Jakie są trzy zasady HIPAA? Kompleksowy przewodnik

Ustawa o przenośności i odpowiedzialności w ubezpieczeniach zdrowotnych (HIPAA) jest fundamentem regulacji opieki zdrowotnej w Stanach Zjednoczonych. HIPAA ma na celu ochronę wrażliwych informacji o zdrowiu pacjentów (PHI) i ustanawia zasady, których muszą przestrzegać organizacje opieki zdrowotnej i ich partnerzy. Jakie są zasady HIPAA? Dlaczego konieczne jest przestrzeganie tych zasad? Co te zasady oznaczają w kontekście faksowania lub podpisywania dokumentów online?

‍

Kluczowe dla HIPAA są trzy podstawowe zasady: zasada prywatności, zasada bezpieczeństwa i zasada powiadamiania o naruszeniach.

‍

Ten przewodnik zbada, dlaczego te zasady są ważne, kto musi ich przestrzegać i jak pomagają one chronić informacje o zdrowiu.

‍

Jeśli potrzebujesz podpisywać elektronicznie lub faksować dokumenty zawierające PHI, zrozumienie trzech kluczowych zasad HIPAA jest niezbędne.

‍

Dlaczego 3 zasady HIPAA są ważne?

HIPAA to prawo mające na celu ochronę informacji o zdrowiu ludzi. Jego głównym celem jest zapewnienie bezpieczeństwa tych informacji i umożliwienie ich bezpiecznego wykorzystywania do ważnych celów, takich jak leczenie pacjentów i ulepszanie sposobu działania organizacji opieki zdrowotnej. Trzy zasady łącznie zapewniają kompleksowy system, który gwarantuje:

1. ‍Ochronę PHI: Zapewnienie ochrony danych pacjentów przed nieautoryzowanym dostępem, wykorzystaniem lub ujawnieniem poprzez odpowiednie zasady, zabezpieczenia i procedury zgodnie z wymogami HIPAA.‍
2. Zapewnienie zgodności: Ustanowienie jasnych standardów dla dostawców opieki zdrowotnej i podmiotów powiązanych.‍
3. Zaufanie i odpowiedzialność: Wykazanie zaangażowania w ochronę prywatnych informacji pacjentów buduje zaufanie i promuje odpowiedzialność w organizacjach opieki zdrowotnej.

‍

Nieprzestrzeganie tych zasad może powodować poważne problemy, takie jak grzywny, szkody w reputacji i utrata zaufania pacjentów. Dlatego wszystkie podmioty objęte przepisami i partnerzy biznesowi muszą się ich trzymać.

‍

Wyjaśnienie 3 podstawowych zasad HIPAA

Trzy podstawowe części HIPAA dotyczą ochrony, bezpieczeństwa i raportowania informacji o zdrowiu.

‍

1. Zasada prywatności HIPAA

Zasada Prywatności określa reguły ochrony danych dotyczących zdrowia pacjentów, niezależnie od tego, czy są one zapisane, przechowywane w komputerze, czy wypowiedziane na głos. Reguluje sposób wykorzystywania, ujawniania i uzyskiwania dostępu do PHI.

‍

Kluczowe Elementy:

1. ‍Ochrona Chronionych Informacji Zdrowotnych (PHI): Zasada Prywatności pomaga chronić Personal informacje zdrowotne (PHI) przed osobami nieuprawnionymi. Jednocześnie umożliwia lekarzom i pracownikom służby zdrowia udostępnianie ważnych informacji, gdy pomagają pacjentom, otrzymują wynagrodzenie lub zarządzają usługami opieki zdrowotnej.‍
2. Dopuszczalne Użycie i Ujawnianie: PHI, czyli Chronione Informacje Zdrowotne, mogą być udostępniane bez zgody pacjenta w określonych okolicznościach, takich jak raportowanie w zakresie zdrowia publicznego lub wymogi prawne. Ujawnianie tych informacji musi być zgodne ze standardem „minimum niezbędnego” HIPAA, zapewniając, że udostępniana jest tylko niezbędna ilość informacji.‍
3. Prawa Pacjenta: Pacjenci mają prawo dostępu do swojej dokumentacji medycznej, żądania korekt w przypadku nieścisłości oraz ograniczania sposobu udostępniania ich informacji w dopuszczalnych granicach.

