Kağıtsız Ofise Geçiş İçin İpuçları

Ofiste ne kadar kağıt kullandığınızı hiç düşündünüz mü? Uluslararası Geri Dönüşüm Bürosu'nun geri kazanılan kağıdın %50'sinin işletmelerden geldiğini açıklamasıyla, sektörümüzün bir kağıt sorunu olduğunu söylemek güvenlidir. Bu üzücü istatistiğin dışında, ofislerde kağıt kullanmak son derece maliyetli olabilir ve ayrıca yazdırmak, düzenlemek ve elden çıkarmak çok zaman alabilir.

Bununla birlikte, ekibinizin kağıtsız bir ofise geçiş yapması zorunludur. Bu, işletmeler için keşfedilmemiş bir bölge gibi görünse de, azaltılmış giderler ve daha az dağınıklıktan daha verimli bir iş akışına ve genel olarak daha yeşil bir iş yerine kadar birçok fayda sunar. Bu geçiş sırasında yapabileceğiniz önemli bir husus, internet olmasa bile dünyanın dört bir yanındaki Business'ların önemli belgeler göndermesine ve sözleşmeler imzalamasına olanak tanıyan ofisler arası iletişimin temel taşı olan fakslamadır. Ve bulut tabanlı fakslamayla günümüzün dijital dünyasında yerini buldu. Bu yenilikçi teknoloji yalnızca yüksek hızda faks göndermeye yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda yeni evrak gönderme ve alma konusunda harcanan para ve zaman miktarını da azaltır.

Ancak birçok küçük Business için yoğun operasyonları, kağıtsız bir ofise geçiş gibi girişimlerin göz ardı edilebileceği anlamına gelebilir. Bu nedenle, yalnızca geçişi yönetebilecek bir lider atamak değil, aynı zamanda tüm sürece hazırlanmak da önemlidir, böylece sorunsuz ve zaman tasarrufu sağlayabilir. Bu bağlamda, Verizon Connect'ten Taylor Fasulas, küçük Business'ların daha verimli hale gelmek için atabileceği beş farklı adımı özetliyor, bunlar arasında planlama, önceliklendirme, düzenleme, izleme ve bölme yer alıyor. Bunlar küçük görünse de, bireysel adımlardan herhangi birinden tasarruf edilen 5-10 dakika bile, özellikle kağıtsız bir sisteme ve genel olarak Business'a geçişiniz için büyük fayda sağlayabilir. Geçiş için atmanız gereken beş ana adım şunlardır:

‍
‍1. Planlayın

‍Bulut tabanlı fakslama gibi kağıt tasarrufu sağlayan teknoloji, doğru uygulandığında harika bir yatırımdır. Bu nedenle, herhangi bir Business'ın planlı hedefler ve akılda net bir genel amaç ile bir plan hazırlaması önemlidir, çünkü bu, istikrarlı bir geçişi güvence altına almaya yardımcı olacaktır.

Kağıtsız bir ofisi verimli kılan şey, yalnızca temel ekipman parçalarına ihtiyaç duyulmasıdır; örneğin, bir bilgisayar, bir DSL modem ve ayrıca yazıcınız - belgenin fiziksel bir kopyasının kesinlikle verilmesi gerektiği durumlarda. Daha büyük arşivlere sahip Business'lar için ayrıca bir dijital tarayıcıya, bir depolama aygıtına ve bulut tabanlı bir yedekleme sağlayıcısına ihtiyacınız olacaktır.

Bunların hepsi özetlendikten sonra, personelinizin çevrimiçi fakslamanın temellerini ve destekleyici araçları nasıl doğru kullanacaklarını öğrenebileceği bir eğitim programı yürütebilirsiniz, böylece Business'ınızın neden geçişe başladığını anlarlar.

‍
‍2. Önceliklendirin

‍Geçiş için zemin hazırlandıktan sonra, ofis yöneticileri ve Business liderleri, listenin en üstünde hangi hedeflerin olması gerektiği konusunda spesifik olmalıdır. Önem sırasına göre düzenleyerek, hedeflere ulaşmak çok daha kolay olacaktır. Bu da geçişi çok daha kolay hale getirecek ve ofisin uyum sağlamasını kolaylaştıracaktır. Bulut tabanlı bir faks makinesi kullanmaya pek çok kişi alışkın olmadığından, ofis yöneticileri bu görevi öncelikle personelin geçişin ilk aşamalarındaki tüm sorunları çözmesine olanak sağlamak için önceliklendirebilir. Bu, eğitim oturumları aracılığıyla veya kağıtsız dosyalama prosedürleri ve arşivleme süreçleri gibi faydalı bilgilerle dolu bir rehber oluşturularak yapılabilir.

