Jakie są trzy zasady HIPAA? Kompleksowy przewodnik

Ustawa o przenośności i odpowiedzialności w ubezpieczeniach zdrowotnych (HIPAA) jest kamieniem węgielnym regulacji dotyczących opieki zdrowotnej w Stanach Zjednoczonych. HIPAA ma na celu ochronę wrażliwych informacji zdrowotnych pacjentów (PHI), HIPAA ustanawia zasady, których muszą przestrzegać organizacje opieki zdrowotnej i ich współpracownicy. Jakie są zasady HIPAA? Dlaczego konieczne jest przestrzeganie tych zasad? Co oznaczają te zasady, jeśli chodzi o faksowanie lub podpisywanie dokumentów online?

‍

Kluczowe dla HIPAA są trzy podstawowe zasady: zasada prywatności, zasada bezpieczeństwa i zasada powiadamiania o naruszeniach.

‍

W tym przewodniku przeanalizujemy, dlaczego te zasady są ważne, kto musi ich przestrzegać i w jaki sposób pomagają one zapewnić bezpieczeństwo informacji zdrowotnych.

‍

Jeśli musisz podpisywać elektronicznie lub faksować dokumenty zawierające PHI, zrozumienie trzech kluczowych zasad HIPAA jest niezbędne.

‍

Dlaczego 3 zasady HIPAA są ważne?

HIPAA to ustawa mająca na celu ochronę informacji zdrowotnych. Jego głównym celem jest zapewnienie bezpieczeństwa tych informacji i umożliwienie ich bezpiecznego wykorzystania do ważnych celów, takich jak leczenie pacjentów i poprawa funkcjonowania organizacji opieki zdrowotnej. Wszystkie trzy zasady stanowią kompleksowy system zapewniający:

1. OchronaPHI: Zapewnienie ochrony danych pacjenta przed nieuprawnionym dostępem, wykorzystaniem lub ujawnieniem poprzez odpowiednie zasady, zabezpieczenia i procedury zgodnie z HIPAA.‍
2. Zapewnienie zgodności: Ustanowienie jasnych standardów dla świadczeniodawców opieki zdrowotnej i powiązanych podmiotów.‍
3. Zaufanie i odpowiedzialność: Wykazanie zaangażowania w ochronę prywatnych informacji pacjentów buduje zaufanie i sprzyja odpowiedzialności w organizacjach opieki zdrowotnej.

‍

Nieprzestrzeganie tych zasad może spowodować poważne problemy, takie jak grzywny, uszczerbek na reputacji i utrata zaufania ze strony pacjentów. Dlatego też wszystkie podmioty objęte ubezpieczeniem i partnerzy biznesowi muszą ich przestrzegać.

‍

Wyjaśnienie 3 podstawowych zasad HIPAA

Trzy podstawowe części HIPAA dotyczą ochrony, bezpieczeństwa i raportowania informacji zdrowotnych.

‍

1. Zasada prywatności HIPAA

Zasady prywatności określają reguły mające na celu zapewnienie bezpieczeństwa informacji zdrowotnych pacjentów, niezależnie od tego, czy są one zapisane, przechowywane na komputerze, czy wypowiadane na głos. Reguluje ona sposób wykorzystywania, ujawniania i uzyskiwania dostępu do PHI.

‍

Kluczowe komponenty:

1. ‍ Ochronachronionych informacji zdrowotnych(PHI): Zasada prywatności pomaga chronić osobiste informacje zdrowotne (PHI) przed osobami, które nie powinny ich widzieć. Jednocześnie pozwala lekarzom i pracownikom służby zdrowia dzielić się ważnymi informacjami, gdy pomagają ci, otrzymują zapłatę lub zarządzają usługami opieki zdrowotnej.‍
2. Dozwolone zastosowania i ujawnienia: PHI, Chronione Informacje Zdrowotne, mogą być udostępniane bez zgody pacjenta w określonych okolicznościach, takich jak raportowanie zdrowia publicznego lub wymogi prawne. Ujawnienia te muszą być zgodne z "minimalnym niezbędnym" standardem HIPAA, zapewniając, że udostępniana jest tylko niezbędna ilość informacji.‍
3. Prawa pacjenta: Pacjenci mają prawo dostępu do swojej dokumentacji medycznej, żądania korekty nieścisłości i ograniczenia sposobu udostępniania ich informacji w dozwolonych granicach.

