Warum sollten Bildungseinrichtungen ihre Faxpraktiken in die Cloud verlagern?

Als Bildungseinrichtung stehen Sie ständig auf der Suche nach technologischen Innovationen, um eine optimale Lernumgebung für Ihre Schüler zu schaffen. In Verbindung mit dem unnachgiebigen Druck, sich an behördliche Vorschriften zu halten, kann es schwierig sein, Ihre Prozesse ohne Anleitung zu optimieren, um die Effizienz zu optimieren.

Universitäten, Schulen und andere akademische Organisationen sind in Bereichen wie dem campusweiten WLAN-Zugang sowie Studentenportalen und E-Mails weit fortgeschritten, doch die meisten dieser Institutionen haben die neueren Faxtechnologien, die es schon seit Jahren gibt und die erheblich helfen könnten, nicht ernsthaft integriert Verwaltungspraktiken.

Fax.Plus ist der führende Online-Faxdienst, der Bildungseinrichtungen und Schulbezirken hilft, Faxe einfach und sicher zu senden und zu empfangen und dabei strenge Anforderungen und Vorschriften zur Datenspeicherung einzuhalten.

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Wie funktioniert Fax.Plus Schulbezirken bei der Umstellung auf eine Cloud-basierte Faxlösung helfen?

Trotz der zunehmenden Beliebtheit von E-Mails in den letzten zwei Jahrzehnten bleibt Faxen die am häufigsten verwendete Methode zum Austausch wichtiger Informationen im Bildungsbereich. Ihre Einrichtung beschäftigt sich täglich mit sensiblen Dateien, von Studentenakten, Zeugnissen, Anträgen, Finanzinformationen bis hin zu medizinischen Gesundheitsakten. Die mit dem Faxen verbundenen Anforderungen haben sich nicht geändert. Es wurden jedoch Cloud-Dienste eingeführt, die eine höhere Sicherheit gewährleisten können, ohne dass man sich Sorgen machen muss, dass man mit launischen Faxgeräten arbeitet.

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Sicherheit

Wenn Sie Ihre aktuellen Faxprozesse analysieren, werden Sie feststellen, dass an Sie gesendete Dokumente einem ständigen Risiko ausgesetzt sind. Sie könnten unbeaufsichtigt im Druckfach liegen bleiben, jemand könnte sie versehentlich aufheben oder sie könnten in die Hände von jemandem gelangen, für den sie nicht bestimmt sind.

Grundsätzlich ist Cloud-Fax eine sicherere Methode als analoges Faxen. Sie fragen sich vielleicht, wie das sein kann, wenn das Internet mit Schlagworten wie „Hacker “ und „Datenschutzverletzungen“ überschwemmt wird. Fax.Plus hat eine vielfältige Lösung zum Schutz Ihrer Daten entwickelt, einschließlich Speicherort, Verschlüsselungsstandards, sichere Authentifizierungsprozesse für den Zugriff auf Konten und eine Infrastruktur, die regelmäßig von unserem Sicherheitsteam überprüft wird.

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Datenresidenz

Zunächst werden alle Faxdateien unserer Kunden in Schweizer Rechenzentren gespeichert, die an Standorten arbeiten, die den strengsten Sicherheitsstandards (ISO 27001) entsprechen und Teil der Cloud Security Alliance (CSA) sind.

Mit dem Enterprise-Plan können Sie Ihre vollständig verschlüsselten Faxdokumente problemlos zwischen Rechenzentren an verschiedenen Standorten verschieben, ohne dass es zu Dienstunterbrechungen kommt, und regionale und länderspezifische Datenschutz- und Standortanforderungen erfüllen. Wenn Sie strenge Compliance-Anforderungen haben, Faxe nicht in der Cloud zu speichern, können wir sogar alle Ihre Dateien vollständig verschlüsselt in Ihren eigenen lokalen S3-kompatiblen Speicher verschieben.

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Datenverschlüsselung

Ruhende Faxdateien werden mit dem 256-Bit Advanced Encryption Standard (AES) verschlüsselt.

Um die Sicherheit der zwischen uns übermittelten Daten zu gewährleisten Fax.Plus Apps (derzeit mobil, API oder Web) und unsere Server, Fax.Plus nutzt Transport Layer Security (TLS). TLS ist ein fortschrittliches Verschlüsselungsprotokoll, das aus seinem Vorgänger Secure Sockets Layer (SSL) hervorgegangen ist. Dieses Protokoll stellt eine sichere Verbindung her und erstellt einen geschützten Tunnel, der durch die Advanced Encryption Standard (AES)-Verschlüsselung mit einer Mindestbitlänge von 128 Bit oder höher geschützt ist.

Fax.Plus unterstützt TLS 1.3, das schneller und sicherer als TLS 1.2 ist, und fügt einem verschlüsselten Zeitraum eine zusätzliche Datenschutzebene hinzu, um sicherzustellen, dass nur die beiden Endpunkte den Datenverkehr entschlüsseln können.

