Что такое облачный факс? Отправляйте и получайте факсы онлайн

Облачная факсимильная связь стала важным инструментом, заменяющим традиционные факсимильные аппараты. Она позволяет отправлять и получать факсы через Интернет, не требуя громоздкого оборудования.

В этой статье объясняется, что такое облачная факсимильная связь, как она работает, и каковы преимущества облачной факсимильной связи для частных лиц и Enterprise.

‍

Что такое облачный факс?

Облачный факс — это факс, который отправляется или получается через Интернет вместо использования традиционного факсимильного аппарата и телефонной линии. Документы отправляются в электронном виде, сохраняя при этом безопасность традиционных методов факсимильной связи.

Облачная факсимильная связь — это экономичный и простой способ отправки и получения документов без необходимости использования физических аппаратов.

‍

Понимание облака: как работает облачная факсимильная связь?

Чтобы понять, как работает облачная факсимильная связь, важно знать, что такое облако и как оно помогает в факсимильной связи.

Облако — это сеть удаленных серверов, доступ к которым осуществляется через Интернет, предоставляющая множество вычислительных услуг. Оно устраняет необходимость в локальном оборудовании, используя центры обработки данных для хранения данных и обеспечения вычислительной мощности.

Облачная факсимильная связь — это способ отправки и получения факсов через Интернет вместо обычных телефонных линий. Она упрощает и ускоряет весь процесс, используя технологию облачной факсимильной связи. Облако управляет процессом отправки факсов, позволяя отправлять документы на другую факсимильную линию или по электронной почте.

Облачные факс-сервисы позволяют отправлять и получать факсы с помощью онлайн-платформы, такой как веб-сайт, электронная почта или мобильное приложение. Это упрощает управление факсами, как и в случае с электронной почтой или другими электронными документами. Пользователи подключаются к облачному факс-провайдеру вместо использования обычных телефонных линий. Эта служба преобразует документ в факс и отправляет его нужному человеку.

‍

Способы отправки и получения факсов с использованием облачной факсимильной связи

Существует несколько способов отправки и получения факсов с использованием облачных факс-сервисов, что упрощает задачу для пользователей.

‍

Способ 1: Веб-факс

Облачные факс-провайдеры предлагают веб-портал, где можно использовать настольное или веб-приложение для отправки и получения факсов. Этот веб-интерфейс позволяет пользователям загружать документы, добавлять номера факсов и отправлять их несколькими щелчками мыши. Ваши документы находятся в облаке, поэтому все, что вам нужно, — это компьютер или ноутбук с доступом в Интернет для управления факсами. Вы будете получать уведомления по электронной почте или push-уведомления на свое устройство всякий раз, когда в ваш почтовый ящик поступает новый факс.

‍

Способ 2: Отправка факсов по электронной почте

При использовании этого метода отправка факса так же проста, как отправка электронного письма. Вы можете отправлять факсы с любого почтового сервера, включая Gmail, Yahoo и Outlook, на любой факсимильный аппарат или интернет-факс. Прикрепите документ к электронному письму, укажите номер факса получателя, за которым следует домен провайдера (например, +16692001010@fax.plus), и отправьте его. С другой стороны, полученные факсы можно найти в ваших электронных письмах.

‍

‍

‍

Способ 3: Мобильный факс

Превратите свой смартфон или планшет в систему облачной факсимильной связи, будь то Android или iOS. Этот метод позволяет делать снимки бумажных документов с помощью камеры телефона и превращать их в цифровые файлы. Затем вы можете отправлять эти файлы в виде факсов. Это удобный и современный способ управления вашими потребностями в факсимильной связи!

‍

Способ 4: Облачный факс API

Программируемый веб-сервис облачной факсимильной связи позволяет отправлять и получать факсы практически из любого используемого вами приложения или программного обеспечения.

