Tipps für den Übergang zu einem papierlosen Büro

Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, wie viel Papier Sie im Büro verbrauchen? Da das Bureau of International Recycling bekannt gegeben hat, dass 50 % des Altpapiers von Unternehmen stammt, kann man mit Sicherheit sagen, dass unsere Branche ein Papierproblem hat. Abgesehen von dieser erschütternden Statistik kann die Verwendung von Papier in Büros äußerst kostspielig sein und auch viel Zeit für das Ausdrucken, Organisieren und Entsorgen in Anspruch nehmen.

Dennoch ist es für Ihr Team unerlässlich, auf ein papierloses Büro umzusteigen. Obwohl dies für Unternehmen Neuland zu sein scheint, bringt es zahlreiche Vorteile mit sich, von geringeren Kosten und weniger Unordnung bis hin zu einem effizienteren Arbeitsablauf und einem insgesamt umweltfreundlicheren Arbeitsplatz. Eine wichtige Überlegung, die Sie bei diesem Übergang anstellen können, ist das Faxen, ein Eckpfeiler der Kommunikation zwischen Büros, der es Unternehmen auf der ganzen Welt ermöglicht, wichtige Dokumente zu versenden und Verträge auch ohne Internet zu unterzeichnen. Und mit der Geburt des cloudbasierten Faxens hat es seinen Platz in der heutigen digitalen Welt gefunden. Diese innovative Technologie ermöglicht nicht nur den schnellen Faxversand, sondern reduziert auch den Geld- und Zeitaufwand für das Versenden und Empfangen neuer Dokumente.

Für viele kleine Unternehmen kann die hohe Auslastung jedoch dazu führen, dass Initiativen wie der Übergang zu einem papierlosen Büro auf der Strecke bleiben. Aus diesem Grund ist es wichtig, nicht nur einen Leiter zu benennen, der den Übergang bewältigen kann, sondern sich auch auf den gesamten Prozess vorzubereiten, damit er reibungslos und zeitsparend abläuft. In diesem Zusammenhang skizziert Taylor Fasulas von Verizon Connect fünf verschiedene Schritte, die kleine Unternehmen unternehmen können, um effizienter zu werden, darunter Planung, Priorisierung, Organisation, Nachverfolgung und Unterbrechung. Obwohl diese klein erscheinen mögen, können bereits 5 bis 10 Minuten, die Sie bei den einzelnen Schritten einsparen, für Ihren Übergang zu einem papierlosen System im Besonderen und für Ihr Unternehmen im Allgemeinen von großem Vorteil sein. Hier sind fünf Hauptschritte, die Sie für den Übergang unternehmen müssen:

‍
‍ 1. Planen

‍ Papiersparende Technologien wie Cloud-basiertes Faxen sind bei richtiger Umsetzung eine großartige Investition. Aus diesem Grund ist es für jedes Unternehmen wichtig, einen Plan mit geplanten Zielen und einem klaren Gesamtziel vor Augen zu erstellen, da dies zu einem reibungslosen Übergang beiträgt.

Was ein papierloses Büro effizient macht, ist, dass nur die wesentlichen Geräte benötigt werden, wie ein Computer, ein DSL-Modem und auch Ihr Drucker – falls unbedingt eine physische Kopie des Dokuments ausgestellt werden muss. Für Unternehmen mit größeren Archiven benötigen Sie außerdem einen digitalen Scanner, ein Speichergerät und einen Cloud-basierten Backup-Anbieter.

Sobald dies alles geklärt ist, können Sie ein Schulungsprogramm durchführen, in dem Ihre Mitarbeiter die Grundlagen des Online-Faxens und die korrekte Verwendung der unterstützenden Tools erlernen, damit sie verstehen, warum Ihr Unternehmen mit der Umstellung beginnt.

