Quais são as três regras da HIPAA? Um guia completo

A Lei de Portabilidade e Responsabilidade de Seguros de Saúde (HIPAA) é um pilar fundamental da regulamentação da saúde nos Estados Unidos. A HIPAA foi criada para proteger informações sensíveis de saúde (PHI) dos pacientes e estabelece regras que as organizações de saúde e seus associados devem seguir. Quais são as regras da HIPAA? Por que é necessário cumpri-las? O que essas regras implicam quando se trata de enviar fax ou assinar documentos online?

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No centro da HIPAA estão as três regras principais: a Regra de Privacidade, a Regra de Segurança e a Regra de Notificação de Violação.

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Este guia examinará por que essas regras são importantes, quem precisa segui-las e como elas ajudam a manter as informações de saúde seguras e protegidas.

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Se você precisar assinar eletronicamente ou enviar por fax documentos contendo PHI, é essencial entender as três regras principais da HIPAA.

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Por que as 3 regras da HIPAA são importantes?

A HIPAA é uma lei criada para proteger as informações de saúde das pessoas. Seu principal objetivo é manter essas informações seguras e permitir que sejam usadas com segurança para fins importantes, como tratar pacientes e aprimorar o funcionamento de organizações de saúde. As três regras, em conjunto, fornecem um sistema abrangente para garantir:

1. Proteção de PHI : garantir que os dados do paciente sejam protegidos contra acesso, uso ou divulgação não autorizados por meio de políticas, salvaguardas e procedimentos adequados, conforme exigido pela HIPAA .
2. Garantia de conformidade : Estabelecer padrões claros para provedores de saúde e entidades relacionadas .
3. Confiança e responsabilidade: demonstrar comprometimento com a proteção das informações privadas dos pacientes gera confiança e promove a responsabilidade dentro das organizações de saúde.

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O descumprimento dessas regras pode causar sérios problemas, como multas, danos à sua reputação e perda de confiança dos pacientes. É por isso que todas as entidades cobertas e parceiros comerciais precisam cumpri-las.

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As 3 regras principais da HIPAA explicadas

As três partes principais da HIPAA abordam a proteção, a segurança e a divulgação de informações de saúde.

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1. A Regra de Privacidade HIPAA

A Norma de Privacidade estabelece regras para manter as informações de saúde dos pacientes seguras, independentemente de serem escritas, armazenadas em um computador ou faladas em voz alta. Ela rege como as PHI são usadas, divulgadas e acessadas.

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Componentes principais:

1. Proteção de Informações de Saúde Protegidas ( PHI) : A Regra de Privacidade ajuda a manter as informações pessoais de saúde (PHI) protegidas de pessoas que não deveriam vê-las. Ao mesmo tempo, permite que médicos e profissionais de saúde compartilhem informações importantes quando estão ajudando você, recebendo pagamentos ou gerenciando serviços de saúde .
2. Usos e divulgações permitidos: PHI, Informações de Saúde Protegidas, podem ser compartilhadas sem a permissão do paciente em circunstâncias específicas, como para relatórios de saúde pública ou requisitos legais. Essas divulgações devem obedecer ao padrão de "mínimo necessário" da HIPAA, garantindo que apenas a quantidade necessária de informações seja compartilhada .
3. Direitos do paciente : os pacientes têm o direito de acessar seus registros de saúde, solicitar correções de imprecisões e limitar como suas informações são compartilhadas dentro de limites permitidos.

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Os pacientes têm o direito de acessar suas informações de saúde, solicitar correções de imprecisões e impor restrições a certas divulgações, conforme descrito na Regra de Privacidade da HIPAA.

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2. A regra de segurança HIPAA

A Regra de Segurança concentra-se na proteção de informações eletrônicas de saúde protegidas (ePHI), exigindo salvaguardas administrativas, físicas e técnicas, como criptografia, controles de acesso e avaliações de risco regulares. Por exemplo, soluções de fax em conformidade com a HIPAA frequentemente utilizam criptografia e servidores seguros para garantir a transmissão segura de ePHI, juntamente com controles de acesso para impedir a recuperação não autorizada.

