Fax HIPAA : protégez les patients et votre entreprise

Une sécurité de classe mondiale, une éthique solide et un engagement envers la confidentialité ont toujours été au cœur de FAX.PLUS prestations de service. Garantir que vous êtes en mesure d'envoyer des fax en toute simplicité et avoir l'assurance que vos besoins en matière de sécurité sont satisfaits. Cela n’est nulle part plus crucial qu’avec les données de santé sensibles, d’autant plus que les organismes de santé sont éthiquement et légalement tenus de protéger ces données en vertu de la HIPAA. 

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Qu'est-ce qu'un fax électronique conforme à la loi HIPAA ?

La loi HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) de 1996 stipule comment les organismes de santé doivent conserver, transférer et protéger les données des patients. En règle générale, la HIPAA interdit aux prestataires de soins de santé de divulguer les informations sur les patients à toute personne autre que le personnel médical autorisé sans l'autorisation expresse du patient.

Rester conforme à la HIPAA peut être difficile lorsqu'il s'agit de transmettre des données sur les patients. Il n’est pas toujours facile d’empêcher du personnel non autorisé de voir les PHI ou ePHI pendant la transmission. Services de télécopie en ligne conformes à la HIPAA comme FAX.PLUS éliminer les dangers de violation de la HIPAA pendant la transmission. Ces services incluent souvent certaines fonctionnalités supplémentaires pour assurer la sécurité des PHI. Par exemple, une page de couverture de fax HIPAA comprendra les détails habituels de l'expéditeur et du destinataire ainsi qu'une clause de non-responsabilité indiquant que les informations ultérieures sont confidentielles et que la visualisation non autorisée du document est interdite par les règles ou lois sur la confidentialité.

Cependant, il existe plusieurs techniques de sauvegarde sophistiquées et précises que les services de télécopie HIPAA utilisent pour protéger les données des patients. FAX.PLUS , en particulier, offre aux utilisateurs d'entreprise des contrôles de sécurité avancés sur leurs comptes et la possibilité de signer un accord de partenariat commercial (BAA).

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Services de télécopie conformes à la loi HIPAA à partir de FAX.PLUS

Entièrement conforme à la HIPAA

FAX.PLUS répond à toutes les exigences de conformité des fax HIPAA. ePHI reste parfaitement sécurisé et confidentiel lorsqu’il est envoyé via FAX.PLUS . Vous pouvez donc compter sur FAX.PLUS pour une télécopie conforme aux soins de santé .

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Cryptage de données leader du secteur

FAX.PLUS offre des protections de sécurité et de confidentialité de pointe, notamment la norme AES (Advanced Encryption Standard) 256 bits combinée à la sécurité de la couche de transport (TLS). Cela maintient les données parfaitement en sécurité pendant le transit et fournit un service de fax cloud entièrement conforme à la HIPAA.

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Lois suisses sur la protection de la vie privée

Les lois suisses sur la protection de la vie privée sont parmi les meilleures au monde. FAX.PLUS suit les stipulations des lois suisses sur la confidentialité pour garantir que tous les services de fax cloud HIPAA proposés avec un compte Entreprise sont aussi stricts et efficaces que possible en matière de sécurité des données.

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Fonctionnalité multi-appareils

Vous pouvez accéder FAX.PLUS et envoyez des fax conformes à la norme HIPAA depuis n'importe quel appareil, y compris les appareils mobiles intelligents. Cela rend la télécopie beaucoup plus facile et plus efficace tout en conservant à tout moment des mesures de sécurité sophistiquées.

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Une facilité d'utilisation inégalée

La solution de fax d'entreprise est conçue pour être intuitive et facile à utiliser. Avec des applications Web et mobiles conçues pour permettre une télécopie simple, rapide et sécurisée sans nécessiter de formation approfondie. 

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API et intégrations

FAX.PLUS dispose d'une API de fax programmable, vous permettant d'intégrer FAX.PLUS avec pratiquement n'importe lequel de vos propres logiciels. D'autres intégrations avec des applications et plateformes populaires telles que Google et Slack sont également disponibles.

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Pourquoi est-il important que votre solution de fax en ligne soit conforme à la loi HIPAA ?

Le non-respect de la HIPAA est un problème très grave. Le minimum auquel une organisation peut se voir infliger une amende pour violation criminelle de la HIPAA est de 50 000 $. Une personne qui enfreint pénalement la HIPAA peut être condamnée à une amende pouvant aller jusqu'à 250 000 $. 

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Quiconque enfreint la HIPAA de manière criminelle ou involontaire peut devoir verser une compensation aux victimes de la violation. Cela peut représenter des centaines de milliers, voire des millions de dollars, selon la gravité de la violation. Les violations de la HIPAA sont également passibles d'une peine de prison. Les violations de la HIPAA résultant d'une négligence peuvent entraîner une peine de prison d'un an. Enfreindre sciemment la HIPAA pour quelque raison que ce soit peut vous envoyer en prison jusqu'à 10 ans. Les violations de la HIPAA peuvent également avoir de graves conséquences sur le lieu de travail. En fonction de votre statut HIPAA (c'est-à-dire si vous êtes un associé commercial, une entité couverte ou un membre de la main-d'œuvre régulière), vous pourriez être soumis à des sanctions de la part de vos employeurs ou des organes directeurs de votre secteur.

Avoir un service de fax conforme à la loi HIPAA présente également de nombreux avantages. Les clients se sentiront beaucoup plus en sécurité et auront plus confiance en vous s'ils savent que vous avez choisi une technologie de fax conforme à la HIPAA. De même, la télécopie électronique conforme à la loi HIPAA vous protège contre la perte de PHI sans que vous ayez à installer vos propres protocoles de sécurité. Bien qu'il soit important d'établir vos propres protocoles pour développer une culture de sécurité des patients, il n'est pas nécessaire de rendre cela plus difficile qu'il ne devrait l'être.

