Vor- und Nachteile von Online-Faxdiensten – lohnt sich ein Wechsel?

Wenn Sie in irgendeiner Weise mit einer regulierten Branche zu tun haben, haben Sie wahrscheinlich Dutzende Faxe gesendet und empfangen, um Dokumente zu übertragen. Wenn Sie Ihr Faxgerät zum Übertragen einer solchen Menge an Dokumenten verwenden, sind die Chancen groß, dass Sie nach einer Alternative suchen, die effizienter und produktiver ist. Wenn Sie sich also über die Vor- und Nachteile von Online-Faxdiensten informieren, wird Ihnen dies auf jeden Fall bei der Entscheidung helfen, ob Sie zu einem Cloud-basierten Faxdienst wechseln oder bei Ihrem herkömmlichen Faxgerät oder Ihren Faxservern bleiben. ‍

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Vor- und Nachteile des Online-Faxdienstes

Vorteile:

Von überall und jederzeit erreichbar: Um Zugriff auf Ihre Dokumente zu haben und Faxe senden und empfangen zu können, benötigen Sie lediglich einen PC, Laptop, ein Mobiltelefon oder ein Tablet sowie eine Internetverbindung.

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Sie müssen nicht jedes einzelne empfangene Fax ausdrucken: Wenn Ihr Unternehmen in den Bereichen Gesundheitswesen, Recht, Immobilien und anderen regulierten Branchen tätig ist, bedeutet das, dass Sie täglich Hunderte von Faxen erhalten. Wenn Sie einen Online-Faxdienst nutzen, können Sie auswählen, welche empfangenen Faxe gedruckt, welche gelöscht und welche gespeichert werden sollen.

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‍ Es fallen KEINE Wartungskosten an: Die einzigen Kosten, die Sie zahlen müssen, sind die Kosten für die Verlängerung Ihres Abonnements. Sie müssen sich keine Gedanken mehr über die Wartungskosten Ihres Faxgeräts sowie über die Kosten für Tinte, Toner und natürlich Papier machen.

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‍Fax gleichzeitig an mehrere Kontakte senden: Die meisten Online-Faxdienste bieten die Möglichkeit, ein einzelnes Dokument gleichzeitig an mehrere Empfänger zu senden. Das bedeutet, dass Sie die zu versendenden Dokumente nur einmal vorbereiten und an mehrere Kontakte gleichzeitig senden müssen.

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‍ Erhalten Sie eine dedizierte Faxnummer aus verschiedenen Ländern: Herkömmliche Faxgeräte müssen zum Betrieb mit einer Festnetztelefonnummer verbunden sein. Das bedeutet, dass Sie in den USA keine japanische Faxnummer erhalten können. Aber mit Online-Faxdiensten erhalten Sie unabhängig von Ihrem Aufenthaltsort eine dedizierte Faxnummer aus jedem gewünschten Land (sofern von Ihrem Faxanbieter unterstützt).

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‍ Organisieren Sie Ihre Dateien einfacher und schneller: Da alle Ihre gesendeten und empfangenen Faxe digital in einem Cloud-Speicher gespeichert werden, können Sie sie ganz einfach organisieren und Ihren Dokumenten Tags zuweisen, um ein bestimmtes Dokument durch Durchsuchen der Tags finden zu können.

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‍Elektronische Signatur: Mit dieser tollen Funktion können Sie Dokumente und Verträge innerhalb der Online-Fax-App unterzeichnen und sofort zurücksenden.

Nachteile:

Möglicherweise benötigen Sie einen Drucker: Während die Speicherung Ihrer Dokumente in einem Cloud-Speicher effizienter und organisierter ist, müssen Sie manchmal nur die physische Kopie eines Dokuments an eine Organisation liefern. In solchen Fällen müssen Sie einen Drucker finden und Ihre Faxe ausdrucken.

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‍ Sie benötigen eine Internetverbindung: Wenn Sie an einem Ort mit eingeschränktem Internetzugang leben oder Ihre Verbindung nicht so stabil ist, ist der Wechsel zu einem Online-Faxdienst möglicherweise keine kluge Idee.

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Was würden Sie dieser Liste der Vor- und Nachteile von Online-Faxdiensten noch hinzufügen?