‍3. İzleyin

‍Bir sonraki adım, ekibinizin teknoloji hakkında daha iyi bir anlayış geliştirip geliştirmediğini görmek için net hedeflerle günlük, haftalık ve aylık bir plan oluşturmaktır. Çalışanların bulut tabanlı faks makinelerini ve diğer kağıtsız teknolojileri kullanma konusundaki öğrenme ilerlemesini izlemek, herhangi bir sorun ortaya çıkıp çıkmadığını ve bunlarla en iyi nasıl başa çıkılacağını bilmenize yardımcı olacaktır. Hedefler belirlendikten sonra, ofis yöneticileri çalışanlarının hangilerini karşıladığını ve hangilerinde geride kaldıklarını anlayabilir.

Personel üyelerinin eski alışkanlıklarından vazgeçmelerinin zor olabileceğini unutmamak önemlidir, özellikle Business World'den Reynaldo Lugtu'nun, Microsoft Research'ün çalışanların en son dijital girişimlerden korktuğunu bildirdiği göz önüne alındığında. Onları kağıtsız teknolojiye alıştırmak için, yazıcılarınızı hepsini aynı anda kaldırmak yerine birer birer çıkarabilirsiniz. Bunu yaparak, yeni sistemi öğrenmeleri için daha fazla teşvik edilmiş olacaklar.

‍
‍4. Organize Edin

‍Bir ofis, dijital kağıtsız teknolojiyi alanlarına kabul ederken, tıkış tıkış dosya dolaplarına veda etmelidir. Bu bir zaman tasarrufu olsa da, ofis yöneticileri tüm dosyalarının düzgün bir şekilde saklandığını onaylamalıdır. Dosyalarınızı bulut tabanlı bir faks sistemiyle verimli bir şekilde koordine etmek için, eski dosyaları güvende ve düzenli tutmak için veri şifrelemesi olan bir arşivleme sistemine sahip bir program seçmelisiniz. Ve dijital sistemler kurulduktan sonra, dosyalarınız söz konusu olduğunda endişelenecek pek bir şey kalmayacak. Bulut tabanlı bir sistem, hem alınan hem de gönderilen çok sayıda belgeyi depolayabilir ve bunlara farklı cihazlardan hızlı bir şekilde erişilebilir.

‍
‍5. Parçalara Ayırın

‍Daha önce "İnternet Faks Hizmetleri ile Üretkenliği Nasıl Artırır ve Geliştirirsiniz" konusunda yazdığımız gibi, hem işverenler hem de çalışanlar bu teknolojinin faydalarından kolayca yararlanabilirler, çünkü operasyonları herkes için kolaylaştırır. Bulut tabanlı teknoloji yalnızca belgelerin daha verimli bir şekilde teslim edilmesini sağlamakla kalmayacak, aynı zamanda uzun vadede kolayca birikebilecek masraflardan da tasarruf etmenizi sağlayacaktır.

​

Kağıt maliyetinden bekleme sürelerine kadar, bunlar bulut tabanlı faks sistemleri gibi kağıtsız teknolojilerle en aza indirilebilir, hatta ortadan kaldırılabilir. Geleneksel faks makineleri artık kullanılmamasına rağmen, amaçları ofislerde hala hayati önem taşıyor. Ancak, çevrimiçi faks hizmetlerinin gücü sayesinde, Fax.Plus ile dünyanın her yerindeki insanlara istediğiniz zaman, istediğiniz yerden kolayca faks gönderebilirsiniz.

Hantal donanımlara ve zahmetli süreçlere ihtiyaç duymamak için ihtiyacınız olan tek şey bir internet bağlantısı, geçerli bir e-posta adresi ve aktif bir çevrimiçi faks aboneliğidir. Bu sadece dijital teknolojiyi işyerine getirmekle kalmaz, aynı zamanda daha önce yaşadığınız tüm zorlukları da ortadan kaldırır.