Quais são as Três Regras do HIPAA? Um Guia Abrangente

A Lei de Portabilidade e Responsabilidade de Seguros de Saúde (HIPAA) é uma pedra angular da regulamentação de saúde nos Estados Unidos. O HIPAA foi projetado para proteger informações de saúde confidenciais do paciente (PHI). O HIPAA estabelece regras que as organizações de saúde e seus associados devem seguir. Quais são as regras do HIPAA? Por que é necessário obedecer a essas regras? O que essas regras implicam quando se trata de enviar fax ou assinar documentos online?

‍

O HIPAA tem como ponto central as três regras primárias: a Regra de Privacidade, a Regra de Segurança e a Regra de Notificação de Violação.

‍

Este guia examinará por que essas regras são importantes, quem precisa segui-las e como elas ajudam a manter as informações de saúde seguras e protegidas.

‍

Se você precisar assinar eletronicamente ou enviar por fax documentos que contenham PHI, é essencial entender as três regras principais do HIPAA.

‍

Por Que as 3 Regras do HIPAA São Importantes?

O HIPAA é uma lei projetada para proteger as informações de saúde das pessoas. Seu principal objetivo é manter essas informações seguras e permitir que sejam usadas com segurança para fins importantes, como tratar pacientes e melhorar a forma como as organizações de saúde operam. As três regras fornecem coletivamente um sistema abrangente para garantir:

1. Proteção de PHI: Garantir que os dados do paciente sejam protegidos contra acesso, uso ou divulgação não autorizados por meio de políticas, salvaguardas e procedimentos adequados, conforme exigido pelo HIPAA.‍
2. Garantia de Conformidade: Estabelecer padrões claros para provedores de saúde e entidades relacionadas.‍
3. Confiança e Responsabilidade: Demonstrar um compromisso com a proteção das informações privadas dos pacientes constrói confiança e promove a responsabilidade dentro das organizações de saúde.

‍

Se essas regras não forem seguidas, isso pode causar sérios problemas, como multas, danos à sua reputação e perda de confiança dos pacientes. É por isso que todas as entidades cobertas e associados de Business precisam cumpri-las.

‍

As 3 Regras Primárias do HIPAA Explicadas

As três partes principais do HIPAA abordam a proteção, a segurança e a notificação de informações de saúde.

‍

1. A Regra de Privacidade do HIPAA

A Regra de Privacidade estabelece regras para manter as informações de saúde do paciente seguras, não importa se estão escritas, armazenadas em um computador ou faladas em voz alta. Ela rege como o PHI é usado, divulgado e acessado.

‍

Componentes Principais:

1. Proteção de Informações de Saúde Protegidas (PHI): A Regra de Privacidade ajuda a manter as informações de saúde pessoais (PHI) protegidas de pessoas que não deveriam vê-las. Ao mesmo tempo, permite que médicos e profissionais de saúde compartilhem informações importantes quando estão ajudando você, sendo pagos ou gerenciando serviços de saúde.‍
2. Usos e Divulgações Permitidas: PHI, Informações de Saúde Protegidas, podem ser compartilhadas sem a permissão do paciente em circunstâncias específicas, como para relatórios de saúde pública ou requisitos legais. Essas divulgações devem seguir o padrão de 'mínimo necessário' do HIPAA, garantindo que apenas a quantidade necessária de informações seja compartilhada.‍
3. Direitos do Paciente: Os pacientes têm o direito de acessar seus registros de saúde, solicitar correções de imprecisões e limitar como suas informações são compartilhadas dentro dos limites permitidos.

‍

Os pacientes têm o direito de acessar suas informações de saúde, solicitar correções de imprecisões e colocar restrições em certas divulgações, conforme descrito na Regra de Privacidade do HIPAA.

‍

2. A Regra de Segurança do HIPAA

A Regra de Segurança concentra-se em proteger as informações eletrônicas de saúde protegidas (ePHI), exigindo salvaguardas administrativas, físicas e técnicas, como criptografia, controles de acesso e avaliações de risco regulares. Por exemplo, soluções de envio de fax compatíveis com HIPAA geralmente usam criptografia e servidores seguros para garantir a transmissão segura de ePHI, juntamente com controles de acesso para evitar a recuperação não autorizada.

