10 raisons pour lesquelles les entreprises devraient passer à une solution de signature électronique

Pourquoi utiliser des signatures électroniques ? Vivre dans un monde numérique nous offre plusieurs avantages. Alors que la méthode traditionnelle de signature de documents avec un stylo et du papier devient de plus en plus obsolète, la pression est de plus en plus forte pour que les entreprises passent au numérique. La numérisation moderne a révolutionné notre façon d'aborder le travail aujourd'hui et nous a aidé à faire les choses plus rapidement et plus efficacement, en offrant une plus grande exactitude et précision, réduisant ainsi le besoin d'intervention manuelle.

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Qu'est-ce qu'une signature électronique ?

Les signatures électroniques concernent un flux de travail sans papier, c'est pourquoi, dans le monde des affaires, les signatures électroniques s'imposent progressivement comme la norme des processus de signature. Il s'agit de représentations numériques de la signature d'une personne qui peuvent être ajoutées électroniquement à un document. Les entreprises qui utilisent une solution de signature électronique , comme Sign.Plus , a tendance à voir une variété de résultats positifs allant de la réduction de la paperasse, de la réduction des coûts de papier, de l'amélioration de la sécurité et de l'augmentation de la productivité et de l'efficacité. 

Alors pourquoi utiliser une signature électronique ? Sign.Plus , l'un des meilleurs services de signature électronique, fournit une solution complète de signature électronique qui permet aux entreprises de signer, d'envoyer et de gérer des documents de manière transparente. Continuez à lire pour explorer davantage les avantages du passage à une solution de signature électronique, comme Sign.Plus , et comment le passage à une solution de signature électronique peut aider votre entreprise à rationaliser votre processus de signature de documents.

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Est-il légal et sécurisé d'utiliser les signatures électroniques ?

Les signatures électroniques sont juridiquement contraignantes et exécutoires dans de nombreux pays du monde, notamment aux États-Unis, au Canada et dans l'Union européenne. La validité juridique des signatures électroniques est établie par diverses lois et réglementations, telles que la loi sur les signatures électroniques dans le commerce mondial et national (ESIGN) et le règlement eIDAS. En savoir plus sur la légalité des signatures électroniques .

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Par rapport aux signatures humides (qui peuvent être falsifiées et falsifiées), Sign.Plus dispose de nombreuses mesures de sécurité et d'authentification offrant une alternative plus sûre et fiable. Avec Sign.Plus , vos signatures électroniques sont protégées par plusieurs niveaux de mesures de sécurité et sont juridiquement contraignantes, vous permettant d'effectuer des transactions commerciales de manière plus efficace et plus sécurisée. Continuez à lire pour en savoir plus sur la façon dont les solutions de signature électronique peuvent être plus sécurisées que les méthodes de signature traditionnelles.

• Pistes d’audit infalsifiables : Sign.Plus La piste d'audit inviolable de , est un enregistrement de toute activité effectuée sur un document en cours de signature. Pour chaque journal d'audit, les données suivantes peuvent être trouvées : statut du document (consulté, signé, annulé, rejeté, expiré), nom et adresse e-mail, date et heure, adresse IP et appareil. Cela garantit que l’intégrité des documents est maintenue et que toute activité frauduleuse ou non autorisée peut facilement être remarquée. Dans l'ensemble, la piste d'audit inviolable d'une solution de signature est une mesure de sécurité essentielle qui offre un niveau élevé de confiance dans le processus de signature électronique.

• Certificat d'achèvement : Un certificat d'achèvement est généré et délivré automatiquement une fois qu'un document a été signé électroniquement avec succès. Il s'agit d'un document numérique qui contient des informations détaillées sur le processus de signature, notamment la date et l'heure de la signature, l'adresse e-mail du signataire et un identifiant de transaction unique. Le certificat fournit une preuve solide de l'authenticité et de l'intégrité du document signé, ce qui est particulièrement important dans les transactions juridiques ou commerciales où la validité d'un document signé peut être remise en question.

• Cryptage des données : Sign.Plus offre des fonctionnalités de haute sécurité avec tous les documents au repos utilisant la norme de cryptage avancée (AES) 256 bits et est livré avec la clé de cryptage unique de chaque utilisateur. De plus, pour protéger les données en transit entre nos applications (actuellement mobiles et web) et nos serveurs, nous utilisons le cryptage TLS 1.2+. Ce processus de cryptage garantit que toutes les données sensibles, telles que les informations personnelles, les données de transaction ou les documents signés, sont protégées contre toute interception ou tout accès non autorisé. 

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La sécurité est une excellente raison de changer, mais quoi d’autre ?

Les solutions de signature électronique offrent de nombreux autres avantages qui peuvent faire une différence significative dans le mode de fonctionnement des particuliers et des entreprises. En passant à un service de signature électronique, les particuliers et les entreprises peuvent bénéficier des avantages décrits ci-dessous et rationaliser leurs processus de signature de documents tout en améliorant la sécurité et en réduisant leur impact environnemental. Voici quelques-uns des avantages les plus intéressants de l’utilisation de solutions de signature électronique :

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• Disponible sur une application mobile : avec une application mobile de signature électronique , vous pouvez signer électroniquement des documents à distance, de n'importe où et à tout moment, en utilisant n'importe quel appareil doté d'une connexion Internet. Cela peut être important et pratique pour les personnes ayant des problèmes de mobilité ou de transport, permettant aux entreprises d'avancer plus rapidement dans leurs projets, contribuant ainsi à réduire les retards et à améliorer les performances globales de l'entreprise.

