10 Gründe, warum Unternehmen auf eine elektronische Signaturlösung umsteigen sollten

Warum elektronische Signaturen verwenden? Das Leben in einer digitalen Welt bietet uns mehrere Vorteile. Da die traditionelle Methode, Dokumente mit Stift und Papier zu unterschreiben, immer veralteter wird, steigt der Druck auf Unternehmen, papierlos zu arbeiten. Die moderne Digitalisierung hat die Art und Weise, wie wir heute an die Arbeit herangehen, revolutioniert und uns geholfen, Dinge schneller und effizienter zu erledigen, indem sie eine höhere Genauigkeit und Präzision ermöglicht und so den Bedarf an manuellen Eingriffen verringert.

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Was ist eine elektronische Signatur?

Bei elektronischen Signaturen geht es um einen papierlosen Arbeitsablauf, weshalb sich elektronische Signaturen in der Geschäftswelt nach und nach zum Standard der Signaturprozesse durchsetzen. Dabei handelt es sich um digitale Darstellungen der Unterschrift einer Person, die elektronisch einem Dokument hinzugefügt werden können. Unternehmen, die eine elektronische Signaturlösung nutzen, wie z Sign.Plus , führt tendenziell zu einer Vielzahl positiver Ergebnisse, die von weniger Papierkram, geringeren Papierkosten, verbesserter Sicherheit sowie erhöhter Produktivität und Effizienz reichen. 

Warum also eine elektronische Signatur verwenden? Sign.Plus , einer der besten E-Signatur-Dienste, bietet eine umfassende Lösung für elektronische Signaturen, mit der Unternehmen Dokumente nahtlos signieren, senden und verwalten können. Lesen Sie weiter, um mehr über die Vorteile des Wechsels zu einer elektronischen Signaturlösung zu erfahren Sign.Plus und wie die Umstellung auf eine E-Signatur-Lösung Ihrem Unternehmen dabei helfen kann, den Prozess der Dokumentensignierung zu optimieren.

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Ist die Verwendung elektronischer Signaturen legal und sicher?

Elektronische Signaturen sind in vielen Ländern weltweit rechtsverbindlich und durchsetzbar, darunter in den Vereinigten Staaten, Kanada und der Europäischen Union. Die Rechtsgültigkeit elektronischer Signaturen wird durch verschiedene Gesetze und Vorschriften festgelegt, beispielsweise durch den Electronic Signatures in Global and National Commerce (ESIGN) Act und die eIDAS-Verordnung. Erfahren Sie mehr über die Legalität elektronischer Signaturen .

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Im Vergleich zu Nasssignaturen (die gefälscht und manipuliert werden können) Sign.Plus verfügt über zahlreiche Sicherheits- und Authentifizierungsmaßnahmen, die eine sicherere und zuverlässigere Alternative bieten. Mit Sign.Plus Ihre elektronischen Signaturen sind durch mehrere Sicherheitsmaßnahmen geschützt und rechtsverbindlich, sodass Sie Geschäftstransaktionen effizienter und sicherer abwickeln können. Lesen Sie weiter, um mehr darüber zu erfahren, wie elektronische Signaturlösungen sicherer sein können als herkömmliche Signaturmethoden.

• Manipulationssichere Prüfprotokolle : Sign.Plus Der manipulationssichere Prüfpfad von ist eine Aufzeichnung aller Aktivitäten, die an einem Dokument durchgeführt werden, das gerade signiert wird. Für jedes Audit-Protokoll sind folgende Daten zu finden: Status des Dokuments (angezeigt, signiert, ungültig, abgelehnt, abgelaufen), Name und E-Mail-Adresse, Datums- und Zeitstempel, IP-Adresse und Gerät. Dadurch wird sichergestellt, dass die Integrität der Dokumente gewahrt bleibt und betrügerische oder unbefugte Aktivitäten leicht erkannt werden können. Insgesamt ist der manipulationssichere Prüfpfad einer Signaturlösung eine wichtige Sicherheitsmaßnahme, die ein hohes Maß an Vertrauen in den elektronischen Signaturprozess bietet.

