教育機関がFAX業務をクラウドに移行すべき理由

教育機関は、学生にとって最適な学習環境を促進するために、技術革新を常に求められています。政府規制を遵守するという絶え間ないプレッシャーと相まって、指針なしに効率を最適化するためにプロセスを合理化することは困難です。

大学、学校、その他の教育機関は、キャンパス全体のWi-Fiアクセスや学生ポータル、電子メールなどの分野では進んでいますが、これらの機関のほとんどは、長年存在し、管理業務を大幅に支援できる最新のファックス技術を真剣に導入していません。

Fax.Plusは、教育機関や学区が、厳格なデータ所在地要件および規制に準拠しながら、簡単かつ安全にFAXを送受信できるように支援する、業界をリードするオンラインFAXサービスです。

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Fax.Plusは、学区がクラウドベースのFAXソリューションに移行するのをどのように支援しますか？

過去20年間で電子メールの人気が高まっているにもかかわらず、ファックスは教育分野で重要な情報を交換するために最も一般的に使用される方法です。あなたの教育機関は、学生の記録、成績証明書、申請書、財務情報から医療記録まで、機密ファイルを日常的に扱っています。ファックスに関連するニーズは変わっていませんが、クラウドサービスが導入され、気難しいファックス機を使用する心配なく、より高いセキュリティを保証できます。

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セキュリティ

現在のファックス処理プロセスを分析すると、送信された文書が常に危険にさらされていることがわかります。印刷トレイに放置されたり、誰かが誤って拾い上げたり、意図しない人の手に渡ったりする可能性があります。

本質的に、クラウドFAXはアナログFAXよりも安全な方法です。インターネットがハッカーやプライバシー 侵害などの言葉で溢れているのに、なぜそうなるのか疑問に思うかもしれません。Fax.Plusは、データの保存場所、暗号化標準、アカウントへのアクセスに対する安全な認証プロセス、およびセキュリティチームによって定期的にチェックされるインフラストラクチャなど、データを保護するための多面的なソリューションを開発しました。

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データレジデンシー

まず、すべてのお客様のFAXファイルは、最も厳しいセキュリティ基準（ISO 27001）に準拠した場所で運用され、Cloud Security Alliance（CSA）に参加しているスイスのデータセンターに保存されます。

エンタープライズプランを利用すれば、さまざまな場所にあるデータセンター間で、サービスの中断を経験することなく、完全に暗号化されたファックス文書を簡単に移動できます。また、地域や国特有のデータプライバシーおよび居住要件にも対応できます。クラウドにファックスを保存しないという厳格なコンプライアンス要件がある場合は、すべてのファイルを完全に暗号化された状態で、独自のローカルS3互換ストレージに移動することも可能です。

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データ暗号化

保存時のFAXファイルは、256ビットAdvanced Encryption Standard（AES）を使用して暗号化されます。

Fax.Plusアプリ（現在、モバイル、API、またはWeb）と当社のサーバー間で送信されるデータのセキュリティを確保するために、Fax.Plusはトランスポート層セキュリティ（TLS）を採用しています。TLSは、以前のセキュアソケットレイヤー（SSL）から進化した高度な暗号化プロトコルです。このプロトコルは、最小ビット長128ビット以上の高度暗号化標準（AES）暗号化によって保護されたトンネルを作成し、安全な接続を確立します。

Fax.PlusはTLS 1.3をサポートしています。TLS 1.3はTLS 1.2よりも高速で安全であり、暗号化された期間にプライバシーの追加レイヤーを追加して、2つのエンドポイントのみがトラフィックを復号化できるようにします。

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HIPAAコンプライアンスのための高度なセキュリティ対策の有効化

より厳格なプライバシーおよびコンプライアンス要件に対応するため、Fax.PlusはHIPAA準拠です。私たちとビジネスアソシエイト契約を結ぶことで、アカウントに高度なセキュリティコントロールを有効にします（https://www.alohi.com/trust/compliance/hipaa）。

一度有効にすると、ファイルは当社のプラットフォームから一切出ず、サードパーティのソフトウェアやサービスからの最高のセキュリティが確保されます。これは、学校やキャンパスの看護師やその他の医療機関にとって特に役立ちます。学生の個人医療情報（PHI）が保護されるためです。

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安全な認証プロセス

Fax.Plusは、各メンバーのアカウントへの安全なアクセスを保証するための複数の方法を提供しています。当社の2FAシステムの機能は、デバイスにダウンロードできる認証アプリケーションを使用することです。このアプリケーションはコードを生成します。これらのコードは、ユーザー名とパスワードの後のセキュリティの第2レイヤーとして使用されます。

エンタープライズプランのユーザー向けに、私たちは一歩進んで、シングルサインオン（SSO）を提供しています。これは、教育機関にとって非常に有益です。SSOは、1つのログイン資格情報を使用して複数のネットワークやアプリケーションにアクセスできる認証プロセスです。

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合理化されたプロセス

教育機関へのクラウドFAXの実用的な応用に向けて進みましょう。それは単に簡単になります。アナログFAXでは、教師、管理者、およびその他の教職員がFAXを送信するために席を外したり、IT部門が問題をトラブルシューティングするのを待ったり、全員のニーズを満たすのに十分なマシンがなかったりします。

Fax.Plusは、シームレスなワークフローと効率の向上を提供します。

• 教職員がキャンパス内のどこからでも、講義室や教室からFAXを送信するために使用できるモバイルおよびWebアプリケーション。
• Google、Microsoft、Slack、Zapierへの簡単な統合、および教育機関のソフトウェアシステムへのAPI統合。
• 電子メールからFAXを送受信する機能。
• プレミアム、ビジネス、エンタープライズプランでファックスタブからダウンロードできる、以前に交換されたファックスの詳細なCSVログ。この情報は、どの情報が交換されたかを追跡するのに最も役立ちます。
• 複数のファックス回線をさまざまな学部部門に設定して、情報が正しくフィルタリングされ、適切な教育者に送信されるようにすることができます。
• 重要な書類が学生、保護者、その他にタイムリーに送信されるように、FAX送信をスケジュールします。

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リソースの効率的な利用

最後に、教育施設の運営コストは非常に高く、雇用しているシステムのコストについてじっくり考えるのが難しい場合があります。クラウドファックスは、ファックス機の設置、修理、インク、用紙のコストを削減し、IT支出も削減できます。

発生したコストを完全に透明化し、ニーズに最適なプランを選択できる、費用対効果の高いファックスニーズの処理方法を提供します。特定のニーズに合わせて、カスタムの大容量プランも提供しています。

申請書のために学年の初期段階でファックスが大量に流入し、学年末に成績証明書が送信されるときにファックスが大量に流出する場合は、効果的なソリューションを見つけるお手伝いもできます。

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結論

簡単に言うと、クラウドファックスは管理プロセスの冗長性を大幅に削減し、セキュリティとデータ保護が業務の最前線にあることを保証します。移行を容易にするために、当社のサポートチームがいつでも質問にお答えします（メール）。