Wat zijn de drie regels van HIPAA? Een uitgebreide gids

De Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) is een hoeksteen van de regelgeving voor de gezondheidszorg in de Verenigde Staten. HIPAA is ontworpen om gevoelige gezondheidsinformatie over patiënten (PHI) te beschermen. HIPAA stelt regels op waaraan gezondheidszorgorganisaties en hun partners zich moeten houden. Wat zijn de regels van HIPAA? Waarom is het nodig om deze regels na te leven? Wat houden deze regels in als het gaat om het faxen of online ondertekenen van documenten?

‍

Centraal in HIPAA staan de drie primaire regels: de Privacy Rule, de Security Rule en de Breach Notification Rule.

‍

In deze gids wordt onderzocht waarom deze regels belangrijk zijn, wie ze moet volgen en hoe ze helpen om gezondheidsinformatie veilig te houden.

‍

Als u documenten die PHI bevatten elektronisch moet ondertekenen of faxen , dan is het essentieel om de drie belangrijkste regels van HIPAA te begrijpen.

‍

Waarom zijn de 3 regels van HIPAA belangrijk?

HIPAA is een wet die is ontworpen om de gezondheidsinformatie van mensen te beschermen. Het belangrijkste doel is om deze informatie veilig te houden en veilig te kunnen gebruiken voor belangrijke doeleinden, zoals het behandelen van patiënten en het verbeteren van de werking van gezondheidszorgorganisaties. De drie regels vormen samen een uitgebreid systeem om ervoor te zorgen:

1. Beschermingvan PHI: Ervoor zorgen dat patiëntgegevens worden beschermd tegen ongeoorloofde toegang, ongeoorloofd gebruik of ongeoorloofde openbaarmaking door middel van de juiste beleidslijnen, waarborgen en procedures zoals voorgeschreven door HIPAA.
2. Naleving garanderen: Duidelijke normen opstellen voor zorgverleners en aanverwante entiteiten.
3. Vertrouwen en verantwoording: Het tonen van betrokkenheid bij het beschermen van privégegevens van patiënten schept vertrouwen en bevordert de verantwoordingsplicht binnen organisaties in de gezondheidszorg.

‍

Als deze regels niet worden nageleefd, kan dit leiden tot ernstige problemen zoals boetes, reputatieschade en verlies van vertrouwen van patiënten. Daarom moeten alle betrokken entiteiten en zakenpartners zich aan deze regels houden.

‍

De 3 hoofdregels van HIPAA uitgelegd

De drie belangrijkste onderdelen van HIPAA hebben betrekking op de bescherming, beveiliging en rapportage van gezondheidsinformatie.

‍

1. De HIPAA-privacyregel

De Privacyregel stelt regels om gezondheidsinformatie over patiënten veilig te houden, ongeacht of deze op papier staat, op een computer is opgeslagen of hardop wordt uitgesproken. Het bepaalt hoe PHI wordt gebruikt, openbaar wordt gemaakt en toegankelijk is.

‍

Belangrijkste onderdelen:

1. Beschermingvan Beschermde Gezondheidsinformatie(PHI): De Privacy Regel helpt persoonlijke gezondheidsinformatie (PHI) te beschermen tegen mensen die deze informatie niet zouden mogen zien. Tegelijkertijd kunnen artsen en gezondheidswerkers belangrijke informatie delen wanneer ze u helpen, betaald krijgen of gezondheidsdiensten beheren.
2. Toegestaan gebruik en openbaarmaking: PHI, Protected Health Information, kan worden gedeeld zonder toestemming van de patiënt onder specifieke omstandigheden, zoals voor volksgezondheidsrapportage of wettelijke vereisten. Deze openbaarmakingen moeten voldoen aan de HIPAA-norm "minimaal noodzakelijk", die ervoor zorgt dat alleen de noodzakelijke hoeveelheid informatie wordt gedeeld.
3. Rechten van patiënten: Patiënten hebben het recht om hun gezondheidsdossiers in te zien, correcties van onnauwkeurigheden aan te vragen en de manier waarop hun informatie wordt gedeeld te beperken binnen de toegestane grenzen.

‍

Patiënten hebben het recht om hun gezondheidsinformatie in te zien, correcties van onjuistheden aan te vragen en beperkingen op te leggen aan bepaalde openbaarmakingen, zoals beschreven in de HIPAA Privacy Rule.

‍

2. De HIPAA-beveiligingsregel

De Security Rule richt zich op het beveiligen van elektronische beschermde gezondheidsinformatie (ePHI) door administratieve, fysieke en technische beveiligingen te vereisen, zoals encryptie, toegangscontroles en regelmatige risicobeoordelingen. HIPAA-conforme faxoplossingen maken bijvoorbeeld vaak gebruik van encryptie en beveiligde servers om een veilige overdracht van ePHI te garanderen, samen met toegangscontroles om onbevoegd opvragen te voorkomen.

