Por que as instituições educacionais devem migrar suas práticas de fax para a nuvem?

Como instituição de ensino, você está sob constante escrutínio para inovar tecnologicamente e promover um ambiente de aprendizagem ideal para seus alunos. Em conjunto com a pressão incessante para cumprir as regulamentações governamentais, pode ser desafiador otimizar seus processos para otimizar a eficiência sem orientação.

Universidades, escolas e outras organizações acadêmicas são avançadas em áreas como acesso Wi-Fi em todo o campus, portais e e-mails para estudantes, mas a maioria dessas instituições não incorporou seriamente as tecnologias de fax mais recentes, que já existem há anos e poderiam ajudar significativamente nas práticas administrativas.

Fax.Plus é o principal serviço de fax on-line que ajuda instituições educacionais e distritos escolares a enviar e receber faxes de forma fácil e segura, em conformidade com os rigorosos requisitos e regulamentações de residência de dados.

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Como é que Fax.Plus ajudar os distritos escolares a migrar para uma solução de fax baseada em nuvem?

Apesar do aumento da popularidade do e-mail nas últimas duas décadas, o fax continua sendo o método mais utilizado para a troca de informações importantes na área da educação. Sua instituição lida diariamente com arquivos confidenciais, desde registros de alunos, históricos escolares, inscrições, informações financeiras até registros médicos. As necessidades relacionadas ao fax não mudaram; no entanto, os serviços em nuvem foram introduzidos e podem garantir maior segurança sem a preocupação de usar máquinas de fax instáveis.

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Segurança

Se você analisar seus processos atuais de fax, verá que os documentos enviados a você estão em constante risco. Eles podem ser deixados na bandeja de impressão sem supervisão, alguém pode pegá-los acidentalmente ou podem acabar nas mãos de alguém a quem não se destinam.

Em essência, o fax na nuvem é um método mais seguro do que o analógico. Você pode se perguntar como isso é possível quando a internet está inundada de termos como "hacker" e "violação de privacidade" . Fax.Plus desenvolveu uma solução multifacetada para proteger seus dados, incluindo onde eles são armazenados, padrões de criptografia, processos de autenticação seguros para acesso a contas e uma infraestrutura que é verificada regularmente por nossa equipe de segurança.

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Residência de Dados

Para começar, todos os arquivos de fax dos nossos clientes são armazenados em data centers suíços que operam em locais em conformidade com os padrões de segurança mais restritivos (ISO 27001) e fazem parte da Cloud Security Alliance (CSA).

Com o Enterprise Com o plano, você pode mover facilmente seus documentos enviados por fax, totalmente criptografados, entre data centers localizados em diferentes locais, sem sofrer nenhuma interrupção de serviço, além de atender aos requisitos de privacidade e residência de dados específicos de cada região e país. Se você tiver requisitos de conformidade rigorosos para não armazenar faxes na nuvem, podemos até mesmo mover todos os seus arquivos, totalmente criptografados, para seu próprio armazenamento local compatível com S3.

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Criptografia de dados

Os arquivos de fax em repouso são criptografados usando o Padrão de Criptografia Avançada (AES) de 256 bits.

Para garantir a segurança dos dados transmitidos entre Fax.Plus aplicativos (atualmente móveis, API ou web) e nossos servidores, Fax.Plus utiliza o Transport Layer Security (TLS). TLS é um protocolo de criptografia avançado que evoluiu de seu antecessor, Secure Sockets Layer (SSL). Este protocolo estabelece uma conexão segura, criando um túnel protegido pela criptografia Advanced Encryption Standard (AES), com um comprimento mínimo de 128 bits ou superior.

Fax.Plus suporta TLS 1.3, que é mais rápido e seguro que TLS 1.2, e adiciona uma camada adicional de privacidade a um período criptografado, garantindo que os dois pontos finais sejam os únicos capazes de descriptografar o tráfego.

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Ative medidas de segurança avançadas para conformidade com HIPAA

Para requisitos de privacidade e conformidade ainda mais rigorosos, Fax.Plus é compatível com HIPAA. Você pode assinar um Business Faça um acordo de associação conosco e nós ativaremos controles de segurança avançados em sua conta ( alohi ).

Após a ativação, nenhum dos seus arquivos sairá da nossa plataforma, garantindo o mais alto grau de segurança contra softwares e serviços de terceiros. Isso pode ser particularmente útil para enfermeiros e outros consultórios médicos em suas escolas e campi, pois garantirá a proteção das Informações Privadas de Saúde (PHI) dos seus alunos.

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Processo de autenticação segura

Fax.Plus oferece vários métodos para garantir que a conta de cada membro seja acessada com segurança. Nosso sistema 2FA funciona por meio de um aplicativo de autenticação que você pode baixar no seu dispositivo e que gerará códigos. Esses códigos serão usados como uma segunda camada de segurança, após seu nome de usuário e senha.

Para nós Enterprise Para usuários de planos, damos um passo além e oferecemos o Single Sign On (SSO), que pode ser extremamente benéfico para sua instituição de ensino. SSO é um processo de autenticação que permite acessar diversas redes e aplicativos por meio de um único conjunto de credenciais de login.

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Processos simplificados

Passando para as aplicações práticas do fax em nuvem na sua instituição de ensino: é simplesmente mais fácil. O fax analógico exige que professores, administradores e outros membros do corpo docente se desloquem para enviar faxes, esperem que a TI resolva problemas e não tenham máquinas suficientes para atender às necessidades de todos.

Fax.Plus oferece um fluxo de trabalho contínuo e maior eficiência com:

• Aplicativos móveis e web que os membros do corpo docente podem usar para enviar faxes de qualquer lugar do campus, de dentro de suas salas de aula ou auditórios.
• Fácil integração com Google, Microsoft, Slack e Zapier, além de integração de API nos sistemas de software das instituições.
• A capacidade de enviar e receber faxes por e-mail.
• Registros CSV detalhados de faxes trocados anteriormente que podem ser baixados da guia Faxes com o Premium , Business e Enterprise planos. Isso é muito útil para manter o controle das informações que foram trocadas.
• Várias linhas de fax podem ser configuradas para diferentes departamentos, garantindo que as informações sejam filtradas corretamente e enviadas aos educadores apropriados.
• Envio de fax agendado para garantir que documentos importantes sejam enviados aos alunos, pais e outros em tempo hábil.

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Uso eficiente de recursos

Por fim, o custo de manutenção de qualquer instituição educacional é incrivelmente alto e, às vezes, pode ser difícil refletir sobre os custos dos sistemas que você utiliza. O fax em nuvem pode eliminar os custos de instalação de aparelhos de fax, reparos, tinta e papel, e até mesmo reduzir os gastos com TI.

Oferecemos uma maneira econômica de lidar com suas necessidades de fax, com total transparência sobre os custos incorridos e a possibilidade de escolher os planos que melhor atendem às suas necessidades. Oferecemos até planos personalizados para grandes volumes, de acordo com suas necessidades específicas.

Se você tiver um grande fluxo de faxes nos primeiros estágios do ano letivo devido a inscrições e uma grande saída de faxes quando as transcrições são enviadas no final do ano, podemos ajudá-lo a encontrar uma solução eficaz também.

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Conclusão

Em resumo, o fax na nuvem reduziria significativamente as redundâncias em seus processos administrativos, ao mesmo tempo em que garantiria que a segurança e a proteção de dados estivessem em primeiro plano em suas operações. Para facilitar sua transição, nossa equipe de suporte está sempre disponível para responder às suas perguntas (por e-mail).