• Abschlusszertifikat : Ein Abschlusszertifikat wird automatisch generiert und ausgestellt, sobald ein Dokument erfolgreich elektronisch signiert wurde. Dabei handelt es sich um ein digitales Dokument, das detaillierte Informationen zum Signaturvorgang enthält, darunter Datum und Uhrzeit der Signatur, die E-Mail-Adresse des Unterzeichners und eine eindeutige Transaktions-ID. Das Zertifikat liefert einen starken Beweis für die Echtheit und Integrität des unterzeichneten Dokuments, was besonders wichtig bei Rechts- oder Geschäftstransaktionen ist, bei denen die Gültigkeit eines unterzeichneten Dokuments in Frage gestellt werden kann.

• Datenverschlüsselung : Sign.Plus bietet hohe Sicherheitsfunktionen für alle ruhenden Dokumente mithilfe des 256-Bit-Advanced Encryption Standard (AES) und wird mit dem individuellen Verschlüsselungsschlüssel jedes Benutzers geliefert. Darüber hinaus verwenden wir zum Schutz der Daten bei der Übertragung zwischen unseren Apps (derzeit Mobil und Web) und unseren Servern die TLS 1.2+-Verschlüsselung. Dieser Verschlüsselungsprozess stellt sicher, dass alle sensiblen Daten, wie persönliche Informationen, Transaktionsdaten oder signierte Dokumente, vor Abfangen oder unbefugtem Zugriff geschützt sind. 

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Sicherheit ist ein guter Grund für einen Wechsel, aber was sonst?

Elektronische Signaturlösungen bieten zahlreiche weitere Vorteile, die die Arbeitsweise von Einzelpersonen und Unternehmen erheblich verändern können. Durch den Wechsel zu einem elektronischen Signaturdienst können Einzelpersonen und Unternehmen die unten aufgeführten Vorteile nutzen und ihre Prozesse zum Signieren von Dokumenten rationalisieren, während sie gleichzeitig die Sicherheit verbessern und ihre Umweltbelastung reduzieren. Hier sind einige der attraktivsten Vorteile der Verwendung elektronischer Signaturlösungen :

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• Verfügbar über eine mobile App: Mit einer mobilen eSignature-App können Sie Dokumente von überall und jederzeit aus der Ferne elektronisch signieren, und zwar über jedes Gerät mit Internetverbindung. Dies kann für Menschen mit Mobilitäts- oder Transportproblemen wichtig und praktisch sein, da es Unternehmen ermöglicht, Projekte schneller voranzutreiben, Verzögerungen zu reduzieren und die Gesamtleistung des Unternehmens zu verbessern.

• Kosteneinsparungen: Das elektronische Signieren von Dokumenten kann Kosten sparen, da das Drucken, Signieren, Scannen und Versenden physischer Dokumente entfällt. Darüber hinaus können Unternehmen durch den Wegfall der Notwendigkeit physischer Unterschriften die Papierverschwendung reduzieren und die Druck- und Versandkosten senken, was im Wesentlichen dazu beiträgt, den Zeit- und Ressourcenaufwand für die Verwaltung von Dokumenten zu reduzieren und den Mitarbeitern mehr Zeit zu geben, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren.

• Kundenerfahrung: Durch die Bereitstellung einer schnelleren und bequemeren Möglichkeit für Kunden, Dokumente zu unterzeichnen und Transaktionen abzuschließen, machen Lösungen für elektronische Signaturen persönliche Treffen oder physische Post überflüssig. Dies kann dazu beitragen, die Bearbeitungszeiten zu verkürzen, die Kundenzufriedenheit zu verbessern und die Kundenbindungsraten zu erhöhen. Insgesamt können Lösungen für elektronische Signaturen Unternehmen dabei helfen, ein nahtloseres und effizienteres Kundenerlebnis zu schaffen, was letztendlich zu mehr Kundentreue und -wachstum führt.

• Erhöhte Compliance: E-Signatur-Dienste wie Sign.Plus sollte für alle relevanten Zertifizierungen und Konformitäten zertifiziert sein, einschließlich SOC 2, HIPAA, ISO 27001, DSGVO, CCPA und mehr.

• Ökologischer Fußabdruck: E-Signatur-Lösungen tragen dazu bei, den ökologischen Fußabdruck von Unternehmen zu reduzieren, indem sie den Bedarf an papierbasierten Dokumenten eliminieren und so den Papiermüll und die CO2-Emissionen im Zusammenhang mit Transport und Lieferung reduzieren.

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Wie findet man die richtige E-Signatur-Lösung?