‍

Principais Salvaguardas:

‍

1. ‍Salvaguardas Administrativas:
   1. Implementação de políticas e procedimentos de segurança.
   2. Realização de treinamento regular dos funcionários sobre a conformidade com a HIPAA.
   3. Realização de avaliações de risco para identificar e tratar vulnerabilidades.‍‍
2. ‍Salvaguardas Físicas:
   1. Controle do acesso a instalações e dispositivos físicos.
   2. Garantia do armazenamento e descarte seguros de hardware contendo ePHI.
   3. Utilização de controles de acesso, como crachás de identificação e câmeras de segurança.‍
3. Salvaguardas Técnicas:
   1. Criptografia de ePHI para evitar acesso não autorizado.
   2. Implementação de controles de acesso, como IDs de usuário e senhas exclusivas.
   3. Manutenção de logs de auditoria para rastrear o acesso e as modificações ao ePHI.

‍

A Security Rule especifica as salvaguardas administrativas, físicas e técnicas necessárias para proteger o ePHI, incluindo criptografia, autenticação de usuário e protocolos de armazenamento seguro.

‍

3. A HIPAA Breach Notification Rule

A Breach Notification Rule descreve as ações necessárias quando ocorre uma violação de PHI não seguro. Esta regra garante a notificação oportuna para mitigar danos e manter a transparência.

‍

Requisitos de Notificação:

1. Notificação Individual: Os indivíduos afetados devem ser notificados sobre qualquer violação de PHI não seguro dentro de 60 dias após a sua descoberta. A notificação deve incluir uma descrição da violação, o tipo de informação envolvida, as medidas recomendadas para que os indivíduos se protejam e as ações tomadas pela organização para resolver a violação e evitar incidentes futuros.

1. Notificação à Mídia: Para violações que afetem 500 ou mais indivíduos em um estado, as notificações devem ser fornecidas aos meios de comunicação locais.

1. Notificação ao Secretário: Quando há uma violação de dados, as notificações devem informar o que aconteceu, quais informações foram expostas e como se manter seguro.

‍

Em caso de violação de dados, as notificações devem detalhar o incidente, o PHI envolvido, as medidas tomadas para resolver a violação e as recomendações para que os indivíduos minimizem os danos potenciais. A Breach Notification Rule garante que as empresas sejam responsáveis e ajuda a corrigir a situação.

‍

Quem Deve Cumprir as Regras e Regulamentos da HIPAA?

A conformidade com a HIPAA aplica-se a duas categorias principais: covered entities e business associates.

‍

Covered Entities

Estas são organizações diretamente envolvidas no manuseio de PHI. Os exemplos incluem:

1. Prestadores de serviços de saúde, como médicos, hospitais e clínicas.
2. Planos de saúde, incluindo seguradoras, HMOs e Medicare.
3. Centros de compensação de saúde que processam dados não padronizados em formatos padrão.

‍

Business Associates

Business associates são organizações terceirizadas que executam serviços para entidades cobertas, envolvendo o acesso a PHI. Os exemplos incluem provedores de serviços de TI que gerenciam registros eletrônicos de saúde ou empresas de cobrança. O HIPAA exige que as entidades cobertas estabeleçam um Business Associate Agreement (BAA) com cada business associate, descrevendo suas responsabilidades para proteger o PHI. Os exemplos incluem:

1. Provedores de TI que gerenciam registros eletrônicos de saúde (EHR).
2. Empresas de cobrança que lidam com dados de pacientes.
3. Escritórios de advocacia ou contabilidade que prestam serviços que envolvem PHI.

‍

Ambos os grupos precisam seguir estas regras básicas do HIPAA para manter as informações privadas de saúde seguras e evitar infringir a lei.

‍

Violações Reportáveis e Exceções sob o HIPAA

Se houver uma violação de dados, a notificação deve explicar o que aconteceu, quais informações foram expostas e como isso pode afetá-lo. No entanto, existem exceções em que uma violação pode não precisar ser relatada:

‍

1. Acesso Não Intencional: Acesso incidental por um funcionário autorizado agindo de boa fé, desde que esteja dentro do escopo de seu trabalho e não resulte em uso ou divulgação não autorizada adicional de PHI.‍
2. Divulgação Inadvertida: Se você precisar compartilhar informações com outra pessoa em sua organização que tem permissão para vê-las, tudo bem, desde que os detalhes não sejam confidenciais.‍
3. Crença de Boa-Fé: Se a organização acreditar razoavelmente que a pessoa não autorizada não pôde reter ou acessar o PHI divulgado devido à natureza da violação ou ação corretiva imediata.

