종이 없는 사무실로 전환하기 위한 팁

사무실에서 얼마나 많은 종이를 사용하는지 생각해 본 적이 있나요? 국제재활용협회에 따르면 회수되는 종이의 50%가 기업에서 나온다고 하니, 우리 업계가 종이 문제를 안고 있다고 해도 과언이 아닙니다. 이러한 끔찍한 통계 외에도 사무실에서 종이를 사용하면 비용이 많이 들고 인쇄, 정리, 폐기에 많은 시간이 소요될 수 있습니다.

즉, 종이 없는 사무실로 전환하는 것이 필수적입니다. 이는 기업에게 미지의 영역처럼 보일 수 있지만, 비용 절감과 잡동사니 감소부터 보다 효율적인 업무 흐름과 전반적인 친환경 업무 공간에 이르기까지 많은 이점을 제공합니다. 전 세계 기업들이 인터넷 없이도 중요한 문서를 전송하고 계약서에 서명할 수 있게 해준 사무실 간 커뮤니케이션의 초석인 팩스는 이러한 전환 과정에서 고려할 수 있는 주요 사항 중 하나입니다. 그리고 클라우드 기반 팩스의 탄생과 함께 오늘날의 디지털 세상에서 그 자리를 찾았습니다. 이 혁신적인 기술은 팩스를 빠른 속도로 전송하는 데 도움이 될 뿐만 아니라 새로운 서류를 보내고 받는 데 드는 비용과 시간을 줄여줍니다.

하지만 많은 소규모 기업의 경우 바쁜 업무로 인해 종이 없는 사무실로의 전환과 같은 이니셔티브는 뒷전으로 밀려날 수 있습니다. 그렇기 때문에 전환을 관리할 수 있는 리더를 지정하는 것뿐만 아니라 원활하고 시간을 절약할 수 있도록 전체 프로세스를 준비하는 것이 중요합니다. 이와 관련하여 버라이즌 커넥트의 테일러 파술라스는 계획, 우선순위 지정, 정리, 추적, 중단 등 소규모 기업이 효율성을 높이기 위해 취할 수 있는 5가지 단계를 간략하게 설명합니다. 이러한 단계는 사소해 보일 수 있지만, 각 단계에서 5~10분만 절약해도 특히 종이 없는 시스템으로의 전환과 비즈니스 전반에 큰 도움이 될 수 있습니다. 다음은 전환을 위해 취해야 할 5가지 주요 단계입니다:

↪CF_200D↩1. 계획

클라우드 기반 팩스와 같은 종이절약 기술은 제대로 실행하면 훌륭한 투자가 될 수 있습니다. 그렇기 때문에 모든 비즈니스는 예정된 목표와 명확한 전체 목표를 염두에 두고 계획을 수립해야 안정적으로 전환하는 데 도움이 됩니다.

종이 없는 사무실이 효율적인 이유는 문서의 실제 사본이 반드시 필요한 경우를 대비해 컴퓨터, DSL 모뎀, 프린터와 같은 필수 장비만 있으면 되기 때문입니다. 대규모 아카이브가 있는 비즈니스의 경우 디지털 스캐너, 저장 장치, 클라우드 기반 백업 제공업체도 필요합니다.

이러한 모든 사항이 정리되면 직원들이 온라인 팩스 전송의 기본 사항과 지원 도구의 올바른 사용 방법을 배울 수 있는 교육 프로그램을 실시하여 비즈니스가 전환을 시작하는 이유를 이해할 수 있도록 할 수 있습니다.

‍2. 우선순위

전환을 위한 토대가 마련되는 대로사무실 관리자와 비즈니스 리더는 어떤 목표를 가장 우선순위에 두어야 하는지 구체적으로 정해야 합니다. 중요도에 따라 목표를 정리하면 목표를 달성하기가 훨씬 쉬워집니다. 이는 결과적으로 사무실의 전환을 훨씬 더 간소화하고 적응하기 쉽게 만들 것입니다. 클라우드 기반 팩스 사용에 익숙한 사람이 많지 않다는 점을 고려할 때, 사무실 관리자는 이 작업의 우선순위를 먼저 정하여 직원들이 전환 초기 단계에서 모든 문제를 해결할 수 있도록 할 수 있습니다. 이는 교육 세션을 통해 진행하거나 종이 없는 서류 제출 절차 및 보관 프로세스 등 유용한 정보가 담긴 가이드북을 만들어서 진행할 수 있습니다.

