オンラインFAXサービスのメリットとデメリット - 乗り換える価値はある?

規制の厳しい業界に関わっているなら、書類のやり取りのために何十通ものFAXを送受信してきたことでしょう。FAX機でこれほど大量の書類を送信しているなら、より効率的で生産性の高い代替手段を探しているかもしれません。オンラインFAXサービスのメリットとデメリットを知っておけば、cloudベースのFAXサービスに乗り換えるか、従来のFAX機やFAXサーバーを使い続けるかを判断しやすくなります。‍

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オンラインFAXサービスのメリットとデメリット

メリット:

いつでもどこからでもアクセス可能: 書類にアクセスしてFAXを送受信するには、PC、ノートパソコン、スマートフォン、タブレットのいずれかとインターネット接続があれば十分です。

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受信したFAXをすべて印刷する必要がありません: 医療、法律、不動産などの規制の厳しい業界で事業を行っている場合、毎日何百通ものFAXを受信することになります。オンラインFAXサービスなら、受信したFAXのうち、印刷するもの、削除するもの、保存するものを自分で選べます。

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‍維持費がかかりません: 必要な費用はサブスクリプションの更新費用だけです。FAX機の維持費や、インク、トナー、そしてもちろん用紙のコストを心配する必要はもうありません。

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‍複数の連絡先に一度にFAXを送信: ほとんどのオンラインFAXサービスでは、1つの書類を複数の宛先に一度に送信できます。つまり、送信する書類を一度準備するだけで、複数の連絡先にまとめて送れます。

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‍さまざまな国の専用FAX番号を取得可能: 従来のFAX機を使うには、固定電話の回線に接続する必要があります。つまり、アメリカにいながら日本のFAX番号を取得することはできません。しかしオンラインFAXサービスなら、どこにいても、希望する国の専用FAX番号を取得できます(FAXプロバイダーが対応している場合)。

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‍ファイルをより簡単かつ素早く整理: 送受信したFAXはすべてcloudストレージにデジタルで保存されるため、簡単に整理できます。書類にタグを付けておけば、タグ検索で目的の書類をすぐに見つけられます。

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‍電子署名: この便利な機能を使えば、オンラインFAXアプリ上で書類や契約書に署名し、すぐに返送できます。

デメリット:

プリンターが必要になる場合があります: cloudストレージに書類を保存するほうが効率的で整理しやすい一方、書類の紙のコピーを組織に提出しなければならないこともあります。そのような場合は、プリンターを用意してFAXを印刷する必要があります。

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‍インターネット接続が必要です: インターネットへのアクセスが限られている場所に住んでいる場合や、接続が不安定な場合は、オンラインFAXサービスへの乗り換えは賢明ではないかもしれません。

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では、このオンラインFAXサービスのメリットとデメリットのリストに、あなたならほかに何を加えますか?