Pourquoi les établissements d'enseignement devraient migrer leurs pratiques de télécopie vers le cloud ?

En tant qu'établissement d'enseignement, vous êtes constamment sous surveillance pour innover technologiquement afin de favoriser un environnement d'apprentissage optimal pour vos étudiants. Parallèlement à la pression constante du respect des réglementations gouvernementales, il peut être difficile de rationaliser vos processus afin d'optimiser l'efficacité sans conseils.

Les universités, les écoles et autres organisations académiques sont avancées dans des domaines tels que l'accès Wi-Fi à l'échelle du campus et les portails et courriers électroniques des étudiants, mais la plupart de ces institutions n'ont pas sérieusement intégré les nouvelles technologies de télécopie, qui existent depuis des années, et qui pourraient contribuer de manière significative à pratiques administratives.

Fax.Plus est le principal service de fax en ligne qui aide les établissements d'enseignement et les districts scolaires à envoyer et recevoir des fax facilement et en toute sécurité tout en respectant les exigences et réglementations strictes en matière de résidence des données.

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Comment Fax.Plus aider les districts scolaires à migrer vers une solution de fax basée sur le cloud ?

Malgré la popularité croissante du courrier électronique au cours des deux dernières décennies, le fax reste la méthode la plus couramment utilisée pour échanger des informations importantes dans le domaine de l'éducation. Votre établissement traite quotidiennement des dossiers sensibles, depuis les dossiers des étudiants, les relevés de notes, les candidatures, les informations financières jusqu'aux dossiers médicaux. Les besoins liés à la télécopie n'ont pas changé, cependant, des services cloud ont été introduits et peuvent garantir une plus grande sécurité sans les soucis liés à l'utilisation de télécopieurs capricieux.

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Sécurité

Si vous analysez vos processus de télécopie actuels, vous constaterez que les documents qui vous sont envoyés courent un risque constant. Ils pourraient être laissés dans le bac d'impression sans surveillance, quelqu'un pourrait les récupérer accidentellement ou ils pourraient finir entre les mains de quelqu'un à qui ils ne sont pas destinés.

À la base, la télécopie dans le cloud est une méthode plus sécurisée que la télécopie analogique. Vous vous demandez peut-être comment cela peut se produire alors qu'Internet est inondé de mots comme hacker et violations de la vie privée . Fax.Plus a développé une solution multiforme pour protéger vos données, incluant l'endroit où elles sont stockées, les normes de cryptage, les processus d'authentification sécurisés pour l'accès aux comptes et une infrastructure régulièrement vérifiée par notre équipe de sécurité.

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Résidence des données

Pour commencer, tous les fichiers de fax de nos clients sont stockés dans des centres de données suisses qui opèrent à partir d'emplacements conformes aux normes de sécurité les plus restrictives (ISO 27001) et font partie de la Cloud Security Alliance (CSA).

Avec le forfait Entreprise, vous pouvez facilement déplacer vos documents faxés entièrement cryptés entre des centres de données situés à différents endroits sans subir d'interruption de service et répondre aux exigences régionales et nationales en matière de confidentialité et de résidence des données. Si vous avez des exigences de conformité strictes pour ne pas stocker de fax sur le cloud, nous pouvons même déplacer tous vos fichiers entièrement cryptés vers votre propre stockage local compatible S3.

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Cryptage des données

Les fichiers de télécopie au repos sont cryptés à l'aide de la norme AES (Advanced Encryption Standard) 256 bits.

Pour assurer la sécurité des données transmises entre Fax.Plus les applications (actuellement mobiles, API ou web) et nos serveurs, Fax.Plus utilise Transport Layer Security (TLS). TLS est un protocole de cryptage avancé issu de son prédécesseur, Secure Sockets Layer (SSL). Ce protocole établit une connexion sécurisée créant un tunnel protégé protégé par le cryptage Advanced Encryption Standard (AES) avec une longueur minimale de 128 bits ou plus.

Fax.Plus prend en charge TLS 1.3, qui est plus rapide et plus sécurisé que TLS 1.2, et ajoute une couche supplémentaire de confidentialité à une période cryptée, garantissant que les deux points de terminaison sont les seuls capables de déchiffrer le trafic.