‍3. 트랙

다음 단계는명확한 목표가 포함된 일일, 주간, 월간 계획을 수립하여 팀이 기술을 더 잘 이해하고 있는지 확인하는 것입니다. 클라우드 기반 팩스 및 기타 종이 없는 기술을 사용하는 직원들의 학습 진행 상황을 추적하면 문제가 발생하는지, 어떻게 처리하는 것이 가장 좋은지 파악하는 데 도움이 됩니다. 목표가 설정되어 있으면 사무실 관리자는 직원들이 어떤 목표를 달성하고 있는지, 어느 부분에서 뒤처지고 있는지 파악할 수 있습니다.

특히 Business 월드의 레이날도 루그투는 직원들이 최신 디지털 이니셔티브에 대한 두려움을 가지고 있다는 사실을 발견했다는 Microsoft 리서치 결과를 보도하면서 직원들이 기존 방식에서 벗어나기 어려울 수 있다는 점을 명심해야 한다고 강조했습니다. 직원들이 종이 없는 기술에 쉽게 적응할 수 있도록 프린터를 한꺼번에 모두 꺼내는 대신 하나씩 꺼낼 수 있습니다. 이렇게 하면 직원들이 새로운 시스템을 더 적극적으로 배울 수 있습니다.

‍4. 조직

사무실에 디지털 페이퍼리스 기술이 도입되면서사무실은 꽉 찬 파일 캐비닛과 작별을 고해야 합니다. 시간을 절약할 수 있지만, 사무실 관리자는 모든 파일이 제대로 저장되어 있는지 확인해야 합니다. 클라우드 기반 팩스 시스템으로 파일을 효율적으로 조정하려면 오래된 파일을 안전하고 체계적으로 보관할 수 있도록 데이터 암호화 기능이 있는 아카이빙 시스템을 갖춘 프로그램을 선택해야 합니다. 디지털 시스템이 구축된 후에는 파일에 대해 크게 걱정할 필요가 없습니다. 클라우드 기반 시스템은 수신 및 전송된 방대한 양의 문서를 저장할 수 있으며, 다양한 장치에서 빠르게 액세스할 수 있습니다.

↪CF_200D↩5. Break

이전에 "인터넷 팩스 서비스로 생산성을 높이고 개선하는 방법"에서 설명했듯이, 고용주와 직원 모두 이 기술의 이점을 누릴 수 있으며, 누구나 쉽게 업무를 처리할 수 있습니다. 클라우드 기반 기술을 사용하면 문서를 보다 효율적으로 전달할 수 있을 뿐만 아니라 장기적으로 볼 때 쉽게 합산될 수 있는 비용도 절약할 수 있습니다.

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종이 비용부터 대기 시간까지, 클라우드 기반 팩스 시스템과 같은 페이퍼리스 기술을 사용하면 이러한 문제를 최소화하거나 없앨 수 있습니다. 기존의 팩스 기계가 구식이 되어가고 있음에도 불구하고 팩스의 용도는 여전히 사무실에서 매우 중요합니다. 하지만 온라인 팩스 서비스의 강력한 기능 덕분에 언제 어디서나 전 세계 사람들과 쉽게 팩스를 보낼 수 있습니다. Fax.Plus.

인터넷 연결, 유효한 이메일 주소, 활성 온라인 팩스 구독만 있으면 부피가 큰 하드웨어와 번거로운 프로세스가 필요 없습니다. 이렇게 하면 디지털 기술을 업무 환경에 도입할 수 있을 뿐만 아니라 이전에 겪었던 모든 문제도 해결됩니다.