Pourquoi les établissements d'enseignement devraient-ils transférer leurs pratiques de télécopie vers le nuage?

En tant qu'établissement d'enseignement, vous êtes constamment soumis à un examen minutieux pour innover sur le plan technologique afin de favoriser un environnement d'apprentissage optimal pour vos étudiants. Conjugué à la pression constante de respecter les réglementations gouvernementales, il peut être difficile de rationaliser vos processus afin d'optimiser l'efficacité sans conseils.

Les universités, les écoles et autres organisations académiques sont avancées dans des domaines tels que l'accès wifi à l'échelle du campus et les portails et courriels étudiants, mais la plupart de ces institutions n'ont pas sérieusement intégré les nouvelles technologies de télécopie, qui existent depuis des années, et qui pourraient considérablement aider les pratiques administratives.

Fax.Plus est le principal service de fax en ligne qui aide les établissements d'enseignement et les districts scolaires à envoyer et à recevoir des fax facilement et en toute sécurité tout en étant conforme aux exigences et réglementations strictes en matière de résidence des données.

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Comment ça marche Fax.Plus aider les districts scolaires à migrer vers une solution de fax basée sur le cloud ?

Malgré la popularité croissante du courrier électronique au cours des deux dernières décennies, la télécopie reste la méthode la plus couramment utilisée pour échanger des informations importantes dans le domaine de l'éducation. Votre établissement traite quotidiennement des fichiers sensibles, des dossiers d'étudiants aux relevés de notes, en passant par les demandes d'inscription, les informations financières et les dossiers médicaux. Les besoins liés à la télécopie n'ont pas changé, mais les services cloud ont été introduits et ils peuvent garantir une sécurité accrue sans les soucis liés à l'utilisation d'une télécopieuse capricieuse.

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Sécurité

Si vous analysez vos processus de télécopie actuels, vous constaterez que les documents qui vous sont envoyés sont constamment exposés à des risques. Ils peuvent être laissés sans surveillance dans le bac d'impression, quelqu'un peut les ramasser accidentellement ou ils peuvent se retrouver entre les mains d'une personne à laquelle ils ne sont pas destinés.

Fondamentalement, la télécopie en nuage est une méthode plus sécurisée que la télécopie analogique. Vous vous demandez peut-être comment cela est possible alors qu'Internet est inondé de termes tels que « piratage informatique » et « atteinte à la vie privée » . Fax.Plus a développé une solution multiforme pour protéger vos données, notamment l'endroit où elles sont stockées, les normes de cryptage, les processus d'authentification sécurisés pour l'accès aux comptes et une infrastructure régulièrement vérifiée par notre équipe de sécurité.

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Résidence des données

Pour commencer, tous les fichiers de télécopie de nos clients sont stockés dans des centres de données suisses qui opèrent à partir d'emplacements conformes aux normes de sécurité les plus strictes (ISO 27001) et font partie de la Cloud Security Alliance (CSA).

Avec le forfait Enterprise, vous pouvez facilement déplacer vos documents faxés entièrement cryptés entre des centres de données situés à différents endroits sans subir d'interruption de service et répondre aux exigences régionales et nationales en matière de confidentialité et de résidence des données. Si vous avez des exigences de conformité strictes pour ne pas stocker les fax sur le cloud, nous pouvons même faire en sorte que tous vos fichiers soient transférés entièrement cryptés vers votre propre stockage local compatible S3.

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Chiffrement des données

Les fichiers de fax au repos sont chiffrés à l'aide de la norme de chiffrement avancé (AES) 256 bits.

Pour assurer la sécurité des données transmises entre Fax.Plus applications (actuellement mobiles, API ou Web) et nos serveurs, Fax.Plus Utilise le protocole TLS (Transport Layer Security). TLS est un protocole de chiffrement avancé, issu de son prédécesseur, le protocole SSL (Secure Sockets Layer). Ce protocole établit une connexion sécurisée en créant un tunnel protégé par le chiffrement AES (Advanced Encryption Standard) avec une longueur minimale de 128 bits.

Fax.Plus prend en charge TLS 1.3, qui est plus rapide et plus sécurisé que TLS 1.2, et ajoute une couche supplémentaire de confidentialité à une période chiffrée, garantissant que les deux points de terminaison sont les seuls capables de déchiffrer le trafic.