‍

Pacjenci mają prawo dostępu do swoich informacji zdrowotnych, żądania korekty nieścisłości i nakładania ograniczeń na niektóre ujawnienia, zgodnie z zasadami prywatności HIPAA.

‍

2. Zasada bezpieczeństwa HIPAA

Zasady bezpieczeństwa koncentrują się na ochronie elektronicznych chronionych informacji zdrowotnych (ePHI), wymagając zabezpieczeń administracyjnych, fizycznych i technicznych, takich jak szyfrowanie, kontrola dostępu i regularne oceny ryzyka. Na przykład, rozwiązania faksowania zgodne z HIPAA często wykorzystują szyfrowanie i bezpieczne serwery, aby zapewnić bezpieczną transmisję ePHI, wraz z kontrolą dostępu, aby zapobiec nieautoryzowanemu pobieraniu.

‍

Kluczowe zabezpieczenia:

‍

1. ‍Zabezpieczenia administracyjne:
   1. Wdrażanie polityk i procedur bezpieczeństwa.
   2. Prowadzenie regularnych szkoleń pracowników w zakresie zgodności z ustawą HIPAA.
   3. Przeprowadzanie ocen ryzyka w celu identyfikacji i eliminacji słabych punktów.‍‍
2. ‍Zabezpieczenia fizyczne:
   1. Kontrolowanie dostępu do obiektów i urządzeń fizycznych.
   2. Zapewnienie bezpiecznego przechowywania i utylizacji sprzętu zawierającego ePHI.
   3. Korzystanie z kontroli dostępu, takich jak identyfikatory i kamery bezpieczeństwa.‍
3. Zabezpieczenia techniczne:
   1. Szyfrowanie ePHI w celu zapobiegania nieautoryzowanemu dostępowi.
   2. Wdrożenie kontroli dostępu, takich jak unikalne identyfikatory użytkowników i hasła.
   3. Prowadzenie dzienników audytu w celu śledzenia dostępu i modyfikacji ePHI.

‍

Zasady bezpieczeństwa określają administracyjne, fizyczne i techniczne zabezpieczenia niezbędne do ochrony ePHI, w tym szyfrowanie, uwierzytelnianie użytkowników i bezpieczne protokoły przechowywania.

‍

3. Zasada powiadamiania o naruszeniach HIPAA

Zasada powiadamiania o naruszeniach określa działania wymagane w przypadku naruszenia niezabezpieczonych PHI. Zasada ta zapewnia terminowe raportowanie w celu złagodzenia szkód i zachowania przejrzystości.

‍

Wymagania dotyczące raportowania:

1. Indywidualne powiadomienie: Osoby, których dotyczy naruszenie, muszą zostać powiadomione o każdym naruszeniu niezabezpieczonych PHI w ciągu 60 dni od jego wykrycia. Powiadomienie musi zawierać opis naruszenia, rodzaj informacji, których dotyczy naruszenie, zalecane kroki dla osób fizycznych w celu ochrony oraz działania podjęte przez organizację w celu zaradzenia naruszeniu i zapobiegania przyszłym incydentom.

1. Powiadomienie mediów: W przypadku naruszeń dotyczących co najmniej 500 osób w danym stanie, powiadomienia muszą być przekazywane do lokalnych mediów.

1. Zawiadomienie dla sekretarza: W przypadku naruszenia danych powiadomienia powinny informować o tym, co się stało, jakie informacje zostały ujawnione i jak zachować bezpieczeństwo.

