10 raisons pour lesquelles les entreprises devraient adopter une solution de signature électronique

Pourquoi utiliser des signatures électroniques ? Vivre dans un monde numérique nous offre plusieurs avantages. La méthode traditionnelle de signature de documents avec un stylo et du papier devenant de plus en plus obsolète, les entreprises sont de plus en plus poussées à ne plus utiliser de papier. La numérisation moderne a révolutionné notre façon d'aborder le travail aujourd'hui et nous a aidés à faire les choses plus rapidement et plus efficacement, offrant une plus grande exactitude et précision, réduisant ainsi le besoin d'intervention manuelle.

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Qu'est-ce qu'une signature électronique ?

Les signatures électroniques sont axées sur un flux de travail sans papier, c'est pourquoi, dans le monde des affaires, les signatures électroniques émergent progressivement comme la norme des processus de signature. Il s'agit de représentations numériques de la signature d'une personne qui peuvent être ajoutées électroniquement à un document. Les entreprises qui utilisent une solution de signature électronique, comme Sign.Plus, ont tendance à constater divers résultats positifs allant de la réduction de la paperasserie, de la réduction des coûts du papier, de l'amélioration de la sécurité et de l'augmentation de la productivité et de l'efficacité. 

Alors, pourquoi utiliser une signature électronique ? Sign.Plus, l’un des meilleurs services de signature électronique, offre une solution complète de signature électronique qui permet aux entreprises de signer, d’envoyer et de gérer des documents de manière transparente. Continuez à lire pour explorer davantage les avantages du passage à une solution de signature électronique, comme Sign.Plus, et comment le passage à une solution de signature électronique peut aider votre entreprise à rationaliser votre processus de signature de documents.

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L'utilisation des signatures électroniques est-elle légale et sécurisée ?

Les signatures électroniques sont juridiquement contraignantes et exécutoires dans de nombreux pays à travers le monde, y compris aux États-Unis, au Canada et dans l'Union européenne. La validité juridique des signatures électroniques est établie par diverses lois et réglementations, telles que la loi Electronic Signatures in Global and National Commerce (ESIGN) et le règlement eIDAS. Pour en savoir plus sur la légalité des signatures électroniques.

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Comparé aux signatures manuscrites (qui peuvent être falsifiées et altérées), Sign.Plus dispose de nombreuses mesures de sécurité et d’authentification offrant une alternative plus sûre et plus fiable. Avec Sign.Plus, vos signatures électroniques sont protégées par de multiples couches de mesures de sécurité et sont juridiquement contraignantes, ce qui vous permet d’effectuer des transactions commerciales plus efficacement et en toute sécurité. Continuez à lire pour en savoir plus sur la façon dont les solutions de signature électronique peuvent être plus sécurisées que les méthodes de signature traditionnelles.

• Pistes d’audit inviolables : La piste d’audit inviolable de Sign.Plus est un enregistrement de toute activité effectuée sur un document qui entre dans le processus de signature. Pour chaque journal d’audit, les données suivantes peuvent être trouvées : statut du document (consulté, signé, annulé, rejeté, expiré), nom et adresse électronique, date et heure, adresse IP et appareil. Cela garantit que l’intégrité des documents est maintenue et que toute activité frauduleuse ou non autorisée peut être facilement détectée. Dans l’ensemble, la piste d’audit inviolable d’une solution de signature est une mesure de sécurité essentielle qui offre un niveau élevé de confiance dans le processus de signature électronique.

• Certificat d'achèvement: Un certificat d'achèvement est généré et délivré automatiquement une fois qu'un document a été signé électroniquement avec succès. Il s'agit d'un document numérique qui contient des informations détaillées sur le processus de signature, notamment la date et l'heure de la signature, l'adresse électronique du signataire et un identifiant de transaction unique. Le certificat fournit une preuve solide de l'authenticité et de l'intégrité du document signé, ce qui est particulièrement important dans les transactions juridiques ou commerciales où la validité d'un document signé peut être remise en question.

• Chiffrement des données : Sign.Plus offre des fonctionnalités de haute sécurité avec tous les documents au repos utilisant la norme de chiffrement avancé (AES) 256 bits est livré avec la clé de chiffrement unique de chaque utilisateur. De plus, pour protéger les données en transit entre nos applications (actuellement mobiles et Web) et nos serveurs, nous utilisons le chiffrement TLS 1.2+. Ce processus de chiffrement garantit que toutes les données sensibles, telles que les informations personnelles, les données de transaction ou les documents signés, sont protégées contre l’interception ou l’accès non autorisé. 

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La sécurité est une excellente raison de changer, mais quoi d'autre ?

Les solutions de signature électronique offrent de nombreux autres avantages qui peuvent faire une différence significative dans la façon dont les individus et les Business opèrent. En adoptant un service de signature électronique, les particuliers et les Business peuvent profiter des avantages décrits ci-dessous et rationaliser leurs processus de signature de documents tout en améliorant la sécurité et en réduisant leur impact environnemental. Voici quelques-uns des avantages les plus intéressants de l'utilisation de la signature électronique :

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• Disponible sur une application mobile :  Avec une application mobile de signature électronique, vous pouvez signer des documents électroniquement à distance, de n'importe où et à tout moment, à l'aide de n'importe quel appareil doté d'une connexion Internet. Cela peut être important et pratique pour les personnes ayant des problèmes de mobilité ou de transport, permettant aux Business de faire avancer les projets plus rapidement, contribuant à réduire les retards et à améliorer les performances globales de l'entreprise.