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Principais salvaguardas:

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1. ‍Salvaguardas Administrativas:
   1. Implementar políticas e procedimentos de segurança.
   2. Realizar treinamentos regulares para funcionários sobre conformidade com a HIPAA.
   3. Realizar avaliações de risco para identificar e abordar vulnerabilidades .
2. ‍Salvaguardas físicas:
   1. Controlar o acesso a instalações físicas e dispositivos.
   2. Garantir o armazenamento e descarte seguros de hardware contendo ePHI.
   3. Usando controles de acesso como crachás de identificação e câmeras de segurança .
3. Salvaguardas técnicas:
   1. Criptografando ePHI para impedir acesso não autorizado.
   2. Implementar controles de acesso, como IDs de usuário e senhas exclusivos.
   3. Manter registros de auditoria para rastrear o acesso e as modificações no ePHI.

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A Regra de Segurança especifica as salvaguardas administrativas, físicas e técnicas necessárias para proteger ePHI, incluindo criptografia, autenticação de usuário e protocolos de armazenamento seguro.

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3. A Regra de Notificação de Violação da HIPAA

A Regra de Notificação de Violação descreve as ações necessárias em caso de violação de PHI não protegida. Essa regra garante a comunicação em tempo hábil para mitigar danos e manter a transparência.

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Requisitos de relatórios:

1. Notificação Individual : Os indivíduos afetados devem ser notificados sobre qualquer violação de PHI não protegida dentro de 60 dias após a sua descoberta. A notificação deve incluir uma descrição da violação, o tipo de informação envolvida, as medidas recomendadas para que os indivíduos se protejam e as medidas tomadas pela organização para lidar com a violação e prevenir incidentes futuros.

1. Aviso à mídia : para violações que afetam 500 ou mais indivíduos em um estado, notificações devem ser fornecidas aos meios de comunicação locais.

1. Aviso ao Secretário : Quando ocorre uma violação de dados, as notificações devem informar o que aconteceu, quais informações foram expostas e como se manter seguro.

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Em caso de violação de dados, as notificações devem detalhar o incidente, as informações de saúde protegidas (PHI) envolvidas, as medidas tomadas para lidar com a violação e recomendações aos indivíduos para minimizar possíveis danos. A Regra de Notificação de Violação garante que as empresas sejam responsabilizadas e ajuda a resolver a situação.

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Quem deve obedecer às regras e regulamentos da HIPAA?

A conformidade com a HIPAA se aplica a duas categorias principais: entidades cobertas e parceiros comerciais .

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Entidades Cobertas

Estas são organizações diretamente envolvidas no tratamento de PHI. Exemplos incluem:

1. Prestadores de serviços de saúde, como médicos, hospitais e clínicas.
2. Planos de saúde, incluindo seguradoras, HMOs e Medicare.
3. Centros de compensação de assistência médica que processam dados não padronizados em formatos padrão.

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Business Associados

Business Associados são organizações terceirizadas que prestam serviços para entidades cobertas envolvendo acesso a PHI. Exemplos incluem provedores de serviços de TI que gerenciam registros eletrônicos de saúde ou empresas de cobrança. A HIPAA exige que as entidades cobertas estabeleçam um Business Contrato de Associado (BAA) com cada parceiro comercial, descrevendo suas responsabilidades para proteger as PHI. Exemplos incluem:

1. Provedores de TI gerenciando registros eletrônicos de saúde (EHR).
2. Empresas de cobrança que manipulam dados de pacientes.
3. Escritórios de advocacia ou contabilidade que prestam serviços que envolvem PHI.

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Ambos os grupos precisam seguir estas regras básicas da HIPAA para manter as informações privadas de saúde seguras e evitar infringir a lei.

