Почему образовательные учреждения должны перенести свою практику отправки факсов в облако?

Как образовательное учреждение, вы постоянно находитесь под пристальным вниманием к технологическим инновациям, чтобы создать оптимальную среду обучения для ваших студентов. В сочетании с непреклонным давлением соблюдения правительственных постановлений может быть сложно оптимизировать ваши процессы для оптимизации эффективности без руководства.

Университеты, школы и другие академические организации продвинулись вперед в таких областях, как доступ к Wi-Fi на всей территории кампуса, студенческие порталы и электронная почта, однако большинство из этих учреждений серьезно не внедрили новые технологии факсимильной связи, которые существуют уже много лет и могут существенно помочь в административная практика.

Fax.Plus — это ведущая онлайн-служба факсов, которая помогает образовательным учреждениям и школьным округам легко и безопасно отправлять и получать факсы, соблюдая при этом строгие требования и правила хранения данных.

‍

‍

Как Fax.Plus помочь школьным округам перейти на облачное решение для факсов?

Несмотря на рост популярности электронной почты за последние два десятилетия, факс остается наиболее распространенным методом обмена важной информацией в сфере образования. Ваше учреждение ежедневно имеет дело с конфиденциальными файлами: от студенческих записей, транскриптов, заявлений, финансовой информации до медицинских записей. Потребности, связанные с отправкой факсов, не изменились, однако были введены облачные сервисы, которые могут гарантировать более высокую безопасность, не беспокоясь об использовании темпераментного факсимильного оборудования.

‍

Безопасность

Если вы проанализируете текущие процессы отправки факсов, вы увидите, что отправляемые вам документы подвергаются постоянному риску. Их можно оставить в лотке для печати без присмотра, кто-то может их случайно поднять или они могут оказаться в руках того, для кого они не предназначены.

По своей сути облачная факсимильная связь является более безопасным методом, чем аналоговая факсимильная передача. Вы можете задаться вопросом, как такое возможно, когда Интернет наводнен такими словами, как «хакер» и « нарушение конфиденциальности ». Fax.Plus разработала многогранное решение для защиты ваших данных, включая место их хранения, стандарты шифрования, безопасные процессы аутентификации для доступа к учетным записям и инфраструктуру, которая регулярно проверяется нашей командой безопасности.

‍

Резидентность данных

Во-первых, все факс-файлы наших клиентов хранятся в швейцарских центрах обработки данных, которые работают в местах, соответствующих самым строгим стандартам безопасности (ISO 27001) и являются частью Cloud Security Alliance (CSA).

С планом «Корпоративный» вы можете легко перемещать полностью зашифрованные факсимильные документы между центрами обработки данных, расположенными в разных местах, без каких-либо перебоев в обслуживании, а также соблюдать региональные и национальные требования к конфиденциальности и местонахождению данных. Если у вас есть строгие требования не хранить факсы в облаке, мы можем даже полностью зашифровать все ваши файлы в ваше собственное локальное хранилище, совместимое с S3.

‍

Шифрование данных

Неактивные факсимильные файлы шифруются с использованием 256-битного расширенного стандарта шифрования (AES).

Для обеспечения безопасности данных, передаваемых между Fax.Plus приложения (в настоящее время мобильные, API или веб-интерфейсы) и наши серверы, Fax.Plus использует безопасность транспортного уровня (TLS). TLS — это усовершенствованный протокол шифрования, который развился из своего предшественника Secure Sockets Layer (SSL). Этот протокол устанавливает безопасное соединение, создавая защищенный туннель, защищенный шифрованием Advanced Encryption Standard (AES) с минимальной длиной 128 бит или выше.

Fax.Plus поддерживает TLS 1.3, который быстрее и безопаснее, чем TLS 1.2, и добавляет дополнительный уровень конфиденциальности к зашифрованному периоду, гарантируя, что две конечные точки являются единственными, способными расшифровать трафик.

‍

Активируйте расширенные меры безопасности для соответствия HIPAA

Для еще более строгих требований конфиденциальности и соответствия требованиям, Fax.Plus соответствует требованиям HIPAA. Вы можете подписать с нами Соглашение о деловом партнерстве, и мы активируем расширенные меры безопасности в вашей учетной записи ( https: alohi .com/trust/compliance/hipaa ).

После активации ни один из ваших файлов не покинет нашу платформу, что обеспечивает высочайшую степень безопасности от стороннего программного обеспечения и услуг. Это может быть особенно полезно медсестрам и другим медицинским работникам в ваших школах и кампусах, поскольку это обеспечит защиту частной медицинской информации (PHI) ваших учащихся.

‍

Безопасный процесс аутентификации

Fax.Plus предлагает несколько методов обеспечения безопасного доступа к учетной записи каждого участника. Наша система 2FA работает через приложение аутентификации, которое вы можете загрузить на свое устройство и которое будет генерировать коды. Эти коды будут использоваться в качестве второго уровня безопасности после вашего имени пользователя и пароля.

Для пользователей нашего плана Enterprise мы делаем еще один шаг вперед, предлагая единый вход (SSO), который может быть невероятно полезен для вашего образовательного учреждения. SSO — это процесс аутентификации, который позволяет вам получить доступ к нескольким сетям и приложениям с помощью одного набора учетных данных.

‍

Оптимизированные процессы

Переходим к практическому применению облачных факсов в вашем образовательном учреждении: это просто проще. Для работы с аналоговыми факсами учителям, администраторам и другим преподавателям приходится перемещаться для отправки факсов, ждать, пока ИТ-отдел устранит неполадки, и не иметь достаточного количества машин для удовлетворения потребностей каждого.

Fax.Plus обеспечивает бесперебойный рабочий процесс и повышенную эффективность благодаря:

• Мобильные и веб-приложения, которые преподаватели могут использовать для отправки факсов из любой точки кампуса, из своих лекционных залов или классных комнат.
• Простая интеграция с Google, Microsoft, Slack и Zapier, а также интеграция API с программными системами учреждений.
• Возможность отправлять и получать факсы по электронной почте.
• Подробные журналы CSV ранее отправленных факсов, которые можно загрузить на вкладке «Факсы» в планах «Премиум», «Бизнес» и «Предприятие». Это наиболее полезно для отслеживания того, какой информацией был обмен.
• Для разных кафедр факультета можно настроить несколько линий факса, гарантируя правильную фильтрацию информации и ее отправку соответствующим преподавателям.
• Запланированная отправка факсов, чтобы гарантировать своевременную отправку важных документов учащимся, родителям и другим лицам.

‍

Эффективное использование ресурсов

Наконец, стоимость эксплуатации любого образовательного учреждения невероятно высока, и иногда может быть трудно сесть и обдумать стоимость систем, которые вы используете. Облачная передача факсов может исключить затраты на установку факсов, ремонт, чернила и бумагу и даже сократить расходы на ИТ.

Мы предлагаем экономичный способ удовлетворения ваших потребностей в отправке факсов с полной прозрачностью понесенных расходов и возможностью выбирать планы, которые наилучшим образом соответствуют вашим потребностям. Мы даже предлагаем индивидуальные планы больших объемов для ваших конкретных потребностей.

Если у вас наблюдается приток факсов в начале учебного года из-за заявок и большой отток факсов при рассылке транскриптов в конце года, мы также можем помочь вам найти эффективное решение.

‍

Заключение

Проще говоря, облачная передача факсов значительно сократит дублирование в ваших административных процессах, одновременно обещая, что безопасность и защита данных будут на переднем крае вашей деятельности. Чтобы облегчить ваш переход, наша служба поддержки всегда готова ответить на ваши вопросы (по электронной почте).