教育機関はなぜFAXの運用をcloudへ移行すべきなのか

教育機関は、学生にとって最適な学習環境を整えるために、テクノロジーによる革新を絶えず求められています。さらに、政府の規制を遵守しなければならないという厳しいプレッシャーもあり、手引きなしに業務プロセスを合理化して効率を高めるのは簡単なことではありません。

大学や学校などの教育機関は、キャンパス全体で使えるWi-Fiや学生ポータル、メールといった分野では進んでいます。しかし、その多くは、何年も前から存在し、事務作業を大幅に支援できる新しいFAX技術を本格的に取り入れていません。

Fax.Plusは、教育機関や学区が、厳格なデータ所在地の要件や規制に準拠しながら、FAXを簡単かつ安全に送受信できるようにする、業界をリードするオンラインFAXサービスです。

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Fax.Plusは、学区がcloud型FAXソリューションへ移行する際にどのように役立つのか

この20年でメールが普及したにもかかわらず、教育分野では今でも、重要な情報をやり取りする方法としてFAXが最も広く使われています。貴校では、学生の記録、成績証明書、願書、財務情報、医療記録など、機密性の高いファイルを日々扱っています。FAXに求められるニーズは変わっていませんが、現在ではcloudサービスが登場し、不安定になりがちなFAX機器を使う心配をせずに、より高いセキュリティを確保できるようになりました。

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セキュリティ

現在のFAXの運用を見直してみると、受信した書類が常にリスクにさらされていることがわかります。印刷トレイに放置されたままになったり、誰かが誤って持ち去ったり、本来の宛先ではない人の手に渡ってしまったりする可能性があります。

本質的に、cloudFAXはアナログFAXよりも安全な方法です。インターネット上にハッカーやプライバシー侵害といった言葉があふれているのに、なぜそう言えるのかと疑問に思われるかもしれません。Fax.Plusは、データの保管場所、暗号化基準、アカウントにアクセスするための安全な認証プロセス、そしてセキュリティチームが定期的に点検するインフラなど、多面的なソリューションでお客様のデータを保護しています。

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データの保管場所

まず、お客様のFAXファイルはすべて、最も厳格なセキュリティ基準（ISO 27001）に準拠した拠点で運用されているスイスのデータセンターに保管されており、これらのデータセンターはCloud Security Alliance（CSA）に加盟しています。

Enterpriseプランでは、完全に暗号化されたFAX文書を、サービスを中断することなく各地のデータセンター間で簡単に移動でき、地域や国ごとのデータプライバシーおよびデータ所在地の要件にも対応できます。FAXをcloudに保管しないという厳格なコンプライアンス要件がある場合は、すべてのファイルを完全に暗号化したまま、お客様自身のS3互換ローカルストレージへ移すことも可能です。

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データの暗号化

保存中のFAXファイルは、256ビットのAdvanced Encryption Standard（AES）で暗号化されます。

Fax.Plusのアプリ（現在はモバイル、API、Web）とサーバー間で送信されるデータの安全を確保するため、Fax.PlusはTransport Layer Security（TLS）を採用しています。TLSは、前身であるSecure Sockets Layer（SSL）から進化した高度な暗号化プロトコルです。このプロトコルは安全な接続を確立し、128ビット以上の鍵長を持つAdvanced Encryption Standard（AES）暗号化で保護された通信経路を作り出します。

Fax.PlusはTLS 1.3に対応しています。TLS 1.3はTLS 1.2よりも高速で安全であり、暗号化された通信にプライバシー保護の層をさらに追加して、通信を復号できるのが両方のエンドポイントのみであることを確実にします。

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HIPAA準拠のための高度なセキュリティ対策を有効化

さらに厳格なプライバシーおよびコンプライアンス要件にも対応するため、Fax.PlusはHIPAAに準拠しています。当社とBusiness Associate Agreementを締結していただくと、お客様のアカウントでAdvanced Security Controlsを有効化します（https://www.alohi.com/trust/compliance/hipaa）。

有効化すると、お客様のファイルが当社のプラットフォームの外に出ることはなく、サードパーティ製のソフトウェアやサービスに対して最高レベルのセキュリティが確保されます。これは、学校やキャンパス内の保健室や医療オフィスにとって特に有用で、学生の個人健康情報（PHI）を確実に保護できます。

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安全な認証プロセス

Fax.Plusは、各メンバーのアカウントに安全にアクセスできるようにするための複数の方法を提供しています。当社の2FAシステムは、お使いのデバイスにダウンロードできる認証アプリを利用して、コードを生成する仕組みです。このコードは、ユーザー名とパスワードに続く第2のセキュリティ層として使用します。

Enterpriseプランをご利用のお客様には、さらに一歩進めて、教育機関にとって非常に有益なシングルサインオン（SSO）をご提供しています。SSOは、1組のログイン認証情報で複数のネットワークやアプリケーションにアクセスできる認証プロセスです。

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合理化された業務プロセス

次に、教育機関におけるcloud FAXの実用面についてです。端的に言えば、より簡単になります。アナログFAXでは、教員や管理者、その他の教職員がFAXを送るために移動しなければならず、問題が起きればITの対応を待たなければならず、全員のニーズを満たすだけの台数も確保できません。

Fax.Plusは、次の機能によってスムーズなワークフローと高い効率を実現します。

• 教職員が、講堂や教室など、キャンパス内のどこからでもFAXを送信できるモバイルアプリとWebアプリ。
• Google、Microsoft、Slack、Zapierとの簡単な連携に加え、教育機関のソフトウェアシステムへのAPI連携。
• メールからFAXを送受信できる機能。
• 過去にやり取りしたFAXの詳細なCSVログ。Premium、Business、Enterpriseの各プランでは、FAXタブからダウンロードできます。やり取りされた情報を把握するのに最適です。
• 学部や部署ごとに複数のFAX回線を設定できるため、情報が適切に振り分けられ、担当の教職員へ確実に届きます。
• FAXの送信をスケジュール設定できるため、重要な書類を学生や保護者などへ適切なタイミングで確実に送信できます。

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リソースの効率的な活用

最後に、教育施設の運営コストは非常に高く、利用しているシステムの費用をじっくり検討する時間を取るのは難しいこともあります。cloud FAXなら、FAX機の設置費用、修理費、インク代、用紙代をなくせるだけでなく、IT関連の支出も削減できます。

私たちは、発生する費用を完全に透明化しながら、ニーズに最適なプランを自由に選べる、コスト効率の高いFAX運用の方法を提供しています。お客様ごとの要件に合わせたカスタムの大容量プランもご用意しています。

学年度の初めには出願書類のFAXが集中し、年度末には成績証明書の送信が大量に発生するといった場合にも、効果的なソリューションをご提案します。

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まとめ

つまり、cloud FAXを導入すれば、事務手続きの無駄を大幅に減らしながら、運営の最優先事項としてセキュリティとデータ保護を確保できます。移行をスムーズに進められるよう、サポートチームがいつでもご質問にお答えします（メール）。