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Pouvez-vous bénéficier de services de télécopie gratuits conformes à la loi HIPAA ?

Cela vaut toujours la peine de payer pour un produit de qualité, et le service de fax HIPAA le moins cher n'est peut-être pas la meilleure option. Si vous voulez être sûr que votre service de télécopie vers courrier électronique conforme à la HIPAA dispose des meilleures fonctionnalités de sécurité et de cryptage, il est préférable d'opter pour un forfait payant comme le FAX.PLUS Forfait Entreprise. Il est théoriquement possible d'obtenir gratuitement des télécopies en ligne conformes à la loi HIPAA, mais n'oubliez pas que les forfaits gratuits ne disposeront pas de nombreuses fonctionnalités sophistiquées d'un forfait payant et ne seront pas mis à jour aussi souvent. Si votre organisation n'a pas besoin d'être conforme à 100 % à la HIPAA (peut-être si vous ne gérez qu'occasionnellement des PHI ou des ePHI), un forfait gratuit peut être une bonne option pour vous.

Par conséquent, si vous souhaitez un service de fax cloud entièrement sécurisé et conforme à la HIPAA, il est préférable d'opter pour FAX.PLUS ' Plan d'entreprise, couvert par la HIPAA. 

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FAX.PLUS : Fax sécurisé, fiable et conforme à la HIPAA

La conformité HIPAA est essentielle pour toute personne traitant de PHI et d’ePHI. Cependant, la conformité HIPAA est souvent plus difficile lorsque vous transférez des données d'un endroit, d'une personne ou d'un format à un autre. Des objets peuvent se perdre lors de la transmission et, avec l'augmentation de la cybercriminalité, le vol de données reste toujours une préoccupation.

Avec FAX.PLUS , vous pouvez effectuer des télécopies en ligne sécurisées à partir de votre téléphone, tablette ou ordinateur de bureau, en sachant que le processus est entièrement conforme à la HIPAA. Grâce à une technologie de cryptage de pointe et à notre engagement à assurer la sécurité de vos données, vous pouvez compter sur FAX.PLUS pour vous garder du bon côté de la HIPAA.

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FAQ sur les télécopies HIPAA

Le fax est-il un moyen de communication conforme à la loi HIPAA ?

La télécopie n'est pas toujours conforme à la loi HIPAA. Afin de le rendre conforme à la HIPAA, certaines mesures et protocoles doivent être suivis. Par exemple, pendant et après l’impression, les PHI sont vulnérables. Pour garantir que la loi HIPAA ne soit pas violée pendant cette période, il est important que seules les personnes autorisées aient accès au télécopieur concerné et que le fax imprimé soit stocké en toute sécurité. Il est également très important que votre fournisseur de fax en ligne soit conforme à la loi HIPAA. Cela implique de disposer de mesures de sécurité haut de gamme et régulièrement mises à jour, notamment le chiffrement, la Transport Layer Security, etc.

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Est FAX.PLUS Conforme à la HIPAA ?

FAX.PLUS est entièrement conforme à la loi HIPAA pour les clients Business Associate bénéficiant du plan Entreprise. Lors de votre inscription auprès FAX.PLUS en tant qu'associé commercial, vous recevrez un package comprenant des mesures de sécurité de pointe conçues pour protéger les PHI et ePHI de vos patients.

Les prestataires de soins de santé, les compagnies d'assurance et toute personne dont le travail relève de la loi HIPAA peuvent faire confiance FAX.PLUS avec vos documents les plus sensibles. FAX.PLUS couvre toutes les garanties administratives, techniques et physiques nécessaires pour assurer la sécurité des PHI et des ePHI pendant l'envoi et la transmission. FAX.PLUS veille également à ce que la technologie soit mise à jour de manière continue. FAX.PLUS restera conforme à la HIPAA même si la technologie progresse et que la législation est modifiée.

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Que se passe-t-il si je ne respecte pas la conformité HIPAA ?

Les sanctions en cas de violation ou de non-respect de la conformité HIPAA peuvent être sévères. La violation intentionnelle de la HIPAA peut être considérée comme un acte criminel, passible de très lourdes amendes et potentiellement passible d'une peine de prison pouvant aller jusqu'à 10 ans (en fonction de la gravité de la violation).

Même les violations involontaires de la HIPAA constituent un problème grave. La négligence entraînant une violation de la HIPAA peut être considérée comme pénale, selon la gravité de la violation. Des violations moins graves pourraient entraîner des mesures disciplinaires, le paiement d’indemnisations aux victimes, une perte de réputation, etc. Dans l’ensemble, il est préférable d’être diligent et vigilant en matière de conformité HIPAA. Ne pas respecter la conformité HIPAA peut avoir des conséquences très graves. 

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Quand un fax doit-il être conforme à la loi HIPAA ?

Le fax doit être conforme à la loi HIPAA chaque fois qu'il transmet des PHI (informations de santé protégées) et/ou ePHI (informations de santé protégées électroniques).

PHI est un terme très répandu couvrant une multitude de données. Les données qui peuvent être considérées comme des PHI et des ePHI comprennent (sans toutefois s'y limiter) :

• Informations démographiques
• Coordonnées
• Numéro de sécurité sociale
• Numéro de dossier médical
• Résultats de test
• Antécédents médicaux
• Détails des conversations patient/professionnel
• Détails de l'assurance
• Diagnostics actuels
• Diagnostics spéculatifs
• Notes du patient de toute nature
• Identifiants du véhicule
• Facteurs biométriques (empreintes digitales ou données de groupe sanguin, par exemple)
• Photographies d'un individu ou de toute partie d'un individu

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