10 Gründe, warum Unternehmen auf eine elektronische Signaturlösung umsteigen sollten

Warum elektronische Signaturen verwenden? Das Leben in einer digitalen Welt bietet uns mehrere Vorteile. Da die traditionelle Methode der Unterzeichnung von Dokumenten mit Stift und Papier zunehmend veraltet, steigt der Druck auf Unternehmen, papierlos zu werden. Die moderne Digitalisierung hat die Art und Weise, wie wir heute an die Arbeit herangehen, revolutioniert und uns geholfen, Dinge schneller und effizienter zu erledigen, wodurch eine höhere Genauigkeit und Präzision erzielt wird und somit die Notwendigkeit manueller Eingriffe reduziert wird.

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Was ist eine elektronische Signatur?

Bei elektronischen Signaturen dreht sich alles um einen papierlosen Workflow, weshalb sich elektronische Signaturen in der Geschäftswelt nach und nach als Standard für Signaturprozesse etablieren. Es handelt sich um digitale Darstellungen der Unterschrift einer Person, die elektronisch zu einem Dokument hinzugefügt werden können. Unternehmen, die eine elektronische Signatur-Lösung wie Sign.Plus verwenden, verzeichnen in der Regel eine Reihe positiver Ergebnisse, die von reduziertem Papieraufwand, reduzierten Papierkosten, verbesserter Sicherheit und erhöhter Produktivität und Effizienz reichen. 

Warum also eine elektronische Signatur verwenden? Sign.Plus, einer der besten eSignatur-Dienste, bietet eine umfassende Lösung für elektronische Signaturen, die es Unternehmen ermöglicht, Dokumente nahtlos zu signieren, zu versenden und zu verwalten. Lesen Sie weiter, um die Vorteile des Umstiegs auf eine elektronische Signaturlösung wie Sign.Plus zu entdecken und zu erfahren, wie die Umstellung auf eine eSignatur-Lösung Ihrem Unternehmen helfen kann, Ihren Dokumentensignierungsprozess zu rationalisieren.

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Ist die Verwendung von elektronischen Signaturen legal und sicher?

Elektronische Signaturen sind in vielen Ländern weltweit rechtsverbindlich und durchsetzbar, einschließlich der Vereinigten Staaten, Kanada und der Europäischen Union. Die Rechtsgültigkeit elektronischer Signaturen wird durch verschiedene Gesetze und Verordnungen festgelegt, wie z. B. den Electronic Signatures in Global and National Commerce (ESIGN) Act und die eIDAS-Verordnung. Erfahren Sie mehr über die Rechtsgültigkeit elektronischer Signaturen.

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Im Vergleich zu händischen Unterschriften (die gefälscht und manipuliert werden können) verfügt Sign.Plus über zahlreiche Sicherheits- und Authentifizierungsmassnahmen, die eine sicherere und zuverlässigere Alternative bieten. Mit Sign.Plus sind Ihre elektronischen Signaturen durch mehrere Sicherheitsebenen geschützt und rechtsverbindlich, sodass Sie Geschäftstransaktionen effizienter und sicherer abwickeln können. Lesen Sie weiter, um mehr darüber zu erfahren, wie elektronische Signaturlösungen sicherer sein können als traditionelle Signaturmethoden.

• Manipulationssichere Audit-Trails: Der manipulationssichere Audit-Trail von Sign.Plus ist eine Aufzeichnung aller Aktivitäten, die an einem Dokument durchgeführt werden, das sich im Signierungsprozess befindet. Für jedes Audit-Protokoll können die folgenden Daten gefunden werden: Status des Dokuments (angezeigt, signiert, für ungültig erklärt, abgelehnt, abgelaufen), Name und E-Mail-Adresse, Datums- und Zeitstempel, IP-Adresse und Gerät. Dies stellt sicher, dass die Integrität der Dokumente gewahrt bleibt und jede betrügerische oder unbefugte Aktivität leicht erkannt werden kann. Insgesamt ist der manipulationssichere Audit-Trail einer Signaturlösung eine kritische Sicherheitsmaßnahme, die ein hohes Maß an Vertrauen in den elektronischen Signaturprozess bietet.

