Conseils pour la transition vers un bureau sans papier

Avez-vous déjà pensé à la quantité de papier que vous utilisez au bureau ? Le Bureau International du Recyclage révélant que 50 % du papier récupéré provient des entreprises, on peut affirmer sans risque de se tromper que notre industrie a un problème de papier. Outre cette statistique désolante, l'utilisation de papier dans les bureaux peut être extrêmement coûteuse, et elle peut également prendre beaucoup de temps à imprimer, à organiser et à éliminer.

Cela étant dit, il est impératif que votre équipe passe à un bureau sans papier. Bien que cela puisse sembler un territoire inconnu pour les entreprises, cela présente de nombreux avantages, allant de la réduction des dépenses et de l'encombrement à un flux de travail plus efficace et à un lieu de travail globalement plus écologique. Une considération majeure que vous pouvez prendre en compte lors de cette transition est la télécopie, une pierre angulaire de la communication inter-bureaux qui a permis aux entreprises du monde entier d'envoyer des documents importants et de signer des contrats même sans Internet. Et elle a trouvé sa place dans le monde numérique d'aujourd'hui avec la naissance de la télécopie basée sur le cloud. Non seulement cette technologie innovante permet d'envoyer des fax à grande vitesse, mais elle réduit également le montant d'argent et de temps consacré à l'envoi et à la réception de nouveaux documents.

Mais pour de nombreuses petites entreprises, leurs opérations chargées peuvent signifier que des initiatives telles que la transition vers un bureau sans papier sont mises de côté. C'est pourquoi il est important non seulement de désigner un chef de file capable de gérer la transition, mais aussi de se préparer à l'ensemble du processus afin qu'il soit fluide et rapide. À cet égard, Taylor Fasulas de Verizon Connect décrit cinq étapes différentes que les petites entreprises peuvent suivre pour devenir plus efficaces, notamment la planification, la priorisation, l'organisation, le suivi et la décomposition. Bien que cela puisse sembler minime, même 5 à 10 minutes gagnées sur l'une des étapes individuelles peuvent être très bénéfiques pour votre transition vers un système sans papier en particulier et pour l'entreprise en général. Voici cinq étapes principales que vous devez suivre pour la transition :

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‍1. Planifier

‍Les technologies d'économie de papier comme la télécopie basée sur le cloud sont un excellent investissement lorsqu'elles sont exécutées correctement. C'est pourquoi il est important pour toute Business d'élaborer un plan avec des objectifs planifiés et un objectif global clair en tête, car cela aidera à assurer une transition stable.

Ce qui rend un bureau sans papier efficace, c'est que seuls les équipements essentiels sont nécessaires, tels qu'un ordinateur, un modem DSL et également votre imprimante - au cas où une copie physique du document doit absolument être émise. Pour les Business avec des archives plus importantes, vous aurez également besoin d'un scanner numérique, d'un périphérique de stockage et d'un fournisseur de sauvegarde basé sur le cloud.

Une fois que tout cela est défini, vous pouvez organiser un programme de formation où votre personnel peut se familiariser avec les principes fondamentaux de la télécopie en ligne et apprendre à utiliser correctement les outils de soutien afin qu'il comprenne pourquoi votre Business entame sa transition.

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‍2. Définir les priorités

‍Dès que les bases de la transition ont été posées, les responsables de bureau et les chefs d'entreprise doivent être précis sur les objectifs qui doivent figurer en tête de liste. En les organisant par ordre d'importance, les objectifs seront beaucoup plus faciles à atteindre. Cela rendra la transition beaucoup plus rationalisée et plus facile à adapter pour le bureau. Étant donné que peu de personnes sont habituées à utiliser un télécopieur basé sur le cloud, les responsables de bureau peuvent donner la priorité à cette tâche afin de permettre au personnel de résoudre tous les problèmes dans les premières étapes de la transition. Cela peut se faire par le biais de sessions de formation ou en créant un guide rempli d'informations utiles, telles que les procédures de classement sans papier et les processus d'archivage.

‍3. Suivre

‍L'étape suivante consiste à créer un plan quotidien, hebdomadaire et mensuel avec des objectifs clairs pour voir si votre équipe a développé une meilleure compréhension de la technologie au fur et à mesure. Le suivi des progrès d'apprentissage des employés dans l'utilisation des télécopieurs basés sur le cloud et d'autres technologies sans papier vous aidera à savoir si des problèmes surviennent et quelle est la meilleure façon de les gérer. Avec les objectifs en place, les chefs de bureau peuvent reconnaître ceux que leurs employés atteignent et ceux pour lesquels ils sont à la traîne.

Il est important de garder à l'esprit qu'il peut être difficile pour les membres du personnel de s'éloigner de leurs anciennes habitudes, d'autant plus que Reynaldo Lugtu de Business World rapporte que Microsoft Research a découvert que les employés ont peur des dernières initiatives numériques. Pour les aider à adopter plus facilement la technologie sans papier, vous pouvez retirer vos imprimantes une par une plutôt que toutes en même temps. Ce faisant, ils seront plus encouragés à apprendre le nouveau système.

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‍4. Organiser

‍Lorsqu'un bureau accueille la technologie numérique sans papier dans son espace, il doit faire ses adieux aux classeurs remplis à craquer. Bien que cela permette de gagner du temps, les responsables de bureau doivent certifier que tous leurs fichiers sont correctement stockés. Pour coordonner efficacement vos fichiers avec un système de télécopie basé sur le cloud, vous devez choisir un programme doté d'un système d'archivage avec chiffrement des données pour assurer la sécurité et l'organisation des anciens fichiers. Et une fois que les systèmes numériques ont été mis en place, il n'y aura plus grand-chose à craindre en ce qui concerne vos fichiers. Un système basé sur le cloud peut stocker une grande quantité de documents reçus et envoyés, qui peuvent être rapidement consultés à partir de différents appareils.

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‍5. Fractionner

‍Comme nous l'avons déjà écrit dans « Comment augmenter et améliorer la productivité avec les services de télécopie par Internet », les employeurs et les employés peuvent simplement profiter des avantages de cette technologie, car elle facilite les opérations pour tout le monde. Non seulement la technologie basée sur le cloud permettra de livrer les documents plus efficacement, mais elle vous permettra également d'économiser des dépenses qui peuvent facilement s'accumuler à long terme.

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Du coût du papier aux heures d'attente, ces inconvénients peuvent être minimisés, voire éliminés, grâce aux technologies sans papier comme les systèmes de fax en ligne. Bien que les télécopieurs traditionnels soient obsolètes, leur utilité reste essentielle dans les bureaux. Grâce à la puissance des services de fax en ligne, vous pouvez facilement envoyer des fax à des personnes du monde entier, à tout moment et en tout lieu, grâce à Fax.Plus .

Tout ce dont vous avez besoin est une connexion Internet, une adresse e-mail valide et un abonnement actif à la télécopie en ligne, pour éviter d'avoir besoin de matériel encombrant et de processus fastidieux. Non seulement cela introduit la technologie numérique sur le lieu de travail, mais cela élimine également tous les défis que vous aviez auparavant.