Pros y contras de los servicios de fax en línea: ¿vale la pena cambiar?

Si de alguna manera estás relacionado con una industria regulada, es probable que hayas enviado y recibido docenas de faxes para transferir documentos. Si estás utilizando tu máquina de fax para transmitir tales cargas de documentos, es probable que estés buscando una alternativa que sea más eficiente y productiva. Por lo tanto, aprender sobre los pros y los contras del servicio de fax en línea definitivamente te ayudará a decidir si cambiar a un servicio de fax basado en la nube o seguir con tu máquina de fax tradicional o tus servidores de fax.‍

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Pros y contras del servicio de fax en línea

Ventajas:

Accesible desde cualquier lugar y en cualquier momento: Para tener acceso a sus documentos y poder enviar y recibir faxes, solo necesita tener una PC, una computadora portátil, un móvil o una tableta, así como una conexión a Internet.

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No es necesario imprimir cada fax recibido: Si su empresa está activa en el sector de la salud, el derecho, el sector inmobiliario y otras industrias reguladas, significa que recibe cientos de faxes cada día. Cuando utiliza un servicio de fax en línea, puede elegir qué faxes recibidos imprimir, cuáles eliminar y cuáles almacenar.

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‍NO hay costo de mantenimiento: El único costo que debe pagar es la renovación de su suscripción. Ya no tiene que preocuparse por los costos de mantenimiento de su máquina de fax, así como por el costo de las tintas, los tóners y, por supuesto, los papeles.

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‍Enviar fax a varios contactos a la vez: La mayoría de los servicios de fax en línea ofrecen la opción de enviar un solo documento a varios destinatarios a la vez. Significa que solo necesita preparar los documentos para ser enviados una vez y enviarlos a varios contactos a la vez.

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‍Obtenga un número de fax dedicado de diferentes países: Las máquinas de fax tradicionales deben estar conectadas a un número de teléfono fijo para funcionar. Significa que no puede obtener un número de fax japonés cuando se encuentra en los Estados Unidos. Pero con los servicios de fax en línea, sin importar dónde se encuentre, puede obtener un número de fax dedicado de cualquier país deseado (si es compatible con su proveedor de fax).

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‍Organice sus archivos de forma más fácil y rápida: Dado que todos sus faxes enviados y recibidos se almacenan digitalmente en un almacenamiento en la nube, puede organizarlos fácilmente y asignar etiquetas a sus documentos para poder encontrar un documento específico buscando a través de las etiquetas.

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‍Firma electrónica: Esta maravillosa función le permite firmar documentos y contratos dentro de la aplicación de fax en línea y enviarlos de inmediato.

Contras:

Es posible que necesite una impresora: Si bien almacenar sus documentos en un almacenamiento en la nube es más eficiente y organizado, a veces solo necesita entregar la copia física de un documento a una organización. En tales casos, debe encontrar una impresora e imprimir sus faxes.

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‍Necesitará una conexión a Internet: Si vive en un lugar con acceso limitado a Internet o su conexión no es tan estable, cambiar a un servicio de fax en línea puede no ser una buena idea.

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Entonces, ¿qué más agregaría a esta lista de pros y contras de los servicios de fax en línea?