페이퍼리스 오피스로 전환하기 위한 팁

사무실에서 얼마나 많은 종이를 사용하는지 생각해 본 적이 있습니까? 국제 재활용 사무국에서 회수된 종이의 50%가 기업에서 나온다고 밝힌 것을 감안할 때 우리 업계에 종이 문제가 있다고 말할 수 있습니다. 이러한 끔찍한 통계 외에도 사무실에서 종이를 사용하는 것은 비용이 많이 들 수 있으며 인쇄, 정리 및 폐기에 많은 시간이 소요될 수도 있습니다.

즉, 팀이 페이퍼리스 오피스로 전환하는 것이 중요합니다. 이것이 기업에게 미지의 영역처럼 보일 수 있지만 비용 절감 및 혼란 감소에서 보다 효율적인 워크플로우 및 전반적으로 더 친환경적인 작업 공간에 이르기까지 많은 이점을 제공합니다. 이러한 전환 중에 고려할 수 있는 주요 고려 사항 중 하나는 인터넷이 없어도 전 세계 기업이 중요한 문서를 보내고 계약서에 서명할 수 있도록 해준 사무실 간 커뮤니케이션의 초석인 팩스입니다. 그리고 클라우드 기반 팩스의 탄생으로 오늘날의 디지털 세계에서 자리를 잡았습니다. 이 혁신적인 기술은 팩스를 고속으로 보내는 데 도움이 될 뿐만 아니라 새로운 서류를 보내고 받는 데 드는 비용과 시간을 줄여줍니다.

그러나 많은 중소기업의 경우 바쁜 운영으로 인해 페이퍼리스 오피스로의 전환과 같은 계획이 흐지부지될 수 있습니다. 그렇기 때문에 전환을 관리할 리더를 지정할 뿐만 아니라 전체 프로세스를 준비하여 원활하고 시간을 절약할 수 있도록 하는 것이 중요합니다. 이와 관련하여 Verizon Connect의 Taylor Fasulas는 중소기업이 계획, 우선 순위 지정, 구성, 추적 및 분할을 포함하여 보다 효율적으로 운영하기 위해 취할 수 있는 5가지 단계를 간략하게 설명합니다. 이러한 단계가 작아 보일 수 있지만 개별 단계에서 절약된 5-10분도 페이퍼리스 시스템으로의 전환과 일반적으로 Business에 큰 도움이 될 수 있습니다. 전환을 위해 취해야 할 5가지 주요 단계는 다음과 같습니다.

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‍1. 계획

‍클라우드 기반 팩스와 같은 종이 절약 기술은 적절히 실행될 경우 훌륭한 투자입니다. 따라서 모든 Business는 꾸준한 전환을 확보하는 데 도움이 되도록 계획된 목표와 명확한 전체 목표를 염두에 두고 계획을 수립하는 것이 중요합니다.

페이퍼리스 오피스를 효율적으로 만드는 것은 컴퓨터, DSL 모뎀, 그리고 문서의 실제 사본을 반드시 발행해야 하는 경우 프린터와 같이 필수적인 장비만 필요하다는 것입니다. 더 큰 아카이브를 가진 Business의 경우 디지털 스캐너, 저장 장치 및 클라우드 기반 백업 제공업체도 필요합니다.

이러한 내용이 모두 요약되면 직원이 온라인 팩스의 기본 사항과 지원 도구를 올바르게 사용하는 방법을 배울 수 있는 교육 프로그램을 실시하여 Business가 전환을 시작하는 이유를 이해할 수 있습니다.

