Conseils pour passer à un bureau sans papier

Avez-vous déjà pensé à la quantité de papier que vous utilisez au bureau ? Alors que le Bureau of International Recycling révèle que 50 % du papier récupéré provient d'entreprises, on peut affirmer sans se tromper que notre industrie a un problème de papier. Outre cette statistique inquiétante, l’utilisation du papier dans les bureaux peut être extrêmement coûteuse, et son impression, son organisation et son élimination peuvent également prendre beaucoup de temps.

Cela étant dit, il est impératif que votre équipe fasse la transition vers un bureau sans papier. Bien que cela puisse sembler un territoire inexploré pour les entreprises, cela présente de nombreux avantages, allant de la réduction des dépenses et de l'encombrement à un flux de travail plus efficace et à un lieu de travail globalement plus écologique. L'un des principaux facteurs à prendre en compte lors de cette transition est le fax, pierre angulaire de la communication inter-bureaux qui a permis aux entreprises du monde entier d'envoyer des documents importants et de signer des contrats même sans Internet. Et il a trouvé sa place dans le monde numérique d'aujourd'hui avec la naissance de la télécopie basée sur le cloud. Non seulement cette technologie innovante permet d'envoyer des fax à grande vitesse, mais elle réduit également le temps et l'argent consacrés à l'envoi et à la réception de nouveaux documents.

Mais pour de nombreuses petites entreprises, leurs activités très chargées peuvent signifier que des initiatives telles que la transition vers un bureau sans papier sont abandonnées. C'est pourquoi il est important non seulement de désigner un leader capable de gérer la transition, mais également de préparer l'ensemble du processus afin qu'il se déroule en douceur et fasse gagner du temps. À cet égard, Taylor Fasulas de Verizon Connect décrit cinq étapes différentes que les petites entreprises peuvent suivre pour devenir plus efficaces, notamment la planification, la priorisation, l'organisation, le suivi et le découpage. Même si cela peut sembler minime, même 5 à 10 minutes gagnées sur chacune des étapes individuelles peuvent être grandement bénéfiques pour votre transition vers un système sans papier en particulier et pour votre entreprise en général. Voici cinq étapes principales que vous devez suivre pour la transition :

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‍ 1. Planifier

‍ Les technologies permettant d'économiser du papier , comme la télécopie basée sur le cloud, constituent un excellent investissement lorsqu'elles sont exécutées correctement. C'est pourquoi il est important pour toute entreprise d'élaborer un plan avec des objectifs planifiés et un objectif global clair à l'esprit, car cela contribuera à garantir une transition progressive.

Ce qui rend un bureau sans papier efficace, c'est que seuls les équipements essentiels sont nécessaires, comme un ordinateur, un modem DSL et également votre imprimante, au cas où une copie physique du document devrait absolument être délivrée. Pour les entreprises disposant d'archives plus volumineuses, vous aurez également besoin d'un scanner numérique, d'un périphérique de stockage et d'un fournisseur de sauvegarde basé sur le cloud.

Une fois que tout cela est décrit, vous pouvez organiser un programme de formation où votre personnel pourra découvrir les principes fondamentaux de la télécopie en ligne et comment utiliser correctement les outils de support afin de comprendre pourquoi votre entreprise entame sa transition.

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‍ 2. Prioriser

‍ Dès que les bases de la transition ont été posées, les chefs de bureau et les chefs d'entreprise doivent préciser quels objectifs doivent figurer en tête de liste. En les organisant par importance, les objectifs seront beaucoup plus faciles à atteindre. Cela, à son tour, rendra la transition beaucoup plus rationalisée et à laquelle le bureau pourra s’adapter plus facilement. Étant donné que peu de gens sont habitués à utiliser un télécopieur basé sur le cloud, les responsables de bureau peuvent donner la priorité à cette tâche en premier pour permettre au personnel de résoudre tous les problèmes dès les premières étapes de la transition. Cela peut se faire par le biais de sessions de formation ou en créant un guide rempli d'informations utiles, telles que les procédures de classement sans papier et les processus d'archivage.

‍ 3. Suivre

‍ L' étape suivante consiste à créer un plan quotidien, hebdomadaire et mensuel avec des objectifs clairs pour voir si votre équipe a développé une meilleure compréhension de la technologie au fur et à mesure. Le suivi des progrès d'apprentissage des employés dans l'utilisation des télécopieurs basés sur le cloud et d'autres technologies sans papier vous aidera à savoir si des problèmes surviennent et comment les gérer au mieux. Une fois les objectifs fixés, les chefs de bureau peuvent reconnaître ceux que leurs employés atteignent et ceux où ils sont en retard.

Il est important de garder à l'esprit qu'il peut être difficile pour les membres du personnel de s'éloigner de leurs anciennes habitudes, en particulier avec le rapport de Reynaldo Lugtu de Business World selon lequel Microsoft Research a découvert que les employés ont peur des dernières initiatives numériques. Pour les aider à adopter la technologie sans papier, vous pouvez retirer vos imprimantes une par une au lieu de toutes en même temps. Ce faisant, ils seront davantage encouragés à apprendre le nouveau système.

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‍ 4. Organiser

‍ Alors qu'un bureau accueille la technologie numérique sans papier dans son espace, il doit dire adieu aux classeurs bondés. Bien que cela représente un gain de temps, les chefs de bureau doivent certifier que tous leurs dossiers sont correctement stockés. Pour coordonner efficacement leurs fichiers avec un système de télécopie basé sur le cloud, vous devez choisir un programme doté d'un système d'archivage avec cryptage des données pour conserver les anciens fichiers en sécurité et organisés. Et une fois les systèmes numériques mis en place, il n’y aura plus grand-chose à craindre en ce qui concerne vos fichiers. Un système basé sur le cloud peut stocker une grande quantité de documents reçus et envoyés, accessibles rapidement à partir de différents appareils.

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‍ 5. Pause

‍ Comme nous l'avons déjà écrit dans « Comment augmenter et améliorer la productivité avec les services de télécopie Internet » , les employeurs et les employés peuvent simplement profiter des avantages de cette technologie, car elle facilite les opérations pour tout le monde. Non seulement la technologie basée sur le cloud permettra de livrer les documents plus efficacement, mais elle vous permettra également d'économiser des dépenses qui peuvent facilement s'accumuler à long terme.

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Du coût du papier aux heures passées à attendre, ces éléments peuvent être minimisés, voire éliminés, grâce aux technologies sans papier telles que les systèmes de télécopie basés sur le cloud. Même si les télécopieurs traditionnels deviennent obsolètes, leur fonction reste vitale dans les bureaux. Cependant, grâce à la puissance des services de télécopie en ligne, vous pouvez facilement envoyer des fax à des personnes du monde entier, à tout moment et en tout lieu, avec Fax.Plus .

Tout ce dont vous avez besoin est une connexion Internet, une adresse e-mail valide et un abonnement de télécopie en ligne actif, pour éviter d'avoir recours à du matériel encombrant et à des processus fastidieux. Non seulement cela introduit la technologie numérique sur le lieu de travail, mais cela élimine également tous les défis que vous aviez auparavant.