Prós e contras dos serviços de fax on-line: vale a pena mudar?

Se você trabalha de alguma forma com um setor regulamentado, provavelmente já enviou e recebeu dezenas de faxes para transferir documentos. Se você usa seu aparelho de fax para transmitir tantos documentos, é provável que esteja procurando uma alternativa mais eficiente e produtiva. Portanto, aprender sobre os prós e contras dos serviços de fax online certamente ajudará você a decidir se deve migrar para um serviço de fax baseado em nuvem ou continuar com seu aparelho de fax tradicional ou seus servidores de fax .

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Prós e contras do serviço de fax online

Prós:

Acessível de qualquer lugar e a qualquer hora: para ter acesso aos seus documentos e poder enviar e receber faxes, você só precisa ter um PC, laptop, celular ou tablet, além de uma conexão com a internet.

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Não é necessário imprimir todos os faxes recebidos: se sua empresa atua nos setores de saúde, direito, imobiliário e outros setores regulamentados, isso significa que você recebe centenas de faxes todos os dias. Ao usar um serviço de fax online, você pode escolher quais faxes recebidos imprimir, quais excluir e quais armazenar.

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NÃO há custo de manutenção: o único custo que você precisa pagar é a renovação da sua assinatura. Você não precisa mais se preocupar com os custos de manutenção do seu aparelho de fax, nem com o custo de tintas, toners e, claro, papéis.

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Enviar fax para vários contatos de uma só vez: A maioria dos serviços de fax online oferece a opção de enviar um único documento para vários destinatários simultaneamente. Isso significa que você só precisa preparar os documentos para envio único e enviá-los para vários contatos simultaneamente.

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Obtenha um número de fax dedicado de diferentes países: Os aparelhos de fax tradicionais precisam estar conectados a um número de telefone fixo para funcionar. Isso significa que você não pode obter um número de fax japonês quando estiver nos Estados Unidos. Mas com os serviços de fax online, não importa onde você esteja, você pode obter um número de fax dedicado de qualquer país desejado (se suportado pelo seu provedor de fax).

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Organize seus arquivos de forma mais fácil e rápida: como todos os seus faxes enviados e recebidos são armazenados digitalmente em um armazenamento em nuvem, você pode organizá-los facilmente e atribuir tags aos seus documentos para poder encontrar um documento específico pesquisando pelas tags.

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Assinatura eletrônica: esse recurso maravilhoso permite que você assine documentos e contratos no aplicativo de fax on-line e os envie de volta imediatamente.

Contras:

Você pode precisar de uma impressora: embora armazenar seus documentos em nuvem seja mais eficiente e organizado, às vezes você só precisa entregar a cópia física de um documento a uma organização. Nesses casos, você precisa encontrar uma impressora e imprimir seus faxes.

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Você precisará de uma conexão com a internet: se você mora em um lugar com acesso limitado à internet ou se sua conexão não é tão estável, mudar para um serviço de fax online pode não ser uma ideia sensata.

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Então, o que mais você acrescentaria a esta lista de prós e contras dos serviços de fax on-line?