‍

Pacjenci mają prawo dostępu do swoich informacji zdrowotnych, żądania korekt w przypadku nieścisłości oraz nakładania ograniczeń na określone ujawnienia, zgodnie z zasadami określonymi w Przepisie o Ochronie Prywatności HIPAA.

‍

2. Przepis o Bezpieczeństwie HIPAA

Przepis o Bezpieczeństwie koncentruje się na ochronie elektronicznie chronionych informacji zdrowotnych (ePHI) poprzez wymaganie administracyjnych, fizycznych i technicznych zabezpieczeń, takich jak szyfrowanie, kontrola dostępu i regularne oceny ryzyka. Na przykład, rozwiązania do faksowania zgodne z HIPAA często wykorzystują szyfrowanie i bezpieczne serwery, aby zapewnić bezpieczną transmisję ePHI, wraz z kontrolą dostępu, aby zapobiec nieautoryzowanemu pobieraniu.

‍

Kluczowe Zabezpieczenia:

‍

1. ‍Zabezpieczenia Administracyjne:
   1. Wdrażanie zasad i procedur bezpieczeństwa.
   2. Regularne szkolenia pracowników w zakresie zgodności z HIPAA.
   3. Przeprowadzanie ocen ryzyka w celu identyfikacji i eliminacji luk w zabezpieczeniach.‍‍
2. ‍Zabezpieczenia Fizyczne:
   1. Kontrolowanie dostępu do obiektów fizycznych i urządzeń.
   2. Zapewnienie bezpiecznego przechowywania i utylizacji sprzętu zawierającego ePHI.
   3. Stosowanie kontroli dostępu, takich jak identyfikatory i kamery bezpieczeństwa.‍
3. Zabezpieczenia Techniczne:
   1. Szyfrowanie ePHI w celu zapobieżenia nieautoryzowanemu dostępowi.
   2. Wdrażanie kontroli dostępu, takich jak unikalne identyfikatory użytkowników i hasła.
   3. Prowadzenie dzienników audytu w celu śledzenia dostępu i modyfikacji ePHI.

‍

Przepis o Bezpieczeństwie określa administracyjne, fizyczne i techniczne zabezpieczenia niezbędne do ochrony ePHI, w tym szyfrowanie, uwierzytelnianie użytkowników i bezpieczne protokoły przechowywania.

‍

3. Przepis HIPAA o Powiadamianiu o Naruszeniach

Przepis o Powiadamianiu o Naruszeniach określa działania wymagane w przypadku naruszenia bezpieczeństwa niezabezpieczonych PHI. Przepis ten zapewnia terminowe raportowanie w celu złagodzenia szkód i zachowania przejrzystości.

‍

Wymagania dotyczące raportowania:

1. Powiadomienie indywidualne: Osoby, których dane dotyczą, muszą zostać powiadomione o każdym naruszeniu niezabezpieczonych informacji PHI w ciągu 60 dni od jego wykrycia. Powiadomienie musi zawierać opis naruszenia, rodzaj danych, których dotyczy, zalecane kroki, jakie osoby te powinny podjąć, aby się chronić, oraz działania podjęte przez organizację w celu rozwiązania problemu naruszenia i zapobieżenia przyszłym incydentom.

1. Powiadomienie dla mediów: W przypadku naruszeń dotyczących 500 lub więcej osób w danym stanie, powiadomienia muszą być przekazywane lokalnym mediom.

1. Powiadomienie dla Sekretarza: W przypadku naruszenia danych, powiadomienia powinny informować o tym, co się stało, jakie informacje zostały ujawnione i jak zachować bezpieczeństwo.

