转型无纸化办公的技巧

您是否曾考虑过办公室里使用了多少纸张？国际回收局透露，50% 的回收纸张来自 Business，因此可以肯定地说，我们的行业存在纸张问题。除了这个令人痛心的统计数据外，在办公室使用纸张的成本可能非常高昂，而且打印、整理和处理纸张也会消耗大量时间。

话虽如此，您的团队必须转型为无纸化办公室。虽然这对于 Business 来说可能像是未知的领域，但它带来了很多好处，从减少开支和减少混乱，到更高效的工作流程和更环保的整体工作场所。您可以在此转型过程中考虑的一个主要因素是传真，它是办公室间通信的基石，即使没有互联网，全球的 Business 也可以发送重要文档和签署合同。并且，随着基于云的传真的诞生，它在当今的数字世界中找到了自己的位置。这项创新技术不仅可以高速发送传真，还可以减少在发送和接收新文件上花费的金钱和时间。

但是对于许多小型 Business 而言，他们繁忙的运营可能意味着像向无纸化办公室过渡这样的举措会被搁置。这就是为什么不仅要指定一位可以管理过渡的领导者，还要为整个过程做好准备，以便它可以顺利且节省时间，这一点很重要。在这方面，Verizon Connect 的 Taylor Fasulas 概述了小型 Business 可以采取的五个不同步骤，以提高效率，包括计划、优先排序、组织、跟踪和分解。虽然这些看起来很小，但即使从任何单个步骤中节省 5-10 分钟，对于您向无纸化系统（尤其是 Business）的过渡也可能非常有益。以下是您需要采取的五个主要步骤以进行过渡：

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‍1. 计划

‍如果执行得当，像基于云的传真这样节省纸张的技术是一项伟大的投资。因此，任何Business制定一个有计划的目标和明确的总体目标的计划非常重要，因为这将有助于确保平稳过渡。

无纸化办公高效的原因在于只需要必要的设备，例如电脑、DSL 调制解调器，以及打印机——以防绝对需要纸质文件。对于拥有较大档案的Business，您还需要一个数字扫描仪、一个存储设备和一个基于云的备份提供商。

一旦所有这些都列出后，您可以开展一个培训计划，让您的员工可以了解在线传真的基本原理以及如何正确使用支持工具，以便他们了解您的Business为何开始转型。

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‍2. 优先排序

‍一旦过渡的基础工作已经完成，办公室经理和Business领导者应该明确哪些目标应该放在首位。通过按重要性组织它们，目标将更容易实现。反过来，这将使过渡更加简化，并且更容易让办公室适应。考虑到没有多少人习惯使用基于云的传真机，办公室经理可以首先优先考虑这项任务，以便员工可以在过渡的初始阶段解决所有问题。这可以通过培训课程或创建包含有用信息（例如无纸化文件程序和存档过程）的指南来完成。

‍3. 追踪

‍下一步是制定每日、每周和每月的计划，并设定明确的目标，以了解您的团队是否在不断提高对技术的理解。跟踪员工在使用基于云的传真机和其他无纸化技术方面的学习进度，将帮助您了解是否出现任何问题以及如何最好地处理这些问题。通过制定目标，办公室经理可以识别出员工正在实现的目标以及他们落后的目标。

请务必记住，员工可能很难摆脱旧习惯，尤其是 Business World 的 Reynaldo Lugtu 报告说，微软研究院发现员工害怕最新的数字化举措。为了帮助他们轻松过渡到无纸化技术，您可以一次取出一台打印机，而不是一次全部取出。通过这样做，他们将更有动力学习新系统。

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‍4. 组织

‍当办公室欢迎数字化无纸化技术进入他们的空间时，他们必须告别拥挤的文件柜。虽然这很节省时间，但办公室经理必须确保所有文件都得到妥善存储。为了有效地使用基于云的传真系统协调他们的文件，您应该选择一个具有数据加密的存档系统，以确保旧文件的安全和有序。并且在建立数字系统之后，您不必担心您的文件。基于云的系统可以存储大量的已接收和已发送的文档，这些文档可以从不同的设备快速访问。

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‍5. 休息

‍正如我们之前在“如何通过互联网传真服务提高和改善生产力”中所写的那样，雇主和雇员都可以简单地享受这项技术的好处，因为它使每个人的运营更容易。基于云的技术不仅可以更有效地传递文档，而且还可以节省您从长远来看可以轻松累积的费用。

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从纸张成本到等待时间，这些都可以通过无纸化技术（如基于云的传真系统）来最小化甚至消除。尽管传统的传真机正在过时，但它们的目的在办公室中仍然至关重要。但是，借助在线传真服务的功能，您可以使用Fax.Plus轻松地向世界各地的人们发送传真——随时随地。

您只需要一个互联网连接、一个有效的电子邮件地址和一个有效的在线传真订阅，即可避免笨重的硬件和麻烦的流程。这不仅将数字技术引入工作场所，而且还消除了您以前遇到的任何挑战。