Waarom zouden onderwijsinstellingen hun faxactiviteiten naar de cloud moeten verplaatsen?

Als onderwijsinstelling staat u voortdurend onder druk om technologisch te innoveren en zo een optimale leeromgeving voor uw studenten te creëren. Gecombineerd met de onverminderde druk om te voldoen aan overheidsvoorschriften, kan het een uitdaging zijn om uw processen te stroomlijnen en de efficiëntie te optimaliseren zonder begeleiding.

Universiteiten, scholen en andere academische organisaties zijn ver gevorderd op het gebied van bijvoorbeeld wifi-toegang op de hele campus, studentenportals en e-mails. Toch hebben de meeste van deze instellingen de nieuwere faxtechnologieën, die er al jaren zijn en de administratieve processen aanzienlijk kunnen vereenvoudigen, nog niet serieus geïmplementeerd.

Fax.Plus is de toonaangevende online faxdienst waarmee onderwijsinstellingen en schooldistricten eenvoudig en veilig faxen kunnen versturen en ontvangen, waarbij voldaan wordt aan strenge eisen en regelgeving met betrekking tot de opslag van gegevens.

‍

‍

Hoe werkt Fax.Plus schooldistricten helpen bij de migratie naar een cloudgebaseerde faxoplossing?

Ondanks de toenemende populariteit van e-mail in de afgelopen twee decennia, blijft faxen de meest gebruikte methode voor het uitwisselen van belangrijke informatie in het onderwijs. Uw instelling verwerkt dagelijks gevoelige bestanden, van studentendossiers en cijferlijsten tot sollicitaties, financiële informatie en medische dossiers. De behoeften aan faxen zijn echter niet veranderd, maar er zijn clouddiensten geïntroduceerd die een hogere beveiliging kunnen garanderen zonder de zorgen van het gebruik van onvoorspelbare faxapparaten.

‍

Beveiliging

Als u uw huidige faxprocessen analyseert, zult u zien dat documenten die naar u worden verzonden, constant risico lopen. Ze kunnen onbeheerd in de printerlade blijven liggen, iemand kan ze per ongeluk oppakken of ze kunnen in handen vallen van iemand waarvoor ze niet bedoeld zijn.

In essentie is cloudfaxen een veiligere methode dan analoog faxen. Je vraagt je misschien af hoe dat kan , aangezien het internet overspoeld wordt met woorden als hacker en privacyschendingen . Fax.Plus heeft een veelzijdige oplossing ontwikkeld om uw gegevens te beschermen. Deze oplossing omvat onder meer de opslaglocatie, encryptiestandaarden, veilige authenticatieprocessen voor toegang tot accounts en een infrastructuur die regelmatig door ons beveiligingsteam wordt gecontroleerd.

‍

Gegevensresidentie

Om te beginnen worden alle faxbestanden van onze klanten opgeslagen in Zwitserse datacenters die werken volgens de strengste beveiligingsnormen (ISO 27001) en deel uitmaken van de Cloud Security Alliance (CSA).

Met de Enterprise Met ons abonnement kunt u uw volledig versleutelde gefaxte documenten eenvoudig verplaatsen tussen datacenters op verschillende locaties zonder onderbreking van de service en voldoen aan regionale en landspecifieke vereisten voor gegevensprivacy en -locatie. Als u strikte nalevingsvereisten hebt om faxen niet in de cloud op te slaan, kunnen we zelfs al uw bestanden volledig versleuteld verplaatsen naar uw eigen lokale S3-compatibele opslag.

‍

Gegevensversleuteling

Faxbestanden in rust worden versleuteld met 256-bits Advanced Encryption Standard (AES).

Om de veiligheid van de gegevens die tussen ons worden verzonden te garanderen, Fax.Plus apps (momenteel mobiel, API of web) en onze servers, Fax.Plus Maakt gebruik van Transport Layer Security (TLS). TLS is een geavanceerd encryptieprotocol dat is voortgekomen uit zijn voorganger, Secure Sockets Layer (SSL). Dit protocol brengt een beveiligde verbinding tot stand door een beveiligde tunnel te creëren die wordt beschermd door Advanced Encryption Standard (AES) encryptie met een minimale bitlengte van 128 bits of hoger.

