教育機関が FAX 業務をクラウドに移行する必要があるのはなぜですか?

教育機関は、生徒にとって最適な学習環境を促進するために技術革新を常に監視されています。政府の規制を順守するという絶え間ない圧力と相まって、ガイダンスなしでプロセスを合理化して効率を最適化することは困難な場合があります。

大学、学校、およびその他の学術団体は、キャンパス全体の Wi-Fi アクセス、学生ポータルや電子メールなどの分野で先進的ですが、これらの機関のほとんどは、何年も前から存在し、学生の教育に大きく役立つ可能性がある新しい FAX テクノロジーを本格的に取り入れていません。管理者の実践。

Fax.Plus は、厳格なデータ保存要件と規制に準拠しながら、教育機関や学区が簡単かつ安全に FAX を送受信できるようにする主要なオンライン FAX サービスです。

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どうやってFax.Plus 学区がクラウドベースの FAX ソリューションに移行するのを支援しますか?

過去 20 年間で電子メールの人気が高まったにもかかわらず、教育分野で重要な情報を交換するためにファックスが最も一般的に使用されている方法です。教育機関では、学生の記録、成績証明書、申請書、財務情報から医療記録に至るまで、機密ファイルを毎日扱っています。 FAX に対するニーズは変わっていませんが、クラウド サービスが導入されているため、気まぐれな FAX 機器の使用を心配することなく、より高いセキュリティが保証されます。

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安全

現在の FAX プロセスを分析すると、送信された文書が常にリスクにさらされていることがわかります。印刷トレイに放置されたままになったり、誰かが誤って拾ったり、意図していない人の手に渡ったりする可能性があります。

基本的に、クラウド FAX はアナログ FAX よりも安全な方法です。インターネットにはハッカーやプライバシー侵害などの言葉が溢れているのに、どうしてそんなことがあり得るのかと不思議に思うかもしれません。 Fax.Plus は、データの保存場所、暗号化標準、アカウントにアクセスするための安全な認証プロセス、セキュリティ チームによって定期的にチェックされるインフラストラクチャなど、データを保護するための多面的なソリューションを開発しました。

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データ所在地

まず、お客様のすべての FAX ファイルは、最も厳しいセキュリティ標準 (ISO 27001) に準拠した場所で運用され、Cloud Security Alliance (CSA) の一部であるスイスのデータ センターに保存されます。

Enterprise プランを使用すると、サービスが中断されることなく、さまざまな場所にあるデータ センター間で完全に暗号化された FAX ドキュメントを簡単に移動でき、地域および国固有のデータ プライバシーと常駐要件に対処できます。 FAX をクラウドに保存しないという厳格なコンプライアンス要件がある場合は、すべてのファイルを完全に暗号化して独自のローカル S3 互換ストレージに移動することもできます。

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データ暗号化

保存中の FAX ファイルは、256 ビット Advanced Encryption Standard (AES) を使用して暗号化されます。

間で送信されるデータのセキュリティを確保するためFax.Plus アプリ (現在はモバイル、API、または Web) とサーバー、 Fax.Plus トランスポート層セキュリティ (TLS) を採用しています。 TLS は、前身の Secure Sockets Layer (SSL) から進化した高度な暗号化プロトコルです。このプロトコルは、最小ビット長が 128 ビット以上の Advanced Encryption Standard (AES) 暗号化によって保護された保護されたトンネルを作成する安全な接続を確立します。

Fax.Plus は、TLS 1.2 よりも高速で安全な TLS 1.3 をサポートし、暗号化期間にプライバシー層を追加して、2 つのエンドポイントだけがトラフィックを復号化できるようにします。

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HIPAA 準拠のための高度なセキュリティ対策を有効にする

プライバシーとコンプライアンスの要件をさらに厳格化するには、 Fax.Plus HIPAA に準拠しています。お客様は当社と業務提携契約に署名することができ、当社はお客様のアカウントで高度なセキュリティ管理を有効にします ( https://www. alohi .com/trust/compliance/hipaa )。

アクティブ化すると、ファイルは当社のプラットフォームから出なくなるため、サードパーティのソフトウェアやサービスから最高度のセキュリティが確保されます。これは、学生の個人健康情報 (PHI) が確実に保護されるため、学校やキャンパスの看護師やその他の診療所にとって特に役立ちます。

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安全な認証プロセス

Fax.Plus では、各メンバーのアカウントに安全にアクセスできるようにするための複数の方法を提供します。当社の 2FA システムは、コードを生成する認証アプリケーションを介して機能します。このアプリケーションはデバイスにダウンロードできます。これらのコードは、ユーザー名とパスワードに続くセキュリティの 2 番目の層として使用されます。

Enterprise プランのユーザー向けに、さらに一歩進んで、教育機関にとって非常に有益となるシングル サインオン (SSO) を提供します。 SSO は、1 セットのログイン資格情報を使用して複数のネットワークやアプリケーションにアクセスできるようにする認証プロセスです。

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合理化されたプロセス

教育機関へのクラウド FAX の実用的な応用に向けて進みます。これは単純に簡単です。アナログ FAX では、教師、管理者、その他の教職員が FAX を送信するために自分自身を移動させ、IT 部門が問題のトラブルシューティングを行うのを待つ必要があり、全員のニーズを満たすのに十分なマシンがありません。

Fax.Plus 以下によりシームレスなワークフローと効率性の向上を実現します。

• 教員が講義ホールや教室内など、キャンパス内のどこからでも FAX を送信できるモバイルおよび Web アプリケーション。
• Google、Microsoft、Slack、Zapier への統合が簡単で、機関のソフトウェア システムへの API 統合も可能です。
• 電子メールから FAX を送受信する機能。
• 以前に交換された FAX の詳細な CSV ログは、Premium、Business、Enterprise プランの [FAX] タブからダウンロードできます。これは、どのような情報が交換されたかを追跡するのに最も有益です。
• 複数の FAX 回線をさまざまな学部部門に設定して、情報が正しくフィルタリングされて適切な教育者に送信されるようにすることができます。
• 重要な文書を生徒、保護者、その他の人々にタイムリーに確実に送信できるよう、スケジュールされた FAX を送信します。

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資源の効率的な利用

最後に、教育施設の運営コストは信じられないほど高く、使用するシステムのコストを座って検討するのが難しい場合があります。クラウド FAX を使用すると、FAX 機の設置、修理、インク、用紙にかかるコストが不要になり、IT 支出も削減できます。

当社は、発生したコストに関する完全な透明性と、お客様のニーズに最適なプランを選択できる機能を備え、お客様の FAX ニーズに対応するコスト効率の高い方法を提供します。お客様の特定のニーズに合わせて、カスタムの大容量プランも提供しています。

申請のため学年度の初めに FAX が殺到し、年度末の成績証明書の発送時に FAX が大量に流出する場合にも、当社は効果的な解決策を見つけるお手伝いをいたします。

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結論

簡単に言えば、クラウド FAX は管理プロセスの冗長性を大幅に削減し、同時にセキュリティとデータ保護が業務の最前線にあることを保証します。移行を容易にするために、当社のサポート チームがいつでもご質問にお答えいたします (電子メール)。