Waarom onderwijsinstellingen hun faxpraktijken naar de cloud zouden moeten verplaatsen?

Als onderwijsinstelling staat u onder voortdurend toezicht om technologisch te innoveren om een optimale leeromgeving voor uw studenten te bevorderen. In combinatie met de niet aflatende druk om te voldoen aan overheidsvoorschriften, kan het een uitdaging zijn om uw processen te stroomlijnen om de efficiëntie te optimaliseren zonder begeleiding.

Universiteiten, scholen en andere academische organisaties zijn geavanceerd op gebieden zoals campusbrede wifi-toegang en studentenportals en e-mails, maar de meeste van deze instellingen hebben nieuwere faxtechnologieën, die al jaren bestaan, niet serieus opgenomen en die de administratieve praktijken aanzienlijk zouden kunnen ondersteunen.

Fax.Plus is de toonaangevende online faxservice die onderwijsinstellingen en schooldistricten helpt om gemakkelijk en veilig faxen te verzenden en te ontvangen, terwijl ze voldoen aan de strenge eisen en voorschriften op het gebied van gegevenslocatie.

‍

‍

Hoe helpt Fax.Plus schooldistricten om te migreren naar een cloudgebaseerde faxoplossing?

Ondanks de toename in populariteit van e-mail in de afgelopen twee decennia, blijft faxen de meest gebruikte methode voor het uitwisselen van belangrijke informatie in het onderwijs. Uw instelling behandelt dagelijks gevoelige bestanden, van studentendossiers, transcripten, aanvragen, financiële informatie tot medische dossiers. De behoeften die aan faxen zijn verbonden, zijn niet veranderd, maar cloudservices zijn geïntroduceerd en ze kunnen een hogere beveiliging garanderen zonder de zorgen over het gebruik van temperamentvolle faxapparatuur.

‍

Beveiliging

Als u uw huidige faxprocessen analyseert, zult u zien dat documenten die naar u worden verzonden, constant risico lopen. Ze kunnen onbeheerd in de printlade worden achtergelaten, iemand kan ze per ongeluk oppakken of ze kunnen in handen komen van iemand voor wie ze niet bedoeld zijn.

In de kern is cloudfaxen een veiligere methode dan analoge faxen. U vraagt zich misschien af hoe dat kan als het internet overspoeld wordt met woorden als hacker en privacy inbreuken. Alohi Fax.Plus heeft een veelzijdige oplossing ontwikkeld om uw gegevens te beschermen, inclusief waar ze worden opgeslagen, versleutelingsnormen, veilige authenticatieprocessen voor toegang tot accounts en een infrastructuur die regelmatig wordt gecontroleerd door ons beveiligingsteam.

‍

Data Residency

Om te beginnen worden alle faxbestanden van onze klanten opgeslagen in Zwitserse datacenters die opereren vanuit locaties die voldoen aan de strengste beveiligingsnormen (ISO 27001) en deel uitmaken van de Cloud Security Alliance (CSA).

Met het Enterprise-abonnement kunt u uw volledig gecodeerde faxdocumenten eenvoudig verplaatsen tussen datacenters op verschillende locaties zonder serviceonderbreking en voldoen aan regionale en landspecifieke gegevensprivacy- en vestigingsvereisten. Als u strikte compliance-eisen hebt om geen faxen in de cloud op te slaan, kunnen we zelfs al uw bestanden volledig gecodeerd naar uw eigen lokale S3-compatibele opslag verplaatsen.

‍

Data-encryptie

Faxbestanden in ruste worden versleuteld met behulp van 256-bits Advanced Encryption Standard (AES).

Om de veiligheid te waarborgen van gegevens die worden verzonden tussen Fax.Plus-apps (momenteel mobiel, API of web) en onze servers, maakt Fax.Plus gebruik van Transport Layer Security (TLS). TLS is een geavanceerd encryptieprotocol dat is geëvolueerd uit zijn voorganger, Secure Sockets Layer (SSL). Dit protocol legt een veilige verbinding tot stand en creëert een beschermde tunnel die wordt beveiligd door Advanced Encryption Standard (AES)-encryptie met een minimale bitlengte van 128 bits of hoger.

Fax.Plus ondersteunt TLS 1.3, dat sneller en veiliger is dan TLS 1.2, en voegt een extra laag privacy toe aan een gecodeerde periode, waardoor wordt verzekerd dat de twee eindpunten de enige zijn die het verkeer kunnen decoderen.