‍

Преимущества решений облачной факсимильной связи

‍

Оптимизация процесса отправки факсов

Облачная факсимильная связь интегрируется с цифровыми инструментами, которые Business уже используют, такими как CRM, ERP, электронная почта и приложения. Это сокращает время, затрачиваемое на ручные процессы, и обеспечивает быструю отправку и получение документов.

‍

Экономическая эффективность по сравнению с традиционными факсимильными аппаратами

Благодаря отсутствию необходимости в выделенных телефонных линиях, бумаге, чернилах или техническом обслуживании, облачные факс-решения экономят деньги. Это устраняет необходимость в физических факсимильных аппаратах, снижая первоначальные и текущие затраты.

‍

Повышенная безопасность и соответствие требованиям

Безопасность данных является главным приоритетом на рынке облачной факсимильной связи, особенно при обработке конфиденциальных документов. Ведущие решения уделяют первостепенное внимание шифрованию и многофакторной аутентификации для защиты информации. Ведущие поставщики облачных факсов, такие как Fax.Plus, также придерживаются важных стандартов соответствия, таких как ISO 27001, SOC 2 Type 2 и HIPAA, обеспечивая безопасное управление данными и соответствие нормативным требованиям.

‍

‍

Устранение необходимости в факсимильном оборудовании

Облачная факсимильная связь устраняет необходимость в традиционном факсимильном оборудовании, чернилах и бумаге. Это означает, что больше не нужно иметь дело с неисправностями оборудования, техническим обслуживанием или текущими затратами на расходные материалы. С помощью облачных факс-сервисов пользователи могут отправлять и получать факсы на любом устройстве, таком как ноутбук, планшет или смартфон, что обеспечивает большую гибкость и позволяет выполнять работу в любое время и в любом месте.

‍

Улучшение управления документами

Облачная факсимильная связь — полезный инструмент для компаний, поскольку она хорошо работает с системами управления документами. Это позволяет компаниям хранить, систематизировать и находить факсы в виде цифровых файлов, а не использовать бумагу. Переходя на безбумажный документооборот и сохраняя факсы в облаке, Business может работать более эффективно и вести более качественный учет.

Подробнее: Повысьте производительность с помощью интернет-факс-сервисов.

‍

Облачная факсимильная связь и традиционная факсимильная связь

Облачная факсимильная связь имеет много преимуществ перед традиционной. Давайте рассмотрим некоторые ключевые различия.

‍

Безопасность и соответствие требованиям

Облачная факсимильная связь предлагает расширенные функции безопасности, включая шифрование, для защиты конфиденциальной информации. Она также обеспечивает соответствие основным нормативным требованиям, предоставляя надежное и безопасное решение для современной передачи документов.

‍

Надежность передачи

Облачная факсимильная связь обеспечивает беспрецедентную надежность передачи документов, гарантируя своевременную и безопасную доставку ваших факсов. В отличие от традиционных факсимильных аппаратов, которые полагаются на стабильные телефонные линии, облачная факсимильная связь работает через надежные цифровые сети, предназначенные для стабильной работы. Расширенные функции, такие как автоматические повторные попытки, подтверждения доставки и безопасное хранение, гарантируют, что ваши документы достигнут места назначения без перебоев, обеспечивая спокойствие для критически важных коммуникаций.

‍

Различия в стоимости

Традиционные факсимильные аппараты имеют несколько видов затрат, включая бумагу, чернила, телефонные линии и техническое обслуживание. Облачная факсимильная связь снижает затраты на оборудование, упрощает операции и предлагает прозрачное ценообразование, что делает ее более доступной.

‍

Хранение и доступность

В облачной факсимильной связи документы хранятся в цифровом виде и доступны из любого места с подключением к Интернету. Это сильно отличается от традиционных факсимильных аппаратов, которым требуется физическое хранилище и которые не обеспечивают удаленный доступ.

Читать далее: Какие есть альтернативы факсимильным аппаратам?