• Abschlusszertifikat: Ein Abschlusszertifikat wird automatisch erstellt und ausgestellt, sobald ein Dokument erfolgreich elektronisch signiert wurde. Es handelt sich um ein digitales Dokument, das detaillierte Informationen über den Signaturprozess enthält, einschließlich Datum und Uhrzeit der Signatur, der E-Mail-Adresse des Unterzeichners und einer eindeutigen Transaktions-ID. Das Zertifikat liefert einen stichhaltigen Beweis für die Echtheit und Integrität des signierten Dokuments, was besonders bei Rechts- oder Business-Transaktionen wichtig ist, bei denen die Gültigkeit eines signierten Dokuments in Frage gestellt werden könnte.

• Datenverschlüsselung: Sign.Plus bietet hohe Sicherheitsfunktionen, wobei alle ruhenden Dokumente mit dem 256-Bit Advanced Encryption Standard (AES) mit dem eindeutigen Verschlüsselungsschlüssel jedes Benutzers versehen sind. Um Daten während der Übertragung zwischen unseren Apps (derzeit mobil und Web) und unseren Servern zu schützen, verwenden wir außerdem TLS 1.2+-Verschlüsselung. Dieser Verschlüsselungsprozess stellt sicher, dass alle sensiblen Daten, wie z. B. persönliche Informationen, Transaktionsdaten oder signierte Dokumente, vor Abfangen oder unbefugtem Zugriff geschützt sind. 

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Sicherheit ist ein wichtiger Grund für einen Wechsel, aber was noch?

Elektronische Signaturlösungen bieten zahlreiche weitere Vorteile, die die Arbeitsweise von Einzelpersonen und Businesses erheblich verändern können. Durch den Wechsel zu einem elektronischen Signaturdienst können Einzelpersonen und Businesses von den unten aufgeführten Vorteilen profitieren und ihre Dokumentenunterzeichnungsprozesse rationalisieren, während sie gleichzeitig die Sicherheit verbessern und ihre Umweltbelastung reduzieren. Hier sind einige der attraktivsten Vorteile der Verwendung elektronischer Signaturlösungen:

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• Verfügbar in einer mobilen App:  Mit einer eSignatur-App können Sie Dokumente elektronisch aus der Ferne von überall und jederzeit mit jedem Gerät mit Internetverbindung unterschreiben. Dies kann für Menschen mit Mobilitäts- oder Transportproblemen wichtig und bequem sein, sodass Businesses Projekte schneller vorantreiben, Verzögerungen reduzieren und die allgemeine Business-Leistung verbessern können.

• Kosteneinsparungen: Das elektronische Signieren von Dokumenten kann Kosten sparen, da das Drucken, Signieren, Scannen und Versenden physischer Dokumente entfällt. Durch den Wegfall physischer Unterschriften können Businesses außerdem Papierverschwendung reduzieren und Druck- und Versandkosten senken, wodurch im Wesentlichen der Zeit- und Ressourcenaufwand für die Verwaltung von Dokumenten reduziert wird und die Mitarbeiter sich auf wertvollere Aufgaben konzentrieren können.

• Kundenerlebnis: Durch die Bereitstellung einer schnelleren und bequemeren Möglichkeit für Kunden, Dokumente zu unterzeichnen und Transaktionen abzuschließen, machen elektronische Signaturlösungen persönliche Treffen oder den Versand per Post überflüssig. Dies kann dazu beitragen, die Durchlaufzeiten zu verkürzen, die Kundenzufriedenheit zu verbessern und die Kundenbindungsrate zu erhöhen. Insgesamt können elektronische Signaturlösungen Businesses dabei helfen, ein nahtloseres und effizienteres Kundenerlebnis zu schaffen, was letztendlich zu einer erhöhten Kundenbindung und Wachstum führt.

• Erhöhte Compliance: eSignatur-Dienste wie Sign.Plus sollten für alle relevanten Zertifizierungen und Compliance-Standards zertifiziert sein, einschließlich SOC 2, HIPAA, ISO 27001, GDPR, CCPA und mehr.

• Ökologischer Fußabdruck: eSignatur-Lösungen tragen dazu bei, den ökologischen Fußabdruck von Businesses zu reduzieren, indem sie papierbasierte Dokumente überflüssig machen und Papierverschwendung sowie Kohlenstoffemissionen im Zusammenhang mit Transport und Zustellung reduzieren.

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Wie findet man die richtige eSignatur-Lösung?

