Tips voor de overgang naar een papierloos kantoor

Heb je er wel eens over nagedacht hoeveel papier je op kantoor gebruikt? Het Bureau of International Recycling onthult dat 50% van het oud papier afkomstig is van bedrijven, dus we kunnen gerust stellen dat onze sector een papierprobleem heeft. Afgezien van deze schrijnende statistiek, kan het gebruik van papier in kantoren extreem duur zijn en het kan ook veel tijd kosten om het uit te printen, te organiseren en weg te gooien.

Dat gezegd hebbende, is het noodzakelijk voor je team om over te stappen op een papierloos kantoor. Dit lijkt misschien onbekend terrein voor bedrijven, maar het biedt veel voordelen, van lagere kosten en minder rommel tot een efficiëntere workflow en een groenere werkplek. Een belangrijke overweging die u kunt maken tijdens deze overgang is faxen, een hoeksteen van communicatie tussen kantoren die bedrijven over de hele wereld in staat heeft gesteld om belangrijke documenten te verzenden en contracten te ondertekenen, zelfs zonder internet. En het heeft zijn plaats gevonden in de huidige digitale wereld met de geboorte van cloudgebaseerd faxen. Deze innovatieve technologie helpt niet alleen om faxen razendsnel te versturen, maar vermindert ook de hoeveelheid geld en tijd die wordt besteed aan het verzenden en ontvangen van nieuw papierwerk.

Maar voor veel kleine bedrijven kan het drukke bestaan betekenen dat initiatieven zoals de overgang naar een papierloos kantoor op niets uitlopen. Daarom is het belangrijk om niet alleen een leider aan te wijzen die de overgang in goede banen kan leiden, maar ook om het hele proces voor te bereiden zodat het soepel en tijdbesparend verloopt. Taylor Fasulas van Verizon Connect schetst in dit verband vijf verschillende stappen die kleine bedrijven kunnen nemen om efficiënter te worden, waaronder plannen, prioriteiten stellen, organiseren, bijhouden en doorbreken. Hoewel deze stappen klein lijken, kunnen zelfs 5-10 minuten die je bespaart op elk van deze stappen al veel voordeel opleveren voor je overgang naar een papierloos systeem in het bijzonder en voor je bedrijf in het algemeen. Hier zijn vijf belangrijke stappen die je moet nemen voor de overgang:

‍1. Plan

Papierbesparendetechnologie zoals faxen in de cloud is een geweldige investering als deze goed wordt uitgevoerd. Daarom is het voor elk bedrijf belangrijk om een plan op te stellen met geplande doelen en een duidelijk algemeen doel voor ogen.

Wat een papierloos kantoor efficiënt maakt, is dat alleen de essentiële apparatuur nodig is, zoals een computer, een DSL-modem en ook je printer - voor het geval er absoluut een fysieke kopie van het document moet worden uitgegeven. Voor bedrijven met grotere archieven heb je ook een digitale scanner, een opslagapparaat en een cloud-gebaseerde back-upprovider nodig.

Zodra deze allemaal zijn geschetst, kunt u een trainingsprogramma uitvoeren waarin uw personeel leert over de basisprincipes van online faxen en hoe de ondersteunende tools correct te gebruiken, zodat ze begrijpen waarom uw bedrijf met de overgang begint.

‍2. Geef prioriteit aan

Zodrade basis voor de overgang is gelegd, moeten kantoormanagers en bedrijfsleiders specifiek zijn over welke doelen bovenaan de lijst moeten staan. Door ze op belangrijkheid te rangschikken, zullen de doelen veel gemakkelijker te bereiken zijn. Dit maakt de overgang veel gestroomlijnder en gemakkelijker voor het kantoor om zich aan aan te passen. Gezien het feit dat niet veel mensen gewend zijn aan het gebruik van een cloud-gebaseerd faxapparaat, kunnen kantoormanagers deze taak als eerste prioriteit aanwijzen om het personeel de kans te geven alle problemen op te lossen in de eerste fasen van de overgang. Dit kan worden gedaan door middel van trainingssessies of door een handleiding te maken met nuttige informatie, zoals papierloze archiveringsprocedures en archiveringsprocessen.

‍3. Track

Devolgende stap is het maken van een dagelijks, wekelijks en maandelijks plan met duidelijke doelen om te zien of uw team gaandeweg een beter begrip van de technologie heeft ontwikkeld. Door de leervorderingen van werknemers bij het gebruik van cloudfaxapparaten en andere papierloze technologie bij te houden, weet u of er zich problemen voordoen en hoe u die het beste kunt aanpakken. Met de gestelde doelen kunnen kantoormanagers herkennen aan welke doelen hun werknemers voldoen en aan welke ze achterblijven.

Het is belangrijk om in gedachten te houden dat het moeilijk kan zijn voor medewerkers om afstand te nemen van hun oude manieren, vooral nu Reynaldo Lugtu van Business World rapporteerde dat Microsoft Research ontdekte dat medewerkers bang zijn voor de nieuwste digitale initiatieven. Om ze te helpen bij het wennen aan papierloze technologie, kun je de printers één voor één uit het stopcontact halen in plaats van allemaal tegelijk. Op die manier worden ze meer aangemoedigd om het nieuwe systeem te leren.

‍4. Organiseer

Alseen kantoor digitale papierloze technologie verwelkomt, moet het afscheid nemen van volgepropte archiefkasten. Hoewel dit tijd bespaart, moeten kantoormanagers ervoor zorgen dat al hun bestanden goed worden opgeslagen. Om hun bestanden efficiënt te coördineren met een cloudgebaseerd faxsysteem, moet u een programma kiezen dat een archiveringssysteem heeft met gegevenscodering om oude bestanden veilig en georganiseerd te houden. En nadat de digitale systemen zijn opgezet, hoeft u zich geen zorgen meer te maken over uw bestanden. Een cloudsysteem kan een enorme hoeveelheid zowel ontvangen als verzonden documenten opslaan, die snel toegankelijk zijn vanaf verschillende apparaten.

‍5. Pauze

Zoalswe eerder hebben geschreven in "Hoe de productiviteit verhogen en verbeteren met internetfaxdiensten", kunnen zowel werkgevers als werknemers gewoon genieten van de voordelen van deze technologie, omdat het de werkzaamheden voor iedereen eenvoudiger maakt. Met cloud-gebaseerde technologie kunnen documenten niet alleen efficiënter worden afgeleverd, maar bespaart u ook kosten die op de lange termijn gemakkelijk kunnen oplopen.

‍

Van de kosten van papier tot de uren wachten, deze zaken kunnen geminimaliseerd of zelfs geëlimineerd worden met papierloze technologieën zoals cloud-gebaseerde faxsystemen. Hoewel traditionele faxapparaten verouderd zijn, zijn ze nog steeds onmisbaar in kantoren. Maar dankzij de kracht van online faxdiensten kunt u gemakkelijk mensen van over de hele wereld faxen - altijd en overal - met Fax.Plus.

Het enige wat je nodig hebt is een internetverbinding, een geldig e-mailadres en een actief abonnement voor online faxen, zodat je geen omvangrijke hardware en lastige processen nodig hebt. Dit introduceert niet alleen digitale technologie op de werkplek, maar maakt ook een einde aan eerdere uitdagingen.