Tips voor de overgang naar een papierloos kantoor

Heeft u er ooit over nagedacht hoeveel papier u op kantoor gebruikt? Nu het Bureau of International Recycling onthult dat 50% van het teruggewonnen papier afkomstig is van bedrijven, kunnen we gerust stellen dat onze industrie een papierprobleem heeft. Afgezien van deze schrijnende statistiek kan het gebruik van papier op kantoren extreem kostbaar zijn en het kan ook veel tijd kosten om af te drukken, te organiseren en weg te gooien.

Dat gezegd hebbende, is het noodzakelijk dat uw team overgaat naar een papierloos kantoor. Hoewel dit misschien onbekend terrein lijkt voor bedrijven, biedt het tal van voordelen, van lagere kosten en minder rommel tot een efficiëntere workflow en een over het algemeen groenere werkplek. Een belangrijke overweging die u tijdens deze overgang kunt maken, is faxen, een hoeksteen van de communicatie tussen kantoren die bedrijven over de hele wereld in staat heeft gesteld om belangrijke documenten te verzenden en contracten te ondertekenen, zelfs zonder internet. En het heeft zijn plaats gevonden in de huidige digitale wereld met de opkomst van cloud-based faxen. Deze innovatieve technologie helpt niet alleen bij het snel verzenden van faxen, maar vermindert ook de hoeveelheid geld en tijd die wordt besteed aan het verzenden en ontvangen van nieuw papierwerk.

Maar voor veel kleine bedrijven kunnen hun drukke werkzaamheden betekenen dat initiatieven zoals de overgang naar een papierloos kantoor op de achtergrond raken. Daarom is het belangrijk om niet alleen een leider aan te wijzen die de overgang kan beheren, maar ook om het hele proces voor te bereiden, zodat het soepel en tijdbesparend verloopt. In dit opzicht schetst Taylor Fasulas van Verizon Connect vijf verschillende stappen die kleine bedrijven kunnen nemen om efficiënter te worden, waaronder plannen, prioriteren, organiseren, volgen en afbreken. Hoewel deze klein lijken, kunnen zelfs 5-10 minuten die worden bespaard op een van de afzonderlijke stappen zeer gunstig zijn voor uw overgang naar een papierloos systeem in het bijzonder en voor de Business in het algemeen. Hier zijn vijf belangrijke stappen die u moet nemen voor de overgang:

‍
‍1. Plan

‍Papierbesparende technologie zoals cloud-based faxen is een geweldige investering wanneer deze correct wordt uitgevoerd. Daarom is het belangrijk voor elk Business om een plan te bedenken met geplande doelen en een duidelijke algemene doelstelling in gedachten, omdat dit zal helpen een gestage overgang te verzekeren.

Wat een papierloos kantoor efficiënt maakt, is dat alleen de essentiële apparatuur nodig is, zoals een computer, een DSL-modem en ook uw printer — voor het geval dat er absoluut een fysiek exemplaar van het document moet worden uitgegeven. Voor bedrijven met grotere archieven heeft u ook een digitale scanner, een opslagapparaat en een cloud-based back-upprovider nodig.

Zodra deze allemaal zijn uiteengezet, kunt u een trainingsprogramma uitvoeren waar uw personeel de basisprincipes van online faxen kan leren en hoe ze de ondersteunende tools correct kunnen gebruiken, zodat ze begrijpen waarom uw Business aan de overgang begint.

‍
‍2. Prioriteer

‍Zodra de basis voor de overgang is gelegd, moeten kantoormanagers en bedrijfsleiders specifiek zijn over welke doelen bovenaan de lijst moeten staan. Door ze op belangrijkheid te ordenen, zullen doelen veel gemakkelijker te bereiken zijn. Dit zal op zijn beurt de overgang veel gestroomlijnder en gemakkelijker maken voor het kantoor om zich aan te passen. Aangezien niet veel mensen gewend zijn aan het gebruik van een cloud-based faxapparaat, kunnen kantoormanagers deze taak eerst prioriteren om het personeel in staat te stellen alle problemen in de beginfase van de overgang op te lossen. Dit kan worden gedaan door middel van trainingssessies of door het maken van een gids vol nuttige informatie, zoals papierloze archiveringsprocedures en archiveringsprocessen.

‍3. Volg

‍De volgende stap is het maken van een dagelijks, wekelijks en maandelijks plan met duidelijke doelen om te zien of uw team een beter begrip van de technologie heeft ontwikkeld naarmate u verder komt. Het volgen van de leerprogressie van werknemers bij het gebruik van cloud-based faxapparaten en andere papierloze technologie zal u helpen te weten of er problemen ontstaan en hoe u deze het beste kunt aanpakken. Met de doelen die zijn vastgesteld, kunnen kantoormanagers herkennen welke hun werknemers halen en waar ze achterblijven.

Het is belangrijk om in gedachten te houden dat het moeilijk kan zijn voor personeelsleden om afstand te nemen van hun oude gewoonten, vooral nu Reynaldo Lugtu van Business World meldt dat Microsoft Research heeft ontdekt dat werknemers bang zijn voor de nieuwste digitale initiatieven. Om hen te helpen wennen aan papierloze technologie, kunt u uw printers één voor één verwijderen in plaats van allemaal tegelijk. Door dit te doen, zullen ze meer worden aangemoedigd om het nieuwe systeem te leren.

‍
‍4. Organiseer

‍Wanneer een kantoor digitale papierloze technologie verwelkomt in hun ruimte, moeten ze afscheid nemen van overvolle archiefkasten. Hoewel dit een tijdbesparing is, moeten kantoormanagers certificeren dat al hun bestanden correct zijn opgeslagen. Om hun bestanden efficiënt te coördineren met een cloud-based faxsysteem, moet u een programma kiezen dat een archiveringssysteem heeft met gegevensversleuteling om oude bestanden veilig en georganiseerd te houden. En nadat de digitale systemen zijn opgezet, hoeft u zich geen zorgen meer te maken over uw bestanden. Een cloud-based systeem kan een grote hoeveelheid ontvangen en verzonden documenten opslaan, die snel toegankelijk zijn vanaf verschillende apparaten.

‍
‍5. Breek

‍Zoals we eerder hebben geschreven in "Hoe de productiviteit te stimuleren en te verbeteren met internetfaxdiensten", kunnen werkgevers en werknemers gewoon genieten van de voordelen van deze technologie, omdat het de activiteiten voor iedereen gemakkelijker maakt. Cloud-based technologie zorgt er niet alleen voor dat documenten efficiënter kunnen worden afgeleverd, maar het bespaart u ook kosten die op de lange termijn gemakkelijk kunnen oplopen.

‍

Van de kosten van papier tot de uren die aan het wachten worden besteed, deze zaken kunnen worden geminimaliseerd of zelfs geëlimineerd met papierloze technologieën zoals cloudgebaseerde faxsystemen. Ondanks dat traditionele faxapparaten verouderd raken, is hun doel nog steeds essentieel in kantoren. Dankzij de kracht van online faxdiensten kunt u echter eenvoudig mensen over de hele wereld faxen — altijd en overal — met Fax.Plus.

Het enige wat u nodig heeft, is een internetverbinding, een geldig e-mailadres en een actief online faxabonnement om de noodzaak van omvangrijke hardware en lastige processen te vermijden. Dit luidt niet alleen digitale technologie in op de werkplek, maar het elimineert ook alle eerdere uitdagingen die u had.