Tipps für den Übergang zu einem papierlosen Büro

Haben Sie jemals darüber nachgedacht, wie viel Papier Sie im Büro verbrauchen? Da das Bureau of International Recycling bekannt gab, dass 50 % des recycelten Papiers von Businesses stammen, kann man mit Sicherheit sagen, dass unsere Branche ein Papierproblem hat. Abgesehen von dieser erschreckenden Statistik kann die Verwendung von Papier in Büros extrem kostspielig sein, und es kann auch viel Zeit in Anspruch nehmen, es auszudrucken, zu organisieren und zu entsorgen.

Vor diesem Hintergrund ist es unerlässlich, dass Ihr Team zu einem papierlosen Büro übergeht. Dies mag für Businesses wie unbekanntes Terrain erscheinen, bietet aber viele Vorteile, von reduzierten Ausgaben und weniger Unordnung bis hin zu einem effizienteren Workflow und einem insgesamt umweltfreundlicheren Arbeitsplatz. Eine wichtige Überlegung, die Sie bei diesem Übergang anstellen können, ist das Faxen, ein Eckpfeiler der Bürokommunikation, der es Businesses auf der ganzen Welt ermöglicht hat, wichtige Dokumente zu versenden und Verträge zu unterzeichnen, selbst ohne Internet. Und es hat seinen Platz in der heutigen digitalen Welt mit der Geburt des Cloud-basierten Faxens gefunden. Diese innovative Technologie hilft nicht nur beim schnellen Versenden von Faxen, sondern reduziert auch den Zeit- und Geldaufwand für das Versenden und Empfangen neuer Papierdokumente.

Aber für viele kleine Businesses können die geschäftigen Abläufe dazu führen, dass Initiativen wie der Übergang zu einem papierlosen Büro auf der Strecke bleiben. Deshalb ist es wichtig, nicht nur einen Leiter zu benennen, der den Übergang leiten kann, sondern sich auch auf den gesamten Prozess vorzubereiten, damit er reibungslos und zeitsparend verläuft. In diesem Zusammenhang skizziert Taylor Fasulas von Verizon Connect fünf verschiedene Schritte, die kleine Businesses unternehmen können, um effizienter zu werden, darunter Planung, Priorisierung, Organisation, Nachverfolgung und Aufschlüsselung. Auch wenn diese klein erscheinen mögen, können selbst 5-10 Minuten, die bei einem der einzelnen Schritte eingespart werden, für Ihren Übergang zu einem papierlosen System im Besonderen und für das Business im Allgemeinen von großem Nutzen sein. Hier sind fünf wichtige Schritte, die Sie für den Übergang unternehmen müssen:

‍
‍1. Planen

‍Papiersparende Technologien wie Cloud-basiertes Faxen sind eine lohnende Investition, wenn sie richtig eingesetzt werden. Aus diesem Grund ist es für jedes Business wichtig, einen Plan mit terminierten Zielen und einer klaren Gesamtstrategie zu entwickeln, da dies einen stetigen Übergang sichert.

Was ein papierloses Büro effizient macht, ist, dass nur die wichtigsten Geräte benötigt werden, wie z. B. ein Computer, ein DSL-Modem und auch Ihr Drucker – falls eine physische Kopie des Dokuments unbedingt ausgestellt werden muss. Für Businesses mit größeren Archiven benötigen Sie außerdem einen digitalen Scanner, ein Speichergerät und einen Cloud-basierten Backup-Anbieter.

Sobald all dies umrissen ist, können Sie ein Schulungsprogramm durchführen, in dem Ihre Mitarbeiter die Grundlagen des Online-Faxens erlernen und erfahren, wie sie die unterstützenden Tools richtig einsetzen, damit sie verstehen, warum Ihr Business mit dem Übergang beginnt.

