Por que as instituições de ensino devem migrar suas práticas de fax para a nuvem?

Como instituição de ensino, você está sob constante escrutínio para inovar tecnologicamente e promover um ambiente de aprendizado ideal para seus alunos. Juntamente com a pressão implacável para aderir às regulamentações governamentais, pode ser um desafio otimizar seus processos para otimizar a eficiência sem orientação.

Universidades, escolas e outras organizações acadêmicas são avançadas em áreas como acesso Wi-Fi em todo o campus e portais e e-mails de alunos, mas a maioria dessas instituições não incorporou seriamente as tecnologias de fax mais recentes, que existem há anos e podem ajudar significativamente nas práticas administrativas.

Fax.Plus é o principal serviço de fax online que ajuda instituições de ensino e distritos escolares a enviar e receber faxes de forma fácil e segura, ao mesmo tempo em que cumpre os rigorosos requisitos e regulamentos de residência de dados.

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Como o Fax.Plus ajuda os distritos escolares a migrar para uma solução de fax baseada na nuvem?

Apesar do aumento da popularidade do e-mail nas últimas duas décadas, o fax continua sendo o método mais usado para trocar informações importantes na área de educação. Sua instituição lida diariamente com arquivos confidenciais, desde registros de alunos, transcrições, aplicativos, informações financeiras até registros de saúde. As necessidades vinculadas ao envio de fax não mudaram, no entanto, os serviços em nuvem foram introduzidos e podem garantir maior segurança sem as preocupações de usar máquinas de fax temperamentais.

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Segurança

Se você analisar seus processos de envio de fax atuais, verá que os documentos enviados a você correm risco constante. Eles podem ser deixados na bandeja de impressão sem supervisão, alguém pode pegá-los acidentalmente ou podem acabar nas mãos de alguém para quem não se destinam.

Em sua essência, o envio de fax pela nuvem é um método mais seguro do que o envio de fax analógico. Você pode se perguntar como isso pode ser verdade quando a internet está inundada de palavras como hacker e privacidade violações. O Fax.Plus desenvolveu uma solução multifacetada para proteger seus dados, incluindo onde eles são armazenados, padrões de criptografia, processos de autenticação seguros para acesso a contas e uma infraestrutura que é verificada regularmente por nossa equipe de segurança.

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Residência de Dados

Para começar, todos os arquivos de fax de nossos clientes são armazenados em data centers suíços que operam em locais em conformidade com os padrões de segurança mais restritivos (ISO 27001) e fazem parte da Cloud Security Alliance (CSA).

Com o plano Enterprise, você pode mover facilmente seus documentos de fax totalmente criptografados entre data centers localizados em vários locais sem sofrer qualquer interrupção de serviço e atender aos requisitos regionais e específicos de cada país de privacidade e residência de dados. Se você tiver requisitos de conformidade rígidos para não armazenar faxes na nuvem, podemos até mesmo ter todos os seus arquivos movidos totalmente criptografados para seu próprio armazenamento local compatível com S3.

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Criptografia de dados

Os arquivos de fax em repouso são criptografados usando o padrão de criptografia avançada (AES) de 256 bits.

Para garantir a segurança dos dados transmitidos entre os aplicativos Fax.Plus (atualmente mobile, API ou web) e nossos servidores, o Fax.Plus emprega o Transport Layer Security (TLS). O TLS é um protocolo de criptografia avançado que evoluiu de seu predecessor, o Secure Sockets Layer (SSL). Este protocolo estabelece uma conexão segura criando um túnel protegido, salvaguardado pela criptografia Advanced Encryption Standard (AES) com um comprimento mínimo de bit de 128 bits ou superior.

O Fax.Plus suporta TLS 1.3, que é mais rápido e mais seguro do que o TLS 1.2, e adiciona uma camada adicional de privacidade a um período criptografado, garantindo que os dois endpoints sejam os únicos capazes de descriptografar o tráfego.

