교육 기관이 팩스 업무 방식을 클라우드로 이전해야 하는 이유는 무엇입니까?

교육 기관으로서 귀하는 학생들에게 최적의 학습 환경을 조성하기 위해 기술적으로 혁신해야 한다는 끊임없는 감시를 받고 있습니다. 정부 규정을 준수해야 한다는 끊임없는 압박과 함께 지침 없이 효율성을 최적화하기 위해 프로세스를 간소화하는 것은 어려울 수 있습니다.

대학, 학교 및 기타 학술 기관은 캠퍼스 전체 Wi-Fi 액세스, 학생 포털 및 이메일과 같은 분야에서 발전했지만 이러한 기관의 대부분은 수년 동안 존재해 왔고 관리 업무에 크게 도움이 될 수 있는 최신 팩스 기술을 심각하게 통합하지 않았습니다.

Fax.Plus는 교육 기관 및 학군이 엄격한 데이터 상주 요구 사항 및 규정을 준수하면서 팩스를 쉽고 안전하게 보내고 받을 수 있도록 지원하는 선도적인 온라인 팩스 서비스입니다.

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Fax.Plus는 학군이 클라우드 기반 팩스 솔루션으로 마이그레이션하는 데 어떻게 도움이 됩니까?

지난 20년 동안 이메일의 인기가 높아졌음에도 불구하고 팩스는 교육 분야에서 중요한 정보를 교환하는 데 가장 일반적으로 사용되는 방법입니다. 귀하의 기관은 학생 기록, 성적 증명서, 지원서, 재정 정보에서 의료 기록에 이르기까지 매일 민감한 파일을 처리합니다. 팩스에 묶인 요구 사항은 변경되지 않았지만 클라우드 서비스가 도입되었으며 변덕스러운 팩스 기기를 사용하는 것에 대한 걱정 없이 더 높은 보안을 보장할 수 있습니다.

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보안

현재 팩스 처리 과정을 분석해 보면 전송된 문서가 지속적인 위험에 노출되어 있음을 알 수 있습니다. 인쇄된 문서가 방치되어 다른 사람이 실수로 가져가거나, 의도하지 않은 사람의 손에 들어갈 수도 있습니다.

핵심적으로 클라우드 팩스는 아날로그 팩스보다 더 안전한 방법입니다. 인터넷이 해커 및 개인 정보 침해와 같은 단어로 넘쳐날 때 어떻게 그럴 수 있는지 궁금할 수 있습니다. Fax.Plus는 데이터가 저장되는 위치, 암호화 표준, 계정 액세스를 위한 보안 인증 프로세스 및 보안 팀에서 정기적으로 확인하는 인프라를 포함하여 데이터를 보호하기 위한 다각적인 솔루션을 개발했습니다.

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데이터 레지던시

우선, 모든 고객의 팩스 파일은 가장 엄격한 보안 표준(ISO 27001)을 준수하고 Cloud Security Alliance(CSA)에 가입된 지역에서 운영되는 스위스 데이터 센터에 저장됩니다.

Enterprise 요금제를 사용하면 서비스 중단 없이 다양한 지역에 위치한 데이터 센터 간에 완전히 암호화된 팩스 문서를 쉽게 이동할 수 있으며, 지역 및 국가별 데이터 개인 정보 보호 및 보존 요구 사항을 충족할 수 있습니다. 클라우드에 팩스를 저장하지 않아야 하는 엄격한 규정 준수 요구 사항이 있는 경우, 모든 파일을 완전히 암호화하여 고객님의 로컬 S3 호환 스토리지로 이동할 수도 있습니다.

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데이터 암호화

저장 중인 팩스 파일은 256비트 AES(Advanced Encryption Standard)를 사용하여 암호화됩니다.

Fax.Plus는 Fax.Plus 앱(현재 모바일, API 또는 웹)과 서버 간에 전송되는 데이터의 보안을 보장하기 위해 TLS(전송 계층 보안)를 사용합니다. TLS는 이전 버전인 SSL(보안 소켓 계층)에서 발전한 고급 암호화 프로토콜입니다. 이 프로토콜은 최소 비트 길이가 128비트 이상인 AES(Advanced Encryption Standard) 암호화로 보호되는 보안 터널을 생성하는 보안 연결을 설정합니다.

Fax.Plus는 TLS 1.2보다 빠르고 안전한 TLS 1.3을 지원하며 암호화된 기간에 추가 개인 정보 보호 계층을 추가하여 두 엔드포인트만 트래픽을 해독할 수 있도록 합니다.

