Warum Bildungseinrichtungen ihre Faxpraktiken in die Cloud verlagern sollten?

Als Bildungseinrichtung stehen Sie unter ständiger Beobachtung, technologisch innovativ zu sein, um ein optimales Lernumfeld für Ihre Studenten zu fördern. Gepaart mit dem unnachgiebigen Druck, staatliche Vorschriften einzuhalten, kann es ohne Anleitung eine Herausforderung sein, Ihre Prozesse zu rationalisieren, um die Effizienz zu optimieren.

Universitäten, Schulen und andere akademische Organisationen sind in Bereichen wie campusweiter WLAN-Zugang sowie Studentenportale und E-Mails fortschrittlich, aber die meisten dieser Einrichtungen haben neuere Faxtechnologien, die es schon seit Jahren gibt, noch nicht ernsthaft in ihre Verwaltungspraktiken integriert, was erheblich helfen könnte.

Fax.Plus ist der führende Online-Faxdienst, der Bildungseinrichtungen und Schulbezirke dabei unterstützt, Faxe einfach und sicher zu senden und zu empfangen und gleichzeitig strenge Anforderungen und Vorschriften bezüglich des Datenstandorts einzuhalten.

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Wie hilft Fax.Plus Schulbezirken bei der Migration zu einer Cloud-basierten Faxlösung?

Trotz der zunehmenden Popularität von E-Mails in den letzten zwei Jahrzehnten ist das Faxen nach wie vor die am häufigsten verwendete Methode für den Austausch wichtiger Informationen im Bildungsbereich. Ihre Einrichtung hat täglich mit sensiblen Dateien zu tun, von Schülerakten, Zeugnissen, Anträgen und Finanzinformationen bis hin zu medizinischen Gesundheitsakten. Die mit dem Faxen verbundenen Bedürfnisse haben sich nicht geändert, aber es wurden Cloud-Dienste eingeführt, die eine höhere Sicherheit gewährleisten können, ohne dass man sich um die Verwendung von unzuverlässigen Faxgeräten sorgen muss.

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Sicherheit

Wenn Sie Ihre aktuellen Faxprozesse analysieren, werden Sie feststellen, dass die an Sie gesendeten Dokumente einem ständigen Risiko ausgesetzt sind. Sie könnten unbeaufsichtigt im Ausgabefach liegen gelassen werden, jemand könnte sie versehentlich aufheben oder sie könnten in die Hände von jemandem gelangen, für den sie nicht bestimmt sind.

Im Kern ist Cloud-Faxing eine sicherere Methode als analoges Faxen. Sie fragen sich vielleicht, wie das sein kann, wenn das Internet mit Begriffen wie Hacker und Datenschutz-verletzungen überflutet wird. Fax.Plus hat eine facettenreiche Lösung zum Schutz Ihrer Daten entwickelt, einschließlich des Speicherorts, der Verschlüsselungsstandards, der sicheren Authentifizierungsprozesse für den Zugriff auf Konten und einer Infrastruktur, die regelmäßig von unserem Sicherheitsteam überprüft wird.

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Datenresidenz

Zunächst einmal werden alle Faxdateien unserer Kunden in Schweizer Rechenzentren gespeichert, die von Standorten aus operieren, die den strengsten Sicherheitsstandards (ISO 27001) entsprechen und Teil der Cloud Security Alliance (CSA) sind.

Mit dem Enterprise Plan können Sie Ihre vollständig verschlüsselten Faxdokumente problemlos zwischen Rechenzentren an verschiedenen Standorten verschieben, ohne dass es zu Serviceunterbrechungen kommt, und regionale und länderspezifische Datenschutz- und Speicherortanforderungen erfüllen. Wenn Sie strenge Compliance-Anforderungen haben, Faxe nicht in der Cloud zu speichern, können wir sogar alle Ihre Dateien vollständig verschlüsselt in Ihren eigenen lokalen S3-kompatiblen Speicher verschieben lassen.

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Datenverschlüsselung

Faxdateien im Ruhezustand werden mit dem 256-Bit Advanced Encryption Standard (AES) verschlüsselt.

Um die Sicherheit der Datenübertragung zwischen Fax.Plus-Anwendungen (derzeit Mobile, API oder Web) und unseren Servern zu gewährleisten, verwendet Fax.Plus Transport Layer Security (TLS). TLS ist ein fortschrittliches Verschlüsselungsprotokoll, das sich aus seinem Vorgänger Secure Sockets Layer (SSL) entwickelt hat. Dieses Protokoll stellt eine sichere Verbindung her und erzeugt einen geschützten Tunnel, der durch Advanced Encryption Standard (AES)-Verschlüsselung mit einer minimalen Bitlänge von 128 Bit oder höher gesichert ist.

Fax.Plus unterstützt TLS 1.3, das schneller und sicherer als TLS 1.2 ist und eine zusätzliche Datenschutzebene zu einer verschlüsselten Periode hinzufügt, wodurch sichergestellt wird, dass die beiden Endpunkte die einzigen sind, die in der Lage sind, den Datenverkehr zu entschlüsseln.

