¿Por qué las instituciones educativas deberían trasladar sus prácticas de envío de faxes a la nube?

Como institución educativa, usted está bajo constante escrutinio para innovar tecnológicamente y fomentar un ambiente de aprendizaje óptimo para sus estudiantes. Junto con la presión inquebrantable para cumplir con las regulaciones gubernamentales, puede resultar un desafío optimizar sus procesos para optimizar la eficiencia sin orientación.

Las universidades, escuelas y otras organizaciones académicas están avanzadas en áreas como el acceso wifi en todo el campus y los portales y correos electrónicos de los estudiantes, pero la mayoría de estas instituciones no han incorporado seriamente las nuevas tecnologías de fax, que existen desde hace años y que podrían ayudar significativamente en prácticas administrativas.

Fax.Plus es el servicio de fax en línea líder que ayuda a los institutos educativos y distritos escolares a enviar y recibir faxes de forma fácil y segura, cumpliendo al mismo tiempo con estrictos requisitos y regulaciones de residencia de datos.

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Cómo Fax.Plus ¿ayudar a los distritos escolares a migrar a una solución de fax basada en la nube?

A pesar del aumento de la popularidad del correo electrónico en las últimas dos décadas, el fax sigue siendo el método más utilizado para intercambiar información importante en el campo de la educación. Su institución maneja archivos confidenciales diariamente, desde registros de estudiantes, expedientes académicos, solicitudes, información financiera hasta registros médicos. Las necesidades ligadas al envío de faxes no han cambiado; sin embargo, se han introducido servicios en la nube que pueden garantizar una mayor seguridad sin la preocupación de utilizar maquinaria de fax temperamental.

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Seguridad

Si analiza sus procesos actuales de envío de faxes, verá que los documentos que se le envían están en constante riesgo. Podrían quedar abandonados en la bandeja de impresión, alguien podría recogerlos accidentalmente o podrían terminar en manos de alguien a quien no están destinados.

En esencia, el envío de faxes en la nube es un método más seguro que el envío de faxes analógicos. Quizás se pregunte cómo puede ser eso cuando Internet está inundado de palabras como pirata informático y violaciones de la privacidad . Fax.Plus ha desarrollado una solución multifacética para proteger sus datos, incluido dónde se almacenan, estándares de cifrado, procesos de autenticación seguros para el acceso a las cuentas y una infraestructura que nuestro equipo de seguridad verifica periódicamente.

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Residencia de datos

Para empezar, todos los archivos de fax de nuestros clientes se almacenan en centros de datos suizos que operan desde ubicaciones que cumplen con los estándares de seguridad más restrictivos (ISO 27001) y forman parte de Cloud Security Alliance (CSA).

Con el plan Enterprise, puede mover fácilmente sus documentos enviados por fax completamente cifrados entre centros de datos ubicados en varias ubicaciones sin experimentar ninguna interrupción del servicio y cumplir con los requisitos de residencia y privacidad de datos específicos de cada región y país. Si tiene requisitos de cumplimiento estrictos para no almacenar faxes en la nube, incluso podemos mover todos sus archivos completamente cifrados a su propio almacenamiento local compatible con S3.

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Cifrado de datos

Los archivos de fax en reposo se cifran utilizando el estándar de cifrado avanzado (AES) de 256 bits.

Para garantizar la seguridad de los datos transmitidos entre Fax.Plus aplicaciones (actualmente móviles, API o web) y nuestros servidores, Fax.Plus emplea Seguridad de la capa de transporte (TLS). TLS es un protocolo de cifrado avanzado que ha evolucionado a partir de su predecesor, Secure Sockets Layer (SSL). Este protocolo establece una conexión segura creando un túnel protegido salvaguardado por el cifrado del Estándar de cifrado avanzado (AES) con una longitud mínima de bits de 128 bits o superior.

Fax.Plus admite TLS 1.3, que es más rápido y seguro que TLS 1.2, y agrega una capa adicional de privacidad a un período cifrado, asegurando que los dos puntos finales sean los únicos capaces de descifrar el tráfico.

