Советы по переходу на безбумажный офис

Вы когда-нибудь задумывались о том, сколько бумаги вы используете в офисе? Поскольку Бюро международной переработки сообщает, что 50% вторичной бумаги поступает от предприятий, можно с уверенностью сказать, что в нашей отрасли существует проблема с бумагой. Помимо этой ужасающей статистики, использование бумаги в офисах может быть чрезвычайно дорогостоящим, а также может отнимать много времени на ее распечатку, систематизацию и утилизацию.

При этом вашей команде крайне важно перейти на безбумажный офис. Хотя это может показаться неизведанной территорией для бизнеса, оно дает множество преимуществ: от сокращения расходов и меньшего беспорядка до более эффективного рабочего процесса и в целом более экологичного рабочего места. Одним из важных моментов, которые вы можете принять во время этого перехода, является факс, краеугольный камень межофисной связи, который позволяет предприятиям по всему миру отправлять важные документы и подписывать контракты даже без Интернета. И он нашел свое место в современном цифровом мире с появлением облачной факсимильной связи. Эта инновационная технология не только помогает отправлять факсы с высокой скоростью, но также сокращает количество денег и время, затрачиваемое на отправку и получение новых документов.

Но для многих малых предприятий их загруженность может означать, что такие инициативы, как переход к безбумажному офису, отойдут на второй план. Вот почему важно не только назначить руководителя, который сможет управлять переходом, но и подготовиться ко всему процессу, чтобы он прошел гладко и экономил время. В связи с этим Тейлор Фасулас из Verizon Connect обрисовывает пять различных шагов, которые малый бизнес может предпринять, чтобы стать более эффективными, включая планирование, расстановку приоритетов, организацию, отслеживание и разрушение. Хотя они могут показаться небольшими, даже 5–10 минут, сэкономленные на любом из отдельных шагов, могут оказаться весьма полезными для вашего перехода к безбумажной системе в частности и бизнесу в целом. Вот пять основных шагов, которые необходимо предпринять для перехода:

‍
‍ 1. План

‍ Технологии экономии бумаги , такие как облачная отправка факсов, при правильном использовании являются отличным вложением средств. Вот почему для любого бизнеса важно разработать план с запланированными целями и четкой общей целью, поскольку это поможет обеспечить устойчивый переход.

Что делает безбумажный офис эффективным, так это то, что необходимы только самые необходимые части оборудования, такие как компьютер, DSL-модем, а также принтер — на случай, если абсолютно необходимо выдать физическую копию документа. Для компаний с большими архивами вам также понадобится цифровой сканер, устройство хранения и облачный поставщик резервного копирования.

После того, как все это изложено, вы можете провести программу обучения, в ходе которой ваши сотрудники смогут узнать об основах онлайн-факсов и о том, как правильно использовать вспомогательные инструменты, чтобы они поняли, почему ваш бизнес начинает переход.

‍
‍ 2. Расставьте приоритеты

‍ Как только будет заложена основа для перехода, офис-менеджеры и бизнес-лидеры должны четко указать, какие цели должны быть в начале списка. Организовав их по важности, целей будет гораздо легче достичь. Это, в свою очередь, значительно упростит переход и облегчит адаптацию офиса. Учитывая, что не многие люди привыкли пользоваться облачным факсом, офис-менеджеры могут в первую очередь расставить приоритеты в этой задаче, чтобы позволить сотрудникам проработать все тонкости на начальных этапах перехода. Этого можно добиться посредством учебных занятий или путем создания руководства, наполненного полезной информацией, например, о процедурах безбумажной подачи документов и процессах архивирования.

‍ 3. Трек

‍ Следующий шаг — создать ежедневный, еженедельный и ежемесячный план с четкими целями, чтобы увидеть, улучшилось ли ваше понимание технологии по ходу работы. Отслеживание прогресса сотрудников в использовании облачных факсов и других безбумажных технологий поможет вам узнать, возникнут ли какие-либо проблемы и как лучше всего их решить. Поставив цели, офис-менеджеры могут понять, какие из них их сотрудники достигают, а какие отстают.

Важно помнить, что сотрудникам может быть трудно отойти от своих старых привычек, особенно после того, как Рейнальдо Лугту из Business World сообщил, что Microsoft Research обнаружила, что сотрудники боятся последних цифровых инициатив. Чтобы помочь им перейти на безбумажную технологию, вы можете вынимать принтеры по одному, а не все одновременно. Поступая так, они будут более заинтересованы в изучении новой системы.

‍
‍ 4. Организуйте

‍ Поскольку офисы приветствуют появление цифровых безбумажных технологий в своем пространстве, им приходится распрощаться с битком набитыми картотечными шкафами. Хотя это экономит время, офис-менеджеры должны удостоверить, что все их файлы хранятся правильно. Чтобы эффективно координировать свои файлы с облачной системой факсов, вам следует выбрать программу, имеющую систему архивирования с шифрованием данных, чтобы обеспечить безопасность и организованность старых файлов. А после того, как цифровые системы будут установлены, вам не о чем будет беспокоиться, когда дело касается ваших файлов. Облачная система может хранить огромное количество как полученных, так и отправленных документов, к которым можно быстро получить доступ с разных устройств.

‍
‍ 5. Перерыв

‍ Как мы уже писали ранее в разделе «Как повысить и улучшить производительность с помощью услуг Интернет-факса» , как работодатели, так и сотрудники могут просто пользоваться преимуществами этой технологии, поскольку она упрощает работу для всех. Облачные технологии не только позволят доставлять документы более эффективно, но и сэкономят ваши расходы, которые могут легко увеличиться в долгосрочной перспективе.

‍

Все эти вещи, начиная от стоимости бумаги и заканчивая часами ожидания, можно свести к минимуму или даже устранить с помощью безбумажных технологий, таких как облачные системы факсимильной связи. Несмотря на то, что традиционные факсимильные аппараты устаревают, их назначение по-прежнему важно в офисах. Однако благодаря возможностям онлайн-сервисов факсимильной связи вы можете легко отправлять факсы людям со всего мира — в любое время и в любом месте — с помощью Fax.Plus .

Все, что вам нужно, это подключение к Интернету, действующий адрес электронной почты и активная подписка на онлайн-факс, чтобы избежать необходимости в громоздком оборудовании и трудоемких процессах. Это не только приведет к внедрению цифровых технологий на рабочие места, но и устранит любые предыдущие проблемы, с которыми вы сталкивались.