Pros y contras de los servicios de fax en línea: ¿vale la pena cambiarlos?

Si de alguna manera está relacionado con una industria regulada, probablemente haya enviado y recibido docenas de faxes para transferir documentos. Si está utilizando su máquina de fax para transmitir tal cantidad de documentos, lo más probable es que esté buscando una alternativa que sea más eficiente y productiva. Por lo tanto, conocer los pros y los contras del servicio de fax en línea definitivamente lo ayudará a decidir si cambiar a un servicio de fax basado en la nube o seguir con su máquina de fax tradicional o sus servidores de fax. ‍

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Pros y contras del servicio de fax en línea

Ventajas:

Accesible desde cualquier lugar y en cualquier momento: Para tener acceso a tus documentos y poder enviar y recibir faxes sólo necesitas tener un PC, Laptop, móvil o tablet además de conexión a internet.

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No es necesario imprimir todos y cada uno de los faxes recibidos: si su empresa se dedica a los sectores sanitario, jurídico, inmobiliario y otros sectores regulados, significa que recibe cientos de faxes cada día. Cuando utiliza un servicio de fax en línea, puede elegir qué faxes recibidos imprimir, cuáles eliminar y cuáles almacenar.

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‍ NO hay costo de mantenimiento: el único costo que debes pagar es el de renovar tu suscripción. Ya no tendrás que preocuparte por los costes de mantenimiento de tu máquina de fax, así como por el coste de las tintas, tóneres y por supuesto del papel.

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‍ Enviar fax a varios contactos a la vez: la mayoría de los servicios de fax en línea ofrecen la opción de enviar un solo documento a varios destinatarios a la vez. Significa que sólo necesita preparar los documentos que se enviarán una vez y enviarlos a varios contactos a la vez.

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‍ Obtenga un número de fax exclusivo de diferentes países: las máquinas de fax tradicionales deben estar conectadas a un número de teléfono fijo para funcionar. Significa que no puedes obtener un número de fax japonés cuando estás en los Estados Unidos. Pero con los servicios de fax en línea, sin importar dónde se encuentre, podrá obtener un número de fax exclusivo de cualquier país que desee (si lo admite su proveedor de fax).

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‍ Organice sus archivos de forma más fácil y rápida: dado que todos los faxes enviados y recibidos se almacenan digitalmente en un almacenamiento en la nube, puede organizarlos fácilmente y asignar etiquetas a sus documentos para poder encontrar un documento específico buscando entre las etiquetas.

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‍ Firma electrónica: esta maravillosa característica le permite firmar documentos y contratos dentro de la aplicación de fax en línea y enviarlos de inmediato.

Contras:

Es posible que necesite una impresora: si bien almacenar sus documentos en un almacenamiento en la nube es más eficiente y organizado, a veces solo necesita entregar la copia física de un documento a una organización. En tales casos, deberá buscar una impresora e imprimir sus faxes.

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‍ Necesitará una conexión a Internet: si vive en un lugar con acceso limitado a Internet o su conexión no es tan estable, cambiar a un servicio de fax en línea puede no ser una buena idea.

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Entonces, ¿qué más agregaría a esta lista de pros y contras de los servicios de fax en línea?