‍

W przypadku naruszenia danych, powiadomienia muszą szczegółowo opisywać incydent, dane PHI, których dotyczy, kroki podjęte w celu rozwiązania problemu naruszenia oraz zalecenia dla osób, których dane dotyczą, w celu zminimalizowania potencjalnych szkód. Zasada powiadamiania o naruszeniach (Breach Notification Rule) zapewnia, że firmy są odpowiedzialne i pomaga naprawić sytuację.

‍

Kto musi przestrzegać zasad i przepisów HIPAA?

Zgodność z HIPAA dotyczy dwóch głównych kategorii: podmiotów objętych (covered entities) i partnerów Business (business associates).

‍

Podmioty objęte (Covered Entities)

Są to organizacje bezpośrednio zaangażowane w przetwarzanie informacji PHI. Przykłady obejmują:

1. Dostawcy usług opieki zdrowotnej, tacy jak lekarze, szpitale i kliniki.
2. Plany zdrowotne, w tym ubezpieczyciele, organizacje HMO i Medicare.
3. Ośrodki rozliczeniowe opieki zdrowotnej, które przetwarzają niestandardowe dane na formaty standardowe.

‍

Partnerzy Business (Business Associates)

Partnerzy Business to organizacje zewnętrzne, które świadczą usługi na rzecz podmiotów objętych, obejmujące dostęp do informacji PHI. Przykłady obejmują dostawców usług IT zarządzających elektroniczną dokumentacją medyczną lub firmy rozliczeniowe. HIPAA wymaga od podmiotów objętych zawarcia umowy o partnerstwie Business (Business Associate Agreement, BAA) z każdym partnerem Business, określającej ich obowiązki w zakresie ochrony informacji PHI. Przykłady obejmują:

1. Dostawców IT zarządzających elektroniczną dokumentacją medyczną (EHR).
2. Firmy rozliczeniowe przetwarzające dane pacjentów.
3. Firmy prawnicze lub księgowe świadczące usługi związane z informacjami PHI.

‍

Obie grupy muszą przestrzegać tych podstawowych zasad HIPAA, aby chronić prywatne informacje zdrowotne i uniknąć naruszenia prawa.

‍

Naruszenia podlegające zgłoszeniu i wyjątki zgodnie z HIPAA

Jeśli doszło do naruszenia danych, powiadomienie powinno wyjaśniać, co się stało, jakie informacje zostały ujawnione i jak może to wpłynąć na daną osobę. Istnieją jednak wyjątki, w których naruszenie może nie wymagać zgłoszenia:

‍

1. ‍Nieumyślny dostęp: Incydentalny dostęp przez upoważnionego pracownika działającego w dobrej wierze, pod warunkiem że mieści się to w zakresie jego obowiązków i nie powoduje dalszego nieuprawnionego wykorzystania lub ujawnienia informacji PHI.‍
2. Niezamierzone ujawnienie: Jeśli istnieje potrzeba udostępnienia informacji innej osobie w organizacji, która jest uprawniona do ich przeglądania, jest to dopuszczalne, o ile szczegóły nie są wrażliwe.‍
3. Przekonanie w dobrej wierze: Jeśli organizacja ma uzasadnione przekonanie, że osoba nieuprawniona nie mogła zachować ani uzyskać dostępu do ujawnionych informacji PHI ze względu na charakter naruszenia lub natychmiastowe działania naprawcze.

‍

Zrozumienie tych wyjątków może pomóc organizacjom odpowiednio reagować i unikać niepotrzebnego raportowania.