‍

Compreender essas exceções pode ajudar as organizações a responder adequadamente e evitar relatórios desnecessários.

‍

Causas Comuns de Violações do HIPAA

As violações do HIPAA geralmente resultam de falhas nas salvaguardas ou erros não intencionais. De acordo com o Departamento de Saúde e Serviços Humanos dos Estados Unidos, as causas comuns incluem:

‍

1. Acesso Não Autorizado: Funcionários acessando PHI por curiosidade, por motivos pessoais ou sem um propósito de Business legítimo. Os exemplos incluem procurar informações sobre colegas, membros da família ou indivíduos de alto perfil.‍
2. Medidas de Segurança Inadequadas: Falta de proteções críticas, como criptografia para ePHI, descarte seguro de registros físicos ou autenticação multifator para controles de acesso, o que aumenta a vulnerabilidade a violações‍
3. Divulgações Impróprias: PHI compartilhado sem a devida autorização do paciente ou um motivo válido, como enviar informações para o destinatário errado ou revelar detalhes durante uma comunicação insegura.‍
4. Dispositivos Perdidos ou Roubados: Dispositivos móveis, laptops ou unidades USB contendo ePHI não criptografado são particularmente suscetíveis a roubo ou perda acidental, criando riscos significativos para violações de dados.

‍

As organizações podem reduzir significativamente a probabilidade de violações do HIPAA abordando as armadilhas comuns. Isso inclui treinamento regular da equipe, implementação de tecnologias de segurança robustas, condução de avaliações de risco e garantia de que os Business Associate Agreements (BAAs) estejam em vigor com todos os provedores de serviços terceirizados que lidam com PHI.

‍

Dicas para Evitar Violações:

1. Use serviços compatíveis com HIPAA e controles de acesso para enviar PHI.
2. Treine regularmente a equipe sobre as regras do HIPAA e as práticas de proteção de dados.
3. Realize avaliações de risco periódicas para identificar e mitigar vulnerabilidades.
4. Certifique-se de que os BAAs sejam estabelecidos com todos os prestadores de serviços terceirizados para formalizar suas obrigações de proteção de PHI.

‍

Considerações Finais sobre a Conformidade com a HIPAA

As três regras da HIPAA — a Regra de Privacidade, a Regra de Segurança e a Regra de Notificação de Violação — formam uma estrutura abrangente para garantir a confidencialidade, integridade e disponibilidade das informações de saúde protegidas. Ao seguir essas regras da HIPAA, as organizações de saúde podem manter os dados dos pacientes seguros, evitar multas dispendiosas e ganhar a confiança de pacientes e parceiros.

‍

A conformidade com a HIPAA é mais do que um requisito legal; é essencial para a prestação de cuidados de saúde éticos. Ao priorizar a conformidade, as organizações podem proteger a privacidade do paciente, melhorar a eficiência operacional e manter a confiança no sistema de saúde.

‍

Para organizações que procuram ferramentas que sigam as regras do HIPAA para lidar com informações confidenciais, serviços como Sign.Plus fornecem uma plataforma de assinatura eletrônica que atende às regras de conformidade do HIPAA e ajuda a tornar os processos de documentos mais fáceis. Além disso, Fax.Plus oferece soluções de fax em nuvem seguras e confiáveis. Ambas as ferramentas auxiliam as organizações de saúde e seus parceiros no cumprimento eficiente das diretrizes do HIPAA.

‍

Investir dinheiro nessas soluções seguras facilita o cumprimento das regras por parte das organizações. Isso também as ajuda a se concentrarem em fornecer um atendimento melhor.

‍

Aviso Legal: Este artigo tem apenas fins informativos e não constitui aconselhamento jurídico. As organizações devem consultar um Professional qualificado para garantir a total conformidade com a HIPAA.