Fax.Plus ondersteunt TLS 1.3, wat sneller en veiliger is dan TLS 1.2 en een extra laag privacy toevoegt aan een gecodeerde periode, zodat zeker is dat alleen de twee eindpunten het verkeer kunnen decoderen.

‍

Activeer geavanceerde beveiligingsmaatregelen voor HIPAA-naleving

Voor nog strengere privacy- en nalevingsvereisten, Fax.Plus is HIPAA-conform. U kunt een Business Als u een overeenkomst met ons sluit, activeren wij geavanceerde beveiligingsmaatregelen op uw account ( alohi ).

Na activering verlaat geen enkel bestand ons platform, wat de hoogste mate van beveiliging tegen software en diensten van derden garandeert. Dit kan met name nuttig zijn voor verpleegkundigen en andere medische praktijken op uw scholen en campussen, omdat het de persoonlijke gezondheidsinformatie (PHI) van uw studenten beschermt.

‍

Veilig authenticatieproces

Fax.Plus biedt meerdere methoden om ervoor te zorgen dat de account van elk lid veilig toegankelijk is. Ons 2FA-systeem werkt via een authenticatie-app die u op uw apparaat kunt downloaden en die codes genereert. Deze codes dienen als tweede beveiligingslaag na uw gebruikersnaam en wachtwoord.

Voor onze Enterprise Voor gebruikers van een abonnement gaan we een stap verder en bieden we Single Sign On (SSO) aan, wat enorm nuttig kan zijn voor uw onderwijsinstelling. SSO is een authenticatieproces waarmee u toegang krijgt tot meerdere netwerken en applicaties met één set inloggegevens.

‍

Gestroomlijnde processen

Laten we eens kijken naar de praktische toepassingen van cloudfaxen voor uw onderwijsinstelling: het is gewoon makkelijker. Analoog faxen vereist dat docenten, beheerders en andere faculteitsleden zich moeten verplaatsen om faxen te versturen, moeten wachten tot IT problemen oplost en niet genoeg apparaten hebben om aan ieders behoeften te voldoen.

Fax.Plus biedt een naadloze workflow en verhoogde efficiëntie met:

• Mobiele en webapplicaties waarmee docenten vanaf elke plek op de campus, vanuit hun collegezalen of klaslokalen, faxen kunnen versturen.
• Eenvoudige integratie met Google, Microsoft, Slack en Zapier, evenals API-integratie in de software systemen van de instellingen.
• De mogelijkheid om faxen via e-mail te verzenden en ontvangen.
• Gedetailleerde CSV-logs van eerder uitgewisseld faxen die u kunt downloaden vanaf het tabblad Faxen met de Premium , Business En Enterprise plannen. Dit is vooral handig om bij te houden welke informatie is uitgewisseld.
• Er kunnen meerdere faxlijnen worden ingesteld voor verschillende afdelingen. Zo weet u zeker dat de informatie correct wordt gefilterd en naar de juiste docenten wordt verzonden.
• Gepland faxen om ervoor te zorgen dat belangrijke documenten tijdig naar studenten, ouders en anderen worden verzonden.

‍

Efficiënt gebruik van hulpbronnen

Ten slotte zijn de kosten voor het runnen van een onderwijsinstelling ongelooflijk hoog en kan het soms lastig zijn om de kosten van de gebruikte systemen te overdenken. Cloudfaxen kan de kosten van installatie van faxapparaten, reparaties, inkt en papier elimineren en zelfs de IT-uitgaven verlagen.

Wij bieden een kostenefficiënte manier om uw faxbehoeften te beheren, met volledige transparantie over de gemaakte kosten en de mogelijkheid om de abonnementen te kiezen die het beste bij uw behoeften passen. We bieden zelfs abonnementen op maat voor grote volumes, afgestemd op uw specifieke behoeften.

Als u aan het begin van het academiejaar te maken krijgt met een toestroom van faxen vanwege aanmeldingen en een grote uitstroom van faxen wanneer de cijferlijsten aan het einde van het jaar worden verzonden, kunnen wij u helpen ook daar een effectieve oplossing voor te vinden.

‍

Conclusie

Simpel gezegd, cloudfaxen vermindert de redundantie in uw administratieve processen aanzienlijk en belooft tegelijkertijd dat beveiliging en gegevensbescherming voorop staan in uw bedrijfsvoering. Om de overstap te vergemakkelijken, staat ons supportteam altijd klaar om uw vragen te beantwoorden (e-mail).