‍

Typowe przyczyny naruszeń HIPAA

Naruszenia HIPAA często wynikają z luk w zabezpieczeniach lub niezamierzonych błędów. Według Departamentu Zdrowia i Opieki Społecznej Stanów Zjednoczonych, typowe przyczyny obejmują:

‍

1. ‍Nieautoryzowany dostęp: Pracownicy uzyskujący dostęp do PHI z ciekawości, z przyczyn osobistych lub bez uzasadnionego celu Business. Przykłady obejmują wyszukiwanie informacji o współpracownikach, członkach rodziny lub osobach publicznych.‍
2. Niewystarczające środki bezpieczeństwa: Brak krytycznych zabezpieczeń, takich jak szyfrowanie ePHI, bezpieczna utylizacja dokumentacji fizycznej lub uwierzytelnianie wieloskładnikowe dla kontroli dostępu, co zwiększa podatność na naruszenia‍
3. Niewłaściwe ujawnianie informacji: PHI udostępniane bez odpowiedniej zgody pacjenta lub ważnego powodu, takie jak wysyłanie informacji do niewłaściwego odbiorcy lub ujawnianie szczegółów podczas niezabezpieczonej komunikacji.‍
4. Zgubione lub skradzione urządzenia: Urządzenia mobilne, laptopy lub dyski USB zawierające nieszyfrowane ePHI są szczególnie podatne na kradzież lub przypadkową utratę, co stwarza znaczne ryzyko naruszenia danych.

‍

Organizacje mogą znacznie zmniejszyć prawdopodobieństwo naruszeń HIPAA, eliminując typowe pułapki. Obejmuje to regularne szkolenia personelu, wdrażanie solidnych technologii zabezpieczających, przeprowadzanie ocen ryzyka i zapewnienie, że umowy Business Associate Agreements (BAA) są zawarte ze wszystkimi zewnętrznymi dostawcami usług przetwarzającymi PHI.

‍

Wskazówki, jak unikać naruszeń:

1. Używaj usług zgodnych z HIPAA i kontroli dostępu do wysyłania PHI.
2. Regularnie szkol personel w zakresie zasad HIPAA i praktyk ochrony danych.
3. Przeprowadzaj okresowe oceny ryzyka w celu identyfikacji i ograniczania luk w zabezpieczeniach.
4. Upewnij się, że umowy BAA są zawierane ze wszystkimi zewnętrznymi dostawcami usług, aby sformalizować ich zobowiązania dotyczące ochrony PHI.

‍

Podsumowanie dotyczące zgodności z HIPAA

Trzy zasady HIPAA — zasada prywatności, zasada bezpieczeństwa i zasada zgłaszania naruszeń — tworzą kompleksowe ramy zapewniające poufność, integralność i dostępność chronionych informacji zdrowotnych. Przestrzegając tych zasad HIPAA, organizacje opieki zdrowotnej mogą chronić dane pacjentów, unikać kosztownych kar i zyskać zaufanie pacjentów i partnerów.

‍

Zgodność z HIPAA to coś więcej niż wymóg prawny; jest to niezbędne dla etycznego świadczenia opieki zdrowotnej. Priorytetowo traktując zgodność, organizacje mogą chronić prywatność pacjentów, poprawić efektywność operacyjną i utrzymać zaufanie do systemu opieki zdrowotnej.

‍

Dla organizacji poszukujących narzędzi zgodnych z przepisami HIPAA w zakresie przetwarzania poufnych informacji, usługi takie jak Sign.Plus zapewniają platformę podpisu elektronicznego, która spełnia zasady zgodności z HIPAA i pomaga ułatwić procesy związane z dokumentami. Ponadto Fax.Plus oferuje bezpieczne i niezawodne rozwiązania faksowania w chmurze. Oba te narzędzia pomagają organizacjom opieki zdrowotnej i ich partnerom w skutecznym przestrzeganiu wytycznych HIPAA.

‍

Inwestowanie w te bezpieczne rozwiązania ułatwia organizacjom przestrzeganie zasad. Pomaga im to również skupić się na zapewnianiu lepszej opieki.

‍

Zastrzeżenie: Ten artykuł służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Organizacje powinny skonsultować się z wykwalifikowanym specjalistą, aby zapewnić pełną zgodność z HIPAA.