‍

Activeer geavanceerde beveiligingsmaatregelen voor HIPAA-naleving

Voor nog strengere privacy- en compliance-eisen is Fax.Plus HIPAA-compliant. U kunt een Business Associate Agreement met ons ondertekenen en wij activeren geavanceerde beveiligingscontroles op uw account (https://www.alohi.com/trust/compliance/hipaa).

Na activering verlaten uw bestanden ons platform niet, waardoor de hoogste mate van beveiliging tegen software en diensten van derden wordt gegarandeerd. Dit kan met name nuttig zijn voor verpleegkundigen en andere medische kantoren in uw scholen en campussen, omdat het ervoor zorgt dat de Private Health Information (PHI) van uw studenten wordt beschermd.

‍

Beveiligd authenticatieproces

Fax.Plus biedt meerdere methoden om ervoor te zorgen dat de account van elk lid veilig toegankelijk is. De werking van ons 2FA-systeem verloopt via een authenticatie-applicatie die u op uw apparaat kunt downloaden en die codes genereert. Deze codes moeten worden gebruikt als een tweede beveiligingslaag na uw gebruikersnaam en wachtwoord.

Voor onze Enterprise-abonnement gebruikers gaan we nog een stap verder en bieden we Single Sign On (SSO), wat ongelooflijk gunstig kan zijn voor uw onderwijsinstelling. SSO is een authenticatieproces waarmee u toegang krijgt tot meerdere netwerken en applicaties via één set inloggegevens.

‍

Gestroomlijnde processen

Over naar de praktische toepassingen van cloudfaxen voor uw onderwijsinstelling: het is gewoonweg gemakkelijker. Analoog faxen vereist dat leraren, beheerders en andere faculteitsleden zich moeten verplaatsen om faxen te verzenden, op IT moeten wachten om problemen op te lossen en niet genoeg machines hebben om aan ieders behoeften te voldoen.

Fax.Plus biedt een naadloze workflow en verhoogde efficiëntie met:

• Mobiele- en webapplicaties die docenten kunnen gebruiken om vanaf elke plek op de campus faxen te verzenden, vanuit hun collegezalen of klaslokalen.
• Eenvoudige integraties met Google, Microsoft, Slack en Zapier, evenals API-integratie met de softwaresystemen van de instellingen.
• De mogelijkheid om faxen te verzenden en te ontvangen vanuit e-mail.
• Gedetailleerde CSV-logboeken van eerder uitgewisselde faxen die kunnen worden gedownload van het tabblad Faxen met de Premium, Business en Enterprise abonnementen. Dit is het meest gunstig voor het bijhouden van welke informatie is uitgewisseld.
• Er kunnen meerdere faxlijnen worden ingesteld voor verschillende faculteitsafdelingen, zodat informatie correct wordt gefilterd en naar de juiste docenten wordt verzonden.
• Geplande faxverzending om ervoor te zorgen dat belangrijke documenten tijdig naar studenten, ouders en anderen worden verzonden.

‍

Efficiënt gebruik van middelen

Ten slotte zijn de kosten voor het runnen van een onderwijsinstelling ongelooflijk hoog en kan het soms moeilijk zijn om stil te staan bij de kosten van de systemen die u gebruikt. Cloudfaxen kan de kosten van het installeren van faxapparaten, reparaties, inkt en papier elimineren en zelfs de IT-uitgaven verminderen.

Wij bieden een kostenefficiënte manier om uw faxbehoeften af te handelen met volledige transparantie over de gemaakte kosten en de mogelijkheid om abonnementen te kiezen die het beste aansluiten bij uw behoeften. We bieden zelfs aangepaste abonnementen voor grote volumes voor uw specifieke behoeften.

Als u in de beginfase van het academisch jaar een toestroom van faxen heeft vanwege aanvragen en een zware uitstroom van faxen wanneer transcripten aan het einde van het jaar worden verzonden, kunnen we u ook helpen een effectieve oplossing te vinden.

‍

Conclusie

Simpel gezegd, cloudfaxen zou de redundantie in uw administratieve processen aanzienlijk verminderen, terwijl het belooft dat beveiliging en gegevensbescherming voorop staan in uw activiteiten. Om uw overgang te vergemakkelijken, staat ons ondersteuningsteam altijd klaar om uw vragen te beantwoorden (e-mail).