‍

Круглосуточный прием факсов

Облачная факсимильная связь гарантирует, что вы всегда будете на связи и сможете получать факсы 24/7, даже без активного подключения к Интернету. Это означает отсутствие пропущенных сообщений, поскольку факсы надежно хранятся и доступны, когда вы будете готовы их получить.

‍

‍

Выбор лучшего облачного факс-решения для ваших нужд: на какие функции следует обратить внимание?

‍

Интеграция с существующими системами

Ваше облачное факс-решение должно хорошо работать с инструментами, которые вы уже используете, такими как электронная почта, управление документами и программное обеспечение CRM или ERP. Бесшовная интеграция помогает сделать отправку факсов частью ваших существующих рабочих процессов.

‍

Глобальная облачная инфраструктура

Если ваш Business работает по всему миру, выберите облачный факс-сервис с надежной глобальной настройкой. Это поможет обеспечить быструю и надежную доставку факсов, где бы вы ни находились.

‍

‍

Обеспечение непрерывности Business

Надежная связь имеет решающее значение для непрерывности Business. Выбирайте облачные факс-сервисы с резервными системами и гарантированным временем безотказной работы, чтобы вы всегда могли отправлять и получать факсы.

‍

Удобство использования

Сервис должен быть простым в использовании, с понятным интерфейсом, который ваша команда сможет быстро освоить без длительного обучения.

‍

‍

Стандарты безопасности и соответствия нормативным требованиям

Для предприятий, работающих с конфиденциальными данными, безопасность имеет первостепенное значение. Выбирайте поставщика, который предлагает шифрование, контроль доступа и соответствие отраслевым нормам, таким как ISO 27001, SOC 2 Type 2 и HIPAA.

‍

Масштабируемость и показатели производительности

Ваше безопасное облачное факс-решение должно быть способно расти вместе с вашим Business. Выбирайте поставщика, который может обрабатывать растущие объемы факсов по мере изменения ваших потребностей.

‍

Модели ценообразования

Примите во внимание модель ценообразования облачного факс-решения. Некоторые сервисы взимают плату за страницу, в то время как другие предлагают фиксированную ставку. Выберите вариант, который лучше всего соответствует вашему объему факсов.

‍

Качество поддержки клиентов

Качественная поддержка клиентов важна для быстрого решения проблем. Выберите поставщика с оперативной поддержкой по телефону, электронной почте или в онлайн-чате.

‍

Почему облачная факсимильная связь важна для Enterprise

‍

‍

Упрощенные каналы связи

Облачная факсимильная связь объединяет факсимильную связь с цифровыми инструментами, что делает связь более быстрой и простой. Она избавляет от необходимости в физических факс-аппаратах и интегрирует факсимильную связь в рабочие процессы электронной почты и документов.

‍

Обеспечение соответствия требованиям и безопасности

Многие отрасли, такие как здравоохранение и финансы, требуют соблюдения строгих правил передачи конфиденциальной информации. Облачная факсимильная связь обеспечивает безопасность и соответствие требованиям, необходимым для соблюдения этих требований.

‍

Миграция в облако как стратегическое преимущество для Business

Переход в облако — это стратегический шаг для Enterprise, стремящихся к модернизации. Облачная факсимильная связь упрощает работу для Business, сокращая потребность в физическом оборудовании. Это позволяет более гибко отправлять документы и помогает компаниям расти без особых хлопот.

‍

Применение облачной факсимильной связи в различных отраслях

Облачная факсимильная связь имеет множество применений в различных отраслях для безопасной и эффективной связи.

‍

Здравоохранение

Поставщикам медицинских услуг необходимо отправлять записи пациентов, соблюдая при этом такие правила, как HIPAA. Облачная факсимильная связь помогает, обеспечивая шифрование и безопасный доступ к конфиденциальным документам. Облачная факсимильная связь позволяет хранить медицинские документы, такие как записи пациентов, в Интернете. Это означает, что вы можете получить к ним доступ в любое время и в любом месте.

