Hoe realtime faxstreaming het weglekken van doorverwijzingen in de gezondheidszorg voorkomt nog voordat het begint

Er is sprake van ‘verwijzingsverlies’ wanneer een patiënt die voor zorg is doorverwezen, nooit bij de beoogde zorgverlener terechtkomt, maar in plaats daarvan bij een concurrerende instelling wordt behandeld. In de Verenigde Staten schatten analyses binnen de gezondheidszorgsector dat ziekenhuizen jaarlijks ongeveer 150 miljard dollar mislopen als gevolg van verwijzingsverlies en onvolledige verwijzingsprocessen. (The Hidden Impact of Referral Revenue Leakage)

Uit onderzoek dat is gepubliceerd in JAMA Network Open en het Journal of General Internal Medicine blijkt dat het percentage afgeronde doorverwijzingen vaak veel lager ligt dan verwacht. In grote zorgsystemen wordt een aanzienlijk deel van de doorverwijzingen naar specialisten nooit ingepland of nooit afgerond, wat leidt tot financiële verliezen voor zorgverleners en vertragingen in de zorg voor patiënten. (Lacunes in de doorverwijzingsketen voor poliklinische zorg; De doorverwijzingscyclus sluiten)

Een vaak over het hoofd geziene oorzaak van het weglekken van doorverwijzingen is de vertraging bij de verwerking van documenten.

Veel ziekenhuizen maken nog steeds gebruik van cloudfaxsystemen voor het ontvangen van patiëntendossiers, verwijzingsformulieren en klinische documentatie. De meeste cloudfaxplatforms verzenden documenten echter via een batchmodel, wat betekent dat het ontvangende systeem pas toegang krijgt tot de pagina’s als de volledige faxverzending is voltooid.

Het kan 30 tot 50 minuten duren voordat een uitgebreid dossier met de medische geschiedenis of een verwijzingspakket volledig binnen is. Gedurende die tijd kunnen de opnameteams de verzekering niet controleren, niet nagaan of de patiënt in aanmerking komt, en geen contact opnemen met de verwijzende zorgverlener.

Het gevolg is een kleine maar cruciale operationele achterstand. Een concurrerende instelling die de doorverwijzing onmiddellijk kan beoordelen, zou de patiënt wel eens als eerste kunnen opnemen.

Fax Streaming op Fax.Plus lost dit probleem op door elke faxpagina in realtime te verzenden zodra deze is gedecodeerd, waardoor zorgteams kunnen beginnen met het verwerken van doorverwijzingen op het moment dat de eerste pagina binnenkomt.

Het probleem van 150 miljard dollar waar niemand genoeg over spreekt

Er is sprake van verlies van doorverwezen patiënten wanneer een doorverwezen patiënt uiteindelijk zorg ontvangt bij een concurrerende instelling of een instelling buiten het netwerk, in plaats van bij de beoogde zorgverlener. De financiële gevolgen hiervan worden in diverse onderzoeken binnen de gezondheidszorgsector beschreven.

Deze cijfers zijn niet theoretisch. Ze geven de dagelijkse praktijk weer in ziekenhuizen, instellingen voor geestelijke gezondheidszorg en gespecialiseerde klinieken in het hele land.

Een verrassend groot deel van dat inkomstenverlies wordt niet veroorzaakt door klinische problemen, maar door vertragingen bij de verwerking van documenten.

Waarom traditionele cloudfax nog steeds voor problemen zorgt

Digitale fax heeft veel problemen opgelost die door analoge apparaten werden veroorzaakt. De betrouwbaarheid is toegenomen. Documenten zijn doorzoekbaar geworden. Het is nu mogelijk om een audittraject bij te houden.

De meeste cloudfaxsystemen werken echter nog steeds volgens een batchverzendingsmodel.

In deze opzet wordt een fax met meerdere pagina’s pagina voor pagina verzonden, maar het ontvangende systeem ontvangt pas iets als de laatste pagina volledig is verzonden.

Bij korte documenten is de vertraging wellicht gering. Bij omvangrijke doorverwijzingsdossiers met ontslagverslagen, laboratoriumuitslagen, verzekeringsdocumenten en intakeverslagen kan de vertraging al snel oplopen tot 30 tot 50 minuten.

Gedurende die hele periode:

Ondertussen kan een andere afdeling, waar documenten sneller worden verwerkt, onmiddellijk beginnen met de beoordeling van de doorverwijzing.

Tegen de tijd dat de batch op uw systeem is voltooid, is de patiënt mogelijk al elders opgenomen.

Wat faxstreaming precies inhoudt

Fax Streaming is een functie die beschikbaar is via de Fax.Plus en die deze vertraging bij het verwerken van batches volledig wegneemt. In plaats van te wachten tot het volledige document binnen is, verzendt het systeem elke pagina afzonderlijk zodra deze is gedecodeerd.

