Prós e contras dos serviços de fax online - vale a pena mudar?

Se você está de alguma forma relacionado a um setor regulamentado, provavelmente já enviou e recebeu dezenas de faxes para transferir documentos. Se você usa seu aparelho de fax para transmitir tantos documentos, é provável que esteja procurando uma alternativa mais eficiente e produtiva. Portanto, aprender sobre os prós e contras do serviço de fax on-line certamente o ajudará a decidir se deve mudar para um serviço de fax baseado em nuvem ou permanecer com seu aparelho de fax tradicional ou servidores de fax. ‍

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Prós e contras do serviço de fax online

Prós:

Acessível de qualquer lugar e a qualquer hora: Para ter acesso aos seus documentos e poder enviar e receber faxes basta ter um PC, Laptop, telemóvel ou tablet e uma ligação à Internet.

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Não há necessidade de imprimir todos os faxes recebidos: se a sua empresa atua nos setores de saúde, jurídico, imobiliário e outros setores regulamentados, isso significa que você recebe centenas de faxes todos os dias. Ao usar um serviço de fax online, você pode escolher quais faxes recebidos imprimir, quais excluir e quais armazenar.

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‍ NÃO há custo de manutenção: o único custo que você precisa pagar é para renovar sua assinatura. Você não precisa mais se preocupar com os custos de manutenção do seu aparelho de fax, bem como com os custos de tintas, toners e, claro, papéis.

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‍ Enviar fax para vários contatos de uma vez: A maioria dos serviços de fax online oferece a opção de enviar um único documento para vários destinatários de uma vez. Isso significa que você só precisa preparar os documentos para serem enviados uma vez e enviá-los para vários contatos de uma só vez.

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‍ Obtenha um número de fax dedicado de diferentes países: Os aparelhos de fax tradicionais devem estar conectados a um número de telefone fixo para funcionar. Isso significa que você não pode obter um número de fax japonês quando estiver nos Estados Unidos. Mas com os serviços de fax online, não importa onde você esteja, você poderá obter um número de fax dedicado de qualquer país desejado (se suportado pelo seu provedor de fax).

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‍ Organize seus arquivos de maneira mais fácil e rápida: como todos os seus faxes enviados e recebidos são armazenados digitalmente em um armazenamento em nuvem, você pode organizá-los facilmente e atribuir tags aos seus documentos para poder encontrar um documento específico pesquisando nas tags.

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‍ Assinatura eletrônica: Este recurso maravilhoso permite assinar documentos e contratos dentro do aplicativo de fax online e enviá-los de volta imediatamente.

Contras:

Você pode precisar de uma impressora: embora armazenar seus documentos em um armazenamento em nuvem seja mais eficiente e organizado, às vezes você só precisa entregar a cópia física de um documento para uma organização. Nesses casos, você precisa encontrar uma impressora e imprimir seus faxes.

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‍ Você precisará de uma conexão com a Internet: se você mora em um local com acesso limitado à Internet ou se sua conexão não é tão estável, mudar para um serviço de fax online pode não ser uma boa ideia.

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Então, o que mais você acrescentaria a esta lista de prós e contras dos serviços de fax online?