Три правила HIPAA: подробное руководство

Закон об обеспечении возможности переноса и подотчетности медицинского страхования (HIPAA) является краеугольным камнем регулирования здравоохранения в Соединенных Штатах. HIPAA предназначен для защиты конфиденциальной информации о здоровье пациентов (PHI), HIPAA устанавливает правила, которым должны следовать организации здравоохранения и их партнеры. Каковы правила HIPAA? Почему необходимо соблюдать эти правила? Что подразумевают эти правила, когда речь идет об отправке факсов или подписании документов онлайн?

‍

В основе HIPAA лежат три основных правила: правило конфиденциальности, правило безопасности и правило уведомления о нарушениях.

‍

В этом руководстве мы рассмотрим, почему эти правила важны, кому необходимо их соблюдать и как они помогают обеспечивать безопасность и защиту медицинской информации.

‍

Если вам необходимо подписывать электронные документы или отправлять факсы, содержащие PHI (Protected Health Information), важно понимать три ключевых правила HIPAA.

‍

Почему важны 3 правила HIPAA?

HIPAA — это закон, разработанный для защиты медицинской информации людей. Его главная цель — обеспечить безопасность этой информации и позволить безопасно использовать ее для важных целей, таких как лечение пациентов и улучшение работы организаций здравоохранения. Три правила в совокупности обеспечивают комплексную систему для обеспечения:

1. Защиты PHI: Обеспечение защиты данных пациентов от несанкционированного доступа, использования или раскрытия посредством надлежащих политик, мер защиты и процедур, как того требует HIPAA.‍
2. Обеспечения соответствия: Установление четких стандартов для поставщиков медицинских услуг и связанных с ними организаций.‍
3. Доверия и подотчетности: Демонстрация приверженности защите личной информации пациентов укрепляет доверие и повышает подотчетность в организациях здравоохранения.

‍

Несоблюдение этих правил может привести к серьезным проблемам, таким как штрафы, ущерб репутации и потеря доверия пациентов. Поэтому все охватываемые организации и деловые партнеры должны их придерживаться.

‍

Разъяснение 3 основных правил HIPAA

Три основные части HIPAA касаются защиты, безопасности и отчетности медицинской информации.

The three rules commonly discussed together are the Privacy Rule, Security Rule and Breach Notification Rule. HIPAA’s wider framework also includes enforcement and other provisions; the 2013 Omnibus Final Rule amended several existing HIPAA rules.

‍

The HIPAA Privacy Rule

Правило конфиденциальности устанавливает правила для обеспечения безопасности медицинской информации пациентов, независимо от того, записана ли она, хранится на компьютере или произносится вслух. Оно регулирует порядок использования, раскрытия и доступа к PHI.

‍

Ключевые компоненты:

1. Защита защищенной медицинской информации (PHI): Правило конфиденциальности помогает защитить личную медицинскую информацию (PHI) от людей, которым не следует ее видеть. В то же время оно позволяет врачам и медицинским работникам обмениваться важной информацией, когда они помогают вам, получают оплату или управляют медицинскими услугами.‍
2. Permitted uses and disclosures: HIPAA permits certain uses and disclosures without individual authorization, including treatment by healthcare providers. The minimum necessary standard generally limits PHI to the intended purpose, but does not apply to disclosures to, or requests by, a healthcare provider for treatment. Other exceptions also apply; reasonable safeguards remain relevant.
3. Права пациентов: Пациенты имеют право на доступ к своим медицинским записям, требовать исправления неточностей и ограничивать способы передачи их информации в пределах допустимых границ.

‍

Пациенты имеют право на доступ к своей медицинской информации, требовать исправления неточностей и устанавливать ограничения на определенные раскрытия, как указано в Правиле конфиденциальности HIPAA.

‍

The HIPAA Security Rule

The Security Rule protects electronic PHI through reasonable and appropriate administrative, physical and technical safeguards. For online fax, assess access to electronic records, storage, transmission and connected services. A product’s encryption feature does not establish that every part of the document workflow complies.

‍

Ключевые меры защиты:

‍

1. ‍Административные меры защиты:
   1. Внедрение политик и процедур безопасности.
   2. Проведение регулярного обучения сотрудников по вопросам соблюдения требований HIPAA.
   3. Проведение оценки рисков для выявления и устранения уязвимостей.‍‍
2. ‍Физические меры защиты:
   1. Контроль доступа к физическим объектам и устройствам.
   2. Обеспечение безопасного хранения и утилизации оборудования, содержащего ePHI.
   3. Использование средств контроля доступа, таких как ID-карты и камеры видеонаблюдения.‍
3. Технические меры защиты:
   1. Шифрование ePHI для предотвращения несанкционированного доступа.
   2. Внедрение средств контроля доступа, таких как уникальные идентификаторы пользователей и пароли.
   3. Ведение журналов аудита для отслеживания доступа и изменений ePHI.

‍

Правило безопасности определяет административные, физические и технические меры защиты, необходимые для защиты ePHI, включая шифрование, аутентификацию пользователей и протоколы безопасного хранения.

‍

The HIPAA Breach Notification Rule

Правило уведомления о нарушениях определяет действия, необходимые при нарушении безопасности незащищенной PHI. Это правило обеспечивает своевременное уведомление для смягчения ущерба и поддержания прозрачности.

‍

Требования к отчетности:

• Individual notice: Following a breach of unsecured PHI, notify affected individuals without unreasonable delay and no later than 60 days after discovery.
• HHS notice: For breaches affecting 500 or more individuals, notify HHS without unreasonable delay and no later than 60 days after discovery. Smaller breaches may be reported annually, no later than 60 days after the end of the calendar year in which they were discovered.
• Media notice: A breach affecting more than 500 residents of a state or jurisdiction also requires notice to prominent media outlets serving that area, without unreasonable delay and no later than 60 days after discovery.