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Ative medidas de segurança avançadas para conformidade com a HIPAA

Para requisitos de privacidade e conformidade ainda mais rigorosos, o Fax.Plus está em conformidade com a HIPAA. Você pode assinar um Contrato de Parceiro de Negócios conosco e ativaremos controles de segurança avançados em sua conta (https://www.alohi.com/trust/compliance/hipaa).

Uma vez ativado, nenhum de seus arquivos deixará nossa plataforma, garantindo o mais alto grau de segurança contra software e serviços de terceiros. Isso pode ser particularmente útil para enfermeiras e outros consultórios médicos em suas escolas e campi, pois garantirá que as informações privadas de saúde (PHI) de seus alunos sejam protegidas.

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Processo de autenticação segura

O Fax.Plus oferece vários métodos para garantir que a conta de cada membro seja acessada com segurança. A forma como nosso sistema 2FA funciona é por meio de um aplicativo de autenticação que você pode baixar em seu dispositivo, que irá gerar códigos. Esses códigos devem ser usados como uma segunda camada de segurança após seu nome de usuário e senha.

Para nossos usuários do plano Enterprise, vamos um passo além, oferecendo Single Sign On (SSO), que pode ser incrivelmente benéfico para sua instituição de ensino. SSO é um processo de autenticação que permite acessar várias redes e aplicativos por meio de um conjunto de credenciais de login.

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Processos Otimizados

Passando para as aplicações práticas do envio de fax pela nuvem para sua instituição de ensino: É simplesmente mais fácil. O envio de fax analógico exige que professores, administradores e outros membros do corpo docente se desloquem para enviar faxes, esperem que o pessoal de TI solucione problemas e não tenham máquinas suficientes para atender às necessidades de todos.

O Fax.Plus oferece um fluxo de trabalho contínuo e maior eficiência com:

• Aplicativos móveis e web que os membros do corpo docente podem usar para enviar faxes de qualquer lugar do campus, de dentro de suas salas de aula ou anfiteatros.
• Integrações fáceis com Google, Microsoft, Slack e Zapier, bem como integração de API nos sistemas de software das instituições.
• A capacidade de enviar e receber faxes por e-mail.
• Logs CSV detalhados de faxes trocados anteriormente que podem ser baixados na aba de Faxes com os planos Premium, Business e Enterprise. Isso é muito benéfico para manter o controle de quais informações foram trocadas.
• Várias linhas de fax podem ser configuradas para diferentes departamentos do corpo docente, garantindo que as informações sejam filtradas corretamente e enviadas aos educadores apropriados.
• Agendamento de fax para garantir que documentos importantes sejam enviados a alunos, pais e outros em tempo hábil.

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Uso Eficiente de Recursos

Finalmente, o custo de funcionamento de qualquer instituição de ensino é incrivelmente alto e, às vezes, pode ser difícil analisar os custos dos sistemas que você emprega. O envio de fax em nuvem pode eliminar o custo de instalação de aparelhos de fax, reparos, tinta e papel, e até mesmo reduzir os gastos com TI.

Oferecemos uma forma econômica de lidar com suas necessidades de envio de fax com total transparência sobre os custos incorridos e a capacidade de escolher planos que melhor atendam às suas necessidades. Oferecemos até mesmo planos personalizados de alto volume para suas necessidades específicas.

Se você tiver um influxo de faxes nos estágios iniciais do ano letivo devido a candidaturas e um grande fluxo de faxes quando os históricos escolares são enviados no final do ano, podemos ajudá-lo a encontrar uma solução eficaz também para isso.

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Conclusão

Simplificando, o envio de fax em nuvem reduziria significativamente as redundâncias em seus processos administrativos, garantindo que a segurança e a proteção de dados estejam na vanguarda de suas operações. Para facilitar sua transição, nossa equipe de suporte está sempre disponível para responder às suas perguntas (e-mail).