, liberando a equipe para se concentrar em tarefas mais valiosas.

• Experiência do cliente: Ao fornecer uma maneira mais rápida e conveniente para os clientes assinarem documentos e concluírem transações, as soluções de assinatura eletrônica eliminam a necessidade de reuniões presenciais ou correspondência física. Isso pode ajudar a reduzir os tempos de resposta, melhorar a satisfação do cliente e aumentar as taxas de retenção de clientes. No geral, as soluções de assinatura eletrônica podem ajudar as empresas a criar uma experiência do cliente mais integrada e eficiente, levando, em última análise, ao aumento da fidelidade e do crescimento do cliente.

• Maior conformidade: Os serviços de assinatura eletrônica, como o Sign.Plus, devem ser certificados para todas as certificações e conformidades relevantes, incluindo SOC 2, HIPAA, ISO 27001, GDPR, CCPA e muito mais.

• Pegada ambiental: As soluções de assinatura eletrônica ajudam a reduzir a pegada ambiental das empresas, eliminando a necessidade de documentos em papel, reduzindo o desperdício de papel e as emissões de carbono associadas ao transporte e entrega.

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Como encontrar a solução de assinatura eletrônica certa?

Agora, para aproveitar plenamente os benefícios mencionados acima, é crucial escolher a solução de eSignature certa. Para isso, é importante reconhecer vários fatores a serem considerados e garantidos ao escolher a solução de eSignature adequada com base nas necessidades do seu Business, e dada a ampla gama de opções disponíveis, isso pode ser uma tarefa assustadora. No entanto, com uma consideração cuidadosa de suas necessidades específicas, é possível encontrar a solução certa seguindo os passos abaixo:

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1. Determine suas necessidades: Identifique os tipos de documentos que você precisa assinar eletronicamente e o volume de assinaturas necessárias.

2. Legalidade da eSignature: Garanta que a solução que você escolher seja legalmente válida em sua jurisdição e cumpra as regulamentações relevantes, como eIDAS ou ESIGN.

3. Conformidade regulatória: Certifique-se de que a solução de eSignature que você está selecionando (ou mudando) é certificada para todas as certificações e conformidades regulatórias relevantes, incluindo SOC 2, HIPAA, ISO 27001, GDPR, CCPA e mais.

4. Avalie as características de segurança: Procure uma solução que ofereça medidas de segurança robustas, como criptografia de dados e autenticação multifatorial, para proteger seus dados e prevenir fraudes.

5. Considere a facilidade de uso:  Escolha uma solução que seja amigável e fácil de ser adotada por todas as partes envolvidas no processo de assinatura.

6. Compatibilidade móvel:  Soluções compatíveis com dispositivos móveis podem ser usadas em qualquer smartphone ou tablet. Isso permite que você assine e envie documentos de qualquer lugar, a qualquer momento, sem estar preso a um computador. 

7. Recursos de colaboração em equipe: As soluções de eSignature permitem a colaboração em equipe, permitindo que várias partes assinem e acessem documentos remotamente, em tempo real, de diferentes locais. Isso agiliza o fluxo de trabalho, aumenta a produtividade e elimina a necessidade de reuniões físicas, economizando tempo e recursos.

8. Compare os preços: Avalie os modelos de preços de diferentes fornecedores para garantir que você está obtendo o melhor valor pelo seu dinheiro.

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Ao levar esses fatores em consideração, você pode identificar a solução de eSignature que atende às suas necessidades específicas, aprimora seu fluxo de trabalho e fornece o nível necessário de segurança e conformidade.

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Mude para uma solução de assinatura eletrônica segura e fácil de usar hoje mesmo!

Em conclusão, as assinaturas eletrônicas oferecem uma multitude de benefícios para as empresas, como eficiência aprimorada, economia de custos, uso em movimento e conformidade aprimorada. Se você está em busca de uma solução de eSignature fácil de usar, segura e totalmente compatível, o Sign.Plus é a escolha perfeita. 

Sua plataforma inovadora, que pode ser usada em qualquer dispositivo conectado à internet, oferece medidas de segurança robustas e fácil integração com outras ferramentas de negócios, além de planos de preços flexíveis e uma interface simples. Com o Sign.Plus, assine documentos PDF online em diferentes dispositivos e plataformas, permitindo assim que as empresas façam a transição para assinaturas eletrônicas e aproveitem ao máximo seu potencial para revolucionar operações e se manter à frente da concorrência. Não espere mais, faça a transição para assinaturas eletrônicas com o Sign.Plus hoje e aproveite os muitos benefícios que ele tem a oferecer.