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Activer les mesures de sécurité avancées pour la conformité HIPAA

Pour des exigences encore plus strictes en matière de confidentialité et de conformité, Fax.Plus est conforme à la loi HIPAA. Vous pouvez signer un accord de partenariat commercial avec nous et nous activerons des contrôles de sécurité avancés sur votre compte ( https://www.alohi alohi /trust/compliance/hipaa ).

Une fois activé, aucun de vos fichiers ne quittera notre plateforme, garantissant le plus haut degré de sécurité contre les logiciels et services tiers. Cela peut être particulièrement utile aux infirmières et aux autres cabinets médicaux de vos écoles et campus, car cela garantira la protection des informations privées sur la santé (PHI) de vos étudiants.

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Processus d'authentification sécurisé

Fax.Plus propose plusieurs méthodes pour garantir que le compte de chaque membre est accessible en toute sécurité. Le fonctionnement de notre système 2FA passe par une application d'authentification que vous pouvez télécharger sur votre appareil, qui générera des codes. Ces codes doivent être utilisés comme deuxième niveau de sécurité après votre nom d'utilisateur et votre mot de passe.

Pour les utilisateurs de notre forfait Entreprise, nous allons encore plus loin en proposant l'authentification unique (SSO), qui peut être incroyablement bénéfique pour votre établissement d'enseignement. SSO est un processus d'authentification qui vous permet d'accéder à plusieurs réseaux et applications via un seul ensemble d'informations de connexion.

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Processus rationalisés

Passons maintenant aux applications pratiques de la télécopie dans le cloud vers votre établissement d'enseignement : c'est tout simplement plus simple. La télécopie analogique oblige les enseignants, les administrateurs et les autres membres du corps enseignant à se déplacer pour envoyer des télécopies, à attendre que le service informatique résolve les problèmes et à ne pas disposer de suffisamment de machines pour répondre aux besoins de chacun.

Fax.Plus offre un flux de travail transparent et une efficacité accrue avec :

• Applications mobiles et Web que les membres du corps professoral peuvent utiliser pour envoyer des fax depuis n'importe où sur le campus, depuis leurs amphithéâtres ou leurs salles de classe.
• Intégrations faciles dans Google, Microsoft, Slack et Zapier, ainsi que l'intégration des API dans les systèmes logiciels des institutions.
• La possibilité d'envoyer et de recevoir des fax par courrier électronique.
• Journaux CSV détaillés des fax précédemment échangés pouvant être téléchargés à partir de l'onglet Fax avec les forfaits Premium, Business et Enterprise. Ceci est très utile pour garder une trace des informations qui ont été échangées.
• Plusieurs lignes de fax peuvent être configurées pour différents départements de la faculté, garantissant que les informations sont correctement filtrées et envoyées aux enseignants appropriés.
• Télécopie planifiée pour garantir que les documents importants sont envoyés aux étudiants, aux parents et à d'autres personnes en temps opportun.

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Utilisation efficace des ressources

Enfin, le coût de fonctionnement de tout établissement d’enseignement est incroyablement élevé et il peut parfois être difficile de réfléchir aux coûts des systèmes que vous utilisez. La télécopie dans le cloud peut éliminer les coûts d'installation des télécopieurs, de réparation, d'encre et de papier, et même réduire les dépenses informatiques.

Nous offrons un moyen rentable de gérer vos besoins de télécopie avec une transparence totale sur les coûts encourus et la possibilité de choisir les forfaits qui répondent le mieux à vos besoins. Nous proposons même des forfaits personnalisés à grand volume pour vos besoins spécifiques.

Si vous recevez un afflux de fax au début de l'année universitaire en raison des candidatures et un afflux important de fax lors de l'envoi des relevés de notes à la fin de l'année, nous pouvons également vous aider à trouver une solution efficace.

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Conclusion

En termes simples, la télécopie dans le cloud réduirait considérablement les redondances dans vos processus administratifs tout en promettant que la sécurité et la protection des données soient au premier plan de vos opérations. Pour faciliter votre transition, notre équipe d'assistance est toujours disponible pour répondre à vos questions (e-mail).