Wat zijn de drie regels van HIPAA? Een uitgebreide handleiding

De Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) is een hoeksteen van de regelgeving in de gezondheidszorg in de Verenigde Staten. HIPAA is ontworpen om gevoelige gezondheidsinformatie van patiënten (PHI) te beschermen en stelt regels vast die zorgorganisaties en hun partners moeten volgen. Wat zijn de regels van HIPAA? Waarom is het noodzakelijk om zich aan deze regels te houden? Wat betekenen deze regels als het gaat om het faxen of online ondertekenen van documenten?

‍

Centraal in HIPAA staan de drie primaire regels: de Privacy Rule, de Security Rule en de Breach Notification Rule.

‍

Deze gids onderzoekt waarom deze regels belangrijk zijn, wie ze moet volgen en hoe ze helpen om gezondheidsinformatie veilig te bewaren.

‍

Als u documenten met PHI elektronisch moet ondertekenen of faxen, is het essentieel dat u de drie belangrijkste regels van HIPAA begrijpt.

‍

Waarom zijn de 3 regels van HIPAA belangrijk?

HIPAA is een wet die is ontworpen om de gezondheidsinformatie van mensen te beschermen. Het belangrijkste doel is om deze informatie veilig te bewaren en om deze veilig te kunnen gebruiken voor belangrijke doeleinden, zoals het behandelen van patiënten en het verbeteren van de werking van zorgorganisaties. De drie regels bieden samen een uitgebreid systeem om het volgende te garanderen:

1. ‍Bescherming van PHI: Ervoor zorgen dat patiëntgegevens worden beschermd tegen ongeoorloofde toegang, gebruik of openbaarmaking door middel van het juiste beleid, beveiligingen en procedures zoals voorgeschreven door HIPAA.‍
2. Compliance Assurance: Het vaststellen van duidelijke normen voor zorgaanbieders en aanverwante entiteiten.‍
3. Vertrouwen en verantwoording: Het aantonen van een toewijding aan het beschermen van de privé-informatie van patiënten bouwt vertrouwen op en bevordert de verantwoording binnen zorgorganisaties.

‍

Als deze regels niet worden nageleefd, kan dit ernstige problemen veroorzaken, zoals boetes, schade aan uw reputatie en verlies van vertrouwen van patiënten. Daarom moeten alle covered entities en Business associates zich eraan houden.

‍

De 3 primaire regels van HIPAA uitgelegd

De drie belangrijkste onderdelen van HIPAA hebben betrekking op de bescherming, beveiliging en rapportage van gezondheidsinformatie.

‍

1. De HIPAA Privacy Rule

De Privacy Rule stelt regels op om de gezondheidsinformatie van patiënten veilig te bewaren, ongeacht of deze is opgeschreven, op een computer is opgeslagen of hardop is uitgesproken. Het regelt hoe PHI wordt gebruikt, openbaar gemaakt en geopend.

‍

Belangrijkste componenten:

1. ‍Bescherming van beschermde gezondheidsinformatie (PHI): De Privacy Rule helpt om persoonlijke gezondheidsinformatie (PHI) te beschermen tegen mensen die deze niet zouden mogen zien. Tegelijkertijd kunnen artsen en zorgverleners belangrijke informatie delen wanneer ze u helpen, betaald worden of gezondheidszorgdiensten beheren.‍
2. Toegestaan gebruik en openbaarmaking: PHI, Protected Health Information, kan zonder toestemming van een patiënt worden gedeeld onder specifieke omstandigheden, zoals voor rapportage over de volksgezondheid of wettelijke vereisten. Deze openbaarmakingen moeten voldoen aan de 'minimum necessary'-standaard van HIPAA, waardoor ervoor wordt gezorgd dat alleen de noodzakelijke hoeveelheid informatie wordt gedeeld.‍
3. Patiëntenrechten: Patiënten hebben het recht om hun medische dossiers in te zien, correcties van onnauwkeurigheden aan te vragen en te beperken hoe hun informatie binnen de toegestane grenzen wordt gedeeld.

‍

Patiënten hebben het recht op toegang tot hun gezondheidsinformatie, correcties van onnauwkeurigheden aan te vragen en beperkingen op te leggen aan bepaalde openbaarmakingen, zoals uiteengezet in de HIPAA Privacy Rule.

‍

2. De HIPAA-beveiligingsregel

De beveiligingsregel is gericht op de bescherming van elektronische beschermde gezondheidsinformatie (ePHI) door administratieve, fysieke en technische veiligheidsmaatregelen te eisen, zoals encryptie, toegangscontroles en regelmatige risicobeoordelingen. Zo maken HIPAA-conforme faxoplossingen vaak gebruik van encryptie en beveiligde servers om een veilige overdracht van ePHI te garanderen, samen met toegangscontroles om ongeautoriseerde toegang te voorkomen.