‍

В случае утечки данных уведомления должны подробно описывать инцидент, затронутую PHI, шаги, предпринятые для устранения нарушения, и рекомендации для лиц по минимизации потенциального вреда. Правило уведомления о нарушениях обеспечивает ответственность компаний и помогает исправить ситуацию.

‍

Кто обязан соблюдать правила и положения HIPAA?

Соответствие HIPAA применяется к двум основным категориям: охватываемые организации и Business-партнеры.

‍

Охватываемые организации

Covered entities include health plans, healthcare clearinghouses and healthcare providers that transmit health information electronically in connection with a transaction for which HHS has adopted a standard. Handling health information alone does not establish covered-entity status.

‍

Business-партнеры

Business-партнеры — это сторонние организации, которые оказывают услуги охватываемым организациям, связанные с доступом к PHI. Примеры включают поставщиков ИТ-услуг, управляющих электронными медицинскими записями, или биллинговые компании. HIPAA требует, чтобы охватываемые организации заключали соглашение с Business-партнером (BAA) с каждым Business-партнером, в котором излагаются их обязанности по защите PHI. Примеры включают:

1. ИТ-провайдеры, управляющие электронными медицинскими картами (EHR).
2. Биллинговые компании, обрабатывающие данные пациентов.
3. Юридические или бухгалтерские фирмы, предоставляющие услуги, связанные с PHI.

‍

Обе группы должны соблюдать эти основные правила HIPAA, чтобы обеспечить безопасность личной медицинской информации и избежать нарушения закона.

‍

Подлежащие отчетности нарушения и исключения в соответствии с HIPAA

An impermissible use or disclosure is presumed to be a breach unless a documented assessment establishes a low probability that PHI was compromised or an applicable exception applies.

• Unintentional acquisition, access or use by a workforce member or person acting under the authority of a covered entity or business associate, made in good faith and within the scope of authority, without further impermissible use or disclosure.
• Inadvertent disclosure between persons authorized to access PHI within the same covered entity, business associate or qualifying organized healthcare arrangement, without further impermissible use or disclosure.
• A good-faith belief that the unauthorized recipient would not have been able to retain the information.

Quick correction or a belief that information is not sensitive does not by itself resolve the assessment.

‍

‍

Понимание этих исключений может помочь организациям реагировать надлежащим образом и избежать ненужной отчетности.

‍

Распространенные причины нарушений HIPAA

Нарушения HIPAA часто являются результатом упущений в мерах безопасности или непреднамеренных ошибок. Согласно данным Министерства здравоохранения и социальных служб США, распространенные причины включают:

‍

1. ‍Несанкционированный доступ: Сотрудники получают доступ к PHI из любопытства, по личным причинам или без законной Business цели. Примеры включают поиск информации о коллегах, членах семьи или известных личностях.‍
2. Неадекватные меры безопасности: Отсутствие критически важных средств защиты, таких как шифрование для ePHI, безопасная утилизация физических записей или многофакторная аутентификация для контроля доступа, что повышает уязвимость к нарушениям‍
3. Ненадлежащее раскрытие: PHI передается без надлежащего разрешения пациента или веской причины, например, отправка информации не тому получателю или раскрытие деталей во время небезопасной связи.‍
4. Потерянные или украденные устройства: Мобильные устройства, ноутбуки или USB-накопители, содержащие незашифрованную ePHI, особенно подвержены краже или случайной потере, что создает значительные риски для утечки данных.

‍

Организации могут значительно снизить вероятность нарушений HIPAA, устранив распространенные ошибки. Это включает в себя регулярное обучение персонала, внедрение надежных технологий безопасности, проведение оценок рисков и обеспечение наличия соглашений Business Associate Agreements (BAA) со всеми сторонними поставщиками услуг, обрабатывающими PHI.

‍

Советы по предотвращению нарушений:

1. Используйте сервисы, соответствующие требованиям HIPAA, и средства контроля доступа для отправки PHI.
2. Регулярно обучайте персонал правилам HIPAA и методам защиты данных.
3. Проводите периодические оценки рисков для выявления и смягчения уязвимостей.
4. Убедитесь, что со всеми сторонними поставщиками услуг заключены соглашения BAA для формализации их обязательств по защите PHI.

‍

Заключительные мысли о соответствии требованиям HIPAA

HIPAA’s three rules, the Privacy Rule, Security Rule, and Breach Notification Rule, form a comprehensive framework to ensure the confidentiality, integrity, and availability of protected health information. By following these HIPAA rules, healthcare organizations can keep patient data safe, avoid expensive fines, and gain trust from patients and partners.

‍

Соответствие требованиям HIPAA — это больше, чем просто юридическое требование; это необходимо для этичного оказания медицинской помощи. Уделяя приоритетное внимание соответствию требованиям, организации могут защитить конфиденциальность пациентов, повысить операционную эффективность и укрепить доверие к системе здравоохранения.

‍

For organizations looking for tools that follow HIPAA rules to handle sensitive information, services like Sign.Plus provides an electronic signature platform that meets HIPAA compliance rules and helps make document processes easier. Also, Fax.Plus offers safe and reliable cloud faxing solutions. Both of these tools assist healthcare organizations and their partners in following HIPAA guidelines efficiently.

‍

Инвестирование в эти безопасные решения облегчает организациям соблюдение правил. Это также помогает им сосредоточиться на предоставлении более качественного ухода.

‍

Отказ от ответственности: Эта статья предназначена только для информационных целей и не является юридической консультацией. Организациям следует проконсультироваться с квалифицированным специалистом, чтобы обеспечить полное соответствие требованиям HIPAA.