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Aktivieren Sie erweiterte Sicherheitsmaßnahmen für die HIPAA-Konformität

Für noch strengere Datenschutz- und Compliance-Anforderungen ist Fax.Plus HIPAA-konform. Sie können eine Business Associate Agreement mit uns unterzeichnen, und wir aktivieren erweiterte Sicherheitskontrollen für Ihr Konto (https://www.alohi.com/trust/compliance/hipaa).

Nach der Aktivierung verlassen keine Ihrer Dateien unsere Plattform, wodurch ein Höchstmaß an Sicherheit vor Software und Diensten von Drittanbietern gewährleistet wird. Dies kann für die Krankenschwestern und andere medizinische Einrichtungen in Ihren Schulen und auf Ihrem Campus von besonderem Nutzen sein, da es sicherstellt, dass die privaten Gesundheitsinformationen (PHI) Ihrer Studenten geschützt werden.

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Sicherer Authentifizierungsprozess

Fax.Plus bietet verschiedene Methoden, um sicherzustellen, dass der Zugriff auf das Konto jedes Mitglieds sicher erfolgt. Unser 2FA-System funktioniert über eine Authentifizierungsanwendung, die Sie auf Ihr Gerät herunterladen können und die Codes generiert. Diese Codes dienen als zweite Sicherheitsebene nach Ihrem Benutzernamen und Ihrem Passwort.

Für unsere Enterprise Plan-Nutzer gehen wir noch einen Schritt weiter und bieten Single Sign On (SSO) an, was für Ihre Bildungseinrichtung von großem Vorteil sein kann. SSO ist ein Authentifizierungsprozess, der es Ihnen ermöglicht, mit einem einzigen Satz von Anmeldedaten auf mehrere Netzwerke und Anwendungen zuzugreifen.

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Optimierte Prozesse

Kommen wir nun zu den praktischen Anwendungen von Cloud-Faxing für Ihre Bildungseinrichtung: Es ist einfach einfacher. Analoges Faxen erfordert, dass Lehrer, Administratoren und andere Fakultätsmitglieder ihren Platz verlassen, um Faxe zu versenden, auf die IT warten, um Probleme zu beheben, und nicht genügend Geräte haben, um die Bedürfnisse aller zu erfüllen.

Fax.Plus bietet einen nahtlosen Workflow und eine höhere Effizienz mit:

• Mobile und Webanwendungen, mit denen Dozenten von überall auf dem Campus, aus ihren Hörsälen oder Klassenzimmern Faxe versenden können.
• Einfache Integrationen in Google, Microsoft, Slack und Zapier sowie API-Integration in die Softwaresysteme der Institutionen.
• Die Möglichkeit, Faxe von E-Mails aus zu senden und zu empfangen.
• Detaillierte CSV-Protokolle der zuvor ausgetauschten Faxe, die über die Registerkarte "Faxe" mit den Plänen Premium, Business und Enterprise heruntergeladen werden können. Dies ist besonders nützlich, um zu verfolgen, welche Informationen ausgetauscht wurden.
• Es können mehrere Faxleitungen für verschiedene Fakultätsabteilungen eingerichtet werden, um sicherzustellen, dass Informationen korrekt gefiltert und an die entsprechenden Pädagogen gesendet werden.
• Geplante Faxversendung, um sicherzustellen, dass wichtige Dokumente rechtzeitig an Studenten, Eltern und andere versendet werden.

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Effiziente Nutzung von Ressourcen

Schließlich sind die Kosten für den Betrieb einer Bildungseinrichtung unglaublich hoch, und es kann manchmal schwierig sein, über die Kosten der von Ihnen eingesetzten Systeme nachzudenken. Cloud-Faxing kann die Kosten für die Installation von Faxgeräten, Reparaturen, Tinte und Papier eliminieren und sogar die IT-Ausgaben senken.

Wir bieten eine kosteneffiziente Möglichkeit, Ihre Faxanforderungen zu erfüllen, mit vollständiger Transparenz über die anfallenden Kosten und der Möglichkeit, Pläne auszuwählen, die Ihren Bedürfnissen am besten entsprechen. Wir bieten sogar kundenspezifische Pläne für hohe Volumen für Ihre spezifischen Bedürfnisse an.

Wenn Sie in den frühen Phasen des akademischen Jahres aufgrund von Bewerbungen einen großen Anstieg an Faxen haben und am Ende des Jahres einen hohen Ausgang an Faxen, wenn Zeugnisse verschickt werden, können wir Ihnen auch dort helfen, eine effektive Lösung zu finden.

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Fazit

Einfach ausgedrückt würde Cloud-Faxing die Redundanzen in Ihren Verwaltungsprozessen erheblich reduzieren und gleichzeitig sicherstellen, dass Sicherheit und Datenschutz im Vordergrund Ihrer Abläufe stehen. Um Ihnen den Übergang zu erleichtern, steht Ihnen unser Support-Team jederzeit für Ihre Fragen zur Verfügung (E-Mail).