Dicas para a transição para um escritório sem papel

Você já parou para pensar na quantidade de papel que usa no escritório? Com o Bureau of International Recycling revelando que 50% do papel recuperado vem de empresas, é seguro dizer que nosso setor tem um problema com papel. Além dessa estatística assustadora, usar papel em escritórios pode ser extremamente caro e também pode consumir muito tempo para imprimir, organizar e descartar.

Dito isso, é fundamental que sua equipe faça a transição para um escritório sem papel. Embora isso possa parecer um território desconhecido para as empresas, traz muitos benefícios, desde redução de despesas e menos desorganização até um fluxo de trabalho mais eficiente e um ambiente de trabalho mais sustentável. Uma consideração importante que você pode fazer durante essa transição é o fax, um pilar da comunicação entre escritórios que permitiu que empresas em todo o mundo enviassem documentos importantes e assinassem contratos mesmo sem a internet. E ele encontrou seu lugar no mundo digital de hoje com o surgimento do fax baseado em nuvem. Essa tecnologia inovadora não só ajuda a enviar faxes em alta velocidade, como também reduz o dinheiro e o tempo gastos no envio e recebimento de novos documentos.

Mas, para muitas pequenas empresas, suas operações intensas podem significar que iniciativas como a transição para um escritório sem papel sejam deixadas de lado. Por isso, é importante não apenas designar um líder que possa gerenciar a transição, mas também se preparar para todo o processo para que ele seja tranquilo e economize tempo. Nesse sentido, Taylor Fasulas, da Verizon Connect, descreve cinco etapas diferentes que as pequenas empresas podem adotar para se tornarem mais eficientes, incluindo planejamento, priorização, organização, acompanhamento e divisão. Embora pareçam pequenas, até mesmo 5 a 10 minutos economizados em qualquer uma das etapas individuais podem ser muito benéficos para sua transição para um sistema sem papel em particular e para a empresa em geral. Aqui estão as cinco etapas principais que você precisa seguir para a transição:

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1. Plano

Tecnologias que economizam papel , como o fax em nuvem, são um ótimo investimento quando executadas corretamente. Por isso, é importante que qualquer empresa elabore um plano com metas e um objetivo geral claro, pois isso ajudará a garantir uma transição estável.

O que torna um escritório sem papel eficiente é que apenas os equipamentos essenciais são necessários, como um computador, um modem DSL e também sua impressora — caso seja absolutamente necessário emitir uma cópia física do documento. Para empresas com arquivos maiores, você também precisará de um scanner digital, um dispositivo de armazenamento e um provedor de backup baseado em nuvem.

Depois que tudo isso estiver definido, você pode conduzir um programa de treinamento onde sua equipe pode aprender sobre os fundamentos do fax on-line e como usar corretamente as ferramentas de suporte para que eles entendam por que sua empresa está iniciando essa transição.

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2. Priorizar

Assim que a base para a transição for definida, os gerentes de escritório e líderes empresariais devem ser específicos sobre quais objetivos devem estar no topo da lista. Ao organizá-los por importância, os objetivos serão muito mais fáceis de alcançar. Isso, por sua vez, tornará a transição muito mais ágil e fácil para o escritório se adaptar. Considerando que poucas pessoas estão acostumadas a usar um aparelho de fax baseado em nuvem, os gerentes de escritório podem priorizar essa tarefa primeiro para permitir que a equipe resolva todos os problemas nos estágios iniciais da transição. Isso pode ser feito por meio de sessões de treinamento ou pela criação de um guia repleto de informações úteis, como procedimentos de arquivamento e processos de arquivamento sem papel.

3. Rastrear

O próximo passo é criar um plano diário, semanal e mensal com metas claras para verificar se sua equipe desenvolveu uma melhor compreensão da tecnologia à medida que avança. Acompanhar o progresso da aprendizagem dos funcionários no uso de máquinas de fax baseadas em nuvem e outras tecnologias sem papel ajudará você a saber se surgem problemas e a melhor forma de lidar com eles. Com as metas definidas, os gerentes de escritório podem identificar quais metas seus funcionários estão cumprindo e aquelas em que estão ficando para trás.

É importante ter em mente que pode ser difícil para os membros da equipe se afastarem de seus velhos hábitos, especialmente com Business Reynaldo Lugtu, do World, relata que a Microsoft Research descobriu que os funcionários têm medo das últimas iniciativas digitais. Para ajudá-los a se adaptar à tecnologia sem papel, você pode usar suas impressoras uma a uma, em vez de todas ao mesmo tempo. Assim, eles ficarão mais motivados a aprender o novo sistema.

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4. Organizar

À medida que um escritório acolhe a tecnologia digital sem papel em seu espaço, ele precisa se despedir dos arquivos abarrotados. Embora isso economize tempo, os gerentes de escritório devem certificar-se de que todos os seus arquivos estejam armazenados corretamente. Para coordenar seus arquivos com eficiência com um sistema de fax baseado em nuvem, você deve escolher um programa que tenha um sistema de arquivamento com criptografia de dados para manter os arquivos antigos seguros e organizados. E depois que os sistemas digitais forem estabelecidos, não haverá muito com o que se preocupar em relação aos seus arquivos. Um sistema baseado em nuvem pode armazenar uma grande quantidade de documentos recebidos e enviados, que podem ser acessados rapidamente de diferentes dispositivos.

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5. Pausa

Como escrevemos anteriormente em "Como Aumentar e Melhorar a Produtividade com Serviços de Fax pela Internet" , empregadores e funcionários podem simplesmente aproveitar os benefícios dessa tecnologia, pois ela facilita as operações para todos. A tecnologia baseada em nuvem não só permitirá que os documentos sejam entregues com mais eficiência, como também economizará despesas que podem facilmente se acumular a longo prazo.

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Do custo do papel às horas de espera, tudo isso pode ser minimizado ou até mesmo eliminado com tecnologias sem papel, como sistemas de fax baseados em nuvem. Apesar de os aparelhos de fax tradicionais estarem obsoletos, sua função ainda é vital nos escritórios. No entanto, graças ao poder dos serviços de fax online, você pode facilmente enviar faxes para pessoas de todo o mundo — a qualquer hora e em qualquer lugar — com Fax.Plus .

Tudo o que você precisa é de uma conexão com a internet, um endereço de e-mail válido e uma assinatura ativa de fax online para evitar a necessidade de hardware volumoso e processos trabalhosos. Isso não só traz a tecnologia digital para o ambiente de trabalho, como também elimina quaisquer desafios que você já tenha enfrentado.