• Économies de coûts : La signature électronique de documents peut permettre de réaliser des économies en éliminant le besoin d'imprimer, de signer, de numériser et d'envoyer des documents physiques. De plus, en éliminant le besoin de signatures physiques, les Business peuvent réduire le gaspillage de papier et réduire les coûts d'impression et d'expédition, ce qui contribue essentiellement à réduire le temps et les ressources nécessaires à la gestion des documents, libérant ainsi le personnel pour qu'il se concentre sur des tâches plus importantes.

• Expérience client : En offrant aux clients un moyen plus rapide et plus pratique de signer des documents et de réaliser des transactions, les solutions de signature électronique éliminent le besoin de réunions en personne ou de courrier physique. Cela peut contribuer à réduire les délais d'exécution, à améliorer la satisfaction des clients et à augmenter les taux de fidélisation de la clientèle. Dans l'ensemble, les solutions de signature électronique peuvent aider les Business à créer une expérience client plus transparente et plus efficace, ce qui, en fin de compte, conduit à une fidélisation et une croissance accrues de la clientèle.

• Conformité accrue :les services de signature électronique tels que Sign.Plus doivent être certifiés pour toutes les certifications et conformités pertinentes, y compris SOC 2, HIPAA, ISO 27001, GDPR, CCPA, et plus encore.

• Empreinte environnementale : Les solutions de signature électronique contribuent à réduire l'empreinte environnementale des Business en éliminant le besoin de documents papier, en réduisant le gaspillage de papier et les émissions de carbone associées au transport et à la livraison.

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Comment trouver la bonne solution de signature électronique ?

Maintenant, afin de profiter pleinement des avantages mentionnés ci-dessus, il est essentiel de choisir la bonne solution de signature électronique. Pour ce faire, il est important de reconnaître plusieurs facteurs à prendre en compte et à garantir lors du choix de la bonne solution de signature électronique en fonction des besoins de votre Business, et compte tenu du large éventail d'options disponibles, cela peut être une tâche ardue. Cependant, en examinant attentivement vos besoins spécifiques, il est possible de trouver la bonne solution en suivant les étapes ci-dessous :

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1. Déterminez vos besoins : Identifiez les types de documents que vous devez signer électroniquement et le volume de signatures requis.

2. Légalité de la signature électronique : Assurez-vous que la solution que vous choisissez est légalement valable dans votre juridiction et qu'elle est conforme aux réglementations en vigueur, telles que eIDAS ou ESIGN.

3. Conformité réglementaire : Assurez-vous que la solution de signature électronique que vous sélectionnez (ou vers laquelle vous migrez) est certifiée pour toutes les certifications et conformités réglementaires pertinentes, notamment SOC 2, HIPAA, ISO 27001, GDPR, CCPA, et plus encore.

4. Évaluez les fonctions de sécurité : Recherchez une solution qui offre des mesures de sécurité robustes, telles que le cryptage des données et l'authentification multifactorielle, afin de protéger vos données et de prévenir la fraude.

5. Tenez compte de la facilité d'utilisation : Choisissez une solution conviviale et facile à adopter par toutes les parties impliquées dans le processus de signature.

6. Compatibilité mobile :  Les solutions compatibles avec les appareils mobiles peuvent être utilisées sur n'importe quel smartphone ou tablette. Cela vous permet de signer et d'envoyer des documents de n'importe où, à tout moment, sans être lié à un ordinateur. 

7. Fonctionnalités de collaboration d'équipe : Les solutions de signature électronique permettent la collaboration d'équipe en permettant à plusieurs parties de signer et d'accéder aux documents à distance, en temps réel, depuis différents endroits. Cela rationalise le flux de travail, augmente la productivité et élimine le besoin de réunions physiques, ce qui permet d'économiser du temps et des ressources.

8. Comparer les tarifs : Évaluez les modèles de tarification des différents fournisseurs pour vous assurer d'obtenir le meilleur rapport qualité-prix.

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En tenant compte de ces facteurs, vous pouvez identifier la solution de signature électronique qui répond à vos besoins spécifiques, améliore votre flux de travail et fournit le niveau de sécurité et de conformité nécessaire.

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Passez dès aujourd'hui à une solution de signature électronique sécurisée et conviviale !

En conclusion, les signatures électroniques offrent une multitude d’avantages aux entreprises, tels qu’une efficacité accrue, des économies de coûts, une utilisation en déplacement et une conformité accrue. Si vous êtes à la recherche d’une solution de signature électronique conviviale, sécurisée et entièrement conforme, Sign.Plus est le choix idéal. 

Sa plateforme innovante, qui peut être utilisée sur n’importe quel appareil connecté à Internet, offre des mesures de sécurité robustes et une intégration facile avec d’autres outils Business, ainsi que des plans de tarification flexibles et une interface simple. Avec Sign.Plus, signez des documents PDF en ligne sur différents appareils et plateformes, permettant ainsi aux entreprises de passer facilement aux signatures électroniques et de profiter pleinement de leur potentiel pour révolutionner les opérations et garder une longueur d’avance sur la concurrence. N’attendez plus, passez aux signatures électroniques avec Sign.Plus dès aujourd’hui et profitez des nombreux avantages qu’elle a à offrir.