Dicas para fazer a transição para um escritório sem papel

Você já pensou na quantidade de papel que usa no escritório? Com a revelação do Bureau of International Recycling de que 50% do papel recuperado provém de empresas, é seguro dizer que a nossa indústria tem um problema de papel. Além dessa estatística angustiante, o uso de papel em escritórios pode ser extremamente caro e também consumir muito tempo para imprimir, organizar e descartar.

Dito isso, é fundamental que sua equipe faça a transição para um escritório sem papel. Embora isto possa parecer um território desconhecido para as empresas, traz muitos benefícios, desde despesas reduzidas e menos desordem até um fluxo de trabalho mais eficiente e um local de trabalho globalmente mais ecológico. Uma consideração importante que você pode fazer durante essa transição é o envio de fax, uma pedra angular da comunicação entre escritórios que permitiu que empresas em todo o mundo enviassem documentos importantes e assinassem contratos mesmo sem a Internet. E encontrou o seu lugar no mundo digital de hoje com o nascimento do fax baseado na nuvem. Esta tecnologia inovadora não só ajuda a enviar faxes em alta velocidade, mas também reduz a quantidade de dinheiro e tempo gasto no envio e recebimento de novos documentos.

Mas para muitas pequenas empresas, as suas operações ocupadas podem significar que iniciativas como a transição para um escritório sem papel serão deixadas de lado. É por isso que é importante não apenas designar um líder que possa gerenciar a transição, mas também preparar todo o processo para que seja tranquilo e economize tempo. A esse respeito, Taylor Fasulas, da Verizon Connect, descreve cinco etapas diferentes que as pequenas empresas podem seguir para se tornarem mais eficientes, incluindo planejamento, priorização, organização, rastreamento e divisão. Embora possam parecer pequenos, mesmo 5 a 10 minutos economizados em qualquer uma das etapas individuais podem ser muito benéficos para sua transição para um sistema sem papel em particular e para os negócios em geral. Aqui estão cinco etapas principais que você precisa seguir para a transição:

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‍ 1. Plano

‍ A tecnologia que economiza papel , como o envio de fax baseado em nuvem, é um ótimo investimento quando executada corretamente. É por isso que é importante para qualquer empresa elaborar um plano com metas programadas e um objetivo geral claro em mente, pois isso ajudará a garantir uma transição constante.

O que torna um escritório sem papel eficiente é que são necessários apenas os equipamentos essenciais, como um computador, um modem DSL e também sua impressora - caso seja absolutamente necessário emitir uma cópia física do documento. Para empresas com arquivos maiores, você também precisará de um scanner digital, um dispositivo de armazenamento e um provedor de backup baseado em nuvem.

Depois que tudo estiver descrito, você poderá realizar um programa de treinamento onde sua equipe poderá aprender sobre os fundamentos do envio de fax on-line e como usar corretamente as ferramentas de suporte para que entendam por que sua empresa está iniciando sua transição.

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‍ 2. Priorize

‍ Assim que as bases para a transição forem definidas, os gerentes de escritório e líderes empresariais devem ser específicos sobre quais metas devem estar no topo da lista. Ao organizá-los por importância, os objetivos serão muito mais fáceis de serem alcançados. Isso, por sua vez, tornará a transição muito mais simplificada e mais fácil para o escritório se adaptar. Considerando que poucas pessoas estão acostumadas a usar um aparelho de fax baseado em nuvem, os gerentes de escritório podem priorizar essa tarefa primeiro para permitir que a equipe resolva todos os problemas nos estágios iniciais da transição. Isto pode ser feito através de sessões de formação ou através da criação de um guia repleto de informações úteis, tais como procedimentos de arquivamento sem papel e processos de arquivamento.

‍ 3. Rastrear

‍ A próxima etapa é criar um plano diário, semanal e mensal com metas claras para ver se sua equipe desenvolveu um melhor entendimento da tecnologia à medida que você avança. Acompanhar o progresso do aprendizado dos funcionários no uso de aparelhos de fax baseados em nuvem e outras tecnologias sem papel ajudará você a saber se surgirem problemas e a melhor forma de lidar com eles. Com as metas definidas, os gerentes de escritório podem reconhecer quais delas seus funcionários estão cumprindo e aquelas em que estão ficando para trás.

É importante ter em mente que pode ser difícil para os membros da equipe se afastarem de seus velhos hábitos, especialmente com Reynaldo Lugtu, da Business World, relatando que a Microsoft Research descobriu que os funcionários têm medo das mais recentes iniciativas digitais. Para ajudá-los a adotar a tecnologia sem papel, você pode retirar as impressoras uma por uma, em vez de todas ao mesmo tempo. Ao fazer isso, eles ficarão mais encorajados a aprender o novo sistema.

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‍ 4. Organizar

‍ À medida que um escritório acolhe a tecnologia digital sem papel em seu espaço, ele deve se despedir dos arquivos abarrotados. Embora isso economize tempo, os gerentes de escritório devem certificar-se de que todos os seus arquivos estão armazenados corretamente. Para coordenar eficientemente seus arquivos com um sistema de fax baseado em nuvem, você deve escolher um programa que possua um sistema de arquivamento com criptografia de dados para manter os arquivos antigos seguros e organizados. E depois que os sistemas digitais forem estabelecidos, não haverá muito com o que se preocupar quando se trata de seus arquivos. Um sistema baseado em nuvem pode armazenar uma grande quantidade de documentos recebidos e enviados, que podem ser acessados rapidamente de diferentes dispositivos.

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‍ 5. Pausa

‍ Como escrevemos anteriormente em "Como aumentar e melhorar a produtividade com serviços de fax pela Internet" , tanto empregadores quanto funcionários podem simplesmente aproveitar os benefícios desta tecnologia, pois ela torna as operações mais fáceis para todos. A tecnologia baseada em nuvem não apenas permitirá que os documentos sejam entregues com mais eficiência, mas também economizará despesas que podem aumentar facilmente no longo prazo.

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Desde o custo do papel até às horas de espera, estes factores podem ser minimizados ou mesmo eliminados com tecnologias sem papel, como sistemas de fax baseados na nuvem. Apesar dos aparelhos de fax tradicionais terem se tornado obsoletos, a sua finalidade ainda é vital nos escritórios. No entanto, graças ao poder dos serviços de fax on-line, você pode facilmente enviar fax para pessoas de todo o mundo – a qualquer hora e em qualquer lugar – com Fax.Plus .

Tudo o que você precisa é de uma conexão com a Internet, um endereço de e-mail válido e uma assinatura ativa de fax on-line para evitar a necessidade de hardware volumoso e processos problemáticos. Isso não apenas introduz a tecnologia digital no local de trabalho, mas também elimina quaisquer desafios anteriores que você enfrentou.