Советы по переходу к безбумажному офису

Вы когда-нибудь задумывались о том, сколько бумаги вы используете в офисе? Поскольку Международное бюро переработки сообщает, что 50% переработанной бумаги поступает от предприятий, можно с уверенностью сказать, что в нашей отрасли существует проблема с бумагой. Помимо этой ужасающей статистики, использование бумаги в офисах может быть чрезвычайно дорогостоящим, а также может занять много времени на распечатку, организацию и утилизацию.

При этом вашей команде крайне важно перейти к безбумажному офису. Хотя это может показаться неизведанной территорией для Business, это дает множество преимуществ, от сокращения расходов и уменьшения беспорядка до более эффективного рабочего процесса и в целом более экологичного рабочего места. Одним из важных соображений, которые вы можете принять во время этого перехода, является отправка факсов, краеугольный камень межведомственной связи, который позволил Business по всему миру отправлять важные документы и подписывать контракты даже без Интернета. И он нашел свое место в сегодняшнем цифровом мире с появлением облачной факсимильной связи. Эта инновационная технология не только помогает отправлять факсы с высокой скоростью, но и сокращает количество денег и времени, затрачиваемых на отправку и получение новых документов.

Но для многих малых Business их напряженная работа может означать, что такие инициативы, как переход к безбумажному офису, отходят на второй план. Вот почему важно не только назначить лидера, который может управлять переходом, но и подготовиться ко всему процессу, чтобы он был плавным и экономил время. В связи с этим Тейлор Фасулас из Verizon Connect outlines five different steps small businesses can take toward becoming more efficient выделяет пять различных шагов, которые малые Business могут предпринять для повышения эффективности, включая планирование, приоритизацию, организацию, отслеживание и разбиение. Хотя это может показаться незначительным, даже 5-10 минут, сэкономленных на любом из отдельных шагов, могут быть очень полезными для вашего перехода к безбумажной системе в частности и для Business в целом. Вот пять основных шагов, которые необходимо предпринять для перехода:

‍
‍1. Планируйте

‍Технологии экономии бумаги, такие как облачная факсимильная связь, являются отличной инвестицией при правильном исполнении. Вот почему для любого Business важно разработать план с запланированными целями и четкой общей задачей, поскольку это поможет обеспечить устойчивый переход.

Что делает безбумажный офис эффективным, так это то, что требуется только необходимое оборудование, такое как компьютер, DSL-модем, а также ваш принтер — на случай, если физическая копия документа абсолютно необходима. Для компаний с большими архивами вам также понадобится цифровой сканер, устройство для хранения данных и облачный провайдер резервного копирования.

Как только все это будет изложено, вы можете провести программу обучения, в рамках которой ваш персонал сможет узнать основы онлайн-факсимильной связи и как правильно использовать вспомогательные инструменты, чтобы они поняли, почему ваш Business начинает переход.

‍
‍2. Расставьте приоритеты

‍Как только заложен фундамент для перехода, офис-менеджеры и руководители Business должны конкретно указать, какие цели должны быть в верхней части списка. Организовав их по важности, целей будет гораздо легче достичь. Это, в свою очередь, сделает переход более упорядоченным и легким для адаптации офиса. Учитывая, что не многие люди привыкли использовать облачный факс-аппарат, офис-менеджеры могут сначала уделить приоритетное внимание этой задаче, чтобы позволить персоналу устранить все недостатки на начальных этапах перехода. Это можно сделать с помощью учебных занятий или путем создания справочника, содержащего полезную информацию, такую как процедуры безбумажного делопроизводства и процессы архивирования.

‍3. Отслеживайте

‍Следующим шагом является создание ежедневного, еженедельного и ежемесячного плана с четкими целями, чтобы увидеть, насколько хорошо ваша команда понимает технологию по мере продвижения. Отслеживание прогресса обучения сотрудников использованию облачных факс-аппаратов и других безбумажных технологий поможет вам узнать, возникают ли какие-либо проблемы и как лучше всего с ними справляться. С установленными целями офис-менеджеры могут определить, какие из них выполняются их сотрудниками, а в каких они отстают.

Важно помнить, что сотрудникам может быть трудно отказаться от старых привычек, особенно учитывая, что Рейнальдо Лугту из Business World сообщает, что исследование Microsoft показало, что сотрудники боятся последних цифровых инициатив. Чтобы помочь им адаптироваться к безбумажной технологии, вы можете убирать свои принтеры по одному, а не все сразу. Таким образом, они будут более мотивированы изучать новую систему.

‍
‍4. Организуйте

‍Когда офис приветствует цифровые безбумажные технологии в своем пространстве, он должен попрощаться с забитыми картотечными шкафами. Хотя это экономит время, офис-менеджеры должны удостовериться, что все их файлы хранятся надлежащим образом. Чтобы эффективно координировать свои файлы с помощью облачной системы факсимильной связи, вам следует выбрать программу, имеющую систему архивирования с шифрованием данных для обеспечения безопасности и организации старых файлов. И после того, как цифровые системы будут установлены, вам не придется беспокоиться о своих файлах. Облачная система может хранить огромное количество как полученных, так и отправленных документов, к которым можно быстро получить доступ с различных устройств.

‍
‍5. Разбейте

‍Как мы уже писали в статье "Как повысить и улучшить производительность с помощью интернет-факс-сервисов", как работодатели, так и сотрудники могут просто пользоваться преимуществами этой технологии, поскольку она облегчает работу для всех. Облачные технологии не только позволят более эффективно доставлять документы, но и сэкономят ваши расходы, которые со временем могут легко накапливаться.

‍

От стоимости бумаги до часов, потраченных на ожидание, — все это можно свести к минимуму или даже устранить с помощью безбумажных технологий, таких как облачные системы факсимильной связи. Несмотря на то, что традиционные факсимильные аппараты устаревают, их назначение по-прежнему жизненно важно в офисах. Однако, благодаря возможностям онлайн-сервисов факсимильной связи, вы можете легко отправлять факсы людям со всего мира — в любое время и в любом месте — с помощью Fax.Plus.

Все, что вам нужно, это подключение к Интернету, действующий адрес электронной почты и активная подписка на онлайн-факс, чтобы избежать необходимости в громоздком оборудовании и хлопотных процессах. Это не только внедряет цифровые технологии на рабочее место, но и устраняет любые предыдущие проблемы, с которыми вы сталкивались.