‍

Belangrijkste veiligheidsmaatregelen:

‍

1. ‍Administratieve veiligheidsmaatregelen:
   1. Implementatie van beveiligingsbeleid en -procedures.
   2. Het regelmatig trainen van medewerkers op het gebied van HIPAA-compliance.
   3. Het uitvoeren van risicobeoordelingen om kwetsbaarheden te identificeren en aan te pakken.‍‍
2. ‍Fysieke veiligheidsmaatregelen:
   1. Het controleren van de toegang tot fysieke faciliteiten en apparaten.
   2. Het waarborgen van een veilige opslag en verwijdering van hardware die ePHI bevat.
   3. Het gebruik van toegangscontroles zoals ID-badges en beveiligingscamera's.‍
3. Technische veiligheidsmaatregelen:
   1. Het versleutelen van ePHI om ongeautoriseerde toegang te voorkomen.
   2. Het implementeren van toegangscontroles zoals unieke gebruikers-ID's en wachtwoorden.
   3. Het bijhouden van auditlogs om de toegang tot en wijzigingen van ePHI te volgen.

‍

De beveiligingsregel specificeert de administratieve, fysieke en technische veiligheidsmaatregelen die nodig zijn om ePHI te beschermen, waaronder encryptie, gebruikersauthenticatie en beveiligde opslagprotocollen.

‍

3. De HIPAA-regel inzake melding van datalekken

De regel inzake melding van datalekken beschrijft de vereiste acties wanneer zich een inbreuk op onbeveiligde PHI voordoet. Deze regel zorgt voor tijdige rapportage om schade te beperken en transparantie te waarborgen.

‍

Meldingsvereisten:

1. Individuele kennisgeving: Betrokken personen moeten binnen 60 dagen na ontdekking op de hoogte worden gesteld van elke inbreuk op onbeveiligde PHI. De kennisgeving moet een beschrijving bevatten van de inbreuk, het type informatie dat erbij betrokken is, aanbevolen stappen voor individuen om zichzelf te beschermen en acties die door de organisatie zijn ondernomen om de inbreuk aan te pakken en toekomstige incidenten te voorkomen.

1. Media-aankondiging: Voor inbreuken die 500 of meer personen in een staat treffen, moeten meldingen worden verstrekt aan lokale media.

1. Kennisgeving aan de secretaris: Wanneer er sprake is van een datalek, moeten meldingen u vertellen wat er is gebeurd, welke informatie is blootgesteld en hoe u veilig kunt blijven.

‍

In het geval van een datalek moeten meldingen details bevatten over het incident, de betrokken PHI, de stappen die zijn genomen om de inbreuk aan te pakken en aanbevelingen voor individuen om potentiële schade te minimaliseren. De regel inzake melding van datalekken zorgt ervoor dat Business verantwoordelijk zijn en helpt de situatie op te lossen.

‍

Wie moet zich houden aan de HIPAA-regels en -voorschriften?

HIPAA-compliance is van toepassing op twee hoofdcategorieën: gedekte entiteiten en Business partners.

‍

Gedekte instanties

Dit zijn organisaties die direct betrokken zijn bij de verwerking van PHI. Voorbeelden zijn:

1. Zorgaanbieders zoals artsen, ziekenhuizen en klinieken.
2. Zorgplannen, waaronder verzekeraars, HMO's en Medicare.
3. Zorgclearinghouses die niet-standaard gegevens verwerken tot standaardformaten.

‍

Business Partners

Business partners zijn externe organisaties die diensten verlenen aan gedekte instanties waarbij toegang tot PHI nodig is. Voorbeelden zijn IT-serviceproviders die elektronische patiëntendossiers beheren of factureringsbedrijven. HIPAA vereist dat gedekte instanties een Business Associate Agreement (BAA) sluiten met elke business partner, waarin hun verantwoordelijkheden voor de bescherming van PHI worden beschreven. Voorbeelden zijn:

1. IT-providers die elektronische patiëntendossiers (EPD) beheren.
2. Factureringsbedrijven die patiëntgegevens verwerken.
3. Juridische of accountantskantoren die diensten verlenen waarbij PHI betrokken is.

‍

Beide groepen moeten deze basisregels van HIPAA volgen om persoonlijke gezondheidsinformatie veilig te houden en overtredingen van de wet te voorkomen.

