Pourquoi les établissements d'enseignement devraient-ils transférer leurs pratiques de télécopie vers le cloud ?

En tant qu'établissement d'enseignement, vous êtes constamment soumis à un examen minutieux pour innover sur le plan technologique afin de favoriser un environnement d'apprentissage optimal pour vos étudiants. Conjugué à la pression constante de se conformer aux réglementations gouvernementales, il peut être difficile de rationaliser vos processus afin d'optimiser l'efficacité sans orientation.

Les universités, les écoles et autres organisations universitaires sont avancées dans des domaines tels que l'accès Wi-Fi à l'échelle du campus et les portails et courriels étudiants, mais la plupart de ces établissements n'ont pas sérieusement intégré les nouvelles technologies de télécopie, qui existent depuis des années et pourraient considérablement faciliter les pratiques administratives.

Fax.Plus est le principal service de télécopie en ligne qui aide les établissements d'enseignement et les districts scolaires à envoyer et à recevoir des fax facilement et en toute sécurité, tout en respectant les exigences et réglementations strictes en matière de résidence des données.

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Comment Fax.Plus aide-t-il les districts scolaires à migrer vers une solution de télécopie basée sur le cloud ?

Malgré la popularité croissante du courrier électronique au cours des deux dernières décennies, la télécopie reste la méthode la plus couramment utilisée pour échanger des informations importantes dans le domaine de l'éducation. Votre établissement traite quotidiennement des fichiers sensibles, qu'il s'agisse de dossiers d'étudiants, de relevés de notes, de candidatures, d'informations financières ou de dossiers médicaux. Les besoins liés à la télécopie n'ont pas changé, mais des services cloud ont été introduits et ils peuvent garantir une sécurité accrue sans les soucis liés à l'utilisation d'une télécopieuse capricieuse.

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Sécurité

Si vous analysez vos processus de télécopie actuels, vous constaterez que les documents qui vous sont envoyés sont constamment exposés à des risques. Ils peuvent être laissés sans surveillance dans le bac d'impression, quelqu'un peut les ramasser accidentellement ou ils peuvent se retrouver entre les mains d'une personne à laquelle ils ne sont pas destinés.

À la base, la télécopie en nuage est une méthode plus sûre que la télécopie analogique. Vous vous demandez peut-être comment cela est possible alors qu'Internet est inondé de mots tels que pirate et atteintes à la vie privée . Fax.Plus a développé une solution à multiples facettes pour protéger vos données, y compris l'endroit où elles sont stockées, les normes de cryptage, les processus d'authentification sécurisés pour l'accès aux comptes et une infrastructure qui est régulièrement contrôlée par notre équipe de sécurité.

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Résidence des données

Pour commencer, tous les fichiers de télécopie de nos clients sont stockés dans des centres de données suisses qui opèrent à partir de sites conformes aux normes de sécurité les plus strictes (ISO 27001) et font partie de la Cloud Security Alliance (CSA).

Avec le forfait Enterprise, vous pouvez facilement déplacer vos documents faxés entièrement cryptés entre des centres de données situés à différents endroits sans subir d'interruption de service et répondre aux exigences régionales et nationales en matière de confidentialité et de résidence des données. Si vous avez des exigences de conformité strictes concernant le stockage des fax dans le cloud, nous pouvons même faire en sorte que tous vos fichiers soient transférés entièrement cryptés vers votre propre stockage local compatible S3.

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Chiffrement des données

Les fichiers de fax au repos sont chiffrés à l'aide de la norme de chiffrement avancé (AES) 256 bits.

Pour garantir la sécurité des données transmises entre les applications Fax.Plus (actuellement mobile, API ou web) et nos serveurs, Fax.Plus utilise le protocole TLS (Transport Layer Security). TLS est un protocole de cryptage avancé qui a évolué à partir de son prédécesseur, SSL (Secure Sockets Layer). Ce protocole établit une connexion sécurisée créant un tunnel protégé par un cryptage AES (Advanced Encryption Standard) avec une longueur de bit minimale de 128 bits ou plus.

Fax.Plus prend en charge TLS 1.3, qui est plus rapide et plus sûr que TLS 1.2, et ajoute une couche supplémentaire de confidentialité à une période cryptée, garantissant que les deux points d'extrémité sont les seuls capables de décrypter le trafic.