‍

Правовые положения

Юридической отрасли необходимо безопасно отправлять контракты и другие документы. Облачная факсимильная связь позволяет юридическим фирмам отправлять эти документы, обеспечивая соответствие требованиям и конфиденциальность.

‍

Финансовые учреждения

Финансовые учреждения имеют дело с конфиденциальной информацией, которая должна передаваться безопасно. Облачная факсимильная связь обеспечивает необходимую безопасность, такую как шифрование и контроль доступа, для обеспечения соответствия нормативным требованиям и защиты данных клиентов.

‍

Малый Business

Малому Business нравится облачная факсимильная связь, потому что она избавляет от необходимости в дорогостоящих аппаратах и отдельных телефонных линиях. Она также обеспечивает простой и доступный способ управления факсимильной связью.

‍

Производство и строительство

Производственным и строительным компаниям часто требуется отправлять заказы на поставку, планы проектов и контракты. Облачная факсимильная связь позволяет им эффективно делать это из любого места, гарантируя своевременную доставку документов.

‍

Розничная торговля

Розничная индустрия полагается на облачную факсимильную связь для управления заказами и коммуникации с поставщиками. Облачные факс-сервисы упрощают розничным продавцам организацию и поддержание бесперебойной работы.

‍

‍

Облачная факсимильная связь с Fax.Plus: безопасная и простая отправка факсов для частных лиц и Enterprise

Fax.Plus — отличный выбор для людей и Business, которые хотят перейти на облачную факсимильную связь. Он предлагает такие функции, как местные и бесплатные номера факсов, возможности отправки факсов по электронной почте и интеграцию с такими платформами, как Google Workspace и Microsoft. Fax.Plus предлагает гибкие цены, может расти вместе с вашим Business и обеспечивает отличную поддержку клиентов. Это гарантирует безопасную и надежную отправку ваших документов, что делает его разумным вариантом как для малого Business, так и для крупных компаний.

‍

Часто задаваемые вопросы

‍

Безопасна и надежна ли облачная факсимильная связь?

Да, облачная факсимильная связь является одновременно безопасной и надежной. Признанные поставщики облачных факсов используют передовое шифрование для защиты конфиденциальной информации во время передачи и хранения. Благодаря таким функциям, как многофакторная аутентификация и соответствие таким стандартам, как ISO 27001, SOC 2 Type 2 и HIPAA, облачная факсимильная связь обеспечивает высочайший уровень безопасности данных.

‍

Легко ли использовать облачную факсимильную связь?

Да, облачные факсимильные сервисы просты в использовании. Fax.Plus имеет удобный интерфейс и позволяет отправлять и получать факсы различными способами, например, через веб-сайты, электронную почту и мобильные приложения.

‍

Каковы основные преимущества облачных факс-сервисов?

Основными преимуществами облачных факс-сервисов являются экономия средств, безопасность, отсутствие необходимости в физическом оборудовании и интеграция с существующими цифровыми инструментами.

‍

Соответствует ли облачная факсимильная связь требованиям HIPAA?

Ведущие поставщики облачных факсов, такие как Fax.Plus, предлагают услуги, соответствующие требованиям HIPAA, которые позволяют поставщикам медицинских услуг безопасно отправлять записи пациентов и другую конфиденциальную информацию.

‍

Сколько стоит облачная факсимильная связь?

Затраты ниже, чем при традиционной факсимильной связи, поскольку отсутствуют расходы на оборудование или техническое обслуживание. Стоимость облачной факсимильной связи зависит от поставщика и предлагаемых функций.

‍

Какие типы документов можно отправлять с помощью облачного факса?

Большинство типов документов можно отправлять с помощью облачного факса, включая PDF-файлы, документы Word, изображения и электронные таблицы. Вы можете отправлять эти документы через Fax.Plus.