オンライン FAX サービスの長所と短所 - 切り替える価値はありますか?

規制された業界に何らかの形で関係している場合は、おそらく書類を転送するために何十枚もの FAX を送受信したことがあるでしょう。このような大量の文書を送信するために FAX 機を使用している場合は、より効率的で生産性の高い代替手段を探している可能性があります。したがって、オンライン FAX サービスの長所と短所について学ぶことは、クラウドベースの FAX サービスに切り替えるか、従来の FAX 機または FAX サーバーを使い続けるかを決定するのに間違いなく役立ちます。 ‍

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オンラインFAXサービスのメリットとデメリット

長所:

いつでもどこからでもアクセス可能:ドキュメントにアクセスしたり、ファックスを送受信したりするには、PC、ラップトップ、携帯電話、またはタブレットとインターネット接続が必要です。

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受信した FAX をすべて印刷する必要はありません。あなたの会社が医療、法律、不動産、その他の規制された業界で活動している場合、毎日何百もの FAX を受信していることになります。オンライン FAX サービスを使用する場合、どの受信 FAX を印刷するか、どの FAX を削除するか、どの FAX を保存するかを選択できます。

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‍ メンテナンス費用はかかりません。支払う必要があるのは、サブスクリプションの更新費用だけです。 FAX 機のメンテナンス費用や、インク、トナー、そしてもちろん用紙の費用について心配する必要はもうありません。

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‍ 複数の連絡先に同時に FAX を送信する:ほとんどのオンライン FAX サービスには、1 つの文書を複数の受信者に同時に送信するオプションが用意されています。つまり、送信する書類を一度に準備し、複数の連絡先に同時に送信するだけで済みます。

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‍ さまざまな国から専用の FAX 番号を取得する:従来の FAX 機を動作させるには、固定電話番号に接続する必要があります。つまり、米国にいる間は日本のファックス番号を取得できないということです。しかし、オンライン FAX サービスを使用すると、どこにいても、希望する国から専用の FAX 番号を取得できます (FAX プロバイダーがサポートしている場合)。

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ファイルをより簡単かつ迅速に整理:送受信したすべての FAX はクラウド ストレージにデジタル的に保存されるため、簡単に整理し、ドキュメントにタグを割り当てて、タグを検索して特定のドキュメントを見つけることができます。

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‍ 電子署名:この素晴らしい機能を使用すると、オンライン FAX アプリ内で文書や契約書に署名し、すぐに返送することができます。

短所:

プリンターが必要な場合があります。クラウド ストレージにドキュメントを保存する方が効率的かつ整理されていますが、場合によっては、ドキュメントの物理コピーを組織に配信する必要がある場合もあります。このような場合は、プリンターを見つけて FAX を印刷する必要があります。

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‍ インターネット接続が必要です。インターネットへのアクセスが制限されている場所に住んでいる場合、または接続がそれほど安定していない場合、オンライン FAX サービスに切り替えるのは賢明ではない可能性があります。

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では、このオンライン FAX サービスの長所と短所のリストに他に何を追加しますか?