• Économies de coûts : la signature électronique de documents peut réduire les coûts en éliminant le besoin d'imprimer, de signer, de numériser et d'envoyer des documents physiques. De plus, en éliminant le besoin de signatures physiques, les entreprises peuvent réduire le gaspillage de papier et les coûts d'impression et d'expédition, contribuant ainsi essentiellement à réduire le temps et les ressources nécessaires à la gestion des documents, libérant ainsi le personnel pour qu'il puisse se concentrer sur des tâches plus importantes.

• Expérience client : en offrant aux clients un moyen plus rapide et plus pratique de signer des documents et d'effectuer des transactions, les solutions de signature électronique éliminent le besoin de réunions en personne ou de courrier physique. Cela peut contribuer à réduire les délais d’exécution, à améliorer la satisfaction des clients et à augmenter les taux de fidélisation des clients. Dans l’ensemble, les solutions de signature électronique peuvent aider les entreprises à créer une expérience client plus fluide et plus efficace, conduisant finalement à une fidélisation et une croissance accrues de la clientèle.

• Conformité accrue : services de signature électronique tels que Sign.Plus doit être certifié pour toutes les certifications et conformités pertinentes, notamment SOC 2, HIPAA, ISO 27001, GDPR, CCPA, etc.

• Empreinte environnementale : les solutions de signature électronique contribuent à réduire l'empreinte environnementale des entreprises en éliminant le besoin de documents papier, en réduisant le gaspillage de papier et les émissions de carbone associées au transport et à la livraison.

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Comment trouver la bonne solution de signature électronique ?

Désormais, afin de profiter pleinement des avantages mentionnés ci-dessus, il est crucial de choisir la bonne solution de signature électronique. Pour ce faire, il est important de reconnaître plusieurs facteurs à prendre en compte et à garantir lors du choix de la bonne solution de signature électronique en fonction des besoins de votre entreprise. Compte tenu du large éventail d'options disponibles, cela peut s'avérer une tâche ardue. Cependant, après un examen attentif de vos besoins spécifiques, il est possible de trouver la bonne solution en suivant les étapes ci-dessous :

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1. Déterminez vos besoins : identifiez les types de documents que vous devez signer électroniquement et le volume de signatures requis.

2. Légalité de la signature électronique : assurez-vous que la solution que vous choisissez est légalement valable dans votre juridiction et est conforme aux réglementations en vigueur, telles que eIDAS ou ESIGN.

3. Conformité réglementaire : assurez-vous que la solution de signature électronique que vous sélectionnez (ou vers laquelle vous passez) est certifiée pour toutes les certifications et conformités réglementaires pertinentes, notamment SOC 2, HIPAA, ISO 27001, GDPR, CCPA, et plus encore.

4. Évaluez les fonctionnalités de sécurité : recherchez une solution offrant des mesures de sécurité robustes, telles que le cryptage des données et l’authentification multifacteur, pour protéger vos données et prévenir la fraude.

5. Pensez à la facilité d’utilisation : choisissez une solution conviviale et facile à adopter par toutes les parties impliquées dans le processus de signature.

6. Compatibilité mobile : les solutions adaptées aux mobiles peuvent être utilisées sur n'importe quel smartphone ou tablette. Cela vous permet de signer et d'envoyer des documents de n'importe où, à tout moment, sans être lié à un ordinateur. 

7. Fonctionnalités de collaboration en équipe : les solutions de signature électronique facilitent la collaboration en équipe en permettant à plusieurs parties de signer et d'accéder à des documents à distance, en temps réel, depuis différents emplacements. Cela rationalise le flux de travail, augmente la productivité et élimine le besoin de réunions physiques, économisant ainsi du temps et des ressources.

8. Comparez les prix : évaluez les modèles de tarification des différents fournisseurs pour vous assurer que vous obtenez le meilleur rapport qualité-prix.

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En prenant en compte ces facteurs, vous pouvez identifier la solution de signature électronique qui répond à vos besoins spécifiques, améliore votre flux de travail et offre le niveau de sécurité et de conformité nécessaire.

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Passez dès aujourd’hui à une solution de signature électronique sécurisée et conviviale !

En conclusion, les signatures électroniques offrent une multitude d’avantages aux entreprises, tels qu’une efficacité améliorée, des économies de coûts, une utilisation en déplacement et une conformité renforcée. Si vous recherchez une solution de signature électronique conviviale, sécurisée et entièrement conforme, Sign.Plus est le choix parfait. 

Sa plate-forme innovante, qui peut être utilisée sur n'importe quel appareil connecté à Internet, offre des mesures de sécurité robustes et une intégration facile avec d'autres outils professionnels, ainsi que des plans tarifaires flexibles et une interface simple. Avec Sign.Plus , signez des documents PDF en ligne sur différents appareils et plateformes, permettant ainsi aux entreprises de passer facilement aux signatures électroniques et de profiter pleinement de leur potentiel pour révolutionner leurs opérations et garder une longueur d'avance sur la concurrence. N'attendez plus, passez à la signature électronique avec Sign.Plus aujourd'hui et profitez des nombreux avantages qu'elle a à offrir.