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‍2. 우선 순위 지정

‍전환을 위한 기반이 마련되는 즉시 사무실 관리자와 Business 리더는 목록의 맨 위에 있어야 할 목표에 대해 구체적으로 설명해야 합니다. 중요도별로 구성하면 목표를 훨씬 쉽게 달성할 수 있습니다. 이는 결과적으로 전환을 훨씬 간소화하고 사무실이 적응하기 쉽게 만듭니다. 클라우드 기반 팩스 기계를 사용하는 데 익숙한 사람이 많지 않다는 점을 고려하여 사무실 관리자는 이 작업을 먼저 우선 순위로 지정하여 직원이 전환 초기 단계에서 모든 문제점을 해결할 수 있도록 할 수 있습니다. 이는 교육 세션을 통해 또는 페이퍼리스 파일링 절차 및 보관 프로세스와 같은 유용한 정보로 가득 찬 안내서를 만들어 수행할 수 있습니다.

‍3. 추적

‍다음 단계는 팀이 기술에 대한 이해도를 높였는지 확인하기 위해 명확한 목표를 설정하여 일간, 주간, 월간 계획을 수립하는 것입니다. 클라우드 기반 팩스 기기 및 기타 페이퍼리스 기술 사용에 대한 직원의 학습 진행 상황을 추적하면 문제 발생 여부와 최상의 처리 방법을 파악하는 데 도움이 됩니다. 목표가 설정되면 사무실 관리자는 직원이 충족하는 목표와 뒤처지는 목표를 파악할 수 있습니다.

직원들이 기존 방식에서 벗어나기가 어려울 수 있다는 점을 염두에 두는 것이 중요합니다. 특히 Business World의 Reynaldo Lugtu는 Microsoft Research에서 직원들이 최신 디지털 이니셔티브를 두려워한다는 사실을 발견했다고 보고했습니다. 페이퍼리스 기술에 쉽게 적응할 수 있도록 프린터를 한 번에 모두 제거하는 대신 하나씩 제거할 수 있습니다. 이렇게 하면 새로운 시스템을 더 적극적으로 배우게 될 것입니다.

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‍4. 정리

‍사무실에서 디지털 페이퍼리스 기술을 도입함에 따라 비좁은 파일 캐비닛과는 작별을 고해야 합니다. 이는 시간을 절약해 주지만 사무실 관리자는 모든 파일이 올바르게 저장되었는지 확인해야 합니다. 클라우드 기반 팩스 시스템으로 파일을 효율적으로 조정하려면 오래된 파일을 안전하게 보관하고 정리할 수 있도록 데이터 암호화 기능이 있는 보관 시스템이 있는 프로그램을 선택해야 합니다. 디지털 시스템이 구축된 후에는 파일에 대해 걱정할 필요가 없습니다. 클라우드 기반 시스템은 수신 및 발신된 다량의 문서를 저장할 수 있으며, 이러한 문서는 다양한 장치에서 빠르게 액세스할 수 있습니다.

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‍5. 휴식

‍이전에 "인터넷 팩스 서비스로 생산성을 높이고 개선하는 방법"에서 썼듯이 고용주와 직원 모두 이 기술의 이점을 누릴 수 있으며 모든 사람의 운영을 더 쉽게 만듭니다. 클라우드 기반 기술은 문서를 보다 효율적으로 전달할 수 있을 뿐만 아니라 장기적으로 쉽게 추가될 수 있는 비용도 절약해 줍니다.

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종이 비용에서 대기 시간까지, 클라우드 기반 팩스 시스템과 같은 페이퍼리스 기술을 사용하면 이러한 사항을 최소화하거나 제거할 수도 있습니다. 기존 팩스기는 쓸모 없어지고 있지만, 그 목적은 여전히 사무실에서 중요합니다. 그러나 온라인 팩스 서비스의 강력한 기능 덕분에 Fax.Plus를 통해 언제 어디서나 전 세계 사람들에게 쉽게 팩스를 보낼 수 있습니다.

부피가 큰 하드웨어와 번거로운 프로세스가 필요하지 않도록 인터넷 연결, 유효한 이메일 주소 및 활성 온라인 팩스 구독만 있으면 됩니다. 이는 디지털 기술을 작업 공간으로 도입할 뿐만 아니라 이전의 모든 어려움을 없애줍니다.