Плюсы и минусы онлайн-факсов — стоит ли переходить на них?

Если вы каким-либо образом связаны с регулируемой отраслью, вы, вероятно, отправили и получили десятки факсов для передачи документов. Если вы используете факс для передачи такого количества документов, скорее всего, вы ищете более эффективную и производительную альтернативу. Таким образом, изучение плюсов и минусов онлайн-службы факсимильной связи определенно поможет вам решить, стоит ли переходить на облачную службу факсимильной связи или придерживаться традиционного факсимильного аппарата или факс-серверов. ‍

‍

Плюсы и минусы онлайн-факса

Плюсы:

Доступность из любого места и в любое время. Чтобы иметь доступ к своим документам и иметь возможность отправлять и получать факсы, вам просто нужен компьютер, ноутбук, мобильный телефон или планшет, а также подключение к Интернету.

‍ ‍

Нет необходимости распечатывать каждый полученный факс: если ваша компания работает в сфере здравоохранения, права, недвижимости и других регулируемых отраслях, это означает, что вы получаете сотни факсов каждый день. При использовании онлайн-службы факсов вы можете выбирать, какие полученные факсы распечатать, какие удалить, а какие сохранить.

‍

‍ НЕТ затрат на обслуживание: единственные расходы, которые вам нужно заплатить, — это продление подписки. Вам больше не нужно беспокоиться о расходах на обслуживание вашего факсимильного аппарата, а также о стоимости чернил, тонера и, конечно же, бумаги.

‍

‍ Отправка факса нескольким контактам одновременно. Большинство онлайн-служб факсов предлагают возможность отправить один документ нескольким получателям одновременно. Это означает, что вам просто нужно подготовить документы для однократной отправки и отправить их нескольким контактам одновременно.

‍

‍ Получите выделенный номер факса из разных стран: для работы традиционные факсимильные аппараты должны быть подключены к номеру стационарного телефона. Это означает, что вы не можете получить японский номер факса, находясь в Соединенных Штатах. Но с помощью онлайн-услуг факса, независимо от того, где вы находитесь, вы можете получить выделенный номер факса из любой желаемой страны (если это поддерживается вашим провайдером факсимильной связи).

‍

‍ Упорядочивайте файлы проще и быстрее. Поскольку все отправленные и полученные факсы хранятся в цифровом виде в облачном хранилище, вы можете легко их систематизировать и назначать теги своим документам, чтобы иметь возможность находить определенный документ путем поиска по тегам.

‍

‍ Электронная подпись: эта замечательная функция позволяет вам подписывать документы и контракты в приложении онлайн-факса и сразу же отправлять их обратно.

Минусы:

Вам может понадобиться принтер: хотя хранение ваших документов в облачном хранилище более эффективно и организованно, иногда вам просто нужно доставить физическую копию документа в организацию. В таких случаях вам нужно найти принтер и распечатать факсы.

‍

‍ Вам понадобится подключение к Интернету. Если вы живете в месте с ограниченным доступом к Интернету или ваше соединение не столь стабильно, переход на службу онлайн-факса может быть неразумной идеей.

‍

Итак, что еще вы бы добавили к этому списку плюсов и минусов онлайн-факс-сервисов?