ペーパーレスオフィスへの移行のヒント

オフィスでどれだけの紙を使用しているか考えたことはありますか？国際リサイクル事務局が回収された紙の50％が企業からのものであることを明らかにしていることから、私たちの業界には紙の問題があると言っても過言ではありません。この悲惨な統計とは別に、オフィスで紙を使用すると非常にコストがかかる可能性があり、印刷、整理、廃棄にも多大な時間がかかる可能性があります。

そうは言っても、チームがペーパーレスオフィスに移行することは不可欠です。これはBusinessにとって未知の領域のように思えるかもしれませんが、経費の削減や散らかりの軽減から、より効率的なワークフローや全体的に環境に優しい職場まで、多くのメリットがあります。この移行中に考慮できる主な点の1つはFAX送信です。これは、インターネットがなくても世界中のBusinessが重要なドキュメントを送信したり、契約書に署名したりできる、オフィス間のコミュニケーションの要です。そして、クラウドベースのFAX送信の誕生により、今日のデジタル世界でその地位を確立しました。この革新的なテクノロジーは、FAXを高速で送信するのに役立つだけでなく、新しい書類の送受信にかかる費用と時間を削減します。

しかし、多くの中小Businessにとって、多忙な業務は、ペーパーレスオフィスへの移行などの取り組みが脇に追いやられる可能性があることを意味します。そのため、移行を管理できるリーダーを任命するだけでなく、プロセス全体をスムーズかつ時間を節約できるように準備することが重要です。この点に関して、Verizon ConnectのTaylor Fasulasは、中小Businessがより効率的になるために実行できる5つの異なるステップを概説しています。これには、計画、優先順位付け、整理、追跡、および分割が含まれます。これらは小さく見えるかもしれませんが、個々のステップから5〜10分節約できたとしても、特にペーパーレスシステムへの移行やBusiness全般にとって非常に有益です。移行に必要な5つの主なステップを次に示します。

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‍1. 計画

‍クラウドベースのファックスなどの省資源テクノロジーは、適切に実行されれば素晴らしい投資となります。そのため、すべてのBusinessは、着実に移行を確実にするために、スケジュールされた目標と明確な全体的な目的を念頭に置いて計画を立てることが重要です。

ペーパーレスオフィスを効率的にするのは、コンピューター、DSLモデム、およびプリンターなど、必要な機器のみが必要となることです。ドキュメントの物理的なコピーをどうしても発行する必要がある場合に備えてです。大規模なアーカイブを持つBusinessの場合は、デジタルスキャナー、ストレージデバイス、およびクラウドベースのバックアッププロバイダーも必要になります。

これらすべてを概説したら、スタッフがオンラインファックスの基礎と、サポートツールの正しい使用方法について学習できるトレーニングプログラムを実施して、Businessが移行を開始する理由を理解できるようにします。

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‍2. 優先順位付け

‍移行の基礎が築かれたらすぐに、オフィスマネージャーとBusinessリーダーは、どの目標を最優先にするかを具体的にする必要があります。重要度で整理することで、目標ははるかに達成しやすくなります。これにより、移行がより合理化され、オフィスが適応しやすくなります。クラウドベースのFAX機を使用することに慣れていない人が多いため、オフィスマネージャーはこのタスクを最初に優先して、スタッフが移行の初期段階ですべての癖を解決できるようにすることができます。これは、トレーニングセッションを通じて、またはペーパーレスファイリング手順やアーカイブプロセスなどの役立つ情報が満載のガイドブックを作成することで実行できます。

‍3. 追跡

‍次のステップは、チームがテクノロジーの理解を深めているかどうかを確認するために、明確な目標を設定した日次、週次、月次の計画を作成することです。クラウドベースのファックス機やその他のペーパーレステクノロジーの使用における従業員の学習進捗状況を追跡すると、問題が発生した場合や、それらに最適な対処方法を知るのに役立ちます。目標を設定することで、オフィスマネージャーは従業員が達成している目標と、遅れている目標を認識できます。

従業員が古いやり方から離れるのは難しい場合があることを念頭に置いておくことが重要です。特に、Business WorldのReynaldo Lugtu氏が、Microsoft Researchが従業員は最新のデジタルイニシアチブを恐れていることを発見したと報告していることを考えると。彼らがペーパーレス技術に慣れるのを助けるために、プリンターを一度にすべて取り出すのではなく、1つずつ取り出すことができます。そうすることで、彼らは新しいシステムを学ぶことをより奨励されるでしょう。

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‍4. 整理

‍オフィスがデジタルペーパーレステクノロジーをスペースに歓迎するにつれて、ぎゅうぎゅう詰めのファイルキャビネットに別れを告げる必要があります。これは時間を節約できますが、オフィスマネージャーはすべてのファイルが適切に保存されていることを確認する必要があります。ファイルをクラウドベースのFAXシステムと効率的に連携させるには、古いファイルを安全に整理するために、データ暗号化を備えたアーカイブシステムを備えたプログラムを選択する必要があります。また、デジタルシステムが確立された後は、ファイルについて心配することはあまりありません。クラウドベースのシステムは、受信および送信された大量のドキュメントを保存でき、さまざまなデバイスからすばやくアクセスできます。

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‍5. 休憩

‍以前に「インターネットファックスサービスで生産性を向上させる方法」で書いたように、雇用主と従業員は同様にこのテクノロジーのメリットを享受できます。これにより、誰にとっても業務が容易になります。クラウドベースのテクノロジーにより、ドキュメントをより効率的に配信できるだけでなく、長期的には簡単に積み重なる可能性のある費用も節約できます。

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紙代のコストから待機時間まで、クラウドベースのファックスシステムのようなペーパーレス技術を利用することで、これらの問題を最小限に抑え、排除することさえ可能です。従来のファックス機は時代遅れになりつつありますが、その役割はオフィスにおいて依然として重要です。しかし、オンラインファックスサービスの力により、Fax.Plus を使用して、いつでも、どこからでも、世界中の人々に簡単にファックスを送信できます。

必要なのは、インターネット接続、有効なメールアドレス、およびアクティブなオンラインファックスサブスクリプションのみで、かさばるハードウェアや面倒なプロセスは必要ありません。これにより、職場にデジタルテクノロジーが導入されるだけでなく、以前に抱えていた課題も解消されます。