‍

Belangrijkste waarborgen:

‍

1. ‍Administratieve waarborgen:
   1. Veiligheidsbeleid en -procedures implementeren.
   2. Regelmatige training voor werknemers over naleving van HIPAA.
   3. Risicobeoordelingen uitvoeren om kwetsbaarheden te identificeren en aan tepakken‍‍
2. ‍Fysieke beveiligingen:
   1. Toegang tot fysieke faciliteiten en apparaten beheren.
   2. Zorgen voor veilige opslag en verwijdering van hardware die ePHI bevat.
   3. Toegangscontrole zoals ID-badges en beveiligingscamera's gebruiken.
3. Technische garanties:
   1. Versleutelen van ePHI om ongeautoriseerde toegang te voorkomen.
   2. Toegangscontroles implementeren, zoals unieke gebruikers-ID's en wachtwoorden.
   3. Het bijhouden van audit logs om toegang en wijzigingen in ePHI bij te houden.

‍

De Security Rule specificeert de administratieve, fysieke en technische waarborgen die nodig zijn om ePHI te beschermen, waaronder encryptie, gebruikersauthenticatie en veilige opslagprotocollen.

‍

3. De HIPAA-regel voor kennisgeving van inbreuken

De Breach Notification Rule beschrijft de acties die nodig zijn wanneer er een inbreuk op onbeveiligde PHI plaatsvindt. Deze regel zorgt voor tijdige melding om schade te beperken en transparantie te behouden.

‍

Rapportagevereisten:

1. Individuele kennisgeving: Betrokken personen moeten binnen 60 dagen na ontdekking van een inbreuk op onbeveiligde PHI hiervan op de hoogte worden gesteld. De melding moet een beschrijving bevatten van de inbreuk, het type informatie waar het om gaat, aanbevolen stappen voor personen om zichzelf te beschermen en acties die de organisatie heeft ondernomen om de inbreuk aan te pakken en toekomstige incidenten te voorkomen.

1. Mededeling aan de media: Voor inbreuken die betrekking hebben op 500 of meer personen in een staat, moeten kennisgevingen worden gedaan aan lokale media.

1. Kennisgeving aan de Secretaris: Wanneer er sprake is van een datalek, moet er in kennis worden gesteld van wat er is gebeurd, welke informatie is blootgelegd en hoe u veilig kunt blijven.

‍

In het geval van een datalek moeten meldingen details bevatten over het incident, de betrokken PHI, de stappen die zijn genomen om de inbreuk aan te pakken en aanbevelingen voor personen om mogelijke schade te minimaliseren. De Breach Notification Rule zorgt ervoor dat bedrijven verantwoordelijk zijn en helpt de situatie te herstellen.

‍

Wie moet zich houden aan de HIPAA-regels en voorschriften?

HIPAA-compliance is van toepassing op twee hoofdcategorieën: gedekte entiteiten en business associates.

‍

Betrokken entiteiten

Dit zijn organisaties die direct betrokken zijn bij het omgaan met PHI. Voorbeelden zijn:

1. Zorgverleners zoals artsen, ziekenhuizen en klinieken.
2. Gezondheidsplannen, waaronder verzekeraars, HMO's en Medicare.
3. Clearinghouses in de gezondheidszorg die niet-standaard gegevens verwerken tot standaard formaten.

‍

Business

Business associates zijn externe organisaties die diensten uitvoeren voor beschermde entiteiten waarbij ze toegang hebben tot PHI. Voorbeelden zijn IT-serviceproviders die elektronische patiëntendossiers beheren of factureringsbedrijven. HIPAA vereist dat overkoepelende entiteiten een Business Associate Agreement (BAA) opstellen met elke business associate, waarin hun verantwoordelijkheden voor de bescherming van PHI worden beschreven. Voorbeelden hiervan zijn:

1. IT-providers die elektronische patiëntendossiers (EHR) beheren.
2. Factureringsbedrijven die patiëntgegevens verwerken.
3. Juridische of accountantskantoren die diensten verlenen waarbij PHI betrokken is.

‍

Beide groepen moeten deze basisregels van HIPAA volgen om persoonlijke gezondheidsinformatie veilig te houden en te voorkomen dat de wet wordt overtreden.