Um nun die oben genannten Vorteile voll ausschöpfen zu können, ist es entscheidend, die richtige E-Signatur-Lösung auszuwählen. Dazu ist es wichtig, mehrere Faktoren zu kennen und zu berücksichtigen, wenn Sie die richtige E-Signatur-Lösung für Ihre Geschäftsanforderungen auswählen. Angesichts der großen Auswahl an verfügbaren Optionen kann dies eine entmutigende Aufgabe sein. Bei sorgfältiger Berücksichtigung Ihrer spezifischen Anforderungen ist es jedoch möglich, die richtige Lösung zu finden, indem Sie die folgenden Schritte befolgen:

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1. Bestimmen Sie Ihre Anforderungen: Identifizieren Sie die Arten von Dokumenten, die Sie elektronisch signieren müssen, und die Menge der erforderlichen Unterschriften.

2. Legalität der elektronischen Signatur: Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen gewählte Lösung in Ihrer Gerichtsbarkeit rechtsgültig ist und den relevanten Vorschriften wie eIDAS oder ESIGN entspricht.

3. Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Stellen Sie sicher, dass die E-Signatur-Lösung, die Sie auswählen (oder zu der Sie wechseln), für alle relevanten behördlichen Zertifizierungen und Konformitäten zertifiziert ist, einschließlich SOC 2, HIPAA, ISO 27001, DSGVO, CCPA und mehr.

4. Bewerten Sie Sicherheitsfunktionen: Suchen Sie nach einer Lösung, die robuste Sicherheitsmaßnahmen wie Datenverschlüsselung und Multi-Faktor-Authentifizierung bietet, um Ihre Daten zu schützen und Betrug zu verhindern.

5. Berücksichtigen Sie die Benutzerfreundlichkeit: Wählen Sie eine Lösung, die benutzerfreundlich ist und von allen am Signaturprozess beteiligten Parteien leicht übernommen werden kann.

6. Mobilkompatibilität: Mobilfreundliche Lösungen können auf jedem Smartphone oder Tablet verwendet werden. Dadurch können Sie Dokumente jederzeit und überall unterzeichnen und versenden, ohne an einen Computer gebunden zu sein. 

7. Funktionen für die Zusammenarbeit im Team: E-Signatur-Lösungen ermöglichen die Zusammenarbeit im Team, indem sie es mehreren Parteien ermöglichen, Dokumente aus der Ferne, in Echtzeit und von verschiedenen Standorten aus zu signieren und darauf zuzugreifen. Dies rationalisiert den Arbeitsablauf, steigert die Produktivität und macht physische Besprechungen überflüssig, was Zeit und Ressourcen spart.

8. Preise vergleichen: Bewerten Sie die Preismodelle verschiedener Anbieter, um sicherzustellen, dass Sie das beste Preis-Leistungs-Verhältnis erhalten.

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Durch die Berücksichtigung dieser Faktoren können Sie die E-Signatur-Lösung ermitteln, die Ihren spezifischen Anforderungen entspricht, Ihren Arbeitsablauf verbessert und das erforderliche Maß an Sicherheit und Compliance bietet.

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Wechseln Sie noch heute zu einer sicheren und benutzerfreundlichen Lösung für elektronische Signaturen!

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass elektronische Signaturen Unternehmen eine Vielzahl von Vorteilen bieten, wie z. B. verbesserte Effizienz, Kosteneinsparungen, Nutzung unterwegs und verbesserte Compliance. Wenn Sie auf der Suche nach einer benutzerfreundlichen, sicheren und vollständig konformen E-Signatur-Lösung sind, Sign.Plus ist die perfekte Wahl. 

Seine innovative Plattform, die auf jedem mit dem Internet verbundenen Gerät genutzt werden kann, bietet robuste Sicherheitsmaßnahmen und einfache Integration mit anderen Geschäftstools sowie flexible Preispläne und eine unkomplizierte Benutzeroberfläche. Mit Sign.Plus , signieren Sie PDF-Dokumente online auf verschiedenen Geräten und Plattformen, sodass Unternehmen problemlos auf elektronische Signaturen umsteigen und deren Potenzial voll ausschöpfen können, um Abläufe zu revolutionieren und der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein. Warten Sie nicht länger, sondern steigen Sie mit auf elektronische Signaturen um Sign.Plus noch heute und genießen Sie die vielen Vorteile, die es zu bieten hat.