‍

W przypadku naruszenia danych, powiadomienia muszą szczegółowo opisywać incydent, dane PHI, kroki podjęte w celu zaradzenia naruszeniu oraz zalecenia dla osób fizycznych w celu zminimalizowania potencjalnych szkód. Zasada powiadamiania o naruszeniach gwarantuje, że firmy są odpowiedzialne i pomagają naprawić sytuację.

‍

Kto musi przestrzegać zasad i przepisów HIPAA?

Zgodność z HIPAA dotyczy dwóch głównych kategorii: podmiotów objętych ubezpieczeniem i partnerów biznesowych.

‍

Podmioty objęte gwarancją

Są to organizacje bezpośrednio zaangażowane w obsługę PHI. Przykłady obejmują:

1. Dostawcy usług opieki zdrowotnej, tacy jak lekarze, szpitale i kliniki.
2. Plany zdrowotne, w tym ubezpieczyciele, HMO i Medicare.
3. Systemy rozliczeniowe opieki zdrowotnej, które przetwarzają niestandardowe dane do standardowych formatów.

‍

Partnerzy Business

Partnerzy Business to organizacje zewnętrzne, które świadczą usługi na rzecz podmiotów objętych ubezpieczeniem w zakresie dostępu do PHI. Przykłady obejmują dostawców usług IT zarządzających elektroniczną dokumentacją medyczną lub firmy rozliczeniowe. HIPAA wymaga, aby podmioty objęte umową zawarły z każdym partnerem biznesowym umowę o partnerstwie Business (Business Associate Agreement, BAA), określającą ich obowiązki w zakresie ochrony PHI. Przykłady obejmują:

1. Dostawcy IT zarządzający elektroniczną dokumentacją medyczną (EHR).
2. Firmy rozliczeniowe obsługujące dane pacjentów.
3. Firmy prawnicze lub księgowe świadczące usługi związane z PHI.

‍

Obie grupy muszą przestrzegać tych podstawowych zasad HIPAA, aby zapewnić bezpieczeństwo prywatnych informacji zdrowotnych i uniknąć łamania prawa.

‍

Naruszenia podlegające zgłoszeniu i wyjątki w ramach HIPAA

W przypadku naruszenia ochrony danych powiadomienie powinno wyjaśniać, co się stało, jakie informacje zostały ujawnione i jak może to wpłynąć na użytkownika. Istnieją jednak wyjątki, w których naruszenie może nie wymagać zgłoszenia:

‍

1. Niezamierzonydostęp: Przypadkowy dostęp przez upoważnionego pracownika działającego w dobrej wierze, pod warunkiem, że mieści się on w zakresie jego obowiązków i nie skutkuje dalszym nieuprawnionym wykorzystaniem lub ujawnieniem PHI.‍
2. Przypadkowe ujawnienie: Jeśli musisz udostępnić informacje komuś innemu w organizacji, kto może je zobaczyć, jest to w porządku, o ile szczegóły nie są wrażliwe.‍
3. Przekonanie w dobrej wierze: Jeśli organizacja ma uzasadnione przekonanie, że osoba nieupoważniona nie mogła zachować ujawnionych PHI lub uzyskać do nich dostępu ze względu na charakter naruszenia lub natychmiastowe działania naprawcze.

‍

Zrozumienie tych wyjątków może pomóc organizacjom odpowiednio zareagować i uniknąć niepotrzebnych zgłoszeń.

