Consejos para la transición a una oficina sin papel

¿Alguna vez has pensado en cuánto papel utilizas en la oficina? Dado que la Oficina de Reciclaje Internacional revela que el 50 % del papel recuperado proviene de empresas, es seguro decir que nuestra industria tiene un problema de papel. Aparte de esta desgarradora estadística, el uso de papel en las oficinas puede ser extremadamente costoso y también puede consumir una gran cantidad de tiempo imprimirlo, organizarlo y eliminarlo.

Dicho esto, es imperativo que su equipo haga la transición para convertirse en una oficina sin papel. Si bien esto puede parecer un territorio desconocido para las empresas, presenta muchos beneficios, desde gastos reducidos y menos desorden hasta un flujo de trabajo más eficiente y un lugar de trabajo más ecológico en general. Una consideración importante que puede tener en cuenta durante esta transición es el envío de faxes, una piedra angular de la comunicación entre oficinas que ha permitido a empresas de todo el mundo enviar documentos importantes y firmar contratos incluso sin Internet. Y ha encontrado su lugar en el mundo digital actual con el nacimiento del fax basado en la nube. Esta innovadora tecnología no sólo ayuda a enviar faxes a alta velocidad, sino que también reduce la cantidad de dinero y el tiempo dedicado a enviar y recibir nuevos documentos.

Pero para muchas pequeñas empresas, sus ajetreadas operaciones pueden significar que iniciativas como la transición hacia una oficina sin papel queden en el camino. Por eso es importante no sólo designar un líder que pueda gestionar la transición, sino también preparar todo el proceso para que sea fluido y ahorre tiempo. En este sentido, Taylor Fasulas de Verizon Connect describe cinco pasos diferentes que las pequeñas empresas pueden tomar para volverse más eficientes, incluidos planificación, priorización, organización, seguimiento y ruptura. Aunque estos pueden parecer pequeños, incluso 5 a 10 minutos ahorrados en cualquiera de los pasos individuales pueden ser muy beneficiosos para su transición hacia un sistema sin papel en particular y para su negocio en general. Aquí hay cinco pasos principales que debe seguir para la transición:

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‍ 1. Planificar

‍ La tecnología que ahorra papel , como el envío de faxes basado en la nube, es una gran inversión cuando se ejecuta correctamente. Por eso es importante que cualquier empresa diseñe un plan con metas programadas y un objetivo general claro en mente, ya que esto ayudará a asegurar una transición constante.

Lo que hace que una oficina sin papel sea eficiente es que sólo se necesitan los equipos esenciales, como una computadora, un módem DSL y también su impresora, en caso de que sea absolutamente necesario emitir una copia física del documento. Para empresas con archivos más grandes, también necesitarán un escáner digital, un dispositivo de almacenamiento y un proveedor de respaldo basado en la nube.

Una vez que todo esto esté descrito, puede llevar a cabo un programa de capacitación en el que su personal pueda aprender sobre los fundamentos del envío de faxes en línea y cómo utilizar correctamente las herramientas de soporte para que comprendan por qué su empresa está comenzando su transición.

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‍ 2. Priorizar

‍ Tan pronto como se hayan sentado las bases para la transición, los gerentes de oficina y los líderes empresariales deben ser específicos sobre qué objetivos deben estar en la parte superior de la lista. Al organizarlos por importancia, las metas serán mucho más fáciles de alcanzar. Esto, a su vez, hará que la transición sea mucho más ágil y fácil de adaptar para la oficina. Teniendo en cuenta que no muchas personas están acostumbradas a utilizar una máquina de fax basada en la nube, los gerentes de oficina pueden priorizar esta tarea primero para permitir que el personal resuelva todos los problemas en las etapas iniciales de la transición. Esto se puede hacer a través de sesiones de capacitación o creando una guía llena de información útil, como procedimientos de archivo y procesos de archivo sin papel.

‍ 3. Seguimiento

‍ El siguiente paso es crear un plan diario, semanal y mensual con objetivos claros para ver si su equipo ha desarrollado una mejor comprensión de la tecnología a medida que avanza. El seguimiento del progreso de aprendizaje de los empleados en el uso de máquinas de fax basadas en la nube y otras tecnologías sin papel le ayudará a saber si surge algún problema y cuál es la mejor manera de solucionarlo. Una vez establecidos los objetivos, los gerentes de oficina pueden reconocer cuáles están cumpliendo sus empleados y cuáles se están quedando atrás.

Es importante tener en cuenta que puede resultar difícil para los miembros del personal alejarse de sus viejas costumbres, especialmente cuando Reynaldo Lugtu de Business World informó que Microsoft Research descubrió que los empleados tienen miedo de las últimas iniciativas digitales. Para ayudarlos a adoptar la tecnología sin papel, puede sacar las impresoras una por una en lugar de todas al mismo tiempo. Al hacerlo, se sentirán más motivados a aprender el nuevo sistema.

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‍ 4. Organizar

‍ A medida que una oficina da la bienvenida a la tecnología digital sin papel en su espacio, debe decir adiós a los archivadores abarrotados. Si bien esto ahorra tiempo, los gerentes de la oficina deben certificar que todos sus archivos estén almacenados correctamente. Para coordinar eficientemente sus archivos con un sistema de fax basado en la nube, debe elegir un programa que tenga un sistema de archivo con cifrado de datos para mantener los archivos antiguos seguros y organizados. Y una vez establecidos los sistemas digitales, no habrá mucho de qué preocuparse en lo que respecta a sus archivos. Un sistema basado en la nube puede almacenar una gran cantidad de documentos recibidos y enviados, a los que se puede acceder rápidamente desde diferentes dispositivos.

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‍ 5. Descanso

‍ Como escribimos anteriormente en "Cómo impulsar y mejorar la productividad con servicios de fax por Internet" , tanto los empleadores como los empleados pueden simplemente disfrutar de los beneficios de esta tecnología, ya que facilita las operaciones para todos. La tecnología basada en la nube no solo permitirá que los documentos se entreguen de manera más eficiente, sino que también le ahorrará gastos que pueden acumularse fácilmente a largo plazo.

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Desde el costo del papel hasta las horas de espera, estos aspectos pueden minimizarse o incluso eliminarse con tecnologías sin papel, como los sistemas de fax basados en la nube. A pesar de que las máquinas de fax tradicionales se están volviendo obsoletas, su función sigue siendo vital en las oficinas. Sin embargo, gracias al poder de los servicios de fax en línea, puede enviar fácilmente faxes a personas de todo el mundo, en cualquier momento y en cualquier lugar, con Fax.Plus .

Todo lo que necesita es una conexión a Internet, una dirección de correo electrónico válida y una suscripción activa de fax en línea para evitar la necesidad de hardware voluminoso y procesos problemáticos. Esto no solo marca el comienzo de la tecnología digital en el lugar de trabajo, sino que también elimina cualquier desafío que haya tenido anteriormente.