10 причин, почему компаниям стоит перейти на решение с электронной подписью

Зачем использовать электронные подписи? Жизнь в цифровом мире дает нам ряд преимуществ. Поскольку традиционный метод подписания документов ручкой и бумагой устаревает, компании испытывают все большее давление с целью перехода на безбумажный документооборот. Современная цифровизация коренным образом изменила наш подход к работе и помогла нам делать все быстрее и эффективнее, обеспечивая большую точность и аккуратность, тем самым уменьшая потребность в ручном вмешательстве.

‍

Что такое электронная подпись?

Электронные подписи связаны с безбумажным рабочим процессом, именно поэтому в бизнесе электронные подписи постепенно становятся стандартом процессов подписания. Они являются цифровыми представлениями подписи человека, которые можно добавлять к документу в электронном виде. Компании, использующие решение электронная подпись, такое как Sign.Plus, как правило, наблюдают разнообразные положительные результаты, начиная от сокращения бумажной работы, снижения затрат на бумагу, улучшения безопасности и повышения производительности и эффективности. 

Так зачем использовать электронную подпись? Sign.Plus, один из лучших сервисов eSignature, предоставляет комплексное решение для электронной подписи, которое позволяет компаниям подписывать, отправлять и управлять документами без проблем. Продолжайте читать, чтобы узнать больше о преимуществах перехода на решение для электронной подписи, такое как Sign.Plus, и о том, как переход на решение eSignature может помочь вашей компании оптимизировать процесс подписания документов.

‍

Законно и безопасно ли использовать электронные подписи?

Электронные подписи имеют юридическую силу и могут быть принудительно исполнены во многих странах мира, включая Соединенные Штаты, Канаду и Европейский Союз. Юридическая действительность электронных подписей устанавливается различными законами и нормативными актами, такими как Закон о электронных подписях в глобальной и национальной торговле (ESIGN) и регламент eIDAS. Узнайте больше о юридической силе электронных подписей.

‍

По сравнению с собственноручными подписями (которые можно подделать и изменить), Sign.Plus имеет многочисленные меры безопасности и аутентификации, предлагая более безопасную и надежную альтернативу. С Sign.Plus ваши электронные подписи защищены несколькими уровнями безопасности и имеют юридическую силу, что позволяет вам более эффективно и безопасно проводить деловые операции. Продолжайте читать, чтобы узнать больше о том, как решения для электронной подписи могут быть более безопасными, чем традиционные методы подписания.

• Защищенные от несанкционированного доступа контрольные журналы: Защищенный от несанкционированного доступа контрольный журнал Sign.Plus — это запись любых действий, выполненных с документом, который находится в процессе подписания. Для каждого журнала аудита можно найти следующие данные: статус документа (просмотрен, подписан, аннулирован, отклонен, срок действия истек), имя и адрес электронной почты, отметка даты и времени, IP-адрес и устройство. Это гарантирует сохранение целостности документов, и любые мошеннические или несанкционированные действия могут быть легко замечены. В целом, защищенный от несанкционированного доступа контрольный журнал решения для подписи является важной мерой безопасности, которая обеспечивает высокий уровень уверенности и доверия к процессу электронной подписи.

• Сертификат о завершении: Сертификат о завершении создается и выдается автоматически после успешного подписания документа в электронном виде. Это цифровой документ, содержащий подробную информацию о процессе подписания, включая дату и время подписи, адрес электронной почты подписавшего и уникальный идентификатор транзакции. Сертификат предоставляет убедительное доказательство подлинности и целостности подписанного документа, что особенно важно в юридических или Business-транзакциях, где подлинность подписанного документа может быть поставлена под сомнение.

• Шифрование данных: Sign.Plus предлагает функции высокой безопасности для всех документов в состоянии покоя, используя 256-битный Advanced Encryption Standard (AES), который поставляется с уникальным ключом шифрования каждого пользователя. Кроме того, для защиты данных при передаче между нашими приложениями (в настоящее время мобильными и веб-приложениями) и нашими серверами мы используем шифрование TLS 1.2+. Этот процесс шифрования гарантирует, что любые конфиденциальные данные, такие как личная информация, данные транзакций или подписанные документы, защищены от перехвата или несанкционированного доступа. 

‍

Безопасность — это веская причина для перехода, но что еще?

Решения для электронных подписей предлагают множество других преимуществ, которые могут существенно изменить способ работы частных лиц и Business. Перейдя на сервис электронной подписи, частные лица и Business могут воспользоваться перечисленными ниже преимуществами и оптимизировать процессы подписания документов, одновременно повышая безопасность и снижая воздействие на окружающую среду. Вот некоторые из наиболее привлекательных преимуществ использования решений для электронной подписи:

‍

• Доступно в мобильном приложении:  С мобильным приложением eSignature вы можете подписывать документы в электронном виде удаленно из любого места и в любое время, используя любое устройство с подключением к Интернету. Это может быть важно и удобно для людей с проблемами передвижения или транспортировки, позволяя Business быстрее продвигаться вперед в проектах, помогая сократить задержки и улучшить общую производительность Business.