Wanneer Fax Streaming is ingeschakeld, activeert de API een webhook-gebeurtenis met de naam fax_pagina_ontvangen telkens wanneer een enkele pagina wordt gedecodeerd, in plaats van te wachten tot de faxsessie is voltooid.

De inhoud van de webhook omvat:

Elke pagina kan via de Fax.Plus direct als een TIFF-bestand van één pagina worden gedownload. Terwijl de overige pagina’s nog worden verzonden, kan uw applicatie de eerste pagina al verwerken.

Een fax die wordt verzonden, heeft de status in_progress, waardoor applicaties tijdens de verzending gedeeltelijke bestanden kunnen ophalen. Deze op gebeurtenissen gebaseerde webhook-architectuur is wat Fax Streaming onderscheidt van traditionele, op polling gebaseerde fax-API’s.

Volledige technische referentie: Fax-API-documentatie · Webhook-documentatie.

Een praktijkvoorbeeld: opnames in de geestelijke gezondheidszorg

Een instelling voor geestelijke gezondheidszorg die maandelijks 20.000 faxpagina’s verwerkt, kan meer dan 10.000 inkomende verwijzingspagina’s ontvangen van ziekenhuizen die om onmiddellijke plaatsingsbeslissingen vragen.

In de geestelijke gezondheidszorg en de spoedeisende hulp heeft de snelheid waarmee een plaatsing wordt geregeld direct invloed op het binnenhalen van doorverwijzingen. Ziekenhuizen verwachten vaak binnen enkele minuten een reactie. Als een opnameteam de doorverwijzing niet onmiddellijk kan beoordelen, kan de patiënt elders worden geplaatst.

Met Fax Streaming verandert de workflow:

Spoedeisendehulpafdelingen en intake-teams voor geestelijke gezondheidszorg behoorden tot de eerste groepen in de gezondheidszorg die om deze mogelijkheid vroegen.

De prijsval: wat gedwongen bundeling je werkelijk kost

Sommige aanbieders van cloudfaxdiensten maken realtime inzage in documenten alleen mogelijk via dure zakelijke uitbreidingspakketten. In de praktijk betekent dit dat een ziekenhuis de eerste pagina van een binnenkomende fax pas kan zien als het hele document is verzonden, tenzij er een duur pakket met extra functies wordt aangeschaft.

Voor organisaties die maandelijks tienduizenden faxpagina’s verwerken, kan dit prijsmodel de operationele kosten aanzienlijk doen stijgen.

Fax.Plus een andere aanpak. Fax Streaming is inbegrepen bij Enterprise en wordt niet als aparte upgrade aangeboden. Enterprise kunnen worden aangepast aan zorgomgevingen met grote volumes, zonder dat er extra automatiseringspakketten nodig zijn om toegang te krijgen tot realtime faxinzicht.

Beveiliging en naleving: geen concessies

Snelheid doet er in de gezondheidszorg niet toe als de veiligheid in het geding is. Elke pagina die via Fax Streaming wordt verzonden, wordt beschermd door dezelfde infrastructuur die op het hele Fax.Plus wordt gebruikt:

Alohi zijn hoofdkantoor in Genève, Zwitserland, en opereert in overeenstemming met de Zwitserse federale wet op de gegevensbescherming (FADP), met meer dan 20 locaties wereldwijd waar gegevens worden opgeslagen. Alle details zijn te vinden in het Alohi Center.

Voor wie is faxstreaming bedoeld?

Fax Streaming is met name waardevol voor organisaties waar:

Ook buiten de gezondheidszorg is deze architectuur van grote waarde bij het beoordelen van juridische documenten, financiële dienstverlening en de afhandeling van verzekeringsclaims.

Hoe aan de slag

Fax Streaming is beschikbaar als een functie die op verzoek kan worden geactiveerd binnen het Fax.Plus . Zodra deze functie is ingeschakeld, ontvangt elk account met een toegewezen faxnummer automatisch meldingen over nieuwe pagina’s.

Ontwikkelaars kunnen webhook-eindpunten configureren om fax_pagina_ontvangen evenementen en afzonderlijke pagina’s opvragen via de Fax.Plus API. Volledige bronvermelding: documentatie over webhooks · fax-objectdocumentatie.

Enterprise een migratie overwegen, kunnen contact opnemen met het Alohi om de volumevereisten, de beschikbaarheid van BAA’s en de integratiemogelijkheden te bespreken.

De gezondheidszorg beschouwt vertraging bij faxberichten al decennialang als een onvermijdelijke operationele beperking. De technologie om die vertraging weg te nemen bestaat echter al.

Voor organisaties die strijden om tijdgevoelige doorverwijzingen, kan realtime faxstreaming het verschil maken tussen een patiënt die bij uw instelling terechtkomt of ergens anders.

En het zou geen extra kosten met zich mee moeten brengen om de eerste pagina van een binnenkomende fax te bekijken.