¿Por qué las instituciones educativas deberían trasladar sus prácticas de fax a la nube?

Como institución educativa, está bajo constante escrutinio para innovar tecnológicamente con el fin de fomentar un entorno de aprendizaje óptimo para sus estudiantes. Junto con la presión incesante de adherirse a las regulaciones gubernamentales, puede ser un desafío optimizar sus procesos para optimizar la eficiencia sin orientación.

Las universidades, las escuelas y otras organizaciones académicas están avanzadas en áreas como el acceso wifi en todo el campus y los portales y correos electrónicos de los estudiantes, sin embargo, la mayoría de estas instituciones no han incorporado seriamente las tecnologías de fax más nuevas, que han existido durante años, y podrían ayudar significativamente en las prácticas administrativas.

Fax.Plus es el servicio de fax en línea líder que ayuda a los institutos educativos y a los distritos escolares a enviar y recibir faxes de forma fácil y segura, al tiempo que cumple con los estrictos requisitos y regulaciones de residencia de datos.

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¿Cómo ayuda Fax.Plus a los distritos escolares a migrar a una solución de fax basada en la nube?

A pesar del aumento en la popularidad del correo electrónico en las últimas dos décadas, el fax sigue siendo el método más utilizado para intercambiar información importante en el ámbito de la educación. Su institución maneja archivos sensibles a diario, desde registros de estudiantes, transcripciones, solicitudes, información financiera hasta historiales médicos. Las necesidades relacionadas con el fax no han cambiado; sin embargo, se han introducido servicios en la nube que pueden garantizar una mayor seguridad sin las preocupaciones de utilizar maquinaria de fax temperamental.

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Seguridad

Si analiza sus procesos de fax actuales, verá que los documentos que se le envían corren un riesgo constante. Podrían dejarse en la bandeja de impresión sin supervisión, alguien podría recogerlos accidentalmente o podrían terminar en manos de alguien a quien no están destinados.

En esencia, el fax en la nube es un método más seguro que el fax analógico. Puede que te preguntes cómo puede ser eso cuando Internet está inundado de palabras como hacker e infracciones de privacidad. Fax.Plus ha desarrollado una solución multifacética para proteger tus datos, incluyendo dónde se almacenan, los estándares de encriptación, los procesos de autenticación segura para el acceso a las cuentas y una infraestructura que es revisada regularmente por nuestro equipo de seguridad.

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Residencia de Datos

Para empezar, todos los archivos de fax de nuestros clientes se almacenan en centros de datos suizos que operan desde ubicaciones que cumplen con los estándares de seguridad más restrictivos (ISO 27001) y forman parte de Cloud Security Alliance (CSA).

Con el plan Enterprise, puede mover fácilmente sus documentos de fax totalmente encriptados entre centros de datos ubicados en varios lugares sin experimentar ninguna interrupción del servicio y abordar los requisitos regionales y específicos de cada país en cuanto a privacidad y residencia de datos. Si tiene requisitos de cumplimiento estrictos para no almacenar faxes en la nube, incluso podemos hacer que todos sus archivos se muevan completamente encriptados a su propio almacenamiento local compatible con S3.

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Cifrado de datos

Los archivos de fax en reposo están encriptados utilizando el Estándar de Encriptación Avanzada (AES) de 256 bits.

Para garantizar la seguridad de los datos transmitidos entre las aplicaciones de Fax.Plus (actualmente móvil, API o web) y nuestros servidores, Fax.Plus emplea Transport Layer Security (TLS). TLS es un protocolo de encriptación avanzado que ha evolucionado de su predecesor, Secure Sockets Layer (SSL). Este protocolo establece una conexión segura creando un túnel protegido salvaguardado por la encriptación Advanced Encryption Standard (AES) con una longitud de bit mínima de 128 bits o superior.

Fax.Plus es compatible con TLS 1.3, que es más rápido y seguro que TLS 1.2, y añade una capa adicional de privacidad a un período encriptado, asegurándose de que los dos puntos finales son los únicos capaces de desencriptar el tráfico.