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Active medidas de seguridad avanzadas para el cumplimiento de HIPAA

Para requisitos de privacidad y cumplimiento aún más estrictos, Fax.Plus cumple con HIPAA. Puede firmar un Acuerdo de Socio Comercial con nosotros y activaremos controles de seguridad avanzados en su cuenta ( alohi ).

Una vez activado, ninguno de sus archivos saldrá de nuestra plataforma, lo que garantiza el más alto grado de seguridad frente a software y servicios de terceros. Esto puede ser de particular utilidad para las enfermeras y otros consultorios médicos en sus escuelas y campus, ya que garantizará que la información médica privada (PHI) de sus estudiantes esté protegida.

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Proceso de autenticación segura

Fax.Plus ofrece múltiples métodos para garantizar que se acceda de forma segura a la cuenta de cada miembro. La forma en que funciona nuestro sistema 2FA es a través de una aplicación de autenticación que puedes descargar en tu dispositivo, la cual generará códigos. Estos códigos se utilizarán como una segunda capa de seguridad después de su nombre de usuario y contraseña.

Para los usuarios de nuestro plan Enterprise, vamos un paso más allá y ofrecemos inicio de sesión único (SSO), que puede ser increíblemente beneficioso para su institución educativa. SSO es un proceso de autenticación que le permite acceder a múltiples redes y aplicaciones a través de un conjunto de credenciales de inicio de sesión.

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Procesos simplificados

Pasando a las aplicaciones prácticas del envío de faxes en la nube para su institución educativa: es sencillamente más fácil. El envío de faxes analógicos requiere que los profesores, administradores y otros miembros del cuerpo docente se desplacen para enviar faxes, esperen a que TI solucione los problemas y no tengan suficientes máquinas para satisfacer las necesidades de todos.

Fax.Plus ofrece un flujo de trabajo fluido y una mayor eficiencia con:

• Aplicaciones web y móviles que los profesores pueden utilizar para enviar faxes desde cualquier lugar del campus, desde sus salas de conferencias o aulas.
• Integraciones sencillas con Google, Microsoft, Slack y Zapier, así como integración API en los sistemas de software de las instituciones.
• La capacidad de enviar y recibir faxes desde el correo electrónico.
• Registros CSV detallados de faxes intercambiados previamente que se pueden descargar desde la pestaña Faxes con los planes Premium, Business y Enterprise. Esto es muy beneficioso para realizar un seguimiento de la información que se ha intercambiado.
• Se pueden configurar varias líneas de fax para diferentes departamentos de la facultad, lo que garantiza que la información se filtre correctamente y se envíe a los educadores adecuados.
• Envío de faxes programados para garantizar que los documentos importantes se envíen a los estudiantes, padres y otras personas de manera oportuna.

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Uso eficiente de los recursos

Por último, el coste de funcionamiento de cualquier centro educativo es increíblemente alto y, a veces, puede resultar difícil sentarse a reflexionar sobre los costes de los sistemas que se emplean. El envío de faxes en la nube puede eliminar el costo de instalación de máquinas de fax, reparaciones, tinta y papel, e incluso reducir los gastos de TI.

Ofrecemos una manera rentable de manejar sus necesidades de fax con total transparencia sobre los costos incurridos y la capacidad de elegir los planes que mejor se adapten a sus necesidades. Incluso ofrecemos planes personalizados de gran volumen para sus necesidades específicas.

Si tiene una gran afluencia de faxes en las primeras etapas del año académico debido a las solicitudes y una gran salida de faxes cuando se envían los expedientes académicos a finales de año, también podemos ayudarle a encontrar una solución eficaz allí.

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Conclusión

En pocas palabras, el envío de faxes en la nube reduciría significativamente las redundancias en sus procesos administrativos y, al mismo tiempo, garantizaría que la seguridad y la protección de datos estén a la vanguardia de sus operaciones. Para facilitar su transición, nuestro equipo de soporte está siempre disponible para responder sus preguntas (correo electrónico).