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HIPAA 규정 준수를 위한 고급 보안 조치 활성화

더욱 엄격한 개인 정보 보호 및 규정 준수 요구 사항을 위해 Fax.Plus는 HIPAA를 준수합니다. 당사와 Business 제휴 계약을 체결하시면 귀하의 계정에 대한 고급 보안 제어 기능을 활성화해 드립니다(https://www.alohi.com/trust/compliance/hipaa).

활성화되면 타사 소프트웨어 및 서비스로부터 최고 수준의 보안을 보장하기 위해 고객님의 파일이 당사 플랫폼을 벗어나지 않습니다. 이는 학교 및 캠퍼스 내 간호사 및 기타 의료 기관에 특히 유용하며, 학생의 개인 건강 정보(PHI)를 보호할 수 있습니다.

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보안 인증 프로세스

Fax.Plus는 각 구성원의 계정에 대한 보안 액세스를 보장하는 다양한 방법을 제공합니다. 당사의 2FA 시스템은 장치에 다운로드하여 코드를 생성할 수 있는 인증 애플리케이션을 통해 작동합니다. 이 코드는 사용자 이름과 비밀번호에 대한 두 번째 보안 계층으로 사용됩니다.

Enterprise 요금제 사용자를 위해 한 단계 더 나아가 교육 기관에 매우 유익할 수 있는 Single Sign On(SSO)을 제공합니다. SSO는 하나의 로그인 자격 증명 세트를 통해 여러 네트워크 및 애플리케이션에 액세스할 수 있도록 하는 인증 프로세스입니다.

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간소화된 프로세스

클라우드 팩스가 교육 기관에 제공하는 실제적인 이점에 대해 말씀드리겠습니다. 클라우드 팩스는 사용하기가 훨씬 간편합니다. 아날로그 팩스를 사용하려면 교사, 관리자 및 기타 교직원이 팩스를 보내기 위해 자리를 비워야 하고, IT 부서에서 문제를 해결할 때까지 기다려야 하며, 모든 사람의 요구를 충족할 만큼 충분한 장비가 갖춰져 있지 않습니다.

Fax.Plus는 다음과 같은 원활한 워크플로와 향상된 효율성을 제공합니다.

• 교직원이 캠퍼스 내 어디에서나, 강의실 또는 교실 내에서 팩스를 보내는 데 사용할 수 있는 모바일 및 웹 애플리케이션입니다.
• Google, Microsoft, Slack 및 Zapier와의 간편한 통합은 물론, 기관의 소프트웨어 시스템에 대한 API 통합도 가능합니다.
• 이메일에서 팩스를 보내고 받을 수 있는 기능입니다.
• Premium, Business 및 Enterprise 요금제를 통해 팩스 탭에서 다운로드할 수 있는 이전에 교환된 팩스의 상세한 CSV 로그입니다. 이는 어떤 정보가 교환되었는지 추적하는 데 가장 유용합니다.
• 서로 다른 교직원 부서에 대해 여러 팩스 회선을 설정하여 정보가 올바르게 필터링되어 적절한 교육자에게 전송되도록 할 수 있습니다.
• 중요한 문서가 학생, 학부모 및 기타 사람들에게 적시에 발송되도록 예약 팩스 전송을 할 수 있습니다.

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자원 효율성

마지막으로, 모든 교육 시설을 운영하는 데 드는 비용은 엄청나게 높으며, 때로는 사용하는 시스템 비용을 앉아서 곰곰이 생각하기가 어려울 수 있습니다. 클라우드 팩스는 팩스 기기 설치, 수리, 잉크 및 용지 비용을 없애고 IT 지출까지 줄일 수 있습니다.

당사는 발생하는 비용에 대한 완전한 투명성과 고객님의 요구 사항에 가장 적합한 요금제를 선택할 수 있는 기능을 통해 비용 효율적인 팩스 처리 방법을 제공합니다. 특정 요구 사항에 맞는 맞춤형 대용량 요금제도 제공합니다.

지원서로 인해 학년 초에 팩스가 유입되고 학년 말에 성적 증명서가 발송될 때 팩스가 많이 유출되는 경우에도 효과적인 솔루션을 찾을 수 있도록 도와드릴 수 있습니다.

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결론

간단히 말해서, 클라우드 팩스는 관리 프로세스의 중복성을 크게 줄이는 동시에 보안 및 데이터 보호가 운영의 최전선에 있음을 약속합니다. 전환을 더 쉽게 할 수 있도록 지원팀이 항상 질문에 답변할 수 있습니다(이메일).