オフィスのペーパーレス化に移行するためのヒント

オフィスでどれだけの紙を使っているか考えたことがありますか?国際リサイクル局は、古紙の 50% が企業からのものであることを明らかにしており、私たちの業界は紙の問題を抱えていると言っても過言ではありません。この悲惨な統計とは別に、オフィスで紙を使用すると非常にコストがかかるだけでなく、印刷、整理、廃棄にも多大な時間がかかる可能性があります。

そうは言っても、チームにとってペーパーレスオフィスへの移行は不可欠です。これは企業にとっては未知の領域のように思えるかもしれませんが、経費の削減や乱雑さの軽減から、より効率的なワークフローや全体的に環境に優しい職場まで、多くのメリットをもたらします。この移行中に考慮すべき主な考慮事項の 1 つは、オフィス間通信の基礎である FAX です。FAX により、インターネットがなくても、世界中の企業が重要な文書を送信したり、契約書に署名したりすることができます。そして、クラウドベースの FAX の誕生により、今日のデジタル世界でその地位を確立しました。この革新的なテクノロジーは、FAX の高速送信に役立つだけでなく、新しい書類の送受信にかかる費用と時間を削減します。

しかし、多くの中小企業にとっては、業務が多忙なため、オフィスのペーパーレス化などの取り組みが頓挫する可能性があります。このため、移行を管理できるリーダーを指名するだけでなく、プロセス全体をスムーズに、時間を節約できるように準備することも重要です。これに関して、 Verizon Connect の Taylor Fasulas 氏は、中小企業が効率化に向けて実行できる、計画、優先順位付け、組織化、追跡、中断を含む 5 つの異なるステップを概説しています。これらは小さいように思えるかもしれませんが、個々のステップのいずれかで 5 ～ 10 分節約されただけでも、特にペーパーレス システムへの移行やビジネス全般にとって非常に有益です。移行のために実行する必要がある 5 つの主な手順は次のとおりです。

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‍ 1. 計画

‍ クラウドベースのファックスなどの紙節約テクノロジーは、適切に実行すれば大きな投資になります。このため、どの企業にとっても、計画された目標と明確な全体目標を念頭に置いて計画を立てることが重要であり、それが安定した移行を確保するのに役立ちます。

ペーパーレス オフィスを効率的にするには、コンピューター、DSL モデム、および文書の物理コピーを必ず発行する必要がある場合に備えてプリンターなど、必要な機器のみが必要になるためです。大規模なアーカイブを扱う企業の場合は、デジタル スキャナ、ストレージ デバイス、クラウドベースのバックアップ プロバイダーも必要になります。

これらの概要をすべて理解したら、オンライン FAX の基本とサポート ツールの正しい使用方法をスタッフが学習できるトレーニング プログラムを実施して、ビジネスが移行を開始する理由を理解できるようにします。

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‍ 2. 優先順位を付ける

移行の基礎が整ったらすぐに、オフィスマネージャーとビジネスリーダーは、どの目標をリストの最上位に置くべきかを具体的にする必要があります。重要度別に整理することで、目標の達成がより容易になります。これにより、移行がより合理化され、オフィスが適応しやすくなります。クラウドベースの FAX 機の使用に慣れている人は多くないことを考慮すると、オフィス管理者はこのタスクを最初に優先して、スタッフが移行の初期段階で問題をすべて解決できるようにすることができます。これは、トレーニング セッションを通じて、またはペーパーレスのファイリング手順やアーカイブ プロセスなどの役立つ情報が満載されたガイドブックを作成することによって実行できます。

‍ 3. トラック

次のステップは、明確な目標を設定した日次、週次、月次の計画を作成し、チームが進むにつれてテクノロジーに対する理解を深めているかどうかを確認することです。クラウドベースの FAX やその他のペーパーレス テクノロジーの使用における従業員の学習の進捗状況を追跡することは、問題が発生した場合とその最適な対処方法を知るのに役立ちます。目標を設定すると、オフィスのマネージャーは、従業員がどの目標を達成しているのか、どの目標に遅れているのかを認識することができます。

特に、従業員が最新のデジタル取り組みを恐れていることが Microsoft Research によって発見されたと Business World の Reynaldo Lugtu が報告していることから、従業員が古いやり方から抜け出すのは難しい可能性があることを心に留めておくことが重要です。ペーパーレス技術に慣れやすくするために、プリンターをすべて同時にではなく 1 台ずつ取り出すことができます。そうすることで、ユーザーは新しいシステムを学ぶことがさらに促進されます。

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‍ 4. 整理する

オフィスではデジタル ペーパーレス テクノロジをスペースに歓迎するため、詰め込まれたファイル キャビネットに別れを告げる必要があります。これは時間の節約にはなりますが、オフィス管理者はすべてのファイルが適切に保存されていることを証明する必要があります。ファイルをクラウドベースの FAX システムと効率的に連携させるには、古いファイルを安全に整理して保管するためのデータ暗号化機能を備えたアーカイブ システムを備えたプログラムを選択する必要があります。デジタル システムが確立されれば、ファイルに関して心配する必要はほとんどなくなります。クラウドベースのシステムでは、受信した文書と送信した文書の両方を大量に保存でき、さまざまなデバイスから迅速にアクセスできます。

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‍ 5.休憩

以前「インターネット FAX サービスで生産性を向上および改善する方法」で書いたように、誰にとっても操作が簡単になるため、雇用主も従業員も同様にこのテクノロジーのメリットを享受できます。クラウドベースのテクノロジーにより、ドキュメントの配信がより効率的に行えるようになるだけでなく、長期的には簡単に膨れ上がってしまう出費も節約できます。

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紙のコストから待ち時間に至るまで、クラウドベースの FAX システムなどのペーパーレス テクノロジを使用すれば、これらを最小限に抑えることができ、さらには排除することもできます。従来の FAX 機は時代遅れになりつつありますが、その目的はオフィスにおいて依然として重要です。ただし、オンライン FAX サービスのおかげで、 Fax.Plusを使用すると、いつでも、どこでも、世界中の人々に簡単に FAX を送信できます。

必要なのは、インターネット接続、有効な電子メール アドレス、有効なオンライン FAX サブスクリプションだけです。これにより、かさばるハードウェアや面倒なプロセスが必要なくなります。これにより、職場にデジタル テクノロジーが導入されるだけでなく、これまで抱えていたあらゆる課題も解消されます。