过渡到无纸化办公室的技巧

您有没有想过您在办公室使用了多少纸张？国际回收局透露，50% 的废纸来自企业，可以肯定地说，我们的行业存在纸张问题。除了这个令人痛心的统计数据之外，在办公室使用纸张可能非常昂贵，而且还可能消耗大量时间来打印、整理和处理。

话虽这么说，您的团队必须过渡到无纸化办公室。虽然这对企业来说似乎是一个未知领域，但它带来了很多好处，从减少开支、减少混乱到更高效的工作流程和整体更环保的工作场所。在此过渡期间您可以考虑的一个主要考虑因素是传真，它是办公室间通信的基石，使全球各地的企业即使在没有互联网的情况下也可以发送重要文件并签署合同。随着基于云的传真的诞生，它在当今的数字世界中找到了自己的位置。这项创新技术不仅有助于高速发送传真，而且还减少了发送和接收新文书工作所花费的金钱和时间。

但对于许多小型企业来说，繁忙的运营可能意味着向无纸化办公室过渡等举措可能会半途而废。这就是为什么重要的是不仅要指定一位能够管理过渡的领导者，还要为整个过程做好准备，以便顺利且节省时间。在这方面， Verizon Connect 的 Taylor Fasulas 概述了小型企业可以采取的提高效率的五个不同步骤，包括规划、优先级排序、组织、跟踪和打破。尽管这些看似很小，但即使是任何单个步骤节省的 5-10 分钟，也可能对您向无纸化系统的过渡以及整个业务的过渡大有裨益。以下是过渡需要采取的五个主要步骤：

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‍ 1. 计划

如果执行得当，基于云的传真等节省纸张的技术是一项巨大的投资。这就是为什么对于任何企业来说，制定一个包含预定目标和明确总体目标的计划都很重要，因为这将有助于确保稳定的过渡。

无纸化办公之所以高效，是因为只需要必要的设备，例如计算机、DSL 调制解调器以及打印机——以防必须发出文档的物理副本。对于拥有较大档案的企业，您还需要数字扫描仪、存储设备和基于云的备份提供商。

一旦概述了这些内容，您就可以开展培训计划，让您的员工了解在线传真的基础知识以及如何正确使用支持工具，以便他们了解您的企业开始转型的原因。

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‍ 2. 确定优先顺序

一旦奠定了过渡的基础，办公室经理和业务领导者就应该具体明确哪些目标应该放在清单的首位。通过按重要性来组织它们，目标将更容易实现。反过来，这将使过渡更加简化，也更容易让办公室适应。考虑到没有多少人习惯使用基于云的传真机，办公室经理可以首先优先考虑这项任务，以便员工在过渡的初始阶段解决所有问题。这可以通过培训课程或创建充满有用信息的指南来完成，例如无纸化归档程序和归档流程。

‍ 3. 赛道

下一步是制定具有明确目标的每日、每周和每月计划，以了解您的团队是否对技术有了更好的理解。跟踪员工使用基于云的传真机和其他无纸化技术的学习进度将帮助您了解是否出现任何问题以及如何最好地处理这些问题。设定目标后，办公室经理可以识别员工正在实现哪些目标以及落后于哪些目标。

重要的是要记住，员工可能很难摆脱他们的旧方式，尤其是《商业世界》的 Reynaldo Lugtu 报道称，微软研究院发现员工害怕最新的数字化举措。为了帮助他们轻松采用无纸化技术，您可以一台一台地取出打印机，而不是同时取出所有打印机。通过这样做，他们将更有动力学习新系统。

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‍ 4. 组织

当办公室欢迎数字无纸化技术进入其空间时，他们必须告别拥挤的文件柜。虽然这可以节省时间，但办公室经理必须证明所有文件均已正确存储。为了使用基于云的传真系统有效地协调他们的文件，您应该选择一个具有数据加密归档系统的程序，以确保旧文件的安全和组织。建立数字系统后，您的文件就不用担心了。基于云的系统可以存储大量接收和发送的文档，可以从不同的设备快速访问这些文档。

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5.休息

正如我们之前在“如何通过互联网传真服务提高和提高生产力”中所写的那样，雇主和雇员都可以轻松享受这项技术的好处，因为它使每个人的操作都变得更加轻松。基于云的技术不仅可以更有效地交付文档，而且还可以为您节省从长远来看很容易增加的费用。

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从纸张成本到等待时间，这些事情都可以通过基于云的传真系统等无纸化技术最小化甚至消除。尽管传统传真机已经过时，但它们在办公室中的用途仍然至关重要。然而，由于在线传真服务的强大功能，您可以使用Fax.Plus随时随地轻松地向世界各地的人们发送传真。

您所需要的只是互联网连接、有效的电子邮件地址和有效的在线传真订阅，以避免需要笨重的硬件和麻烦的流程。这不仅将数字技术引入工作场所，而且还消除了您之前遇到的任何挑战。