‍
‍ 2. Priorisieren

‍ Sobald die Grundlagen für den Übergang gelegt sind, sollten Büroleiter und Unternehmensleiter konkret festlegen, welche Ziele ganz oben auf der Liste stehen sollten. Durch die Organisation nach Wichtigkeit lassen sich Ziele viel einfacher erreichen. Dies wiederum wird den Übergang viel effizienter gestalten und es dem Büro leichter machen, sich daran anzupassen. Wenn man bedenkt, dass nicht viele Menschen mit der Nutzung eines cloudbasierten Faxgeräts vertraut sind, können Büroleiter diese Aufgabe zuerst priorisieren, damit die Mitarbeiter in der Anfangsphase der Umstellung alle Probleme lösen können. Dies kann durch Schulungen oder durch die Erstellung eines Leitfadens mit nützlichen Informationen wie papierlosen Ablageverfahren und Archivierungsprozessen erfolgen.

‍ 3. Verfolgen

‍ Der nächste Schritt besteht darin, einen Tages-, Wochen- und Monatsplan mit klaren Zielen zu erstellen, um zu sehen, ob Ihr Team im Laufe der Zeit ein besseres Verständnis der Technologie entwickelt hat. Durch die Verfolgung des Lernfortschritts der Mitarbeiter bei der Nutzung cloudbasierter Faxgeräte und anderer papierloser Technologien können Sie erkennen, ob Probleme auftreten und wie Sie diese am besten lösen können. Anhand der festgelegten Ziele können Büroleiter erkennen, welche Ziele ihre Mitarbeiter erreichen und bei welchen sie im Rückstand sind.

Es ist wichtig zu bedenken, dass es für Mitarbeiter möglicherweise schwierig sein kann, von ihren alten Gewohnheiten abzuweichen, insbesondere nachdem Reynaldo Lugtu von Business World berichtet hat, dass Microsoft Research herausgefunden hat, dass Mitarbeiter Angst vor den neuesten digitalen Initiativen haben. Um ihnen den Einstieg in die papierlose Technologie zu erleichtern, können Sie Ihre Drucker einzeln statt alle gleichzeitig herausnehmen. Auf diese Weise werden sie stärker dazu ermutigt, das neue System zu erlernen.

‍
‍ 4. Organisieren

‍Wenn ein Büro die digitale papierlose Technologie in seinen Räumlichkeiten willkommen heißt, müssen sie sich von überfüllten Aktenschränken verabschieden. Obwohl dies eine Zeitersparnis bedeutet, müssen Büroleiter bescheinigen, dass alle ihre Dateien ordnungsgemäß gespeichert sind. Um ihre Dateien effizient mit einem Cloud-basierten Faxsystem zu koordinieren, sollten Sie ein Programm wählen, das über ein Archivierungssystem mit Datenverschlüsselung verfügt, um alte Dateien sicher und organisiert aufzubewahren. Und wenn die digitalen Systeme erst einmal etabliert sind, müssen Sie sich um Ihre Akten keine großen Sorgen mehr machen. Ein cloudbasiertes System kann eine große Menge empfangener und gesendeter Dokumente speichern, auf die von verschiedenen Geräten aus schnell zugegriffen werden kann.

‍
‍ 5. Pause

‍ Wie wir bereits in „So steigern und verbessern Sie die Produktivität mit Internet-Faxdiensten“ geschrieben haben, können Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichermaßen einfach die Vorteile dieser Technologie genießen, da sie den Betrieb für alle einfacher macht. Cloudbasierte Technologie ermöglicht nicht nur eine effizientere Bereitstellung von Dokumenten, sondern spart Ihnen auch Kosten, die sich auf lange Sicht leicht summieren können.

‍

Von den Papierkosten bis hin zu den stundenlangen Wartezeiten können diese Dinge durch papierlose Technologien wie cloudbasierte Faxsysteme minimiert oder sogar beseitigt werden. Obwohl herkömmliche Faxgeräte veraltet sind, ist ihr Zweck in Büros immer noch von entscheidender Bedeutung. Dank der Leistungsfähigkeit der Online-Faxdienste können Sie mit Fax.Plus jedoch ganz einfach Menschen aus der ganzen Welt faxen – jederzeit und überall.

Sie benötigen lediglich eine Internetverbindung, eine gültige E-Mail-Adresse und ein aktives Online-Fax-Abonnement, um sperrige Hardware und lästige Prozesse zu vermeiden. Dadurch wird nicht nur die digitale Technologie an den Arbeitsplatz eingeführt, sondern es werden auch alle bisherigen Herausforderungen beseitigt.