Kağıtsız Ofise Geçiş İçin İpuçları

Ofiste ne kadar kağıt kullandığınızı hiç düşündünüz mü? Uluslararası Geri Dönüşüm Bürosu'nun geri kazanılan kağıtların %50'sinin işletmelerden geldiğini ortaya koymasıyla endüstrimizde bir kağıt sorunu olduğunu rahatlıkla söyleyebiliriz. Bu üzücü istatistiğin dışında, ofislerde kağıt kullanmak son derece maliyetli olabilir ve aynı zamanda çıktı almak, düzenlemek ve imha etmek için de çok fazla zaman harcayabilir.

Bununla birlikte ekibinizin kağıtsız bir ofise geçmesi zorunludur. Bu, işletmeler için keşfedilmemiş bir bölge gibi görünse de, giderlerin azalması ve daha az karmaşadan, daha verimli bir iş akışına ve genel olarak daha yeşil bir işyerine kadar pek çok fayda sağlar. Bu geçiş sırasında göz önünde bulundurabileceğiniz en önemli hususlardan biri, dünyanın dört bir yanındaki işletmelerin internet olmadan bile önemli belgeler göndermesine ve sözleşme imzalamasına olanak tanıyan, ofisler arası iletişimin temel taşı olan fakslamadır. Bulut tabanlı faksın doğuşuyla günümüz dijital dünyasında da yerini buldu. Bu yenilikçi teknoloji yalnızca faksların yüksek hızda gönderilmesine yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda yeni evrakların gönderilmesi ve alınması için harcanan para ve zamanı da azaltır.

Ancak birçok küçük işletme için yoğun operasyonlar, kağıtsız ofise geçiş gibi girişimlerin bir kenara atılması anlamına gelebilir. Bu nedenle, yalnızca geçişi yönetebilecek bir lider belirlemek değil, aynı zamanda sürecin sorunsuz ve zaman kazandırıcı olabilmesi için tüm sürece hazırlık yapmak da önemlidir. Bu bağlamda Verizon Connect'ten Taylor Fasulas, küçük işletmelerin daha verimli olma yolunda atabileceği beş farklı adımı özetlemektedir: planlama, önceliklendirme, organize etme, takip ve kesinti. Bunlar küçük görünse de, bireysel adımların herhangi birinden tasarruf edilen 5-10 dakika bile, özellikle kağıtsız sisteme geçişiniz ve genel olarak işiniz için büyük fayda sağlayabilir. Geçiş için atmanız gereken beş ana adım:

-
1. Planla

Bulut tabanlı faks gibi kağıt tasarrufu sağlayan teknolojiler, doğru şekilde uygulandığında büyük bir yatırımdır. Bu nedenle, herhangi bir işletmenin planlanmış hedefleri ve net bir genel hedefi göz önünde bulundurarak bir plan hazırlaması önemlidir; çünkü bu, istikrarlı bir geçişin sağlanmasına yardımcı olacaktır.

Kağıtsız bir ofisi verimli kılan şey, belgenin fiziksel bir kopyasının mutlaka verilmesi gerekmesi durumunda, bilgisayar, DSL modem ve ayrıca yazıcınız gibi yalnızca temel ekipman parçalarına ihtiyaç duyulmasıdır. Daha büyük arşivlere sahip işletmeler için ayrıca bir dijital tarayıcıya, bir depolama cihazına ve bulut tabanlı bir yedekleme sağlayıcısına ihtiyacınız olacak.

Bunların hepsi ana hatlarıyla belirlendikten sonra, personelinizin çevrimiçi faksın temellerini öğrenebileceği ve destekleyici araçların nasıl doğru şekilde kullanılacağını öğrenebileceği ve böylece işletmenizin neden geçişe başladığını anlayabilecekleri bir eğitim programı yürütebilirsiniz.

