Dicas para a transição para um escritório sem papel

Você já parou para pensar na quantidade de papel que usa no escritório? Com o Bureau of International Recycling revelando que 50% do papel recuperado vem de empresas, é seguro dizer que nosso setor tem um problema com o papel. Além dessa estatística terrível, usar papel nos escritórios pode ser extremamente caro e consumir muito tempo para imprimir, organizar e descartar.

Dito isto, é imprescindível que sua equipe faça a transição para se tornar um escritório sem papel. Embora isso possa parecer um território desconhecido para as empresas, oferece muitos benefícios, desde despesas reduzidas e menos desordem até um fluxo de trabalho mais eficiente e um local de trabalho mais ecológico em geral. Uma consideração importante que você pode fazer durante esta transição é o envio de fax, uma pedra angular da comunicação entre escritórios que permitiu que as empresas em todo o mundo enviassem documentos importantes e assinassem contratos, mesmo sem a Internet. E encontrou seu lugar no mundo digital de hoje com o nascimento do envio de fax baseado na nuvem. Essa tecnologia inovadora não apenas ajuda a enviar faxes em alta velocidade, mas também reduz a quantidade de dinheiro e tempo gasto no envio e recebimento de novos documentos.

Mas para muitas pequenas empresas, suas operações movimentadas podem significar que iniciativas como a transição para um escritório sem papel ficam de lado. É por isso que é importante não apenas designar um líder que possa gerenciar a transição, mas também se preparar para todo o processo para que ele seja tranquilo e economize tempo. A este respeito, Taylor Fasulas da Verizon Connect descreve cinco etapas diferentes que as pequenas empresas podem seguir para se tornarem mais eficientes, incluindo planejamento, priorização, organização, rastreamento e divisão. Embora estes possam parecer pequenos, mesmo 5 a 10 minutos economizados em qualquer uma das etapas individuais podem ser muito benéficos para sua transição para um sistema sem papel em particular e para os Business em geral. Aqui estão cinco etapas principais que você precisa seguir para a transição:

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‍1. Planejar

‍A tecnologia de economia de papel, como o envio de fax baseado na nuvem, é um ótimo investimento quando executada corretamente. É por isso que é importante que qualquer Business elabore um plano com metas agendadas e um objetivo geral claro em mente, pois isso ajudará a garantir uma transição constante.

O que torna um escritório sem papel eficiente é que apenas os equipamentos essenciais são necessários, como um computador, um modem DSL e também sua impressora — caso uma cópia física do documento deva ser emitida. Para empresas com arquivos maiores, você também precisará de um scanner digital, um dispositivo de armazenamento e um provedor de backup baseado na nuvem.

Depois que tudo isso for delineado, você pode conduzir um programa de treinamento onde sua equipe pode aprender sobre os fundamentos do envio de fax online e como usar corretamente as ferramentas de suporte para que entendam por que sua empresa está começando sua transição.

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‍2. Priorizar

‍Assim que as bases para a transição forem estabelecidas, os gerentes de escritório e os líderes de Business devem ser específicos sobre quais metas devem estar no topo da lista. Ao organizá-los por importância, as metas serão muito mais fáceis de serem alcançadas. Isso, por sua vez, tornará a transição muito mais simplificada e fácil para o escritório se adaptar. Considerando que nem muitas pessoas estão acostumadas a usar uma máquina de fax baseada na nuvem, os gerentes de escritório podem priorizar essa tarefa primeiro para permitir que a equipe resolva todos os problemas nos estágios iniciais da transição. Isso pode ser feito por meio de sessões de treinamento ou criando um guia preenchido com informações úteis, como procedimentos de arquivamento sem papel e processos de arquivamento.

3. Rastrear

‍O próximo passo é criar um plano diário, semanal e mensal com metas claras para ver se sua equipe desenvolveu uma melhor compreensão da tecnologia à medida que avança. Rastrear o progresso de aprendizagem dos funcionários no uso de máquinas de fax baseadas na nuvem e outras tecnologias sem papel ajudará você a saber se surgem problemas e como melhor lidar com eles. Com as metas definidas, os gerentes de escritório podem reconhecer quais seus funcionários estão cumprindo e aqueles em que estão ficando para trás.

É importante ter em mente que pode ser difícil para os membros da equipe se afastarem de seus velhos hábitos, especialmente com Reynaldo Lugtu do Business World relatando que a Microsoft Research descobriu que os funcionários têm medo das últimas iniciativas digitais. Para ajudá-los a se adaptarem à tecnologia sem papel, você pode retirar suas impressoras uma por uma, em vez de todas ao mesmo tempo. Ao fazer isso, eles serão mais encorajados a aprender o novo sistema.

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‍4. Organize

‍À medida que um escritório adota a tecnologia digital sem papel, deve se despedir dos arquivos lotados. Embora isso economize tempo, os gerentes de escritório devem certificar-se de que todos os seus arquivos estejam armazenados corretamente. Para coordenar eficientemente seus arquivos com um sistema de fax baseado na nuvem, você deve escolher um programa que tenha um sistema de arquivamento com criptografia de dados para manter os arquivos antigos seguros e organizados. E depois que os sistemas digitais forem estabelecidos, não haverá muito com que se preocupar quando se trata de seus arquivos. Um sistema baseado na nuvem pode armazenar uma vasta quantidade de documentos recebidos e enviados, que podem ser acessados rapidamente de diferentes dispositivos.

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‍5. Break

‍Como já escrevemos anteriormente em "Como impulsionar e melhorar a produtividade com serviços de fax pela Internet", empregadores e funcionários podem simplesmente desfrutar dos benefícios desta tecnologia, pois ela facilita as operações para todos. A tecnologia baseada na nuvem não só permitirá que os documentos sejam entregues de forma mais eficiente, mas também economizará despesas que podem aumentar facilmente a longo prazo.

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Desde o custo do papel até as horas gastas esperando, essas coisas podem ser minimizadas ou até eliminadas com tecnologias sem papel, como sistemas de fax baseados na nuvem. Apesar das máquinas de fax tradicionais estarem se tornando obsoletas, seu propósito ainda é vital nos escritórios. No entanto, graças ao poder dos serviços de fax online, você pode facilmente enviar fax para pessoas de todo o mundo — a qualquer hora, em qualquer lugar — com o Fax.Plus.

Tudo o que você precisa é de uma conexão com a internet, um endereço de e-mail válido e uma assinatura ativa de fax online, para evitar a necessidade de hardware volumoso e processos problemáticos. Isso não só introduz a tecnologia digital no local de trabalho, mas também elimina quaisquer desafios anteriores que você teve.