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Violações e exceções reportáveis sob HIPAA

Em caso de violação de dados, a notificação deve explicar o que aconteceu, quais informações foram expostas e como isso pode afetar você. No entanto, há exceções em que uma violação pode não precisar ser reportada:

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1. Acesso não intencional : acesso acidental por um funcionário autorizado agindo de boa-fé, desde que esteja dentro do escopo de seu trabalho e não resulte em uso não autorizado ou divulgação de PHI .
2. Divulgação inadvertida : se você precisar compartilhar informações com outra pessoa na sua organização que tenha permissão para vê-las, tudo bem, desde que os detalhes não sejam confidenciais .
3. Crença de boa-fé : se a organização acredita razoavelmente que a pessoa não autorizada não conseguiu reter ou acessar as PHI divulgadas devido à natureza da violação ou à ação corretiva imediata.

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Entender essas exceções pode ajudar as organizações a responder adequadamente e evitar relatórios desnecessários.

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Causas comuns de violações da HIPAA

Violações da HIPAA frequentemente resultam de falhas nas salvaguardas ou erros não intencionais. De acordo com o Departamento de Saúde e Serviços Humanos dos Estados Unidos , as causas comuns incluem:

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1. Acesso não autorizado : funcionários acessam PHI por curiosidade, por motivos pessoais ou sem uma finalidade comercial legítima. Exemplos incluem a busca por informações sobre colegas, familiares ou pessoas importantes .
2. Medidas de segurança inadequadas: Falta de proteções críticas, como criptografia para ePHI, descarte seguro de registros físicos ou autenticação multifator para controles de acesso, o que aumenta a vulnerabilidade a violações.
3. Divulgações impróprias: PHI compartilhadas sem a devida autorização do paciente ou um motivo válido, como enviar informações ao destinatário errado ou revelar detalhes durante uma comunicação insegura .
4. Dispositivos perdidos ou roubados : dispositivos móveis, laptops ou unidades USB contendo ePHI não criptografados são particularmente suscetíveis a roubo ou perda acidental, criando riscos significativos de violações de dados.

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As organizações podem reduzir significativamente a probabilidade de violações da HIPAA abordando armadilhas comuns. Isso inclui treinamento regular da equipe, implementação de tecnologias de segurança robustas, realização de avaliações de risco e garantia de que Business Existem Acordos de Associados (BAAs) com todos os provedores de serviços terceirizados que lidam com PHI.

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Dicas para evitar violações:

1. Use serviços e controles de acesso compatíveis com HIPAA para enviar PHI.
2. Treine regularmente a equipe sobre as regras HIPAA e práticas de proteção de dados.
3. Realize avaliações periódicas de risco para identificar e mitigar vulnerabilidades.
4. Garanta que BAAs sejam estabelecidos com todos os provedores de serviços terceirizados para formalizar suas obrigações de proteção de PHI.

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Considerações finais sobre a conformidade com a HIPAA

As três regras da HIPAA — a Regra de Privacidade, a Regra de Segurança e a Regra de Notificação de Violação — formam uma estrutura abrangente para garantir a confidencialidade, a integridade e a disponibilidade de informações de saúde protegidas. Ao segui-las, as organizações de saúde podem manter os dados dos pacientes seguros, evitar multas caras e conquistar a confiança de pacientes e parceiros.

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A conformidade com a HIPAA é mais do que uma exigência legal; é essencial para a prestação ética de cuidados de saúde. Ao priorizar a conformidade, as organizações podem proteger a privacidade dos pacientes, melhorar a eficiência operacional e manter a confiança no sistema de saúde.

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Para organizações que buscam ferramentas que sigam as regras da HIPAA para lidar com informações confidenciais, serviços como Sign.Plus oferecem uma plataforma de assinatura eletrônica que atende às normas de conformidade da HIPAA e ajuda a facilitar os processos de documentos. Além disso, Fax.Plus oferece soluções de fax em nuvem seguras e confiáveis. Ambas as ferramentas auxiliam as organizações de saúde e seus parceiros a seguir as diretrizes da HIPAA com eficiência.

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Investir nessas soluções seguras facilita o cumprimento das regras pelas organizações. Isso também as ajuda a se concentrar em fornecer um atendimento melhor.

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Aviso: Este artigo é apenas para fins informativos e não constitui aconselhamento jurídico. As organizações devem consultar um profissional qualificado para garantir a total conformidade com a HIPAA.