-
2. Önceliklendirin

Geçişin temeli atılır atılmaz, ofis yöneticileri ve iş dünyası liderleri hangi hedeflerin listenin başında olması gerektiği konusunda net bir şekilde açıklama yapmalıdır. Bunları önem sırasına göre düzenleyerek hedeflere ulaşmak çok daha kolay olacaktır. Bu da geçişi çok daha akıcı hale getirecek ve ofisin uyum sağlamasını kolaylaştıracak. Pek çok kişinin bulut tabanlı bir faks makinesi kullanmaya alışkın olmadığı göz önüne alındığında, ofis yöneticileri, personelin geçişin ilk aşamalarında tüm aksaklıkları çözmesine olanak sağlamak için öncelikle bu göreve öncelik verebilir. Bu, eğitim oturumları aracılığıyla veya kağıtsız dosyalama prosedürleri ve arşivleme süreçleri gibi faydalı bilgilerle dolu bir rehber kitap oluşturularak yapılabilir.

3. Parça

Bir sonraki adım, ekibinizin ilerledikçe teknolojiyi daha iyi anlayıp anlamadığını görmek için net hedefleri olan günlük, haftalık ve aylık bir plan oluşturmaktır. Çalışanların bulut tabanlı faks makinelerini ve diğer kağıtsız teknolojileri kullanma konusundaki öğrenme sürecini takip etmek, herhangi bir sorun ortaya çıkarsa ve bunları en iyi nasıl çözebileceğinizi bilmenize yardımcı olacaktır. Belirlenen hedefler sayesinde ofis yöneticileri, çalışanlarının hangi hedeflere ulaştığını ve hangilerinin geride kaldığını anlayabilir.

Özellikle İş Dünyası'ndan Reynaldo Lugtu'nun Microsoft Research'ün çalışanların en son dijital girişimlerden korktuğunu keşfettiğini bildirmesi nedeniyle, personelin eski yöntemlerinden uzaklaşmasının zor olabileceğini akılda tutmak önemlidir. Kağıtsız teknolojiye alışmalarına yardımcı olmak için yazıcılarınızı aynı anda çıkarmak yerine tek tek çıkarabilirsiniz. Bunu yaparak, yeni sistemi öğrenmeye daha fazla teşvik edilecekler.

-
4. Organize edin

Bir ofis, dijital kağıtsız teknolojiyi kendi alanlarına kabul ederken , tıka basa dolu dosya dolaplarına veda etmek zorunda kalacaklar. Bu bir zaman tasarrufu olsa da, ofis yöneticilerinin tüm dosyalarının uygun şekilde saklandığını onaylaması gerekir. Dosyalarını bulut tabanlı bir faks sistemiyle verimli bir şekilde koordine etmek için, eski dosyaları güvende ve düzenli tutacak veri şifrelemeli arşivleme sistemine sahip bir program seçmelisiniz. Dijital sistemler kurulduktan sonra dosyalarınız konusunda endişelenecek pek bir şey kalmayacak. Bulut tabanlı bir sistem, farklı cihazlardan hızla erişilebilen çok sayıda alınan ve gönderilen belgeyi depolayabilir.

-
5. Mola

Daha önce "İnternet Faks Hizmetleriyle Verimlilik Nasıl Artırılır ve Artırılır" bölümünde yazdığımız gibi , işlemleri herkes için kolaylaştırdığı için hem işverenler hem de çalışanlar bu teknolojinin avantajlarından yararlanabilirler. Bulut tabanlı teknoloji yalnızca belgelerin daha verimli bir şekilde iletilmesine olanak sağlamakla kalmayacak, aynı zamanda uzun vadede kolaylıkla artabilecek masraflardan da tasarruf etmenizi sağlayacaktır.

‍

Kağıt maliyetinden bekleme saatlerine kadar tüm bunlar, bulut tabanlı faks sistemleri gibi kağıtsız teknolojilerle en aza indirilebilir, hatta ortadan kaldırılabilir. Geleneksel faks makinelerinin geçerliliğini yitirmesine rağmen ofislerde amaçları hâlâ hayati önem taşıyor. Ancak çevrimiçi faks hizmetlerinin gücü sayesinde, Fax.Plus ile dünyanın her yerinden insanlara istediğiniz zaman, istediğiniz yerde kolayca faks gönderebilirsiniz.

Hacimli donanımlara ve zahmetli işlemlere gerek kalmaması için ihtiyacınız olan tek şey bir internet bağlantısı, geçerli bir e-posta adresi ve aktif bir çevrimiçi faks aboneliğidir. Bu sadece dijital teknolojinin işyerine girmesini sağlamakla kalmaz, aynı zamanda daha önce karşılaştığınız zorlukları da ortadan kaldırır.