‍
‍2. Priorisieren

‍Sobald die Grundlagen für den Übergang gelegt sind, sollten Büroleiter und Business-Führer genau festlegen, welche Ziele ganz oben auf der Liste stehen sollten. Indem man sie nach Wichtigkeit ordnet, werden die Ziele viel leichter zu erreichen sein. Dies wiederum wird den Übergang viel reibungsloser gestalten und die Anpassung für das Büro erleichtern. Da nicht viele Menschen an die Verwendung eines Cloud-basierten Faxgeräts gewöhnt sind, können Büroleiter diese Aufgabe zuerst priorisieren, damit die Mitarbeiter in der Anfangsphase des Übergangs alle Probleme ausarbeiten können. Dies kann durch Schulungen oder durch die Erstellung eines Leitfadens mit nützlichen Informationen geschehen, wie z. B. papierlose Ablageverfahren und Archivierungsprozesse.

‍3. Verfolgen

‍Der nächste Schritt ist die Erstellung eines täglichen, wöchentlichen und monatlichen Plans mit klaren Zielen, um festzustellen, ob Ihr Team im Laufe der Zeit ein besseres Verständnis der Technologie entwickelt hat. Die Verfolgung der Lernfortschritte der Mitarbeiter bei der Verwendung von Cloud-basierten Faxgeräten und anderen papierlosen Technologien hilft Ihnen zu erkennen, ob Probleme auftreten und wie Sie diese am besten beheben können. Mit den festgelegten Zielen können die Büroleiter erkennen, welche Ziele ihre Mitarbeiter erreichen und wo sie hinterherhinken.

Es ist wichtig zu bedenken, dass es für Mitarbeiter schwierig sein könnte, sich von ihren alten Gewohnheiten zu verabschieden, insbesondere da Reynaldo Lugtu von Business World berichtet, dass Microsoft Research herausgefunden hat, dass Mitarbeiter Angst vor den neuesten digitalen Initiativen haben. Um ihnen den Einstieg in die papierlose Technologie zu erleichtern, können Sie Ihre Drucker einzeln anstatt alle gleichzeitig entfernen. Auf diese Weise werden sie eher ermutigt, das neue System zu erlernen.

‍
‍4. Organisieren

‍Wenn ein Büro digitale, papierlose Technologien einführt, muss es sich von überfüllten Aktenschränken verabschieden. Dies spart zwar Zeit, aber Büroleiter müssen sicherstellen, dass alle ihre Dateien ordnungsgemäß gespeichert werden. Um Ihre Dateien effizient mit einem Cloud-basierten Faxsystem zu koordinieren, sollten Sie ein Programm wählen, das über ein Archivierungssystem mit Datenverschlüsselung verfügt, um alte Dateien sicher und organisiert aufzubewahren. Und nachdem die digitalen Systeme eingerichtet wurden, gibt es in Bezug auf Ihre Dateien nicht mehr viel zu befürchten. Ein Cloud-basiertes System kann eine große Menge an empfangenen und gesendeten Dokumenten speichern, auf die von verschiedenen Geräten aus schnell zugegriffen werden kann.

‍
‍5. Pausen

‍Wie wir bereits in "Wie man die Produktivität mit Internet-Faxdiensten steigert und verbessert" geschrieben haben, können sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer einfach die Vorteile dieser Technologie nutzen, da sie die Abläufe für alle vereinfacht. Cloud-basierte Technologie ermöglicht nicht nur eine effizientere Zustellung von Dokumenten, sondern spart Ihnen auch Kosten, die sich auf lange Sicht summieren können.

‍

Von den Kosten für Papier bis hin zu den Stunden, die mit Warten verbracht werden, können diese Dinge mit papierlosen Technologien wie Cloud-basierten Faxsystemen minimiert oder sogar eliminiert werden. Obwohl traditionelle Faxgeräte veraltet sind, ist ihr Zweck in Büros immer noch von entscheidender Bedeutung. Dank der Leistungsfähigkeit von Online-Faxdiensten können Sie jedoch problemlos Faxe von überall auf der Welt versenden – jederzeit und überall – mit Fax.Plus.

Alles, was Sie brauchen, ist eine Internetverbindung, eine gültige E-Mail-Adresse und ein aktives Online-Fax-Abonnement, um sperrige Hardware und umständliche Prozesse zu vermeiden. Dies führt nicht nur die digitale Technologie in den Arbeitsplatz ein, sondern beseitigt auch alle bisherigen Herausforderungen.