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Aktivieren Sie erweiterte Sicherheitsmaßnahmen für die HIPAA-Konformität

Für noch strengere Datenschutz- und Compliance-Anforderungen Fax.Plus ist HIPAA-konform. Sie können eine Geschäftspartnervereinbarung mit uns unterzeichnen und wir aktivieren erweiterte Sicherheitskontrollen für Ihr Konto ( alohi ).

Nach der Aktivierung verlassen keine Ihrer Dateien unsere Plattform und gewährleisten so ein Höchstmaß an Sicherheit vor Software und Diensten von Drittanbietern. Dies kann insbesondere für das Krankenpflegepersonal und andere Arztpraxen an Ihren Schulen und auf Ihrem Campus von Nutzen sein, da dadurch sichergestellt wird, dass die privaten Gesundheitsdaten (PHI) Ihrer Schüler geschützt sind.

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Sicherer Authentifizierungsprozess

Fax.Plus bietet mehrere Methoden, um sicherzustellen, dass auf das Konto jedes Mitglieds sicher zugegriffen wird. Unser 2FA-System funktioniert über eine Authentifizierungsanwendung, die Sie auf Ihr Gerät herunterladen können und die Codes generiert. Diese Codes dienen als zweite Sicherheitsebene nach Ihrem Benutzernamen und Passwort.

Für Benutzer unseres Enterprise-Plans gehen wir noch einen Schritt weiter und bieten Single Sign On (SSO) an, was für Ihre Bildungseinrichtung von großem Nutzen sein kann. SSO ist ein Authentifizierungsprozess, der Ihnen den Zugriff auf mehrere Netzwerke und Anwendungen mit einem Satz Anmeldeinformationen ermöglicht.

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Optimierte Prozesse

Kommen wir nun zu den praktischen Anwendungen des Cloud-Faxens in Ihrer Bildungseinrichtung: Es ist einfach einfacher. Analoges Faxen erfordert, dass Lehrer, Administratoren und andere Fakultätsmitglieder sich zum Versenden von Faxen bewegen, auf die IT-Abteilung warten müssen, um Probleme zu beheben, und nicht über genügend Geräte verfügen, um alle Anforderungen zu erfüllen.

Fax.Plus bietet einen nahtlosen Arbeitsablauf und erhöhte Effizienz mit:

• Mobil- und Webanwendungen, mit denen Fakultätsmitglieder von überall auf dem Campus, von ihren Hörsälen oder Klassenzimmern aus Faxe versenden können.
• Einfache Integrationen in Google, Microsoft, Slack und Zapier sowie API-Integration in die Softwaresysteme der Institutionen.
• Die Möglichkeit, Faxe per E-Mail zu senden und zu empfangen.
• Detaillierte CSV-Protokolle zuvor ausgetauschter Faxe, die bei den Premium-, Business- und Enterprise-Plänen auf der Registerkarte „Faxe“ heruntergeladen werden können. Dies ist besonders nützlich, um den Überblick darüber zu behalten, welche Informationen ausgetauscht wurden.
• Für verschiedene Fakultätsabteilungen können mehrere Faxleitungen eingerichtet werden, um sicherzustellen, dass die Informationen korrekt gefiltert und an die entsprechenden Lehrkräfte gesendet werden.
• Geplanter Faxversand, um sicherzustellen, dass wichtige Dokumente rechtzeitig an Schüler, Eltern und andere gesendet werden.

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Effizienter Ressourceneinsatz

Schließlich sind die Kosten für den Betrieb einer Bildungseinrichtung unglaublich hoch und es kann manchmal schwierig sein, über die Kosten der von Ihnen eingesetzten Systeme nachzudenken. Cloud-Fax kann die Kosten für die Installation von Faxgeräten, Reparaturen, Tinte und Papier einsparen und sogar die IT-Ausgaben senken.

Wir bieten eine kosteneffiziente Möglichkeit, Ihre Faxanforderungen zu erfüllen, mit vollständiger Transparenz über die anfallenden Kosten und der Möglichkeit, Tarife auszuwählen, die Ihren Anforderungen am besten entsprechen. Wir bieten sogar maßgeschneiderte Großserienpläne für Ihre spezifischen Anforderungen an.

Wenn Sie in der Anfangsphase des Studienjahres aufgrund der Bewerbungen einen Faxaufkommen und beim Versenden der Zeugnisse am Ende des Jahres einen starken Faxabfluss verzeichnen, können wir Ihnen auch hier helfen, eine effektive Lösung zu finden.

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Abschluss

Vereinfacht gesagt würde Cloud-Fax die Redundanzen in Ihren Verwaltungsabläufen erheblich reduzieren und gleichzeitig sicherstellen, dass Sicherheit und Datenschutz bei Ihren Abläufen an erster Stelle stehen. Um Ihnen den Umstieg zu erleichtern, steht Ihnen unser Support-Team jederzeit für Fragen zur Verfügung (E-Mail).