‍

Najczęstsze przyczyny naruszeń HIPAA

Naruszenia HIPAA często wynikają z luk w zabezpieczeniach lub niezamierzonych błędów. Według Departamentu Zdrowia i Opieki Społecznej Stanów Zjednoczonych (United States Department of Health and Human Services) do najczęstszych przyczyn należą:

‍

1. Nieautoryzowanydostęp: Pracownicy uzyskujący dostęp do PHI z ciekawości, z powodów osobistych lub bez uzasadnionego celu biznesowego. Przykłady obejmują wyszukiwanie informacji o współpracownikach, członkach rodziny lub wysoko postawionych osobach.‍
2. Nieodpowiednie środki bezpieczeństwa: Brak krytycznych zabezpieczeń, takich jak szyfrowanie danych ePHI, bezpieczna utylizacja dokumentacji fizycznej lub uwierzytelnianie wieloskładnikowe na potrzeby kontroli dostępu, co zwiększa podatność na naruszenia‍.
3. Niewłaściwe ujawnienia: PHI udostępnione bez odpowiedniej autoryzacji pacjenta lub ważnego powodu, takiego jak wysłanie informacji do niewłaściwego odbiorcy lub ujawnienie szczegółów podczas niezabezpieczonej komunikacji.‍
4. Zgubione lub skradzione urządzenia: Urządzenia mobilne, laptopy lub dyski USB zawierające niezaszyfrowane dane ePHI są szczególnie podatne na kradzież lub przypadkową utratę, co stwarza znaczne ryzyko naruszenia danych.

‍

Organizacje mogą znacznie zmniejszyć prawdopodobieństwo naruszeń HIPAA, eliminując typowe pułapki. Obejmuje to regularne szkolenia personelu, wdrażanie solidnych technologii bezpieczeństwa, przeprowadzanie ocen ryzyka i zapewnianie, że umowy o partnerstwie Business (BAA) są zawierane ze wszystkimi zewnętrznymi dostawcami usług obsługującymi PHI.

‍

Wskazówki dotyczące unikania naruszeń:

1. Do wysyłania PHI używaj usług zgodnych z HIPAA i kontroli dostępu.
2. Regularnie szkolić pracowników w zakresie zasad HIPAA i praktyk ochrony danych.
3. Przeprowadzanie okresowych ocen ryzyka w celu identyfikacji i ograniczania słabych punktów.
4. Upewnić się, że ze wszystkimi zewnętrznymi dostawcami usług zawarto umowy BAA w celu sformalizowania ich obowiązków w zakresie ochrony PHI.

‍

Końcowe przemyślenia na temat zgodności z HIPAA

Trzy zasady HIPAA - zasada prywatności, zasada bezpieczeństwa i zasada powiadamiania o naruszeniach - tworzą kompleksowe ramy zapewniające poufność, integralność i dostępność chronionych informacji zdrowotnych. Przestrzegając tych zasad HIPAA, organizacje opieki zdrowotnej mogą zapewnić bezpieczeństwo danych pacjentów, uniknąć kosztownych kar i zyskać zaufanie pacjentów i partnerów.

‍

Zgodność z HIPAA jest czymś więcej niż tylko wymogiem prawnym; jest niezbędna do etycznego świadczenia opieki zdrowotnej. Nadając priorytet zgodności, organizacje mogą chronić prywatność pacjentów, poprawiać wydajność operacyjną i podtrzymywać zaufanie do systemu opieki zdrowotnej.

‍

Dla organizacji poszukujących narzędzi zgodnych z zasadami HIPAA do obsługi poufnych informacji, usługi takie jak Sign.Plus zapewnia platformę podpisu elektronicznego, która spełnia zasady zgodności z HIPAA i pomaga ułatwić procesy związane z dokumentami. Również, Fax.Plus oferuje bezpieczne i niezawodne rozwiązania do faksowania w chmurze. Oba te narzędzia pomagają organizacjom opieki zdrowotnej i ich partnerom w skutecznym przestrzeganiu wytycznych HIPAA.

‍

Inwestowanie pieniędzy w te bezpieczne rozwiązania ułatwia organizacjom przestrzeganie zasad. Pomaga im to również skupić się na zapewnieniu lepszej opieki.

‍

Zastrzeżenie: Niniejszy artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Organizacje powinny skonsultować się z wykwalifikowanym specjalistą, aby zapewnić pełną zgodność z ustawą HIPAA.