Por que as instituições educacionais deveriam migrar suas práticas de envio de fax para a nuvem?

Como instituição educacional, você está sob constante escrutínio para inovar tecnologicamente e promover um ambiente de aprendizagem ideal para seus alunos. Combinado com a pressão inabalável para aderir às regulamentações governamentais, pode ser um desafio simplificar os seus processos para otimizar a eficiência sem orientação.

Universidades, escolas e outras organizações acadêmicas estão avançadas em áreas como acesso Wi-Fi em todo o campus e portais e e-mails para estudantes, mas a maioria dessas instituições não incorporou seriamente as tecnologias mais recentes de fax, que já existem há anos e poderiam ajudar significativamente na práticas administrativas.

Fax.Plus é o serviço de fax on-line líder que ajuda instituições educacionais e distritos escolares a enviar e receber faxes com facilidade e segurança, ao mesmo tempo em que está em conformidade com requisitos e regulamentos rígidos de residência de dados.

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Como é que Fax.Plus ajudar os distritos escolares a migrar para uma solução de fax baseada em nuvem?

Apesar do aumento da popularidade do e-mail nas últimas duas décadas, o envio de fax continua a ser o método mais utilizado para a troca de informações importantes no campo da educação. Sua instituição lida diariamente com arquivos confidenciais, desde registros de alunos, históricos escolares, inscrições, informações financeiras até registros médicos de saúde. As necessidades associadas ao envio de fax não mudaram, no entanto, foram introduzidos serviços em nuvem e podem garantir maior segurança sem as preocupações de usar máquinas de fax temperamentais.

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Segurança

Se você analisar seus processos atuais de envio de fax, verá que os documentos enviados a você correm risco constante. Eles podem ser deixados na bandeja de impressão sem supervisão, alguém pode pegá-los acidentalmente ou podem acabar nas mãos de alguém a quem não foram destinados.

Basicamente, o fax na nuvem é um método mais seguro do que o fax analógico. Você pode se perguntar como isso pode acontecer quando a Internet está inundada com palavras como hacker e violações de privacidade . Fax.Plus desenvolveu uma solução multifacetada para proteger os seus dados, incluindo onde estão armazenados, padrões de criptografia, processos seguros de autenticação para acesso às contas e uma infraestrutura que é verificada regularmente pela nossa equipe de segurança.

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Residência de dados

Para começar, todos os arquivos de fax de nossos clientes são armazenados em data centers suíços que operam em locais que atendem aos padrões de segurança mais restritivos (ISO 27001) e fazem parte da Cloud Security Alliance (CSA).

Com o plano Enterprise, você pode mover facilmente seus documentos de fax totalmente criptografados entre data centers localizados em vários locais sem sofrer qualquer interrupção de serviço e atender aos requisitos de privacidade e residência de dados regionais e específicos do país. Se você tiver requisitos rígidos de conformidade para não armazenar faxes na nuvem, podemos até mesmo mover todos os seus arquivos totalmente criptografados para seu próprio armazenamento local compatível com S3.

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Criptografia de dados

Os arquivos de fax em repouso são criptografados usando o Advanced Encryption Standard (AES) de 256 bits.

Para garantir a segurança dos dados transmitidos entre Fax.Plus aplicativos (atualmente móveis, API ou web) e nossos servidores, Fax.Plus emprega Segurança da Camada de Transporte (TLS). TLS é um protocolo de criptografia avançado que evoluiu de seu antecessor, Secure Sockets Layer (SSL). Este protocolo estabelece uma conexão segura criando um túnel protegido pela criptografia Advanced Encryption Standard (AES) com um comprimento mínimo de 128 bits ou superior.

Fax.Plus suporta TLS 1.3, que é mais rápido e seguro que o TLS 1.2, e adiciona uma camada adicional de privacidade a um período criptografado, garantindo que os dois endpoints sejam os únicos capazes de descriptografar o tráfego.

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Ative medidas de segurança avançadas para conformidade com HIPAA

Para requisitos de privacidade e conformidade ainda mais rigorosos, Fax.Plus é compatível com HIPAA. Você pode assinar um Contrato de Parceria Comercial conosco e ativaremos controles de segurança avançados em sua conta ( alohi ).

Uma vez ativado, nenhum dos seus arquivos sairá da nossa plataforma, garantindo o mais alto grau de segurança contra software e serviços de terceiros. Isto pode ser particularmente útil para os enfermeiros e outros consultórios médicos nas suas escolas e campi, pois irá garantir que as Informações Privadas de Saúde (PHI) dos seus alunos sejam protegidas.

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Processo de autenticação segura

Fax.Plus oferece vários métodos para garantir que a conta de cada membro seja acessada com segurança. O funcionamento do nosso sistema 2FA é através de um aplicativo de autenticação que você pode baixar no seu dispositivo, que irá gerar códigos. Esses códigos devem ser usados como uma segunda camada de segurança após seu nome de usuário e senha.

Para nossos usuários do plano Enterprise, vamos um passo além, oferecendo Single Sign On (SSO), que pode ser extremamente benéfico para sua instituição educacional. SSO é um processo de autenticação que permite acessar várias redes e aplicativos por meio de um conjunto de credenciais de login.

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Processos simplificados

Passando para as aplicações práticas do fax na nuvem para sua instituição educacional: é simplesmente mais fácil. O envio de fax analógico exige que professores, administradores e outros membros do corpo docente se desloquem para enviar faxes, esperem que a TI solucione problemas e não tenham máquinas suficientes para atender às necessidades de todos.

Fax.Plus oferece um fluxo de trabalho contínuo e maior eficiência com:

• Aplicativos móveis e da web que os membros do corpo docente podem usar para enviar faxes de qualquer lugar do campus, de suas salas de aula ou salas de aula.
• Fácil integração com Google, Microsoft, Slack e Zapier, bem como integração de API nos sistemas de software das instituições.
• A capacidade de enviar e receber faxes por e-mail.
• Registros CSV detalhados de faxes trocados anteriormente que podem ser baixados na guia Faxes com os planos Premium, Business e Enterprise. Isso é mais benéfico para acompanhar quais informações foram trocadas.
• Várias linhas de fax podem ser configuradas para diferentes departamentos docentes, garantindo que as informações sejam filtradas corretamente e enviadas aos educadores apropriados.
• Envio de fax programado para garantir que documentos importantes sejam enviados aos alunos, pais e outras pessoas em tempo hábil.

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Uso eficiente de recursos

Finalmente, o custo de funcionamento de qualquer estabelecimento educacional é incrivelmente alto e às vezes pode ser difícil sentar e refletir sobre os custos dos sistemas que você emprega. O envio de fax na nuvem pode eliminar o custo de instalação de aparelhos de fax, reparos, tinta e papel, e até mesmo reduzir despesas de TI.

Oferecemos uma maneira econômica de lidar com suas necessidades de fax, com total transparência sobre os custos incorridos e a capacidade de escolher os planos que melhor atendem às suas necessidades. Oferecemos até planos personalizados de alto volume para suas necessidades específicas.

Se você tiver um fluxo de fax nos primeiros estágios do ano acadêmico devido a inscrições e um grande fluxo de fax quando as transcrições forem enviadas no final do ano, também podemos ajudá-lo a encontrar uma solução eficaz.

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Conclusão

Simplificando, o fax na nuvem reduziria significativamente as redundâncias em seus processos administrativos, ao mesmo tempo que prometeria que a segurança e a proteção de dados estão na vanguarda de suas operações. Para facilitar a sua transição, nossa equipe de suporte está sempre disponível para esclarecer suas dúvidas (e-mail).