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Activer les mesures de sécurité avancées pour la conformité HIPAA

Pour des exigences de confidentialité et de conformité encore plus strictes, Fax.Plus est conforme à la norme HIPAA. Vous pouvez signer un accord de partenariat Business avec nous et nous activerons des contrôles de sécurité avancés sur votre compte (https://www.alohi.com/trust/compliance/hipaa).

Une fois activé, aucun de vos fichiers ne quittera notre plateforme, ce qui garantit le plus haut degré de sécurité contre les logiciels et services tiers. Cela peut être particulièrement utile pour les infirmières et autres cabinets médicaux de vos écoles et campus, car cela garantira la protection des informations médicales personnelles (PHI) de vos étudiants.

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Processus d'authentification sécurisé

Fax.Plus offre de multiples méthodes pour garantir que l'accès au compte de chaque membre est sécurisé. Le fonctionnement de notre système 2FA se fait par le biais d'une application d'authentification que vous pouvez télécharger sur votre appareil, qui générera des codes. Ces codes doivent être utilisés comme une deuxième couche de sécurité après votre nom d'utilisateur et votre mot de passe.

Pour les utilisateurs de notre forfait Enterprise, nous allons encore plus loin en proposant l'authentification unique (SSO), qui peut être extrêmement bénéfique pour votre établissement d'enseignement. L'authentification unique est un processus d'authentification qui vous permet d'accéder à plusieurs réseaux et applications grâce à un seul ensemble d'identifiants de connexion.

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Processus rationalisés

Passons maintenant aux applications pratiques de la télécopie en nuage pour votre établissement d'enseignement : C'est tout simplement plus facile. La télécopie analogique exige que les enseignants, les administrateurs et les autres membres du corps professoral se déplacent pour envoyer des fax, qu'ils attendent que le service informatique résolve les problèmes et qu'ils n'aient pas assez de machines pour répondre aux besoins de chacun.

Fax.Plus offre un flux de travail transparent et une efficacité accrue grâce à :

• Applications mobiles et Web que les membres du corps professoral peuvent utiliser pour envoyer des fax de n'importe où sur le campus, depuis leurs salles de conférence ou leurs salles de classe.
• Intégrations faciles dans Google, Microsoft, Slack et Zapier, ainsi qu'une intégration API dans les systèmes logiciels des établissements.
• La possibilité d'envoyer et de recevoir des fax depuis un e-mail.
• Journaux CSV détaillés des fax précédemment échangés qui peuvent être téléchargés à partir de l'onglet Fax avec les plans Premium, Business et Enterprise. Ceci est très utile pour garder une trace des informations qui ont été échangées.
• Plusieurs lignes de fax peuvent être configurées pour différents départements de la faculté, garantissant ainsi que les informations sont correctement filtrées et envoyées aux éducateurs appropriés.
• Télécopie planifiée pour garantir que les documents importants soient envoyés aux étudiants, aux parents et autres en temps opportun.

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Utilisation efficace des ressources

Enfin, le coût de fonctionnement d'un établissement d'enseignement est extrêmement élevé et il peut parfois être difficile de s'asseoir et de réfléchir aux coûts des systèmes que vous utilisez. La télécopie en nuage peut éliminer le coût de l'installation de télécopieurs, des réparations, de l'encre et du papier, et même réduire les dépenses informatiques.

Nous offrons une manière rentable de gérer vos besoins en matière de télécopie avec une transparence totale sur les coûts encourus et la possibilité de choisir les plans qui répondent le mieux à vos besoins. Nous proposons même des plans personnalisés à volume élevé pour vos besoins spécifiques.

Si vous avez un afflux de fax au début de l'année scolaire en raison des demandes d'inscription et un flux important de fax lorsque les relevés de notes sont envoyés à la fin de l'année, nous pouvons également vous aider à trouver une solution efficace.

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Conclusion

En termes simples, la télécopie en nuage réduirait considérablement les redondances dans vos processus administratifs tout en garantissant que la sécurité et la protection des données sont au premier plan de vos opérations. Pour faciliter votre transition, notre équipe de support est toujours disponible pour répondre à vos questions (par e-mail).