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Activer les mesures de sécurité avancées pour la conformité HIPAA

Pour des exigences de confidentialité et de conformité encore plus strictes, Fax.Plus est conforme à la loi HIPAA. Vous pouvez signer un Business Accord d'association avec nous et nous activerons des contrôles de sécurité avancés sur votre compte ( alohi ).

Une fois activé, aucun de vos fichiers ne quittera notre plateforme, ce qui garantit le plus haut degré de sécurité contre les logiciels et services tiers. Cela peut être particulièrement utile pour les infirmières et autres cabinets médicaux de vos écoles et campus, car cela garantira la protection des informations de santé privées (PHI) de vos étudiants.

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Processus d'authentification sécurisé

Fax.Plus Nous proposons plusieurs méthodes pour garantir la sécurité de l'accès au compte de chaque membre. Notre système 2FA fonctionne grâce à une application d'authentification téléchargeable sur votre appareil, qui génère des codes. Ces codes constituent un deuxième niveau de sécurité, après votre nom d'utilisateur et votre mot de passe.

Pour les utilisateurs de notre forfait Enterprise, nous allons encore plus loin en offrant l'authentification unique (SSO), qui peut être extrêmement bénéfique pour votre établissement d'enseignement. L'authentification unique est un processus d'authentification qui vous permet d'accéder à plusieurs réseaux et applications grâce à un seul ensemble d'informations d'identification.

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Processus rationalisés

Passons maintenant aux applications pratiques de la télécopie en nuage dans votre établissement d'enseignement : c'est tout simplement plus simple. La télécopie analogique oblige les enseignants, les administrateurs et les autres membres du corps enseignant à se déplacer pour envoyer des fax, à attendre que le service informatique résolve les problèmes et à ne pas disposer de suffisamment de machines pour répondre aux besoins de tous.

Fax.Plus offre un flux de travail fluide et une efficacité accrue avec :

• Applications mobiles et web que les membres du corps professoral peuvent utiliser pour envoyer des fax depuis n'importe où sur le campus, depuis leurs salles de conférence ou leurs salles de classe.
• Intégrations faciles dans Google, Microsoft, Slack et Zapier, ainsi que l'intégration API dans les systèmes logiciels des établissements.
• La possibilité d'envoyer et de recevoir des fax depuis un e-mail.
• Journaux CSV détaillés des fax précédemment échangés qui peuvent être téléchargés à partir de l'onglet Fax avec les forfaits Premium, Business et Enterprise. Ceci est très utile pour garder une trace des informations qui ont été échangées.
• Plusieurs lignes de télécopie peuvent être configurées pour différents départements de la faculté, ce qui garantit que les informations sont correctement filtrées et envoyées aux éducateurs appropriés.
• Télécopie programmée pour garantir que les documents importants sont envoyés aux étudiants, aux parents et autres en temps opportun.

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Utilisation efficace des ressources

Enfin, le coût de fonctionnement d'un établissement d'enseignement est incroyablement élevé et il peut parfois être difficile de s'asseoir et de réfléchir aux coûts des systèmes que vous utilisez. La télécopie en nuage peut éliminer le coût de l'installation de télécopieurs, des réparations, de l'encre et du papier, et même réduire les dépenses informatiques.

Nous offrons une façon rentable de gérer vos besoins de télécopie avec une transparence totale sur les coûts encourus et la possibilité de choisir les plans qui répondent le mieux à vos besoins. Nous offrons même des plans personnalisés à volume élevé pour vos besoins spécifiques.

Si vous avez un afflux de fax au début de l'année scolaire en raison des demandes d'inscription et un fort flux de fax lorsque les relevés de notes sont envoyés à la fin de l'année, nous pouvons également vous aider à trouver une solution efficace.

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Conclusion

En termes simples, la télécopie en nuage réduirait considérablement les redondances dans vos processus administratifs tout en garantissant que la sécurité et la protection des données sont au premier plan de vos opérations. Pour faciliter votre transition, notre équipe de soutien est toujours disponible pour répondre à vos questions (courriel).