‍

Meldingsplichtige inbreuken en uitzonderingen onder HIPAA

Als er een datalek is, moet de melding uitleggen wat er is gebeurd, welke informatie is blootgesteld en welke gevolgen dit kan hebben. Er zijn echter uitzonderingen waarbij een inbreuk mogelijk niet hoeft te worden gemeld:

‍

1. ‍Onopzettelijke toegang: Incidentele toegang door een geautoriseerde medewerker die te goeder trouw handelt, mits dit binnen het kader van hun functie valt en niet leidt tot verder ongeoorloofd gebruik of openbaarmaking van PHI.‍
2. Onbedoelde openbaarmaking: Als u informatie moet delen met iemand anders in uw organisatie die deze mag inzien, is dat prima, zolang de details niet gevoelig zijn.‍
3. Goede trouw: Als de organisatie redelijkerwijs van mening is dat de onbevoegde persoon de openbaar gemaakte PHI niet kon bewaren of inzien vanwege de aard van de inbreuk of onmiddellijke corrigerende maatregelen.

‍

Inzicht in deze uitzonderingen kan organisaties helpen om adequaat te reageren en onnodige meldingen te voorkomen.

‍

Veelvoorkomende oorzaken van HIPAA-schendingen

HIPAA-schendingen zijn vaak het gevolg van tekortkomingen in beveiligingsmaatregelen of onbedoelde fouten. Volgens het United States Department of Health and Human Services zijn veelvoorkomende oorzaken:

‍

1. ‍Ongeautoriseerde toegang: Werknemers die PHI inzien uit nieuwsgierigheid, om persoonlijke redenen of zonder een legitiem zakelijk doel. Voorbeelden hiervan zijn het opzoeken van informatie over collega's, familieleden of bekende personen.‍
2. Onvoldoende beveiligingsmaatregelen: Gebrek aan essentiële beveiligingen, zoals encryptie voor ePHI, veilige verwijdering van fysieke records of multi-factor authenticatie voor toegangscontroles, wat de kwetsbaarheid voor inbreuken vergroot‍
3. Onjuiste openbaarmakingen: PHI gedeeld zonder de juiste toestemming van de patiënt of een geldige reden, zoals het verzenden van informatie naar de verkeerde ontvanger of het onthullen van details tijdens onveilige communicatie.‍
4. Verloren of gestolen apparaten: Mobiele apparaten, laptops of USB-drives met niet-versleutelde ePHI zijn bijzonder vatbaar voor diefstal of onopzettelijk verlies, waardoor aanzienlijke risico's ontstaan voor datalekken.

‍

Organisaties kunnen de kans op HIPAA-schendingen aanzienlijk verkleinen door veelvoorkomende valkuilen aan te pakken. Dit omvat regelmatige training van het personeel, de implementatie van robuuste beveiligingstechnologieën, het uitvoeren van risicobeoordelingen en het ervoor zorgen dat Business Associate Agreements (BAA's) aanwezig zijn bij alle externe serviceproviders die PHI verwerken.

‍

Tips om schendingen te voorkomen:

1. Gebruik HIPAA-conforme diensten en toegangscontroles om PHI te verzenden.
2. Train medewerkers regelmatig over HIPAA-regels en gegevensbeschermingspraktijken.
3. Voer periodieke risicobeoordelingen uit om kwetsbaarheden te identificeren en te mitigeren.
4. Zorg ervoor dat er BAAs zijn vastgesteld met alle externe serviceproviders om hun verplichtingen voor de bescherming van PHI te formaliseren.

‍

Laatste gedachten over HIPAA-naleving

De drie regels van HIPAA—de Privacy Rule, Security Rule en Breach Notification Rule—vormen een uitgebreid raamwerk om de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van beschermde gezondheidsinformatie te waarborgen. Door deze HIPAA-regels te volgen, kunnen zorgorganisaties patiëntgegevens veilig bewaren, dure boetes vermijden en vertrouwen winnen van patiënten en partners.

‍

HIPAA-naleving is meer dan een wettelijke vereiste; het is essentieel voor ethische gezondheidszorg. Door prioriteit te geven aan compliance kunnen organisaties de privacy van patiënten beschermen, de operationele efficiëntie verbeteren en het vertrouwen in de gezondheidszorg hooghouden.

‍

Voor organisaties die op zoek zijn naar tools die de HIPAA-regels volgen om gevoelige informatie te verwerken, bieden diensten zoals Sign.Plus een platform voor elektronische handtekeningen dat voldoet aan de HIPAA-compliance regels en helpt documentprocessen te vereenvoudigen. Ook biedt Fax.Plus veilige en betrouwbare cloud faxoplossingen. Beide tools helpen organisaties in de gezondheidszorg en hun partners om de HIPAA-richtlijnen efficiënt te volgen.

‍

Door geld te investeren in deze veilige oplossingen kunnen organisaties gemakkelijker de regels volgen. Dit helpt hen ook om zich te concentreren op het verlenen van betere zorg.

‍

Disclaimer: Dit artikel is uitsluitend bedoeld voor informatieve doeleinden en vormt geen juridisch advies. Organisaties dienen een gekwalificeerde professional te raadplegen om volledige HIPAA-naleving te waarborgen.