‍

Meldbare inbreuken en uitzonderingen onder HIPAA

Als er sprake is van een datalek, moet in de melding worden uitgelegd wat er is gebeurd, welke informatie is blootgelegd en wat de gevolgen voor jou kunnen zijn. Er zijn echter uitzonderingen waarbij een inbreuk niet hoeft te worden gemeld:

‍

1. Onopzettelijketoegang: Incidentele toegang door een bevoegde werknemer die te goeder trouw handelt, op voorwaarde dat dit binnen de reikwijdte van hun functie valt en niet leidt tot verder ongeoorloofd gebruik of openbaarmaking van PHI.‍
2. Onopzettelijke openbaarmaking: Als je informatie moet delen met iemand anders in je organisatie die het mag zien, is dat prima, zolang de details niet gevoelig zijn.
3. Overtuiging te goeder trouw: Als de organisatie redelijkerwijs van mening is dat de ongeautoriseerde persoon de openbaar gemaakte PHI niet kon behouden of openen vanwege de aard van de inbreuk of onmiddellijke corrigerende maatregelen.

‍

Inzicht in deze uitzonderingen kan organisaties helpen adequaat te reageren en onnodige rapportage te voorkomen.

‍

Veelvoorkomende oorzaken van HIPAA-overtredingen

HIPAA-overtredingen zijn vaak het gevolg van lacunes in de beveiliging of onbedoelde fouten. Volgens het Amerikaanse ministerie van Volksgezondheid en Human Services zijn veelvoorkomende oorzaken onder andere:

‍

1. Ongeoorloofdetoegang: Werknemers die uit nieuwsgierigheid, om persoonlijke redenen of zonder legitiem zakelijk doel toegang hebben tot PHI. Voorbeelden zijn het opzoeken van informatie over collega's, familieleden of personen met een hoog profiel.
2. Ontoereikende beveiligingsmaatregelen: Gebrek aan essentiële beveiligingen, zoals encryptie voor ePHI, veilige verwijdering van fysieke dossiers, of multi-factor authenticatie voor toegangscontroles, waardoor de kwetsbaarheid voor inbreuken toeneemt‍
3. Onjuiste openbaarmakingen: Het delen van PHI zonder de juiste toestemming van de patiënt of een geldige reden, zoals het verzenden van informatie naar de verkeerde ontvanger of het onthullen van details tijdens onbeveiligde communicatie.
4. Verloren of gestolen apparaten: Mobiele apparaten, laptops of USB-sticks die onversleutelde ePHI bevatten, zijn bijzonder gevoelig voor diefstal of onopzettelijk verlies, waardoor er een aanzienlijk risico op gegevensschendingen ontstaat.

‍

Organisaties kunnen de kans op HIPAA-overtredingen aanzienlijk verkleinen door veelvoorkomende valkuilen aan te pakken. Dit omvat regelmatige training van personeel, implementatie van robuuste beveiligingstechnologieën, het uitvoeren van risicobeoordelingen en ervoor zorgen dat er Business Associate Agreements (BAA's) zijn met alle externe serviceproviders die omgaan met PHI.

‍

Tips om overtredingen te voorkomen:

1. Gebruik diensten en toegangscontroles die voldoen aan HIPAA om PHI te verzenden.
2. Regelmatig personeel opleiden over de HIPAA-regels en gegevensbeschermingspraktijken.
3. Periodieke risicobeoordelingen uitvoeren om kwetsbaarheden te identificeren en te beperken.
4. Ervoor zorgen dat BAA's worden opgesteld met alle externe dienstverleners om hun verplichtingen voor het beschermen van PHI te formaliseren.

‍

Laatste gedachten over naleving van HIPAA

De drie regels van HIPAA - de Privacy Rule, Security Rule en Breach Notification Rule - vormen een uitgebreid kader om de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van beschermde gezondheidsinformatie te waarborgen. Door deze HIPAA-regels te volgen, kunnen organisaties in de gezondheidszorg patiëntgegevens veilig houden, dure boetes vermijden en het vertrouwen van patiënten en partners winnen.

‍

HIPAA-compliance is meer dan een wettelijke vereiste; het is essentieel voor ethische zorgverlening. Door prioriteit te geven aan naleving kunnen organisaties de privacy van patiënten beschermen, de operationele efficiëntie verbeteren en het vertrouwen in het gezondheidszorgsysteem behouden.

‍

Voor organisaties die op zoek zijn naar tools die de HIPAA-regels volgen om gevoelige informatie te verwerken, zijn er diensten zoals Sign.Plus een platform voor elektronische handtekeningen dat voldoet aan de HIPAA-regels en dat documentprocessen eenvoudiger maakt. Ook, Fax.Plus biedt veilige en betrouwbare cloudfaxoplossingen. Beide tools helpen organisaties in de gezondheidszorg en hun partners om de HIPAA-richtlijnen efficiënt na te leven.

‍

Door geld te steken in deze veilige oplossingen wordt het voor organisaties makkelijker om zich aan de regels te houden. Dit helpt hen ook om zich te concentreren op het leveren van betere zorg.

‍

Disclaimer: Dit artikel dient alleen ter informatie en is geen juridisch advies. Organisaties moeten een gekwalificeerde professional raadplegen om volledige naleving van HIPAA te garanderen.