Um die oben genannten Vorteile voll auszuschöpfen, ist es nun entscheidend, die richtige eSignatur-Lösung auszuwählen. Dazu ist es wichtig, bei der Auswahl der richtigen eSignatur-Lösung basierend auf Ihren Business-Bedürfnissen mehrere Faktoren zu berücksichtigen und sicherzustellen, und angesichts der großen Auswahl an verfügbaren Optionen kann dies eine entmutigende Aufgabe sein. Mit sorgfältiger Berücksichtigung Ihrer spezifischen Bedürfnisse ist es jedoch möglich, die richtige Lösung zu finden, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:

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1. Bestimmen Sie Ihre Bedürfnisse: Identifizieren Sie die Arten von Dokumenten, die Sie elektronisch signieren müssen, und das erforderliche Signaturvolumen.

2. eSignatur-Rechtsgültigkeit: Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen gewählte Lösung in Ihrem Rechtsraum rechtsgültig ist und den einschlägigen Vorschriften wie eIDAS oder ESIGN entspricht.

3. Einhaltung von Vorschriften: Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen ausgewählte (oder zu der Sie wechseln) eSignatur-Lösung für alle relevanten behördlichen Zertifizierungen und Compliance-Standards zertifiziert ist, einschließlich SOC 2, HIPAA, ISO 27001, GDPR, CCPA und mehr.

4. Bewerten Sie die Sicherheitsfunktionen: Suchen Sie nach einer Lösung, die robuste Sicherheitsmaßnahmen wie Datenverschlüsselung und Multi-Faktor-Authentifizierung bietet, um Ihre Daten zu schützen und Betrug zu verhindern.

5. Berücksichtigen Sie die Benutzerfreundlichkeit: Wählen Sie eine Lösung, die benutzerfreundlich ist und von allen am Signaturprozess beteiligten Parteien leicht übernommen werden kann.

6. Mobile Kompatibilität:  Lösungen, die mobilfreundlich sind, können auf jedem Smartphone oder Tablet verwendet werden. So können Sie Dokumente von überall und jederzeit signieren und versenden, ohne an einen Computer gebunden zu sein. 

7. Funktionen für die Teamarbeit: eSignatur-Lösungen ermöglichen die Teamarbeit, indem sie es mehreren Parteien ermöglichen, Dokumente aus der Ferne, in Echtzeit und von verschiedenen Standorten aus zu signieren und darauf zuzugreifen. Dies rationalisiert den Workflow, steigert die Produktivität und macht physische Besprechungen überflüssig, wodurch Zeit und Ressourcen gespart werden.

8. Vergleichen Sie die Preise: Bewerten Sie die Preismodelle verschiedener Anbieter, um sicherzustellen, dass Sie das beste Preis-Leistungs-Verhältnis erhalten.

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Indem Sie diese Faktoren berücksichtigen, können Sie die eSignatur-Lösung identifizieren, die Ihren spezifischen Bedürfnissen entspricht, Ihren Workflow verbessert und das erforderliche Maß an Sicherheit und Compliance bietet.

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Wechseln Sie noch heute zu einer sicheren und benutzerfreundlichen elektronischen Signaturlösung!

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass elektronische Signaturen Unternehmen eine Vielzahl von Vorteilen bieten, wie z. B. verbesserte Effizienz, Kosteneinsparungen, Nutzung unterwegs und verbesserte Compliance. Wenn Sie auf der Suche nach einer benutzerfreundlichen, sicheren und vollständig konformen eSignatur-Lösung sind, ist Sign.Plus die perfekte Wahl. 

Die innovative Plattform, die auf jedem mit dem Internet verbundenen Gerät genutzt werden kann, bietet robuste Sicherheitsmaßnahmen und eine einfache Integration mit anderen Business-Tools sowie flexible Preispläne und eine unkomplizierte Benutzeroberfläche. Mit Sign.Plus können Sie PDF-Dokumente online signieren auf verschiedenen Geräten und Plattformen und ermöglichen es Unternehmen so, problemlos auf elektronische Signaturen umzusteigen und ihr Potenzial zur Revolutionierung von Abläufen voll auszuschöpfen und der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein. Warten Sie nicht länger, steigen Sie noch heute mit Sign.Plus auf elektronische Signaturen um und genießen Sie die vielen Vorteile, die sie zu bieten haben.