• Экономия средств: Подписание документов в электронном виде позволяет сэкономить средства за счет устранения необходимости печати, подписания, сканирования и отправки физических документов. Кроме того, устраняя необходимость в физических подписях, Business могут сократить расход бумаги и сократить расходы на печать и доставку, что, по сути, помогает сократить количество времени и ресурсов, необходимых для управления документами, высвобождая персонал для выполнения более ценных задач.

• Клиентский опыт: Предоставляя клиентам более быстрый и удобный способ подписывать документы и совершать транзакции, решения для электронной подписи устраняют необходимость во встречах лицом к лицу или физической почте. Это может помочь сократить время выполнения заказов, повысить удовлетворенность клиентов и повысить уровень удержания клиентов. В целом, решения для электронной подписи могут помочь Business создать более удобный и эффективный клиентский опыт, что в конечном итоге приведет к повышению лояльности клиентов и росту.

• Повышенное соответствие требованиям: Сервисы eSignature, такие как Sign.Plus, должны быть сертифицированы на соответствие всем применимым сертификатам и требованиям, включая SOC 2, HIPAA, ISO 27001, GDPR, CCPA и другие.

• Экологический след: Решения eSignature помогают снизить воздействие Business на окружающую среду за счет устранения необходимости в бумажных документах, сокращения отходов бумаги и выбросов углекислого газа, связанных с транспортировкой и доставкой.

‍

Как найти подходящее решение eSignature?

Теперь, чтобы в полной мере воспользоваться упомянутыми выше преимуществами, крайне важно выбрать правильное решение eSignature. Для этого важно учитывать несколько факторов и убедиться при выборе правильного решения eSignature, исходя из потребностей вашего Business, и, учитывая широкий спектр доступных вариантов, это может быть непростой задачей. Однако, тщательно обдумав свои конкретные потребности, можно найти правильное решение, выполнив следующие действия:

‍

1. Определите свои потребности: Определите типы документов, которые вам необходимо подписывать в электронном виде, и требуемый объем подписей.

2. Юридическая сила eSignature: Убедитесь, что выбранное вами решение является юридически действительным в вашей юрисдикции и соответствует соответствующим нормам, таким как eIDAS или ESIGN.

3. Соответствие нормативным требованиям: Убедитесь, что выбранное вами (или на которое вы переходите) решение eSignature сертифицировано на соответствие всем соответствующим нормативным требованиям и нормам, включая SOC 2, HIPAA, ISO 27001, GDPR, CCPA и другие.

4. Оцените функции безопасности: Ищите решение, которое предлагает надежные меры безопасности, такие как шифрование данных и многофакторная аутентификация, для защиты ваших данных и предотвращения мошенничества.

5. Учитывайте простоту использования:  Выберите решение, которое является удобным для пользователя и легко внедряется всеми сторонами, участвующими в процессе подписания.

6. Мобильная совместимость:  Решения, оптимизированные для мобильных устройств, можно использовать на любом смартфоне или планшете. Это позволяет вам подписывать и отправлять документы из любого места, в любое время, не привязываясь к компьютеру. 

7. Функции совместной работы: Решения eSignature обеспечивают совместную работу, позволяя нескольким сторонам подписывать документы и получать к ним доступ удаленно, в режиме реального времени, из разных мест. Это упрощает рабочий процесс, повышает производительность и устраняет необходимость в физических встречах, экономя время и ресурсы.

8. Сравните цены: Оцените модели ценообразования различных поставщиков, чтобы убедиться, что вы получаете лучшее соотношение цены и качества.

‍

Принимая во внимание эти факторы, вы можете определить решение eSignature, которое отвечает вашим конкретным потребностям, улучшает ваш рабочий процесс и обеспечивает необходимый уровень безопасности и соответствия требованиям.

‍

Перейдите на безопасное и удобное решение для электронной подписи уже сегодня!

В заключение, электронные подписи предоставляют множество преимуществ для Business, таких как повышение эффективности, экономия средств, использование в дороге и повышенное соответствие требованиям. Если вы ищете удобное, безопасное и полностью совместимое решение eSignature, Sign.Plus — идеальный выбор. 

Его инновационная платформа, которую можно использовать на любом устройстве, подключенном к Интернету, предлагает надежные меры безопасности и простую интеграцию с другими Business инструментами, а также гибкие тарифные планы и понятный интерфейс. С Sign.Plus подписывайте PDF-документы онлайн на различных устройствах и платформах, что позволяет компаниям легко перейти на электронные подписи и в полной мере воспользоваться их потенциалом для революционного изменения операций и опережения конкурентов. Не ждите больше, переходите на электронные подписи с Sign.Plus сегодня и наслаждайтесь многочисленными преимуществами, которые он может предложить.