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Active medidas de seguridad avanzadas para el cumplimiento de HIPAA

Para requisitos de privacidad y cumplimiento aún más estrictos, Fax.Plus cumple con HIPAA. Puede firmar un Acuerdo de Asociación Comercial con nosotros y activaremos controles de seguridad avanzados en su cuenta (https://www.alohi.com/trust/compliance/hipaa).

Una vez activado, ninguno de sus archivos saldrá de nuestra plataforma, lo que garantiza el más alto grado de seguridad contra software y servicios de terceros. Esto puede ser de particular utilidad para las enfermeras y otros consultorios médicos en sus escuelas y campus, ya que garantizará que la información privada de salud (PHI) de sus estudiantes esté protegida.

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Proceso de autenticación segura

Fax.Plus ofrece múltiples métodos para asegurar que se acceda de forma segura a la cuenta de cada miembro. La forma en que funciona nuestro sistema 2FA es a través de una aplicación de autenticación que puedes descargar en tu dispositivo, que generará códigos. Estos códigos se utilizarán como una segunda capa de seguridad después de tu nombre de usuario y contraseña.

Para nuestros usuarios del plan Enterprise, vamos un paso más allá, ofreciendo Single Sign On (SSO), que puede ser increíblemente beneficioso para su institución educativa. SSO es un proceso de autenticación que le permite acceder a múltiples redes y aplicaciones a través de un conjunto de credenciales de inicio de sesión.

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Procesos optimizados

Pasando a las aplicaciones prácticas del fax en la nube para tu institución educativa: Es simplemente más fácil. El fax analógico requiere que los profesores, administradores y otros miembros del profesorado se desplacen para enviar faxes, esperen a que el departamento de IT solucione los problemas y no tengan suficientes máquinas para satisfacer las necesidades de todos.

Fax.Plus ofrece un flujo de trabajo sin problemas y una mayor eficiencia con:

• Aplicaciones móviles y web que los miembros de la facultad pueden usar para enviar faxes desde cualquier lugar del campus, desde sus aulas o salones de clase.
• Integraciones fáciles con Google, Microsoft, Slack y Zapier, así como integración API en los sistemas de software de las instituciones.
• La capacidad de enviar y recibir faxes desde el correo electrónico.
• Registros CSV detallados de faxes intercambiados anteriormente que se pueden descargar desde la pestaña Faxes con los planes Premium, Business y Enterprise. Esto es muy beneficioso para realizar un seguimiento de qué información se ha intercambiado.
• Se pueden configurar varias líneas de fax para diferentes departamentos de la facultad, lo que garantiza que la información se filtre correctamente y se envíe a los educadores apropiados.
• Faxeo programado para garantizar que los documentos importantes se envíen a estudiantes, padres y otros de manera oportuna.

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Uso Eficiente de Recursos

Finalmente, el costo de operar cualquier instalación educativa es increíblemente alto y a veces puede ser difícil sentarse y reflexionar sobre los costos de los sistemas que empleas. El fax en la nube puede eliminar el costo de instalar máquinas de fax, reparaciones, tinta y papel, e incluso reducir el gasto en TI.

Ofrecemos una forma rentable de manejar tus necesidades de fax con total transparencia sobre los costos incurridos y la capacidad de elegir planes que mejor se adapten a tus necesidades. Incluso ofrecemos planes personalizados de alto volumen para tus necesidades específicas.

Si tienes un aumento de faxes en las primeras etapas del año académico debido a las solicitudes y un gran flujo de faxes cuando se envían las transcripciones al final del año, podemos ayudarte a encontrar una solución efectiva allí también.

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Conclusión

En pocas palabras, el fax en la nube reduciría significativamente las redundancias en sus procesos administrativos, al mismo tiempo que garantiza que la seguridad y la protección de datos estén en el centro de sus operaciones. Para facilitar su transición, nuestro equipo de soporte está siempre disponible para responder a sus preguntas (correo electrónico).